Формы расчета заработной платы, необходимые работодателям

• IRS требует, чтобы вы заполнили и подали определенные формы платежных ведомостей в установленный законом срок. Несоблюдение этого требования может привести к штрафам и пеням.
• Формы расчета заработной платы также помогают вести учет и финансовое планирование.
• Существует 12 основных форм расчета заработной платы, которые касаются заработной платы и налогов сотрудников и подрядчиков, а также медицинского страхования, предоставляемого работодателем.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят разобраться в своих платежных ведомостях.

Бен Франклин однажды сказал, что в жизни неизбежны только смерть и налоги. Учитывая эту уверенность, владельцы бизнеса должны подготовиться к своим возможным налоговым счетам. Важно (и требуется по закону) вести налоговую документацию, известную как платежная ведомость. Это руководство расскажет вам о формах расчета заработной платы, которые вам нужны как работодателю, и о том, когда их использовать.

Важность форм заработной платы

Формы платежной ведомости — это обязательные документы федерального уровня, которые должны хранить все работодатели. Решение не подавать их может означать крупные штрафы и пени. Даже если вы подадите соответствующие документы, заполненные с ошибками формы могут привести к дополнительным штрафам. В крайних случаях они вызывают дорогостоящие и затяжные налоговые проверки.

Кроме того, формы начисления заработной платы помогают подтвердить правильность всех записанных расчетов. Например, если вы создаете отчет обо всех ваших годовых выплатах сотрудникам, а цифры не совпадают с вашими квартальными отчетами, вы поймете, что что-то не так. Затем вы можете найти ошибку и исправить ее, прежде чем она приведет к новым ошибкам.

Формы расчета заработной платы имеют значение, потому что их требует IRS, но они также отлично подходят для ведения учета и управления денежными потоками.

Виды бланков заработной платы для работодателей

Наиболее важные типы форм расчета заработной платы приведены в таблице ниже. Вы также можете найти подробные пояснения к каждой форме расчета заработной платы под таблицей.

Название формыЦельКто его завершаетСрок оплатыФорма W-4Определяет удержание федерального подоходного налога с работникаРаботникПервая дата трудоустройства. 31 следующего календарного годаФорма W-3обобщает всех сотрудников W-2sEmployerJan. 31 следующего календарного годаФорма W-9Собирает налоговые идентификационные номера подрядчикаПодрядчикВскоре после первого назначенного проектаФорма 1099-NECУказывает общую годовую сумму платежей, произведенных подрядчикуРаботодательЯнв. 31 следующего календарного годаФорма 940Указывает общую сумму ежегодных налоговых платежей FUTAРаботодательЯнв. 31 следующего календарного годаФорма 941Указывает общую сумму квартальных налоговых платежейРаботодательПоследний день месяца, следующего за кварталомФорма 944Указывает общую сумму годовых налоговых платежейРаботодательЯнв. 31 следующего календарного года Форма 1095-BУказывает страховое покрытие сотрудников в рамках плана медицинского страхования с самостоятельным страхованиемРаботодатель

• Сотрудники должны получить до 31 января
• IRS должен получить до 28 февраля, если вы отправляете по почте
• IRS должен получить до 31 марта, если вы подаете онлайн

В форме 1094-B обобщаются все формы 1095-B для сотрудников.

• Сотрудники должны получить до 31 января
• IRS должен получить до 28 февраля, если вы отправляете по почте
• IRS должен получить до 31 марта, если вы подаете онлайн

В форме 1094-C обобщаются все формы 1095-C сотрудников. Работодатель. Каждый раз, когда вы подаете формы 1095-C в IRS

Форма W-4

Формы W-4 как вы будете определять ставку федерального подоходного налога для ваших сотрудников. Затем вы будете удерживать соответствующий процент от заработной платы сотрудника каждый раз, когда платите ему. Вы редко переводите этот платеж немедленно — вместо этого вы регулярно отправляете все налоги с заработной платы за квартал в IRS одним пакетом. Чтобы проверить свои расчеты заработной платы, храните копии форм W-4 ваших сотрудников в файле.

Попросите сотрудников подать вам заполненные формы W-4 в первый рабочий день или до него. Это должно занять не более пяти минут, так как форма несложная и требует очень мало информации. Формы W-4 должны использоваться исключительно с сотрудниками, поскольку подрядчики должны заполнять другую форму. Мы объясним эту форму в ближайшее время, но сначала освежим в памяти различия между сотрудниками и подрядчиками.

