Как оформить ретро-платеж

• Ретро-зарплата — это разница между тем, что вы заплатили сотрудникам в последний платежный период, и тем, что вы им фактически должны.
• Вы можете выдавать ретро-платежи в виде отдельных зарплатных чеков или, что чаще, в качестве разных доходов в следующей регулярной зарплате сотрудника.
• Программное обеспечение для расчета заработной платы может помочь вам рассчитать и выдать ретро-платежи, сводя к минимуму проблемы, которые в первую очередь приводят к ретро-оплате.
• Эта статья предназначена для работодателей, которые хотят понять ретро-оплату и процесс компенсации случайных пробелов в оплате труда сотрудников.

Когда бизнес-процессы включают большое количество вычислений, ошибки неизбежны. По мере начисления заработной платы эти ошибки могут привести к тому, что зарплата будет меньше, чем должна быть, и вам придется компенсировать разрыв с помощью ретро-оплаты. Хотя подсчитать, сколько вы должны, не так сложно, это, безусловно, проще с программным обеспечением для расчета заработной платы, которое, в первую очередь, сводит к минимуму необходимость ретро-платежей. Узнайте больше ниже.

Что такое ретро-плата?

Ретро-выплата описывает любую дополнительную заработную плату, добавленную к зарплате сотрудников, когда предыдущая зарплата была меньше, чем сумма, которую вы фактически должны. Важно как можно быстрее выдавать ретро-платежи, чтобы соответствовать законодательству о заработной плате и трудовом законодательстве.

Ретро-оплата — это не совсем то же самое, что задолженность по оплате, о которой мы расскажем подробнее позже.

Ретро-выплата — это любые дополнительные деньги, включенные в зарплату работника, чтобы компенсировать заработную плату, не выплаченную в предыдущий платежный период.

Когда обычно применяется ретрооплата?

Ретро-платежи обычно связаны с небольшими ошибками, обнаруженными после обработки платежной ведомости, которые можно легко исправить. Эти ошибки включают в себя:

• Зарплата повышается. Допустим, вы платите своим сотрудникам раз в два месяца 15 и 30 числа. Предположим также, что вы повысили сотруднику зарплату 8-го числа. В некоторых случаях ваша система обработки платежных ведомостей может не реализовать это увеличение до следующего дня выплаты жалованья, 16-го числа. Это неделя заработной платы, выплаченной по неправильной ставке. С ретро-оплатой вы можете компенсировать эту разницу в следующей зарплате сотрудника.
• Бонусы. Премия или надбавка за заслуги, полученные за один платежный период, не всегда применяются к заработной плате за этот период. В некоторых случаях вы не сможете добавить этот бонус к зарплате сотрудника до следующего периода. Технически это является формой ретро-оплаты.
• Комиссии. С комиссиями задержка может быть связана с клиентами, а не с вами. В качестве примера предположим, что за 10 дней до периода оплаты сотрудник обеспечивает продажу, с которой он получает комиссию в размере 5%. Однако вы не можете покрыть эту комиссию, пока клиент не заплатит. Если они отправят платеж после периода оплаты, вы задним числом выплатите своему сотруднику его долю. Узнайте больше о создании компенсационных планов.
• Через некоторое время. Теоретически сверхурочные должны оплачиваться в течение того же периода, в течение которого они были заработаны. Однако, если вы случайно записали сверхурочные часы своих сотрудников как обычные часы, вам придется выплатить сотруднику увеличенную заработную плату за сверхурочную работу задним числом. Этот случай ретро-оплаты требует быстрых действий, поскольку сотрудники могут рассматривать удержание их оплаты за сверхурочную работу как кражу заработной платы.
• Переключение дифференциалов. Когда сотрудники получают надбавки за смену, вы можете забыть учитывать эти часы с их более высокой заработной платой, как в приведенном выше примере сверхурочной работы. Та же процедура должна следовать: чтобы избежать обвинений в краже заработной платы и ее юридических разветвлений, вы должны как можно скорее выдать ретро-платежи.
• Неправильные табели учета рабочего времени. Иногда сотрудники могут делать ошибки в своих записях о времени и посещаемости. В этом случае им не будут платить за часы или дни, которые они действительно отработали. Сотрудник должен сообщить вам об этом несоответствии, и вы должны устранить его, заплатив ему задним числом в его следующей зарплате.

