Что включить в коммерческое предложение

• Деловое предложение представляет вашу компанию, товары и услуги потенциальным клиентам или партнерам.
• Свяжитесь с потенциальными клиентами или партнерами, чтобы узнать об их потребностях, прежде чем отправлять предложение, чтобы вы могли его настроить.
• Составьте соответствующее предложение, в котором укажите вашу доступность, разбивку сборов и дату истечения срока действия.
• Эта статья предназначена для предпринимателей и владельцев малого бизнеса, которые хотят писать эффективные коммерческие предложения.

Защита клиентов является главным приоритетом для предпринимателей и владельцев малого бизнеса. Однако завоевать доверие потенциальных клиентов может быть непросто. Деловое предложение — это способ представить вашу компанию потенциальным клиентам и продемонстрировать, какой вклад вы можете внести в их успех и рост.

Написание бизнес-предложения — не путать с составлением бизнес-плана — позволяет вам объяснить, кто вы и что вы предлагаете, в одном документе. Создание бизнес-предложений требует времени и размышлений, но необходимо для роста бизнеса. Мы объясним, что вы должны знать о написании эффективных, действенных коммерческих предложений.

Если ваша компания находится на ранней стадии переговоров с инвесторами, вам нужен бизнес-план, а не предложение. Убедитесь, что ваш бизнес-план включает в себя резюме, анализ продукта, анализ рынка и общий маркетинговый план.

Что такое коммерческое предложение?

Прежде чем подписывать контракт, вы должны убедиться, что вы и ваш клиент находитесь на одной странице. По словам Кристал Ричард, президента Crystal Richard & Co, деловое предложение направлено на обсуждение и согласование потребностей обеих сторон.

«Коммерческое предложение гарантирует, что и вы, и потенциальный клиент хорошо осведомлены об объеме работы, о котором вы ведете переговоры, а также обо всех задачах, целях и результатах в рамках этого», — пояснил Ричард. «В зависимости от уровня предлагаемых вами услуг невероятно важно четко понимать, что вы будете делать для клиента, а что нет».

Деловые предложения бывают двух видов: запрошенные и незапрашиваемые.

• Запрошенное коммерческое предложение. Запрашиваемое деловое предложение следует за взаимодействием с потенциальными клиентами. «Запрошенное деловое предложение обычно следует за первоначальным электронным письмом или телефонным разговором, когда потенциальный клиент выразил заинтересованность в сотрудничестве с вами», — отметил Ричард. «Они открыто заявили, что заинтересованы в ваших услугах и хотели бы получить больше информации». Потенциальный клиент может запросить запрошенное предложение через запрос предложений (RFP). Это обычно легче продать, потому что клиент уже заинтересован в вашем бизнесе.
• Незапрошенное коммерческое предложение. Незапрошенное предложение, также известное как холодное предложение, предоставляется квалифицированному лиду, который не запрашивал его и не ожидает его. Ваша цель — заинтересовать потенциального клиента вашими продуктами или услугами.

Как оформить коммерческое предложение?

Ваше коммерческое предложение должно быть кратким и организованным. Предложения обычно оформляются в следующем порядке:

1. Титульная страница
2. Оглавление
3. Управляющее резюме
4. Заявление о проблеме, вопросе или работе под рукой
5. Подход и методология
6. Квалификация
7. Расписание и ориентиры
8. Стоимость, оплата и юридические вопросы
9. Преимущества

Однако универсального формата не существует, и макет не нуждается в строгих категориях. Например, Джессика Лоулор, президент и главный исполнительный директор Jessica Lawlor & Company, обычно включает в свое коммерческое предложение следующее:

• Резюме бизнеса
• Команда управления (включая фотографии и биографию)
• Почему клиент должен выбрать бизнес
• Варианты пакетов и цен
• Временные рамки
• Дополнительные замечания

«Я пишу свои предложения кратко и по делу», — отметил Лоулор. «Предложение должно служить началом разговора, а не исчерпывающим документом. Мои предложения обычно занимают не более четырех страниц».

Чтобы улучшить общение с клиентами, сохраните документ с бизнес-предложением в формате PDF перед его отправкой. Вам не придется беспокоиться о проблемах с форматированием и дизайном, которые могут отвлечь внимание от вашего сообщения.

Что включить в коммерческое предложение

Несмотря на гибкость в том, как вы форматируете и представляете свое коммерческое предложение, каждое коммерческое предложение должно включать следующие элементы.

1. Включите вашу доступность в коммерческое предложение.

Убедитесь, что ваши клиенты знают, когда и как часто вы и ваша команда будете доступны, чтобы предложить им свои услуги. Скорее всего, они не единственные ваши клиенты, поэтому планирование определенного времени с каждым клиентом гарантирует, что вы одинаково преданы делу.

Ричард говорит, что установка параметров доступности возлагает на вас ответственность и позволяет клиентам точно знать, сколько вашего времени они получат. «Особенно, если у вас есть другие клиенты, вы не хотите, чтобы кто-то думал, что у вас есть вы 40 часов в неделю, когда на самом деле вы работаете на их счет только 10», — объяснил Ричард.

2. Включите разбивку комиссий в коммерческое предложение.

