Что такое суточные на рабочем месте?

• Возмещение суточных — это когда предприятие предоставляет сотруднику ежедневную стипендию или надбавку для покрытия расходов, обычно во время командировок.
• Федеральное правительство устанавливает ставки суточных для компании в отношении проживания, питания и непредвиденных расходов.
• Если компания использует государственные ставки суточных, у работника нет других налоговых последствий, но если компания дает больше, избыточная сумма является налогооблагаемым доходом.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, которые хотят понять, как создать политику суточных, установить суточные ставки и правильно обрабатывать суточные возмещения.

Хотя многие слышали латинскую фразу «суточные» (что означает «по дням»), не все имеют полное представление о том, что это такое и как суточные используются в бизнесе. Чтобы добавить путаницы, этот термин может использоваться по-разному. От возмещения расходов до типа сотрудника, вот исчерпывающее руководство по суточные на рабочем месте.

Сколько суточных на рабочем месте?

Есть два способа использования термина «суточные» в бизнесе: возмещение расходов и наемные работники.

Примечание редактора: Ищете подходящую услугу расчета заработной платы для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Возмещение суточных — это когда предприятие предоставляет сотруднику ежедневную стипендию или надбавку для покрытия определенных расходов, понесенных в рамках его работы. Это пособие обычно покрывает проживание, питание и непредвиденные расходы. Иногда он также будет охватывать сами средства передвижения. Все эти расходы могут считаться, по крайней мере, частично вычитаемыми для бизнеса.

Политика суточных дает сотрудникам некоторую гибкость в отношении их проезда и питания, поскольку они, как правило, могут тратить свои деньги по своему усмотрению на любые покрываемые расходы. Например, если сотрудник предпочитает остановиться в более хорошем отеле и тратить меньше денег на питание (или наоборот), он может сделать это, сбалансировав свои суточные расходы. Преимуществом для работодателей является возможность управлять командировочными расходами и знать, что им не придется возмещать работникам сумму, превышающую установленную сумму суточных.

С другой стороны, суточный сотрудник — это сотрудник, который работает с компанией ежедневно по заранее согласованной ставке. Это работник, который не играет постоянной или постоянной роли в бизнесе и обычно вызывается по мере необходимости. Их дневная ставка и часы обычно устанавливаются заранее, хотя они могут варьироваться.

Примеры суточных сотрудников включают путешествующих медсестер и замещающих учителей. Другие отрасли, которые работают круглосуточно или в которых наблюдается рост производства, также могут использовать суточные для сотрудников при приближении или во время напряженного сезона.

Как оформить возмещение суточных

Бизнес предоставляет суточные для своих сотрудников, когда они путешествуют, чтобы им не приходилось нести личные расходы во время работы. Суточные покрывают расходы на питание и проживание сотрудника, пока он работает вне офиса. Чаще всего сотрудник получает возмещение суточных за прогнозируемые расходы на проживание, питание и непредвиденные расходы во время командировки.

Сотрудники могут получать суточные различными способами, в том числе через корпоративную кредитную карту, через отчет о расходах или в виде чека, выданного перед поездкой. В большинстве случаев работник получает возмещение суточных после поездки и после подачи отчета о расходах. Однако в некоторых случаях общая сумма суточных может быть выплачена сотруднику авансом перед поездкой в ​​зависимости от количества дней, в течение которых он будет находиться в пути.

Как работают суточные командировочные

Федеральное правительство устанавливает максимальные ставки суточных для компании в трех категориях: проживание, питание и непредвиденные расходы. Администрация общих служб (GSA) устанавливает стандартную ставку суточных для каждой категории на федеральном уровне каждый финансовый год на основе местных рыночных цен.

В некоторых штатах и ​​городах могут быть разрешены более высокие суточные, но они не могут быть установлены ниже ставки GSA. Компания также может увеличить суточные для своих сотрудников, если это соответствует ее бюджету.

