Инструменты и функции в системах управления проектами

• Системы управления проектами помогают планировать, отслеживать и участвовать в рабочем процессе вашей команды.
• Планирование, управление задачами и инструменты отчетности являются ключевыми функциями, которые следует искать в системе управления проектами.
• Владельцы бизнеса могут использовать инструменты совместной работы в программном обеспечении для управления проектами, такие как доски обсуждений и функции обмена сообщениями, чтобы общаться со своей командой о проектах.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, которые хотят знать, какие функции следует искать в системе управления проектами.

Система управления проектами может улучшить совместную работу вашего бизнеса, оптимизировать рабочий процесс и позволить вам легко перемещаться по общему цифровому рабочему пространству с вашими сотрудниками. Однако, чтобы получить максимальную отдачу от системы управления проектами, убедитесь, что выбранное вами решение обладает нужными функциями. Если вы понимаете потребности своей команды и понимаете, как различные инструменты могут работать в вашей компании, вы можете быть уверены, что выбрали правильную систему управления проектами для своей организации.

Функции управления проектами — это возможности системы управления проектами, которые позволяют выполнять проекты эффективно и в срок. Эти системы могут стать основой процесса управления ресурсами вашего проекта и делегирования задач. Помимо множества преимуществ, эти инструменты могут управлять повторяющимися задачами с помощью автоматизированных систем, что экономит ваше время. Вы также можете следить за сроками проекта и следить за ходом выполнения, чтобы поддерживать оптимальный рабочий процесс.

Лучшее программное обеспечение для управления проектами будет иметь ряд функций, а некоторые поставщики даже позволяют вам выбирать конкретные инструменты, необходимые вашему бизнесу. Тем не менее, большинство продуктов имеют базовый набор функций, которые конкурируют друг с другом.

Функции, которые следует искать в системах управления проектами

Многие компоненты системы управления проектами предназначены для облегчения управления рабочим пространством. Мы рекомендуем выбрать программу, которая предлагает следующие функции.

Инструменты планирования и управления задачами

Программное обеспечение для управления проектами обычно предлагает множество способов управления рабочим процессом вашей команды. С помощью визуальных инструментов, таких как диаграммы Ганта, временные шкалы и календари, вы можете получить четкое представление о том, какие задачи и проекты завершили члены вашей команды, над чем они сейчас работают и что им еще предстоит завершить.

Эти инструменты планирования и организации задач должны быть просты в использовании, поскольку они являются основой вашей системы управления проектами. Они позволяют назначать задачи вашей команде и понимать, что каждый должен делать для достижения целей компании.

Инструменты для совместной работы и общения

Инструменты для совместной работы и коммуникации, встроенные в системы управления проектами, особенно полезны, если у вас большая команда фрилансеров или удаленная рабочая сила, потому что они дают вам цифровое пространство, где вы и ваши сотрудники можете обмениваться идеями и файлами и обсуждать задания. Инструменты для совместной работы и общения могут включать доски обсуждений, системы обмена файлами и функции обмена сообщениями.

Интеграции

Многие системы управления проектами могут быть интегрированы с другим программным обеспечением для бизнеса. Эти интеграции оптимизируют ваш рабочий процесс, поэтому вам не придется переключаться между несколькими приложениями. Когда все в одном месте, это позволяет вам быть организованным и всегда на связи, экономя время. Выберите решение, которое можно интегрировать с другими программами, используемыми для управления вашим бизнесом.

Отчетность в режиме реального времени

Вы и ваша команда должны быть в курсе выполнения заданий. С отчетами в режиме реального времени, включенными в системах управления проектами, вы можете получать мгновенные уведомления о ходе проекта, пропущенных сроках или любых изменениях в текущих проектах и ​​решать проблемы до того, как они перерастут в серьезные проблемы. С некоторым программным обеспечением вы даже можете настраивать отчеты или использовать различные шаблоны, например, настраивать отчеты о финансовых ключевых показателях эффективности (KPI).

Выставление счетов

Бюджетирование иногда является важной частью планирования проекта, и это намного проще, когда функции выставления счетов встроены в вашу систему управления проектами. Вы можете использовать эти инструменты, чтобы сообщать клиентам о ценах и рассчитывать дополнительные расходы и оплачиваемые часы. Функции выставления счетов также дают вам доступ к финансам и бюджетным отчетам вашей команды.

Отслеживание времени

Знание того, сколько времени ваша команда тратит на определенные задачи и проекты, полезно для вашего планирования, а тратить время впустую, когда вы находитесь в сроке. Отслеживание времени — это важнейший компонент систем управления проектами, который может помочь вам определить, какие члены команды нуждаются в дополнительных рекомендациях по управлению временем. Эти инструменты обычно представлены в виде вех, которые выделяют определенные уровни прогресса проекта и помогают точно рассчитать оплачиваемые часы.