Когда вы правильно рассчитываете оплату за сверхурочную работу, вы с меньшей вероятностью совершите ошибки, которые требуют ретро-оплаты.

Законы об оплате труда с обратной силой и начисление заработной платы

В вышеперечисленных случаях у вашей компании не должно возникнуть проблем с законом, если вы сразу же решите проблему. Просто подтвердите проблему с сотрудником, рассчитайте причитающуюся ретро-зарплату, добавьте ее к следующей зарплате вашего сотрудника и сообщите ему об этом. Уточните у своего сотрудника, что он получил ретро-зарплату в следующий день выплаты жалованья, и все будет готово.

Однако в других случаях действуют определенные законы.

Закон о справедливом труде и стандартах

Федеральные правила сверхурочной работы, изложенные в Законе о справедливом труде и стандартах (FLSA), гласят, что работники могут требовать ретро-оплаты за невыплаченную минимальную заработную плату, сверхурочную работу и повышение заработной платы. Тем не менее, он не обеспечивает большую основу для этого. Тем не менее, он ограничивает время после возникновения проблемы, в течение которого сотрудник может получить ретро-оплату. Этот срок исковой давности составляет два года. Если вы умышленно нарушили положения FLSA, этот срок увеличивается до трех лет.

Помимо ретро-оплаты, FLSA требует, чтобы сотрудники получали оплату не позднее, чем через 12 дней после окончания периода оплаты. Это положение вступает в силу, если включение ретро-выплаты в обычную зарплату означает, что вы выдаете ее по истечении этого 12-дневного периода. Если это так, вам, возможно, придется выдавать ретро-зарплату с помощью отдельного чека, а не со следующей регулярной зарплатой сотрудника.

В некоторых случаях лучше выдавать ретро-платежи отдельным платежным чеком, а не как часть обычного зарплатного чека. Обязательно ознакомьтесь с федеральными правилами сверхурочной работы, чтобы убедиться, что вы их соблюдаете.

Государственные законы о ретро-платежах

Что касается ретро-оплаты, законы штатов в основном касаются выплаты заработной платы при увольнении сотрудника. Во многих штатах вы должны немедленно выплатить работникам заработную плату, полученную между предыдущим платежным периодом и моментом их увольнения. Другие штаты дают вам немного больше времени. Кроме того, в некоторых штатах, если вы переплачиваете, а не недоплачиваете сотруднику, вы не можете потребовать вернуть эти деньги или удержать их из будущих зарплат. Проконсультируйтесь со специалистом в вашей области, чтобы узнать больше.

Как рассчитать и выплатить ретро-пэйп

Расчет ретро-оплаты выглядит немного по-разному в зависимости от того, делаете ли вы это для почасового или наемного работника. В любом случае, ваш выбор, когда и как платить, будет зависеть от факторов, описанных выше. Если вы выплачиваете заработную плату ретро в следующей регулярной зарплате работника, вы должны указать сумму как разные доходы.

Как рассчитать почасовую ретро-зарплату работника

Чтобы рассчитать почасовую ретро-зарплату сотрудника, определите, сколько часов вы заплатили по неправильной ставке. Затем вычтите эту неверную ставку из правильной ставки. Умножьте эту разницу на количество неправильно оплаченных часов. Полученное число является ретроактивной брутто-зарплатой работника. Обязательно удерживайте налоги и другие отчисления из него при выплате.

Как рассчитать ретро-зарплату наемному работнику

Чтобы рассчитать ретро-зарплату наемного работника, разделите зарплату наемного работника на количество периодов оплаты в году. Например, сотрудник, который зарабатывает 60 000 долларов с оплатой раз в две недели, получает оплату 26 раз в год. Их валовая заработная плата на зарплату рассчитывается следующим образом:

60 000 долларов США ÷ 26 = 2 307,69 долларов США

Затем посмотрите, сколько работнику на самом деле заплатили. Возьмем в качестве примера повышение заработной платы и скажем, что зарплата работника в размере 60 000 долларов отражает недавнее повышение. Однако в последний платежный период вы использовали старую зарплату сотрудника в размере 58 000 долларов США для расчета двухнедельной заработной платы. За двухнедельный период оплаты это составляет 2 230,76 доллара валовой заработной платы (58 000 долларов, разделенных на 26). Таким образом, вы должны сотруднику брутто-зарплату в размере 76,93 доллара (2 307,69 доллара минус 2 230,76 доллара).

