Как отчеты POS могут помочь вам лучше вести свой бизнес

Хотя многие малые предприятия заменяют свои старые кассовые аппараты на лучшие POS-системы в основном потому, что их проще использовать, функции аналитики и отчетности программного обеспечения POS также имеют огромную ценность. Почти в каждой POS-системе доступны стандартные отчеты, а также несколько более нишевых, ориентированных на определенные отрасли или виды бизнеса, которые появляются только на определенных платформах.

Для новых и очень малых предприятий даже самые общие отчеты могут пролить свет на важнейшие конкурентные преимущества, которые создают основу для нового уровня успеха, помогая им перехитрить крупные бренды и найти ранее невиданные возможности. Если вы новичок в использовании POS-системы или не знакомы с аналитикой в ​​целом, эти пять типов отчетов станут хорошей отправной точкой — вот что вам нужно знать, чтобы максимально эффективно использовать каждый из них.

Почему вам следует создавать отчеты POS

Отчет POS представляет собой кладезь информации, которая может помочь во всех аспектах вашего бизнеса. Возможно, вы даже сможете найти POS-системы, специально разработанные для вашего типа бизнеса, с именно теми отчетами, которые вам нужны. Например, лучшие POS-системы для ресторанов разработаны специально для нужд ресторанного бизнеса.

Вот некоторые из способов, которыми отчеты POS могут принести пользу вашему бизнесу.

Управляйте кадровыми решениями

У вас есть высокопроизводительный продавец или официант, умеющий продавать больше? Используете ли вы их в меру своих способностей?

Данные, которые вы собираете о сотрудниках, могут определить, кто и когда работает. Затем вы можете создавать графики, исходя из того, что лучше всего подходит для вашего бизнеса, например, чтобы ваши лучшие сотрудники работали в часы пик. Это также может помочь вам определить, сколько сотрудников необходимо укомплектовать за смену, помогая вам запланировать нужное количество сотрудников, чтобы вы не переплачивали за ненужный труд и не испытывали нехватку персонала.

Принимайте решения о покупке

Отслеживание и управление запасами — большая головная боль для любого владельца бизнеса, которую приходится выполнять вручную; это часто становится догадкой. POS-система может автоматизировать весь процесс за вас. Отчет о запасах может помочь вам принять решение о покупке, чтобы у вас не закончились популярные товары и не застряло со слишком большим количеством плохо продаваемых товаров.

Понимание управления запасами особенно важно для новых предприятий, которые все еще выясняют, какие товары прибыльны, а какие нет. Это также важно для предприятий, сталкивающихся с проблемами движения денежных средств, поскольку внесение изменений в запасы может высвободить дополнительные деньги. Это также полезно для очень малых предприятий, которые внезапно перегружены спросом на конкретный продукт или пункт меню, помогая им определить, следует ли им увеличить сумму, которую они заказывают у поставщиков.

Улучшите свою маркетинговую стратегию

Привлечение новых клиентов и удержание существующих — ключ к успеху. Данные, полученные из программного обеспечения POS, могут улучшить ваш маркетинг и охват, чтобы вы могли ориентироваться на нужных клиентов.

Многие POS-системы поставляются с лучшим программным обеспечением для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), встроенным в их инфраструктуру. Благодаря подробным отчетам и инструментам аналитики CRM это программное обеспечение может дать вам представление о том, кто ваши клиенты, что они любят покупать и как часто они покупают, а затем вы можете проводить рекламные акции на основе этой информации. Программное обеспечение CRM также может сказать вам, работает ли маркетинговая кампания, основываясь на том, сколько новых и существующих клиентов покупают ваши продукты. (Читайте по теме: 5 способов, которыми POS-системы с поддержкой CRM могут помочь вашему бизнесу)

Помогите составить план роста

Вы хотите сохранить своих постоянных клиентов, пока ищете новых. Один из способов сделать это — вознаградить их лояльность акциями и скидками. Определить, какие клиенты заслуживают этих предложений, проще с помощью отчетов POS.

Создав отчет о своих клиентах, вы можете определить, кто из них новенький, а кто уже делал у вас покупки раньше. Эта информация может быть важна для новых предприятий, пытающихся привлечь лояльных клиентов, а также для местных независимых магазинов, которые полагаются на повторные продажи, чтобы конкурировать с более крупными брендами.

