Импорт списка клиентов в QuickBooks

Если ваш бухгалтер или бухгалтер использует QuickBooks для управления финансами вашей компании, имеет смысл хранить ваши учетные данные и информацию о клиентах в QuickBooks, чтобы отправка счетов была беспрепятственной. Хотя вы можете добавлять контакты в QuickBooks вручную, вы сэкономите время и усилия, импортировав данные клиентов в больших объемах.

Вот руководство по экспорту списков клиентов из Excel, Gmail и Outlook и их импорту в любую используемую вами версию QuickBooks, включая QuickBooks Online или QuickBooks Pro.

QuickBooks также предлагает мощные инструменты расчета заработной платы и учета рабочего времени для малого бизнеса. Прочтите наш обзор QuickBooks Time для получения дополнительной информации.

Ограничения по размеру и требования к форматированию

Прежде чем импортировать файлы клиентов в QuickBooks, вы должны сначала понять требования к форматированию и ограничения на размер файлов, чтобы обеспечить беспрепятственный импорт данных.

• Существуют ограничения на размер файла. Для Excel и Outlook ограничение размера файла импорта составляет 1000 строк или 2 МБ. Чтобы импортировать файлы большего размера, вам необходимо разделить данные и выполнить несколько импортов.
• Возможно, произошел неправильный импорт файлов. Если файл импортирован неправильно и вам придется импортировать его повторно, файл не перезапишет ваш список клиентов. Удалите ошибочно импортированных клиентов, прежде чем повторно импортировать файл, иначе у вас останутся дубликаты.

• Вы не можете импортировать субаккаунты. Измените дочерние учетные записи на родительские перед их импортом, а затем измените их обратно после завершения импорта.
• Разрешен только один адрес электронной почты. Процесс импорта QuickBooks поддерживает только один адрес электронной почты. Позже вы сможете добавить дополнительные адреса электронной почты.
• Для всех данных требуется уникальное имя. Все записи поля «Имя» должны быть уникальными. Клиенты не могут иметь одно и то же имя.

Вот некоторые другие требования к форматированию при импорте списков из электронной таблицы Excel или Google:

• Поместите заголовки столбцов в первую строку.
• Поместите контакты на лист Sheet1.
• Убедитесь, что в электронной таблице нет формул, пустых строк или диаграмм.
• Убедитесь, что в таблице нет ошибок, таких как #ЗНАЧЕНИЕ, #Н/Д, #ССЫЛКА! или #ИМЯ?.
• Не используйте кавычки, двоеточия и другие недопустимые символы в поле «Имя».

Как импортировать списки клиентов в QuickBooks Online

Если вы используете облачное бухгалтерское решение QuickBooks Online, доступное через веб-браузер, импортировать данные можно быстро и легко. Вы можете переместить существующие запасы, списки поставщиков и клиентов, а также диаграммы счетов, из других приложений, поэтому вам не придется вводить данные вручную.

Мы объясним, как импортировать списки клиентов в QuickBooks Online из распространенных источников, таких как Excel, Gmail и Outlook.

Примечание редактора: Ищете подходящее программное обеспечение для бухгалтерского учета для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Импорт списков клиентов Excel в QuickBooks Online

Убедитесь, что ваша электронная таблица Excel для клиентов правильно отформатирована и сопоставлена, чтобы вы импортировали правильные данные в нужные поля. Откройте существующую таблицу Excel или создайте новую, затем выполните следующие действия:

1. Проверьте заголовки. Убедитесь, что столбцы в первой строке таблицы имеют заголовки, соответствующие данным клиента, например имени, электронной почте и номеру мобильного телефона.
2. Заполните лист. Если вы создаете новую таблицу, заполните ее контактной информацией. Оставьте столбцы пустыми, если у вас нет доступных данных.
3. Сохраните таблицу Excel. Сохраните файл в формате XLS или XLSX и отслеживайте его местоположение. Данные, которые вы импортируете, сопоставляются с деталями выставления счетов в QuickBooks.

Затем войдите в свою учетную запись QuickBooks Online и выполните следующие действия:

1. Выбирать Настройки (значок шестеренки).
2. Выбирать Импортировать данные.
3. Выбирать Клиенты.
4. В Выберите файл CSV или Excel для загрузки. поле, нажмите Просматривать.
5. Перейдите в таблицу Excel и нажмите Открыть.
6. Нажмите Следующий.
7. Если какие-либо данные отсутствуют, вы увидите предупреждающий знак. Если данные полны, вы увидите галочку. Выбирать Следующий.
8. При необходимости измените информацию и выберите Импорт.

QuickBooks разработала функции оплаты на следующий день для платежей ACH через свою платформу, поэтому вы можете получать оплату гораздо быстрее после выставления счета.

