Что такое отчеты о зарплате? – Businessnewsdaily.com

• Записи о заработной плате являются документами, подтверждающими вознаграждение сотрудников.
• Работодатели должны вести учет заработной платы не менее четырех лет; в некоторых штатах могут быть более строгие требования.
• Только уполномоченный персонал должен иметь доступ к записям о зарплате.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса и менеджеров по персоналу, которые хотят выполнять свои обязанности, когда речь идет о записях о зарплате сотрудников.

Ключевым компонентом успешного ведения бизнеса или отдела кадров является сбор и ведение надлежащей документации о ваших сотрудниках, включая ведомости о зарплате. Сохранение информации о вознаграждении сотрудников является не только хорошей деловой практикой, но также иногда требуется по закону. Хотя вы можете подумать, что можете просто выбросить информацию о бывшем сотруднике, как только он покинет компанию, это может привести к проблемам с законом. Чтобы соответствовать требованиям закона, вам необходимо понимать, что такое записи о зарплате и как они влияют на ваш малый бизнес.

Что такое зарплатные ведомости?

Записи о заработной плате, также известные как ведомости заработной платы или ведомости заработной платы, представляют собой документацию о компенсации работникам (заработная плата, табели учета рабочего времени, графики рабочего времени, отгулы, премии, выплаты пособий и т. д.), которую работодатели должны сохранять для каждого работника, не освобожденного от налога.

«Хотя официальной формы для ведения ведомостей зарплаты не существует, предприятия должны иметь точные записи о каждом сотруднике, а также о количестве отработанных часов и полученной заработной плате», — заявила Business News Daily Келли ДюФорд Уильямс, генеральный директор и управляющий партнер Slate Law Group. .

Поскольку некоторые требования на уровне штата могут быть более строгими, чем федеральные требования в отношении типа документации и продолжительности хранения записей, эксперты рекомендуют работодателям тесно сотрудничать с юрисконсультом, чтобы обеспечить соответствие записи о зарплате. Вам также следует нанимать только опытного и знающего человека, команду или службу для расчета заработной платы.

«Убедитесь, что вы либо нанимаете компанию по расчету заработной платы с хорошей репутацией, либо нанимаете внутреннего специалиста по заработной плате, который, как вы знаете, является экспертом в законах о заработной плате», — сказал Джилиан Димитт, директор по персоналу в Optima Office.

Ключевой вывод: отчеты о заработной плате — это документация о деталях вознаграждения сотрудников.

Примечание редактора: Ищете подходящее онлайн-программное обеспечение для расчета заработной платы для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Какие документы о зарплате обязаны вести работодатели?

Согласно Министерство труда США, Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) требует от застрахованных работодателей вести следующие записи для каждого работника, не освобожденного от налогов:

• Идентификационные данные сотрудника: Полное имя, номер социального страхования, адрес (включая почтовый индекс), дату рождения (если вам меньше 19 лет), пол и род занятий.
• Время работы сотрудника: Время и день недели, когда начинается рабочая неделя сотрудника, часы, которые он отработал каждый день, и их общее количество часов за каждую рабочую неделю.
• Заработная плата и доходы работника: Основа, на которой выплачивается заработная плата работника (например, почасовая, еженедельная, сдельная), обычная почасовая ставка, общий дневной или еженедельный заработок, общий заработок за сверхурочную работу за рабочую неделю, а также все надбавки или удержания из заработной платы работника.
• Периоды оплаты труда работника: Общая заработная плата, выплаченная за каждый платежный период, дата выплаты и период, охватываемый выплатой

Работодатели также обязаны хранить кадровые записи, такие как копии заявления о приеме на работу, резюме, сопроводительное письмо и стенограммы.

«Кроме того, работодатели также должны хранить подписанные копии формы W-4 каждого сотрудника, которая показывает федеральное удержание, наряду с любой такой формой, которая показывает вычеты из заработной платы, льготы и пожертвования», — сказал Уильямс. «Работодатели также должны вести учет любых изменений уровня заработной платы в результате повышения и понижения в должности с подробным обоснованием этого».

Чтобы отслеживать правильные записи о заработной плате, владельцы бизнеса должны иметь полное представление о том, как работает расчет заработной платы. Те, у кого нет, скорее всего, не сохранят все, что должны.