Текущий стандарт Ставка GSA на суточные Стоимость проживания составляет 96 долларов в сутки без учета налогов. Для питания и непредвиденных расходов (M&IE) стандартная суточная ставка GSA составляет от 55 до 76 долларов в день, в зависимости от того, куда вы путешествуете. В некоторых случаях ставка суточных может быть выше, если стоимость жизни в городе выше средней. Сама по себе стандартная ставка на непредвиденные расходы составляет 5 долларов в день. Непредвиденные расходы могут включать сборы и чаевые, которые сотрудник может давать персоналу отеля или официанту ресторана.

Еда в день, которую получает человек, зависит от его местоположения и еды. GSA устанавливает эти стандартные ставки суточных за каждый вид питания на человека:

• 13 долларов за завтрак
• 14 долларов за обед
• 23 доллара за ужин

Если сотрудник не тратит выделенную сумму на один прием пищи, в большинстве случаев он может оставить себе дополнительные средства без каких-либо налоговых последствий и без необходимости возврата денег. Если в командировке несколько сотрудников путешествуют вместе, они могут объединить свои суточные во время совместного обеда, чтобы сэкономить деньги.

Если первый или последний день поездки работника занимает только часть дня, GSA позволяет ему получать часть суточных. В большинстве случаев это составляет 75% от стандартного суточных, при условии, что работнику не потребуется общая сумма суточных на питание и непредвиденные расходы.

Каковы преимущества выплаты суточных?

Вот несколько ключевых преимуществ политики суточных на рабочем месте:

• Упрощение бюджетирования. Установленная ставка суточных помогает менеджерам планировать командировочные расходы. Знание того, сколько они должны выделить каждому сотруднику, упрощает создание четкого и надежного бюджета для любой деловой поездки.
• Меньше бумажной работы. Когда предприятия выделяют сотрудникам суточные, они сокращают количество документов, необходимых для подтверждения расходов на командировки. Если работодатель предпочитает выдавать работникам чек или платежную карту в качестве суточных, то и работнику, и бухгалтеру приходится иметь дело с очень небольшим количеством документов.
• Более разумные расходы. Работники, которые бережливы и сообразительны в отношении своих суточных, могут потратить меньше выделенной суммы и прикарманить дополнительные деньги. С другой стороны, когда работодатели устанавливают ставки суточных, им не нужно беспокоиться о перерасходе средств работниками.

Как вы выплачиваете суточные?

У предприятий есть несколько вариантов управления возмещением расходов сотрудников на суточные расходы:

Дайте сотрудникам авансовые надбавки.

Вы можете выдать сотрудникам общую сумму их суточных в виде единого чека перед поездкой. Это избавляет вашу команду от необходимости заполнять и обрабатывать отчеты о расходах после поездки, а сотрудник получает свои суточные единовременно.

Недостатком этого метода является то, что если сотруднику необходимо продлить свои командировки, может быть трудно получить дополнительные средства до его возвращения.

Дайте им предоплаченные карты покупок.

Еще один способ для работодателей выплачивать суточные — разрешить работнику использовать корпоративную кредитную карту или корпоративную кредитную карту. карта покупки (P-карта) для поездки. Предоставление сотруднику платежной карты позволяет ему совершать суточные покупки, а квитанции направляются непосредственно в бухгалтерию компании. Но минусом этого способа является риск перерасхода работника по карте. Это положило бы начало процессу, когда сотрудник должен либо вернуть сумму, которую он потратил сверх своих суточных, либо вычесть излишек из своей зарплаты.

Если вашей компании нужна помощь в отслеживании квитанций, ознакомьтесь с нашими обзорами лучших инструментов для отслеживания квитанций. Используя настольное программное обеспечение или мобильные приложения, инструменты отслеживания квитанций оцифровывают документацию и обеспечивают простое возмещение и точное налогообложение.

Возмещайте расходы сотрудникам после того, как они представят отчет о расходах.