Импорт списков клиентов Gmail в QuickBooks Online

Когда дело доходит до импорта списков клиентов из Gmail в QuickBooks Online, есть два простых способа. Вы можете либо связать контакты Google через Gmail, либо экспортировать контакты клиентов в QuickBooks Online традиционным способом.

Связывание контактов Gmail

1. На панели управления QuickBooks Online выберите + Новый.
2. Под Клиентывыбирать Счет.
3. Вы получите новый пустой счет. В Клиент поле, щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите Добавить новый.
4. Выбирать Подключите свою учетную запись Gmail.
5. Выбирать Принимать для синхронизации контактов из Gmail с QuickBooks Online.

Теперь вы сможете выбрать контакт Gmail в качестве клиента в любой транзакции, но эти клиенты не добавляются к вашим контактам QuickBooks Online навсегда. Для этого вам необходимо импортировать весь список или добавить контакты Gmail вручную.

Если в какой-то момент вы захотите отменить связь своих контактов Gmail с QuickBooks Online, выберите Клиент стрелку раскрывающегося списка поля и нажмите кнопку скрепка для бумаг икона.

Импорт клиентов из Gmail в QuickBooks Online

1. Войдите в свою учетную запись Gmail.
2. Нажмите кнопку Контакты значок в правой части экрана.
3. Нажмите Открыть в новой вкладке (значок имеет вид квадрата с диагональной стрелкой).
4. Если вы хотите экспортировать только некоторые контакты, нажмите, чтобы выбрать их. В противном случае перейдите к следующему шагу.
5. В меню слева выберите Экспорт.
6. Выбирать Контакты чтобы экспортировать все контакты, или нажмите Выбранные контакты для экспорта тех, которые вы выбрали.
7. Под Экспортировать каквыбирать Google CSV-файл.
8. Выбирать Экспорт. Файл сохранится в папке «Загрузки».

Затем войдите в свою учетную запись QuickBooks Online и выполните следующие действия:

1. Выбирать Настройки (значок шестеренки).
2. Выбирать Импортировать данные.
3. Выбирать Клиенты.
4. В Выберите файл CSV или Excel для загрузки. поле, нажмите Просматривать.
5. Перейдите к только что загруженному файлу Google CSV и нажмите Открыть.
6. Нажмите Следующий.
7. Если какие-либо данные отсутствуют, вы увидите предупреждающий знак. Если данные полны, вы увидите галочку. Выбирать Следующий.
8. При необходимости измените информацию и выберите Импорт.

Если QuickBooks не подходит для вашего бизнеса, альтернативы QuickBooks могут быть многофункциональными и доступными. Прочтите наш обзор Xero и обзор Zoho Books, чтобы узнать больше.

Импорт списков клиентов Outlook в QuickBooks Online

Импортировать контакты Outlook в QuickBooks Online легко.

Экспорт данных Outlook 2010

1. Нажмите на Офис кнопку вверху слева.
2. Выбирать Сохранение.
3. Выбирать Экспорт чтобы открыть Мастер импорта и экспорта, и следуйте подсказкам.

Экспорт данных Outlook 2007 и более ранних версий

1. Из Файл меню, выберите Импорт и экспорт чтобы открыть мастер.
2. Выбирать Экспорт в файл и введите Значения, разделенные запятыми.
3. Выберите место сохранения и следуйте подсказкам.

Импорт данных в QuickBooks Online

После экспорта данных Outlook выполните следующие действия:

1. Войдите в QuickBooks Online и выберите Настройки (значок шестеренки).
2. Выбирать Импортировать данные.
3. Выбирать Клиенты.
4. В Выберите файл CSV или Excel для загрузки. поле, нажмите Просматривать.
5. Перейдите к CSV-файлу Outlook и нажмите Открыть.
6. Нажмите Следующий.
7. Если какие-либо данные отсутствуют, вы увидите предупреждающий знак. Если данные полны, вы увидите галочку. Выбирать Следующий.
8. При необходимости измените информацию и выберите Импорт.

Прочтите наш полный обзор программного обеспечения для бухгалтерского учета QuickBooks Online, чтобы узнать больше о мощных функциях этого облачного инструмента.

Как импортировать списки клиентов в QuickBooks Pro

Импорт списков клиентов в QuickBooks Pro, настольное приложение QuickBooks, также выполняется быстро и легко.

Импорт списков клиентов Excel в QuickBooks Pro

Чтобы импортировать информацию о клиенте из электронной таблицы Excel, выполните следующие действия:

1. Запустите QuickBooks Pro, перейдите в Файл меню и выберите Утилиты.
2. Выбирать Импорт > Файлы Excel.
3. Вы увидите окно с вопросом о добавлении и редактировании нескольких записей списка. Выбирать Нет.