Примечание редактора: Ищете подходящее программное обеспечение для расчета заработной платы для своего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Форма W-2

Каждый сотрудник должен получить Форма W-2 в котором кратко изложено, как вы использовали форму W-4 для удержания их налогов в течение календарного года. В форме будет отображаться годовая валовая заработная плата сотрудника и удержанные налоги. Вы должны отправить копию сотруднику и Администрации социального обеспечения (SSA) до 31 января следующего календарного года.

Вам понадобится шесть копий формы W-2 каждого сотрудника. Эти шесть копий используются для следующих целей:

1. Для вашего представления в SSA
2. Для личных дел сотрудника
3. Для включения работником в свои федеральные налоговые декларации
4. Для работника, чтобы включить в свои государственные и местные налоговые декларации
5. Для подачи в государственные и местные налоговые органы
6. Для ваших деловых записей

Подготовьте шесть копий форм W-2 ваших сотрудников к крайнему сроку подачи.

Форма W-3

Твой Форма W-3 обобщает индивидуальные формы W-2 всех ваших сотрудников. Он показывает общую заработную плату, которую вы заплатили, и налоги, которые вы удержали со всех ваших сотрудников. Эта форма упрощает перепроверку ваших цифр: когда вы суммируете валовую заработную плату всех сотрудников, сумма должна совпадать с той, что указана в вашей форме W-3. Подайте одну форму W-3 в SSA вместе со всеми своими формами W-2 и сохраните копию для своих записей.

Форма W-9

Форма W-9 является эквивалентом формы W-4 для подрядчика. Однако, поскольку вы не вычитаете налоги из платежей подрядчиков, форма не требует от ваших подрядчиков указания их удержания. Все, что нужно, — это основная информация, номер социального страхования и указание на тип их бизнес-объекта, если он у них есть. Подрядчики должны заполнить форму W-9 после получения от вас первого задания. (Читать соответствующую статью: Что такое налоговые формы W-9 и 1099?)

Форма 1099-НЭК

Поскольку форма W-9 является эквивалентом формы W-4 для подрядчиков, Форма 1099-НЭК является эквивалентом формы W-2 для подрядчиков. Каждый подрядчик, которому вы платите не менее 600 долларов в течение календарного года, должен получить от вас форму 1099-NEC. В каждой форме 1099-NEC вы указываете, сколько вы заплатили подрядчику. Как и в случае с формами W-2, крайний срок для отправки шести копий соответствующим сторонам — 31 января следующего года.

Обратите внимание, что форма 1099-NEC является относительно новой формой. Он был введен в качестве замены формы 1099-MISC в 2020 налоговом году. До 1982 года он использовался для другой цели, а затем был отложен (до сих пор).

Форма 940

Если ваша компания должна подавать и платить федеральные налоги на безработицу (FUTA), вы должны подать Форма IRS 940. Вы будете знать, что ваша компания должна платить налоги FUTA, если ваша общая валовая заработная плата составляет не менее 1500 долларов США. Вы также должны платить налоги FUTA, если у вас был хотя бы один сотрудник в течение как минимум 20 недель в году. Если ваши общие налоги FUTA превысят 500 долларов США, вы должны платить этот налог ежеквартально.

В вашей форме 940 будут указаны общие налоги FUTA, которые вы уплатили в течение рассматриваемого налогового года. Вы должны подать его до 31 января следующего года.

Форма 941

Форма 941 необходим для большинства малых предприятий, которые удерживают федеральный подоходный налог и налоги FICA из заработной платы своих сотрудников. Вы будете подавать эту форму ежеквартально, чтобы указать, сколько вы удержали в виде налогов на заработную плату для всех ваших сотрудников за квартал. Точные расчеты имеют ключевое значение, потому что, когда вы подаете форму W-3, IRS сверит ее значения со значениями в ваших формах 941.

В форме 941 вы должны указать каждое из следующих значений для рассматриваемого квартала:

• Общая валовая заработная плата, выплаченная всем работникам
• Удержание федерального подоходного налога
• Удержание налога FICA
• Дополнительный налоговый вычет
• Сообщенные советы
• Несколько типов корректировок, если применимо

Срок сдачи формы 941 за каждый квартал — последний день месяца после окончания квартала. Например, поскольку Q1 длится с 1 января по 31 марта, у вас есть время до 30 апреля, чтобы подать форму Q1 941.