Обычная оплата, ретро-оплата и задолженность

Вы часто будете видеть, что термины «ретро-оплата» и «задолженность по оплате» используются взаимозаменяемо. Однако последний термин имеет более строгий оттенок и чаще используется в ситуациях, требующих судебного разбирательства. Мы разберем эти термины вместе с термином «обычная оплата» ниже, чтобы вы могли понять различия.

Регулярная оплата

Регулярная оплата — это именно то, на что это похоже. Каждый раз, когда сотрудник получает зарплату в свой обычный день выплаты жалованья, это обычная оплата. Любые деньги, отсутствующие в этой зарплате, — это то, что вы позже выдадите как ретро-платеж.

Ретро оплата

Ретро-выплата, как объяснялось ранее, — это выплаты, произведенные после окончания периода выплаты за заработную плату, случайно не выплаченную в течение этого периода выплаты. Это может быть результатом ошибочного использования неправильной ставки заработной платы или количества отработанных часов.

Задолженность по оплате

Задолженность по заработной плате – это тип ретро-оплаты, при котором работнику причитается вся его заработная плата за период оплаты после дня выплаты зарплаты за этот период. Это то, что требуют сотрудники, когда им вообще не платят за период оплаты.

В то время как ретро-оплата часто возникает из-за ошибок в бухгалтерском учете, задолженность по оплате может иметь более зловещее происхождение. Фактически, термин «задолженность по оплате труда» часто используется для описания выплаты заработной платы, причитающейся работнику по решению суда. Суды также могут потребовать от работодателей, которые имеют задолженность по выплате заработной платы, удвоить сумму, подлежащую выплате. Этот факт должен прояснить, почему важно выплатить задолженность по оплате задолго до того, как ваш сотрудник угрожает судебным иском.

Расчет задолженности с помощью программного обеспечения для расчета заработной платы

Независимо от того, выдаете ли вы задолженность по оплате или ретро-оплату, стресс одинаков: как я могу заверить сотрудника, что я действительно намерен заплатить ему? Как я могу гарантировать, что это не повторится? Как я могу правильно рассчитать ретро-плату, чтобы пресечь эту проблему в зародыше? Вот где приходит программное обеспечение для расчета заработной платы.

Ваше программное обеспечение для расчета заработной платы будет обрабатывать и автоматизировать все ваши расчеты заработной платы, выплаты и налоги, а также поможет вам вести точный учет заработной платы. Все, что вам нужно сделать, это убедиться, что в вашем программном обеспечении для расчета заработной платы есть правильные числа для работы. Затем вы можете сидеть сложа руки и позволить ему рассчитывать и выдавать все ваши зарплаты. Эти расчеты включают налоги на заработную плату сотрудников и работодателей, помогая вам соблюдать налоговое законодательство.

Программное обеспечение для расчета заработной платы имеет множество разновидностей. OnPay, например, идеально подходит для очень малого бизнеса, учитывая низкие комиссии и неограниченный доступ к функциям. (Прочитайте наш обзор OnPay для получения дополнительной информации.) Paychex может быть лучше для крупных предприятий с большим количеством сотрудников, где более вероятно, что вы совершите крошечные ошибки, которые в первую очередь требуют ретро-оплаты. Служба расчета заработной платы, такая как Paychex, может помочь вам избежать этих ошибок.

Посетите наши лучшие обзоры услуг по расчету заработной платы, чтобы найти то, что подходит для вашей компании, чтобы вы могли избежать ошибок в расчете заработной платы и выдачи ретро-платежей, но если вам нужно выпустить ретро-платеж, это также будет легко с программным обеспечением для расчета заработной платы.