Что такое умный офис?

• Тенденция к умному офису, также известному как адаптивное или цифровое рабочее место, основана на использовании технологий, позволяющих сделать физическую рабочую среду интеллектуальной и адаптируемой к потребностям сотрудников.
• Умные офисы сочетают в себе подключенные к Интернету устройства, интеллектуальные датчики, машинное обучение и улучшенную связь для повышения комфорта и производительности сотрудников при одновременном снижении энергопотребления здания.
• Умные офисы могут принести пользу удаленным и гибридным работникам благодаря использованию инновационных конференц-залов, цифровых досок и усовершенствованных систем управления документами.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, которые интересуются технологиями умного офиса.

Распространение более передовых технологий меняет то, как люди ведут бизнес. Такие разработки, как Интернет вещей (IoT), открывают множество разнообразных возможностей во многих отраслях и меняют современные рабочие места и оптимизируют операции. Этот сдвиг проявляется в тенденции к созданию так называемого умного офиса, также известного как адаптивное или цифровое рабочее место, в котором технологии используются для того, чтобы сделать физическую рабочую среду интеллектуальной и адаптируемой к рабочим процессам компании.

Что такое умный офис?

Умный офис или адаптивное рабочее место — это дизайн рабочего пространства, в котором используются технологии для адаптации к различным потребностям людей, использующих его.

«Отзывчивость означает, что каждый аспект кампуса на рабочем месте, от инструментов для совместной работы до построенного пространства, способен реагировать на потребности и контекст человека», — сказал Business News Daily Кэмпбелл Хайерс, основатель и генеральный директор Location Engine. «Возможность проектирования кампуса на рабочем месте заключается в создании удобств, которые улучшат как опыт, так и прибыль».

Идея гибкого рабочего места заключается в объединении операций в рамках одной системы и наделении этой системы возможностями машинного обучения. Таким образом, предприятия могут получить больше от своих сотрудников, делая их более счастливыми, а также анализировать огромное количество данных для принятия более обоснованных бизнес-решений.

«Умный офис будет высокотехнологичным офисом, который будет использовать технологии для автоматизации рутинных и повседневных задач, чтобы действительно оптимизировать нашу работу», — сказал Лука Бирса, соучредитель и главный технический директор Visionect, компании, производящей цифровые вывески. «Умные офисы повысят производительность, высвободив время сотрудников для выполнения реальной работы, на что не способны рабочие технологии».

Примеры технологии умного офиса

Вот лишь несколько примеров того, что может включать в себя умный офис:

Интернет вещей

«Интернет вещей определенно будет задействован в умном офисе», — сказал Лу Райниш, бывший заместитель ректора по академическим вопросам Нью-Йоркского технологического института. «Умные светильники, термостаты, камеры виртуальной реальности, динамики виртуальной реальности и т. д. — все это инструменты умного офиса».

Машинное обучение

«Машинный интеллект также проявляется в таких областях, как знания и управление, — сказал Хайерс. «Подумайте о том, насколько мощным может быть компьютер, который может подсказать вам, с кем лучше всего поговорить о конкретной функции в наборе продуктов вашей компании. Новое рабочее место должно быть похоже на тренажерный зал, в котором есть все оборудование, которого у вас никогда не было бы дома, но вместо упражнений рабочее место делает вас быстрее, сильнее и умнее».

Взаимосвязь и контроль

«Мы также используем множество интеллектуальных устройств — интеллектуальные выключатели, диммеры, реле — для управления всем в нашей школе и офисе, от света до энергопотребления», — сказал Жюльен Сир, генеральный директор Holberton School France. «У нас также есть много датчиков — УФ, температура, люкс — и все системы автоматизации (подключены) к нашим приложениям, таким как Slack, поэтому мы можем заказать кофе из канала Slack, а также приглушить свет. конкретного стола!» (Выяснить как решить спор о температуре в офисе.)

Улучшенные средства связи

Умные офисы также оснащены технологиями, которые улучшают общение между людьми как для личных, так и для удаленных сотрудников. Эти инструменты могут включать в себя цифровые доски для простой синхронизации заметок и облегчения сеансов мозгового штурма, улучшенные конференц-залы с камерами высокого разрешения и микрофонами для продуктивных видеоконференций, а также высококачественные системы управления документами, размещенные в облаке.

Чтобы увидеть, как может выглядеть умный офис, посмотрите это видео тур по умному офису Ciscoкоторый предназначен для гибридной работы.

Какие технологии нужны для умного офиса?

При создании умного офиса важно помнить, что не все потребности бизнеса одинаковы.

«Умный офис соответствует современным технологиям, которые лучше всего подходят для (конкретной отрасли)», — сказал Эрвис Зеко, менеджер по развитию бизнеса и консультант по ИТ-безопасности в eMazzanti Technologies. «Это может быть IoT для производителя, VR для дизайнерской фирмы или AI для компании, работающей с большими данными. То, что хорошо для одного, может не подойти другому, и это всегда меняется». (Учиться как искусственный интеллект (ИИ) меняет бизнес.)

Существует также высокая планка для принятия; все технологии, необходимые для создания действительно умного офиса, стоят дорого. Кроме того, в настоящее время на рынке не так много тестовых случаев, поэтому многие компании могут колебаться, чтобы сделать первоначальные инвестиции, необходимые для внедрения адаптивной программы на рабочем месте, без гарантии того, что она принесет доход.