Аналитика данных

Модуль анализа данных в программном обеспечении для управления проектами предоставляет вам инструменты для изучения производительности и потока вашей команды, чтобы вы могли видеть, где внести соответствующие изменения на основе достоверных данных. Качественная программа покажет прогресс членов вашей команды, а также их недостатки, чтобы вы могли собирать информацию и вносить улучшения.

Программное обеспечение для учета рабочего времени и посещаемости с высоким рейтингом также может помочь компаниям отслеживать проекты. Некоторые интегрируются с другими системами, включая решения для управления проектами.

Преимущества систем управления проектами

Если вы не уверены, что система управления проектами подходит вашей команде, рассмотрите следующие преимущества.

Повышение командной работы

Иногда, когда все в вашей команде работают над отдельными частями одного и того же проекта, работники разрознены в своих собственных задачах. Системы управления проектами помогают преодолеть этот разрыв, позволяя всем проверять и комментировать работу друг друга. Доски обсуждений и другие пространства для совместной работы позволяют сотрудникам делиться идеями и идеями. Когда все задания и задачи находятся в одном пространстве, командам легче взаимодействовать. Это, в свою очередь, способствует сотрудничеству и командной работе.

Обновления в реальном времени

Когда ваша система управления проектами выдает обновления в режиме реального времени, вы никогда не будете в курсе и не пропустите последующее электронное письмо. Эти уведомления особенно полезны для сложных проектов, которые часто формируются множеством голосов, идей и дотошных шагов. Вы должны быть в состоянии идти в ногу с любыми изменениями. Обновления в режиме реального времени помогают устранять ошибки на раннем этапе и решать проблемы, которые могут замедлить прогресс.

Организованное планирование проекта

Поддержка при планировании проекта всегда полезна, особенно при составлении бюджета и назначении задач. Организация, поддерживаемая системами управления проектами, облегчает нагрузку, гарантирует, что все находятся на одной странице, и предоставляет инструменты, позволяющие анализировать рабочий процесс. Независимо от размера вашей команды, управление проектами в этом общем онлайн-пространстве может повысить производительность вашей компании.

Счастливые клиенты

Оптимизация операций с помощью системы управления проектами приносит пользу не только вашей команде, но и вашим клиентам. Благодаря более плавному и лучше контролируемому рабочему процессу вы можете быть уверены, что ваши сотрудники постоянно выполняют качественную работу в срок. Это делает ваших клиентов счастливыми, что жизненно важно для долговечности любого бизнеса.

Хотя базового обучения обычно достаточно, чтобы научиться пользоваться программным обеспечением для управления проектами, некоторые люди предпочитают пройти сертификацию по управлению проектами.

Типы управления проектами

В каждой системе управления проектами обычно есть несколько способов визуального отображения ваших проектов. Вот некоторые из этих методов.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта обеспечивает визуальную разбивку проекта, обычно с помощью горизонтального шаблона, который показывает, кто отвечает за какие задачи, и статус каждого задания. На этой диаграмме ваши списки задач и вехи организованы на временной шкале или шкале дат, что позволяет отслеживать прогресс вашей команды. Этот инструмент управления также помогает пользователям просматривать проекты в режиме реального времени, чтобы каждый знал, на каком этапе работы находятся его товарищи по команде.

Диаграмма PERT

Диаграмма метода оценки и анализа программы (PERT) может помочь вам понять график завершения проектов, визуализируя связи между задачами и помогая вам точно понять, сколько времени требуется вашей компании для завершения работы. Вы можете использовать эту диаграмму, чтобы определить, что ускорит ваш прогресс или задержит вашу команду. Это также отличный способ управлять средствами, участвующими в проекте, и предвидеть любые проблемы в рабочем процессе, которые могут сбить выполнение заданий с курса.

График

Временная шкала проекта позволяет увидеть весь рабочий процесс. Вы можете просмотреть выполненные задания и проекты, элементы, требующие внимания, и задачи, которыми необходимо управлять в будущем. Это особенно полезно для определения дат начала и сроков ваших проектов.

Каждый из этих форматов управления проектами обеспечивает разбивку работы и способ наметить даты начала и крайние сроки для проектов.

Начните поиск программного обеспечения

Большинство систем управления проектами включают в себя функции, отмеченные выше. Теперь, когда вы знаете основные инструменты для поиска, сравнения и сопоставления различных продуктов, чтобы найти правильное решение для вашего бизнеса. Если вы все еще не уверены, какое решение лучше, воспользуйтесь бесплатными пробными версиями, пока не найдете идеальное решение. Точно так же, как вы не торопитесь с проектом, делайте это медленно, создавая основу для всей вашей будущей работы. Дополнительные сведения см. в нашем руководстве по покупке программного обеспечения для управления проектами.

Макс Фридман участвовал в написании и написании этой статьи.