Отчетность POS может быть очень полезна для владельцев бизнеса по множеству причин. Он может принимать решения о кадровом обеспечении, закупках и маркетинге, а также помогать вам управлять несколькими офисами и планировать рост.

5 типов отчетов POS для запуска

У владельцев малого бизнеса нет времени просматривать каждый отчет, который предлагают их POS-системы, но есть некоторые отчеты, которые им не следует игнорировать. Вот взгляд на пять из них.

1. Общая аналитика

Самый простой способ воспользоваться данными, которые собирает ваша POS-система, — просмотреть аналитическую панель (если она есть) или получить общий сводный отчет (который доступен почти во всех POS-системах). Хотя информационные панели POS и сводные отчеты обычно отображают аналогичную информацию, информационные панели POS предлагают очевидное преимущество: они активны и, таким образом, отражают текущее состояние вашего бизнеса.

Общий сводный отчет или аналитическая панель будут отображать краткие факты, такие как чистые продажи за определенный период времени (а также процентное изменение по сравнению с предыдущими периодами), количество транзакций, итоговые суммы транзакций, итоговые суммы счетов, депозиты и исходящие расходы. Обзор всех данных в различных сферах вашего бизнеса с высоты птичьего полета ценен, даже если вы также создаете более подробные отчеты.

Общие сводки могут помочь вам выявить проблемные области и углубиться в них для решения проблемы. Подобные обзоры также могут быть полезны для обмена информацией с деловыми партнерами или сотрудниками, которым требуется только моментальный снимок, а не углубленный анализ происходящего.

Если в вашей POS-системе нет информационной панели, проверьте в разделе отчетов автоматические сводки. Многие POS-платформы имеют встроенные общие сводные отчеты, которые можно отправлять вам по электронной почте в определенное время (ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежеквартально), но если такой возможности нет, вам придется получать отчет вручную, что занимает всего лишь несколько минут. несколько минут.

2. Бухгалтерский учет

Бухгалтерские отчеты — одна из лучших функций POS-систем для владельцев бизнеса. Почти все лучшие POS-системы имеют отчеты главной книги, которые предоставляют подробный отчет об активах, пассивах, депозитах клиентов, кредиторской задолженности и многом другом.

Вы должны иметь возможность настраивать свои собственные бухгалтерские отчеты в своем программном обеспечении POS, вводя коды и описания главной книги и сопоставляя свои счета на основе определенных вами категорий, таких как возмещение, доход или корректировка денежных средств. В хорошей POS-системе после запуска главной книги или другого бухгалтерского отчета вы можете экспортировать информацию в Excel.

Поскольку Excel совместим с QuickBooks, возможно, самым популярным бухгалтерским программным обеспечением для малого и среднего бизнеса (SMB), экспорт данных позволяет значительно сэкономить время. Индивидуальные бухгалтеры также могут оценить возможность предоставления необходимой им информации в Excel. Если у вас уже есть POS-система и вы не используете встроенные бухгалтерские отчеты, вы упускаете одну из лучших функций экономии времени, которые предлагают эти системы.

3. Инвентарь

Отслеживание запасов через POS-систему не только мгновенно усложняет кражу для сотрудников, но и оптимизирует процесс заказа, а также упрощает диагностику и минимизирует потери.

Сводные данные о запасах, один из наиболее распространенных отчетов, обычно дают обзор текущих запасов на складе, что может быть полезно как для сотрудников, так и для владельцев; нет необходимости бежать на склад, чтобы проверить наличие запасов, если доступна действующая панель мониторинга или отчет. Отчеты об оценке запасов, в которых указывается общая денежная стоимость текущих запасов, также являются популярным выбором для предприятий малого и среднего бизнеса.

Существуют также отчеты о переупорядочении запасов, которые автоматически фиксируют все предметы в вашем инвентаре, количество которых ниже определенного вами. Итак, если вы решите, что вам всегда нужно минимум 35 зеленых виджетов, в тот момент, когда ваш запас зеленых виджетов достигнет 34, он появится в отчете о переупорядочении вашего инвентаря.

Некоторые системы также имеют специализированные отчеты о запасах, которые позволяют эффективно управлять запасами. К ним относятся отчеты о сырье (используемые в основном на предприятиях по производству продуктов питания или в мобильных POS-системах ресторанов и их настольных эквивалентах) или отчеты о деталях, специально предназначенные для производственных предприятий.