Как долго нужно хранить документы о зарплате?

Существуют федеральные законы относительно того, какие документы вы должны хранить, как вести записи о зарплате и как долго вы их храните. Поскольку законы о хранении записей могут различаться, рекомендуется хранить все записи в соответствии с законом о самом длительном хранении.

«Согласно федеральному закону о труде, работодатели обязаны хранить трехлетнюю ведомость заработной платы или другие записи для каждого работника, включая их имя, адрес, дату рождения, профессию, ставку заработной платы и компенсацию, получаемую каждую неделю», — сказал Уильямс.

IRS требует от работодателей вести учет для всех сотрудников в течение не менее четырех лет после подачи четвертого квартала за год. Хотя FLSA требует всего три года, вы хотели бы вести записи в течение четырех лет, чтобы соответствовать требованиям IRS.

Имейте в виду, что в каждом штате также есть свои требования к хранению личных данных сотрудников. Примером, на который указывает Димитт, является Калифорния.

«В квитанции о зарплате в Калифорнии должно быть указано, сколько больничных взял сотрудник и сколько больничных дней у него еще есть», — сказала она. «Калифорния по закону требует, чтобы вы хранили записи о зарплате в течение трех лет, но наилучшей практикой было бы шесть лет».

Хранение определенных записей платежной ведомости также может быть полезно с вашими налогами на заработную плату. Это особенно верно, если вас обвиняют в том, что вы не заплатили надлежащую сумму.

Как вы сохраняете записи о зарплате?

То, как вы храните свои платежные записи, — это еще одна вещь, которую следует учитывать. Некоторые работодатели предпочитают ручной метод ведения бумажных записей в запираемом шкафу для документов, в то время как другие предпочитают упростить процесс с помощью безопасной системы управления документами. Независимо от предпочтений, у каждого владельца бизнеса или отдела кадров должен быть безопасный и организованный способ хранения записей.

«Для конфиденциальности и точности записи о зарплате должны храниться в отдельном файле для каждого сотрудника, и независимо от размера вашей компании работодатели должны использовать систему управления записями, которая определяет доступ к самим записям и стандарту, в котором они записываются и хранятся. “, – сказал Уильямс.

Вы также можете использовать любой доступный метод для учета времени и посещаемости сотрудников (физические или сетевые часы, ручная отчетность сотрудников и т. д.), если хронометраж является полным и точным. Выберите метод, который хорошо интегрируется с тем, как вы храните записи о зарплате.

Независимо от того, как часто вы начисляете заработную плату, вы должны убедиться, что у вас есть надлежащие документы из каждого прогона заработной платы. Если вы подождете до конца месяца или квартала, некоторые элементы могут потеряться в случайном порядке.

Кому должно быть разрешено просматривать записи о сотрудниках?

В целях соблюдения законов о труде и занятости работодатели должны всегда хранить записи о сотрудниках в тайне и конфиденциальности. Доступ к этим документам должен быть ограничен приоритетными лицами, которым доступ необходим для выполнения их служебных обязанностей (например, менеджеры, руководители, отдел кадров, отдел расчета заработной платы).

В некоторых ситуациях вам также может потребоваться предоставить стороннему лицу доступ к записям о зарплате ваших сотрудников. Например, некоторым федеральным аудиторам и аудиторам штатов эти записи могут понадобиться во время аудита или судебного дела, или они могут понадобиться адвокату сотрудника во время судебного процесса. В любом случае вы можете запросить ордер, прежде чем предоставить внешней стороне доступ к записям с ограниченным доступом.

В настоящее время не существует федерального закона, требующего от работодателей предоставлять работникам доступ к их собственным платежным ведомостям; однако Уильямс сказал, что во многих штатах есть свои собственные законы, которые требуют такого доступа.

«Калифорнийский отдел по обеспечению соблюдения трудовых стандартов отмечает, что статутный раздел 226 (b) Трудового кодекса требует от работодателей предоставлять как нынешним, так и бывшим работникам свои платежные ведомости по запросу, и налагает штраф за несоблюдение», — сказала она.

Ключевой вывод: записи о сотрудниках должны быть доступны только тем, кому это необходимо для выполнения их служебных обязанностей, а также аудиторам или адвокатам сотрудников в некоторых ситуациях.