«Основное препятствие состоит в том, чтобы убедить компании в том, что повышение производительности стоит первоначальных инвестиций в создание «умного» офиса», — сказал Райниш. «Многие компании склонны принимать решения на основе «бенчмаркинга». Поскольку такого рода офисы не являются обычным явлением, они не будут включены ни в одно из эталонных сравнений. Такие офисы будут строиться только в компаниях с креативными сотрудниками, где начальство доверяет креативным сотрудникам знать, что им нужно».

Тем не менее, игла определенно двигается в направлении внедрения умного офиса. Согласно рыночному прогнозу от Союзническое исследование рынкамировой рынок смарт-офисов, как ожидается, будет иметь совокупный годовой темп роста в 11,1 процента каждый год в период с настоящего момента до 2030 года. Если прогнозы оправдаются, рынок смарт-офисов, по прогнозам, достигнет 90,63 млрд долларов США благодаря постоянно растущему числу предприятий. использовать технологические основы, присущие этому сдвигу.

Умные офисы состоят из набора взаимосвязанных технологий, включая машинное обучение, интеллектуальные датчики и улучшенные средства связи и совместной работы. Конкретные технологии, которые вы должны внедрить, будут зависеть от потребностей вашего бизнеса.

В чем преимущества технологии «умный офис»?

Внедряя описанные выше инструменты и другие интеллектуальные технологии, компании могут повысить моральный дух сотрудников, повысить производительность и снизить потребление энергии. Например, исследования, отмеченные Тимбергровкоторая специализируется на решениях для Интернета вещей и автоматизации, предполагает, что умные здания, использующие такие технологии, как датчики температуры, интеллектуальные термостаты и датчики учета занятости людей, могут сократить затраты на электроэнергию на 15–25 процентов.

Для некоторых предприятий использование технологии умного офиса для создания гибкого рабочего места дает возможность расширить офис далеко за его стены и обеспечить более полное удаленное сотрудничество. В то время как некоторые приверженцы в первую очередь сосредотачиваются на использовании цифровых инструментов для переделки физического офиса, другие считают, что технологии способны разорвать связи, связывающие сотрудников с какой-либо одной местностью.

«Самый умный офис может быть вообще без офиса», — сказал Майк Финли, эксперт по машинному обучению и соучредитель аналитической компании AnswerRocket. «Когда люди работают там, где они хотят быть, производительность и моральный дух улучшаются, а затраты снижаются. Устаревшее представление о надзоре «в поле зрения» можно заменить реальными измерениями прогресса в режиме реального времени, инструментами, связывающими бизнес-процессы с прибылью. Пространства для встреч с дополненной реальностью уже обретают форму и обеспечивают новый уровень сотрудничества».

Способность гибкого рабочего места разрушить традиционные границы офиса может оказать огромное влияние на отношение сотрудников и качество выполняемой ими работы. Когда работодатели предоставляют работникам автономию, эти работники, как правило, считают свою работу более значимой. Но при внедрении технологии «умного офиса» работодателям не нужно обменивать ответственность на свободу работников. Сочетание технологий и гибкости дает работникам пространство, необходимое им для производства на самом высоком уровне, не подрывая надзора со стороны работодателя. (Однако всегда помните о законах и этике, связанных с мониторингом сотрудников.)

«Умный офис… должен быть адаптирован к потребностям (бизнеса) и должен иметь возможность расти вместе с сотрудниками и компаниями, учиться у них, а затем давать им предложения по их работе», — сказал Бирса. «Технология умного офиса не обязательно должна быть революционной. Что ему нужно сделать, так это максимально органично вписать рабочие процессы компании и улучшить то, как люди работают, не тратя время в течение рабочего дня на изучение основ».

Когда вы создаете концепцию умного офиса, начните с размышлений о небольших шагах, которые могут радикально повысить удовлетворенность сотрудников и производительность вашего бизнеса. Например, внедрение рабочих зон на основе деятельности в вашем рабочем пространстве, таких как комнаты для совещаний для общения один на один, звуконепроницаемые телефонные будки для телефонных звонков и интеллектуальные переговорные комнаты для групповых мозговых штурмов, может повысить производительность и комфорт сотрудников.

Работать умнее

По мере того, как технология, лежащая в основе умных офисов, становится все более популярной, предприятия все чаще используют различные инструменты для улучшения рабочего места. Хотя не у каждой компании есть ресурсы или желание реализовать полную перестройку «умного офиса», как это сделала Cisco, некоторые элементы могут подойти для малого бизнеса. Уже сейчас некоторые аспекты, которые не так давно казались невозможными, например, цифровые пространства для совместной работы для обмена и редактирования документов в реальном времени, сегодня стали чрезвычайно обычным явлением.

Поскольку тенденции работы на дому и гибридных технологий продолжаются, некоторые работодатели могут отдавать предпочтение одним элементам технологии умного офиса над другими. Обновления для видеоконференций, такие как умные камеры и микрофоны высокой четкости, например, могут стать гораздо более распространенными, чем умные термостаты или кофеварки, подключенные к Интернету. Тем не менее, умные офисы, безусловно, больше, чем реклама, и они здесь, чтобы остаться.

Джереми Бендер внес свой вклад в эту статью.