Далее мастер импорта QuickBooks Pro проведет вас через процесс импорта. Вот как это работает:

Шаг 1. Выберите клиентов.

1. Выберите тип данных, который вы хотите импортировать.
2. Выбирать Клиенты.
3. Если это ваш первый импорт данных, вы увидите всплывающее предупреждение о том, что отменить процесс импорта невозможно. Выбирать Да продолжить импорт.

Шаг 2: Перенесите данные.

1. Скопируйте сведения о клиенте из существующей таблицы Excel и вставьте их в файл шаблона Excel QuickBooks.
2. Наведите курсор мыши на ячейку, чтобы просмотреть информацию о том, какой тип данных она должна содержать. Вы также увидите пример форматирования ячеек над заголовками столбцов.

Шаг 3. Решите проблемы.

Прежде чем завершить процесс импорта, убедитесь, что ваш файл не содержит ошибок. Если QuickBooks обнаружит проблему, вы увидите окно с ошибкой в ​​левом верхнем углу и предупреждающий треугольник в углу ячейки с ошибочными данными. QuickBooks расскажет вам, что не так и как это исправить.

Шаг 4. Сохраните изменения.

1. Убедившись в точности данных, выберите Добавить мои данные сейчас.
2. Если вы еще не сохранили изменения в шаблоне Excel, выберите Сохранить и добавить мои данные сейчас. Важно: если вы выберете Я добавлю свои данные позжевы потеряете свой прогресс.
3. Сохраните файл на свой компьютер.

Шаг 5: Выберите и импортируйте файл.

1. После сохранения файла он должен автоматически появиться в папке Добавить мои данные сейчас Если вы его не видите, нажмите Просматривать и выберите файл.
2. Нажмите Добавить мои данные сейчас. Вы увидите сообщение о том, что вы успешно импортировали файл данных. Теперь вы можете найти список своих клиентов в QuickBooks Pro.

Импорт списков клиентов Gmail в QuickBooks Pro

Чтобы импортировать список контактов Gmail в QuickBooks Pro, создайте файл экспорта CSV.

1. Войдите в свою учетную запись Gmail.
2. Нажмите кнопку Контакты значок в правой части экрана.
3. Нажмите Открыть в новой вкладке (значок имеет вид квадрата с диагональной стрелкой).
4. Если вы хотите экспортировать только некоторые контакты, нажмите, чтобы выбрать их. В противном случае перейдите к следующему шагу.
5. В меню слева выберите Экспорт.
6. Выбирать Контакты чтобы экспортировать все контакты, или нажмите Выбранные контакты для экспорта тех, которые вы выбрали.
7. Под Экспортировать каквыбирать Google CSV-файл.
8. Выбирать Экспорт. Файл сохранится в папке «Загрузки».

Затем запустите QuickBooks Pro и выполните следующие действия:

1. Выбирать Настройки (значок шестеренки).
2. Выбирать Импортировать данные.
3. Выбирать Клиенты.
4. Выбирать Просматриватьперейдите к файлу экспорта CSV и нажмите Открыть.
5. Выбирать Следующий.
6. Сопоставьте свои данные и выберите Следующий. Отрегулируйте все, что необходимо исправить.
7. Выбирать Импорт.

Другой вариант — связать свою учетную запись Gmail с QuickBooks, чтобы легко получать доступ к клиентам и поставщикам, не импортируя и не добавляя их вручную. Вот как это работает:

1. Выберите Создавать меню и выберите транзакцию.
2. Выбирать Добавить новый сверху.
3. Выбирать Подключите свою учетную запись Gmail.
4. Нажмите Принимать чтобы разрешить приложению доступ к вашей учетной записи Google.

Теперь вы сможете выбрать контакт Gmail в качестве клиента в любой транзакции.

Импорт списков клиентов Outlook в QuickBooks Pro

QuickBooks Pro также поддерживает импорт из Microsoft Outlook. Как и в случае с другими инструментами, вы создадите файл CSV для импорта. Вот как это сделать:

1. Запустите Outlook.
2. Из Файл меню, выберите Открыть и экспортировать > Импорт/Экспорт.
   
3. Появится Мастер импорта и экспорта.
4. Выбирать Экспорт в файл и выбери CSV-файл как тип файла.
5. Сохраните файл и запишите его местоположение.

Затем запустите QuickBooks Pro и выполните следующие действия:

1. Выбирать Настройки (значок шестеренки).
2. Выбирать Импортировать данные.
3. Выбирать Клиенты.
4. Выбирать Просматривать и перейдите к файлу экспорта CSV, затем нажмите Открыть.
5. Выбирать Следующий.
6. Сопоставьте свои данные и выберите Следующий. Отрегулируйте все, что необходимо исправить.
7. Выбирать Импорт.