Третий способ выплаты суточных является наиболее распространенным. Компании заставляют своих сотрудников заполнять отчет о расходах после поездки. Сотрудник заносит все свои расходы на личные карты, а затем представляет свои квитанции с отчетом о расходах после поездки. Затем компания возместит работнику отдельный чек или включит деньги в зарплату работника при следующей обработке платежной ведомости.

Метод возмещения расходов по отчету о расходах является наиболее точным способом предоставления компаниями суточных; однако сотрудники должны иметь возможность покрывать свои расходы из собственного кармана, прежде чем компания возместит их.

Сотрудникам, которые часто путешествуют, могут быть полезны средства отслеживания расходов, упрощающие регистрацию и организацию расходов, сканирование и классификацию квитанций и многое другое.

Как программное обеспечение для расчета заработной платы может помочь с возмещением расходов

Независимо от того, как вы решите возмещать расходы сотрудников, программное обеспечение для расчета заработной платы может упростить управление. Мы провели обширное исследование лучших поставщиков программного обеспечения для расчета заработной платы для предприятий и рекомендуем прочитать наш обзор Paychex для крупных предприятий и наш обзор Gusto Payroll для предприятий, которым требуются дополнительные HR-услуги.

Каждый из этих программных пакетов, наряду с другими, которые мы рассмотрели, упрощает учет возмещения расходов сотрудникам и выдачу их посредством прямого депозита, бумажного чека или другого способа оплаты. В зависимости от программного обеспечения, оно также может помочь вам отслеживать эти расходы в налоговый период.

Некоторые онлайн-сервисы расчета заработной платы имеют встроенные инструменты отчетности о расходах и способы, с помощью которых сотрудники могут управлять расходами через портал самообслуживания. Узнайте больше о том, как выбрать поставщика программного обеспечения для расчета заработной платы.

Каковы налоговые последствия возмещения суточных?

Если компания использует ставки федерального правительства, установленные GSA для суточных своих сотрудников, у сотрудника не возникает дополнительных налоговых последствий для заработной платы. В тех случаях, когда бизнес предлагает более высокую ставку, чем установлена ​​федеральным правительством, превышение суммы считается налогооблагаемым доходом. Это влияет как на налоги работника, так и на налоги компании.

Из-за налоговых последствий большинство компаний предпочитают использовать суточные ставки, установленные правительством. Таким образом, они могут распределить выделенную сумму, не беспокоясь о каких-либо налоговых сложностях позже. IRS предоставляет рекомендации по оплате суточных для работодателей об обработке суточных расходов на их налоги, но если вы не уверены, лучше проконсультироваться с бухгалтером или финансовым специалистом.

Как установить политику суточных

Если вы предлагаете суточные своим сотрудникам, вы должны сначала определить, будете ли вы следовать стандартной ставке GSA или установите свою собственную. Затем решите, как вы будете отслеживать и выплачивать суточные каждому сотруднику, будь то выдача авансового чека на получение стипендии, выдача предоплаченной карты покупок или возмещение расходов сотрудникам через отчет о расходах.

Как и любая политика на рабочем месте, политика суточных должна быть четко задокументирована и доведена до сведения всех сотрудников. В идеале вы должны включить свою политику суточных в руководство для сотрудников.

«Чтобы работодатели могли эффективно распространять информацию о политике, связанной с компенсациями, они сначала должны создать общую стратегию, которая будет реализована от высшего руководства до сотрудника начального уровня», — сказал Рик Хаммелл, генеральный директор и основатель Elements Global Services.

Хаммелл также советует бизнес-лидерам поддерживать открытую линию связи по поводу этих политик и соответствующим образом управлять ожиданиями своих сотрудников.

«Убедитесь, что сотрудники знают, как принимаются решения о дополнительной оплате, и если у сотрудников есть вопросы или опасения, руководство готово ответить на них», — сказал он Business News Daily.