Форма 944

Иногда малый бизнес может подать Форма IRS 944 ежегодно вместо подачи ежеквартально 941 формы. Это правило применяется исключительно к малым предприятиям с общей суммой обязательств по FICA и федеральному подоходному налогу не более 1000 долларов США. Другими словами, крайне редко требуется форма 944 вместо формы 941.

Если вы входите в число редких предприятий, которые могут отказаться от формы 941 в пользу формы 944, IRS сообщит вам об этом. Затем вы должны подать форму до 31 января следующего календарного года. Вы включите ту же информацию, что и в форму 941, но в более простом и коротком формате, подходящем для ваших небольших налоговых обязательств.

Форма 1095-Б

Форма 1095-Б сообщает IRS о плане самострахования, который вы предлагаете своим сотрудникам. Скорее всего, если вы управляете небольшим бизнесом, вы не предлагаете этот тип плана. Планы самострахования — это планы медицинского страхования, которыми управляет ваша компания, а не покупаете страховку у стороннего страховщика. Например, многие университеты имеют собственные страховые планы для своих сотрудников и студентов. Эти планы являются самозастрахованными.

Если предложения медицинского страхования вашего бизнеса действительно являются самостраховочными, вам необходимо отправить каждому сотруднику форму 1095-B. В этой форме будут показаны месяцы, в течение которых вы оплачивали работника. Сохраните копию для своих записей и отправьте сотрудникам две копии — по одной для их записей и налоговых деклараций — до 31 января. Вы также должны отправить форму 1095-B в IRS до 28 февраля. IRS вместо этого у вас есть до 31 марта.

Форма 1094-Б

Так же, как Форма W-3 суммирует все ваши формы W-2, Форма 1094-Б суммирует все ваши формы 1095-B. В нем указана ваша контактная информация и общее количество заполненных вами форм 1095-B. Подайте форму 1094-B вместе со всеми формами 1095-B.

Форма 1095-С

Если в вашей компании работает не менее 50 сотрудников, эквивалентных полной занятости, и вы предлагаете им сторонние планы медицинского страхования, а не самострахованные, вы должны подать Форма 1095-С. Как и в случае с формой 1095-B, вы создадите форму 1095-C для каждого сотрудника. В форме будут указаны месяцы, в течение которых работник был застрахован, а также список обязательных взносов работника за каждый месяц. Эту форму должны получить даже сотрудники, не охваченные вашим планом.

Ваши сотрудники должны получить свои формы 1095-C до 31 января. IRS должна получить все ваши формы по почте до 28 февраля или в электронном виде до 31 марта.

Форма 1094-С

Форма 1094-С относится к форме 1095-C так же, как форма 1094-B к форме 1095-B. Это просто краткая форма. Используйте его для записи количества форм 1095-C, которые вы подаете, и записи соответствующей информации о члене крупного работодателя (ALE). Если применимо, вы также перечислите других членов вашей агрегированной группы ALE. Вы должны подать форму 1094-C вместе с формами 1095-C.

Если вам кажется, что за всеми этими формами нужно следить, не волнуйтесь. Есть простой способ позаботиться обо всех.

Программное обеспечение для расчета заработной платы для управления формами заработной платы

Все владельцы малого бизнеса должны знать о 12 формах расчета заработной платы, приведенных выше, чтобы соблюдать требования при уплате налогов на бизнес. Однако знать их вдоль и поперек не обязательно означает делать надоедливые расчеты и заполнять утомительные формы. Вы можете автоматизировать все это с помощью программного обеспечения для расчета заработной платы, которое всего за несколько кликов превращает ваши записи о заработной плате и налогах в формы для расчета заработной платы.

Вы можете найти поставщика программного обеспечения для расчета заработной платы, идеально подходящего для ваших нужд, даже если ваш расчет заработной платы невероятно сложен. На самом деле мы рекомендуем ADP именно для этой цели; прочитайте наш обзор программного обеспечения для расчета заработной платы ADP, чтобы узнать, почему. Если вас больше всего беспокоит правильное налогообложение, прочитайте наш обзор Square Payroll. Посетите наши обзоры лучших поставщиков программного обеспечения для расчета заработной платы, чтобы получить дополнительные рекомендации. Приготовьтесь оформить свою заработную плату и налоги без каких-либо прежних хлопот.