Не связывайтесь с клиентом, пока не рассчитаете расходы. Обсудите, что включено в ваши сборы, дополнительные расходы, методы выставления счетов и многое другое.

Например, услуги Ричарда как специалиста по связям с общественностью не включают расходы на распространение в новостной ленте. Клиентам важно понимать, что в случае заинтересованности эта услуга предоставляется за дополнительную плату.

При создании счета для клиента укажите дату, уникальный идентификатор клиента, условия оплаты и полную контактную информацию.

3. Укажите срок действия коммерческого предложения.

Детали меняются, включая стоимость и услуги. Ваше текущее деловое предложение может оказаться неактуальным в ближайшие месяцы или даже недели. Укажите это в своем документе.

Включите дату истечения срока действия коммерческого предложения, чтобы защитить себя. «Таким образом, потенциальный клиент не может вернуться к вам через три или шесть месяцев и ожидать такой же цены», — объяснил Лоулор. «Обычно я указываю дату истечения срока действия в две-три недели с момента отправки предложения — это также оказывает некоторое давление на потенциального клиента, чтобы он принял решение, поскольку новый бизнес-процесс иногда может занять много времени».

Советы по бизнес-предложениям и лучшие практики

При создании коммерческого предложения учитывайте следующие советы и рекомендации.

1. Встретьтесь лично, прежде чем создавать коммерческое предложение.

Официальная встреча поможет вашему потенциальному клиенту познакомиться с вами, прежде чем погрузиться в деловой контракт.

«Предложение, на мой взгляд, никогда не должно быть первой точкой контакта», — посоветовал Лоулор. «Я отправляю предложение потенциальному клиенту после первоначального разговора и удостоверяюсь, что проект подходит обеим сторонам. К этому моменту потенциальный клиент уже имеет представление о моей личности и о том, что может предложить моя компания».

В то время как предложение представляет вас и ваш продукт или услуги, ничто не сравнится с личной консультацией.

При встрече с потенциальными клиентами соблюдайте лучшие правила делового этикета, в том числе будьте своевременны, приветствуйте всех участников, слушайте и задавайте вдумчивые вопросы.

2. Простота имеет решающее значение в деловых предложениях.

Ваше предложение не должно быть сложным убедительным эссе или художественным проектом. На самом деле, лучше быть кратким. Ричард сказал, что ее лучшие отзывы исходили от деловых предложений, в которых она сосредоточилась на качестве, а не на количестве, избавляясь от лишних хлопот.

3. Добавьте индивидуальности своим деловым предложениям.

Когда вы представляете свой документ, убедитесь, что вы выделяете себя и свой бизнес среди конкурентов. Подчеркните свою индивидуальность, используя свои причудливые дизайнерские навыки или выражая свой характер в разговорном тоне.

«Я стараюсь, чтобы на первой странице каждого делового предложения, которое я создаю, было теплое приветствие о том, как я взволнован идеей совместной работы, что мне больше всего понравилось в наших первоначальных разговорах, ведущих к коммерческому предложению, и, конечно же, , я добавляю несколько забавных острот, которые соответствуют моему брендингу, чтобы они получили истинное представление о моей личности и о том, почему я отличаюсь от них», — сказал Ричард. «Покажи им, что делает тебя особенным».

4. Продемонстрируйте свои успехи в своем коммерческом предложении.

Продемонстрируйте свой успех, показав предыдущую работу, которую вы сделали для клиентов. Это даст потенциальным клиентам представление о ваших возможностях, не рассказывая открыто о вашем процессе.

«Не бойтесь демонстрировать свои успехи, даже если это кажется немного хвастливым», — посоветовал Лоулор. «Настало ваше время проявить себя и показать потенциальному клиенту все, что вы сделали, и все, что вы можете сделать от его имени. Сейчас не время сдерживаться или быть скромным».

5. Запланируйте повторный звонок после подачи вашего коммерческого предложения.

Общение после того, как вы поделились своим предложением, имеет решающее значение для обеспечения клиентов. Последующие действия могут ответить на вопросы клиентов, уточнить ваши цены и дать вам возможность продать свой бизнес дальше и связаться с потенциальными клиентами.

«Полезно, если вы можете запланировать звонок на день отправки предложения», — сказал Лоулор. «Таким образом, вы можете просмотреть разделы предложения и более подробно объяснить пункты, прежде чем потенциальный клиент начнет копаться в них самостоятельно».

После того, как потенциальные клиенты примут ваше деловое предложение и вы закроете сделку, очень важно управлять отношениями с клиентами, чтобы повысить их удержание, лояльность и удовлетворенность.

Если написание коммерческого предложения кажется сложной задачей, помните, что у вас уже есть все необходимые инструменты. Вы знаете, что вы хотите продать, что вы можете и не можете предоставить, ваши затраты, сроки, препятствия проекта и что вы готовы изменить.

Деловое предложение излагает все эти вещи в письменной форме, подчеркивая успехи и возможности вашей компании. Поймите потребности ваших потенциальных клиентов и убедитесь, что вы не обещаете слишком много.

Теперь вы готовы нажать «Отправить».

Росс Мудрик внес свой вклад в эту статью. Источник интервью были проведены для предыдущей версии этой статьи.