Многие POS-продукты позволяют интегрировать аналитику запасов со сторонним бухгалтерским программным обеспечением для оптимизации процесса. Программное обеспечение POS с интерактивными информационными панелями (а не с определенными отчетами) может даже демонстрировать рабочие процессы заказов, сообщать вам, когда запланировано поступление товаров, и обеспечивать ежеминутное отслеживание исходящих платежей и доставок.

4. Отслеживание продаж, отслеживание платежей и информация о клиентах.

Информация о продажах в точках продаж имеет неоценимое значение для предприятий малого и среднего бизнеса, которые хотят точно определить спрос и исключить неэффективные продукты или услуги. Существует множество типов отчетов о продажах, которые различаются по структуре и функциям в зависимости от типа бизнеса, для которого они предназначены. Например, отчет розничного магазина будет отличаться от отчета компании, занимающейся ландшафтным дизайном, поскольку характер продуктов и услуг сильно отличается.

Как правило, отчеты о продажах позволяют просматривать каждый проданный вами товар. Они также предоставляют вам сводную информацию о ваших высоких и низких показателях, общем доходе, средней сумме заказа, заказах по времени суток, разбивке налога с продаж, истории депозитов, тенденциях продаж, наиболее и наименее распространенных способах оплаты и многом другом.

Многие отчеты о продажах и информационные панели также включают информацию о клиентах и ​​сотрудниках, поэтому каждую транзакцию можно легко просмотреть в полном объеме в случае возникновения спора или сомнительной деятельности. Информация о клиентах также может быть использована для определения того, сколько у вас постоянных клиентов по сравнению с новыми и как часто повторные клиенты совершают покупки.

Отчеты о продажах могут помочь принять будущие бизнес-решения и даже увеличить доходы. Например, если дорогая форма кредита не широко используется среди наиболее крупных покупателей, малый и средний бизнес может принять решение больше не принимать ее и сохранить разницу. Такие отчеты также упрощают стратегический заказ запасов и, таким образом, позволяют избежать затоваривания запасов в периоды застоя или исчерпания запасов в периоды больших объемов.

Конечно, чем дольше используется система, тем ценнее аналитика продаж, поэтому в первые несколько месяцев может не произойти каких-либо масштабных разоблачений. Но как только эта функция будет отслеживаться в течение года или двух, эта функция облегчит диагностику моделей покупок и платежей клиентов и соответствующую корректировку.

5. Управление персоналом

Большинство POS-систем позволяют создавать индивидуальные профили сотрудников. Это означает, что вы можете просмотреть отчет о труде для каждого сотрудника, чтобы увидеть такую ​​​​информацию, как среднее количество отработанных часов, средние объемы продаж, среднее количество транзакций и процент от общих затрат на рабочую силу в зависимости от должности или должности.

Отчеты с указанием времени также популярны, особенно среди предприятий малого и среднего бизнеса, которые полагаются на почасовых сотрудников, которые не обязательно работают с 9 до 5. Вы найдете такую ​​​​информацию, как названия должностей и соответствующие шкалы оплаты (включая ставки сверхурочной работы), общее количество оплачиваемых часов, общее количество сверхурочных и, в некоторых случаях, временные метки часов, отработанных каждым сотрудником.

Эту информацию можно собрать гораздо быстрее с помощью POS-системы, чем вручную в Excel. Он также предоставляет информацию об управлении затратами на рабочую силу и оптимизации метода планирования.

Владельцы малого и среднего бизнеса, которые собирают отчеты о трудовых ресурсах, могут обнаружить, например, что у них слишком много сотрудников работают в периоды замедления, или что некоторые члены команды не выполняют свою работу. Возможность эмпирически отслеживать производительность повышает ответственность и облегчает создание выдающейся рабочей силы.

Есть несколько отчетов POS, которые следует использовать большинству владельцев бизнеса. Если вам нужно общее представление о деятельности вашего бизнеса, общих аналитических отчетов должно быть достаточно. Если вы хотите глубже углубиться в конкретные области вашего бизнеса, запускайте отчеты по бухгалтерскому учету, запасам, продажам и сотрудникам.