Заявка на закупку

Заявка на покупку Значение

Заявка на покупку — это документ, который сотрудник организации издает внутри организации, чтобы выразить свое желание приобрести товары или услуги для бизнеса. Этот документ обеспечивает прозрачную процедуру закупок, предотвращает мошенничество и устанавливает прямой финансовый контроль над процессом закупок и закупок.

Это первый шаг в процедуре закупок организации. Сотрудник отправляет заявку на закупку в отдел закупок на утверждение. После внутреннего рассмотрения и утверждения компания выдает заказ поставщику необходимых товаров или услуг. Закупки могут быть для производственных ресурсов, запасов или бизнес-операций.

Оглавление

• Заявка на покупку Значение
  • Объяснение заявки на покупку
  • Шаги
  • Примеры
  • Важность
  • Заявка на покупку и заказ на покупку
  • Часто задаваемые вопросы (FAQ)
  • Рекомендуемые статьи

Ключевые выводы

• Определение заявки на покупку относится к внутреннему документу, выпущенному сотрудником для запроса покупки товаров или услуг от имени их компании. Он защищает бизнес от мошенничества и помогает организации контролировать свои расходы.
• Как правило, некоторые из деталей, включенных в этот документ, включают официальное имя поставщика, цену и количество товара, отдел и имя заказчика, а также причину покупки.
• Создание этого документа является первым шагом в процедуре закупок организации.
• Автоматизация процедуры заявки на покупку может устранить ручные процедуры, которые подвержены ошибкам.

Объяснение заявки на покупку

определение заявки на покупку относится к внутреннему документу, который работник организации выдает для запроса на покупку товаров или услуг. Первый шаг в процедуре покупки бизнеса начинается с выдачи этого документа. Это помогает компаниям предотвращать мошенничество, контролировать расходы, оптимизировать закупки и предлагать важную документацию, необходимую для финансового аудита.

Как правило, форма заявки на покупку состоит из следующих деталей:

• Отдел запрашивающей стороны и наименование
• Дата запроса
• Запрашиваемые продукты или услуги
• Цена, описание и количество товара.
• Юридическое название поставщика
• Причина покупки
• Предлагаемый поставщик или продавец

Нужно помнить, что сотрудники ничего не покупают, когда заполняют документ. Они просто инициируют процесс покупки, запрашивая внутреннее разрешение. Также эти документы не имеют обязательной юридической силы и редко покидают пределы компании.

Не каждая организация использует этот документ в своей процедуре закупок. Некоторым предприятиям документ нужен для покупок, превышающих определенную сумму в долларах. Кроме того, бухгалтерский документ компании использует этот документ для планирования будущих расходов. Это полезно, поскольку проверка бюджета перед утверждением покупок может предотвратить дорогостоящие ошибки.

Шаги

Шаги, связанные с процедурой повторного приобретения, следующие:

1. Заполните форму заявки на покупку.
2. Получите одобрение документа в отделе закупок.
3. Получите предложение.
4. Оформить заказ на покупку продавцу.
5. Получите доставку необходимых товаров и проверьте, соответствует ли их количество и качество. Не забудьте обработать, если это необходимо.

Последний шаг процесса заявки на покупку включает в себя трехстороннее сопоставление предоставленного счета, заявки на покупку и заказа на покупку для обеспечения точности.

Если предприятия автоматизируют рабочие процессы подачи заявок на покупку, они могут устранить подверженные ошибкам ручные процедуры, которые могут быть медленными и обременительными.

Примеры

Давайте рассмотрим несколько примеров заявок на покупку, чтобы лучше понять концепцию.

Пример №1

Техника Западного края усыновленный программное обеспечение для прогнозирования закупок, разработанное Arkestro для экономии и более надежных поставок из цепочки поставок, которая исторически была сложной. Система Arkestro работает в рамках процессов и систем, которые клиенты уже используют, устанавливая рекомендации по цене и распределению в рабочих процессах закупок и поиска поставщиков.

Система делает это, предлагая покупателям рекомендации относительно прогнозируемых ценовых предложений на уровне номенклатуры для любой спецификации, заявки на покупку или потребительской корзины, которые могут быть переданы непосредственно поставщикам. Кроме того, Arkestro может направлять покупки предпочтительным поставщикам и автоматизировать поставщика-покупателя, что экономит ресурсы и время.

Пример #2

Предположим, что отделу продаж Prudent, консалтинговой компании по страхованию жизни, нужны новые смартфоны для членов выездной группы. Однако вместо того, чтобы начальник отдела заказывал 30 новых телефонов или менеджеры по продажам покупали их устройства, процедура закупки требует от менеджера по продажам оформления заявки на покупку и отправки ее в отдел закупок.

После того как отдел закупок рассмотрит документ и убедится, что запрос соответствует текущему бюджету организации, он утверждает и выдает заказ на покупку.

Важность

Можно посмотреть на следующие пункты, чтобы понять важность этого документа.

• Он формализует правила, определяющие, кто, что, как и когда может покупать. Это дает менеджерам, группам по закупкам и сотрудникам ясность относительно того, как они должны обрабатывать закупки.
• Этот процесс обеспечивает большую прозрачность в отношении того, какие лица и группы покупают, что и почему. Прозрачность больше, когда сотрудники выдают документ в электронном виде.
• Хорошо организованный и четко сформулированный процесс закупок сводит к минимуму возможности для мошеннического сотрудника сотрудничать с поставщиками и обманывать организацию или приобретать товары для личного пользования.
• Выдача такого документа предотвращает дублирование заказов.
• Предприятия могут использовать этот внутренний документ в качестве доказательства для финансового аудита.
• Поскольку отдел закупок просматривает документ, запросы на покупку обычно попадают в бюджетные рамки организации.

Заявка на покупку против заказа на покупку

Значение и цель заявки на покупку и заказа на покупку могут сбивать с толку людей, не знакомых с этими понятиями. Чтобы избежать путаницы, нужно понимать их принципиальные различия. Итак, давайте посмотрим на таблицу, выделяющую их отличительные особенности.

Заявка на закупкуЗаказ на покупкуЭто запрос на покупку, размещенный сотрудником внутри компании. Это подтверждение заказа, которое утверждает запрос на покупку, размещенный сотрудником. Этот документ выдает сотрудник. Выдает его отдел закупок или закупок. Получает начальник отдела закупок. Поставщик получает заказ на поставку. Сотрудники выдают этот документ, когда обнаруживают потребность в товарах или услугах. Соответствующий отдел выдает его, когда необходимо оформить заказ на необходимые товары или услуги.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как удалить заявку на покупку в SAP?

Физические лица могут удалить их, выбрав все элементы заявки на покупку, а затем щелкнув значок корзины. Однако следует отметить, что они должны подтвердить предупреждение о безопасности, появляющееся во всплывающем окне, прежде чем удалять элементы по соображениям безопасности. После завершения удаления пользователи могут увидеть сообщение, появляющееся в строке состояния.

Какие бывают виды заявок на покупку?

Рассмотрим два типа заявок на покупку.
Внешний: Сотрудники выдают документ, чтобы запросить покупку услуг или товаров у поставщика или поставщика. Они могут предложить поставщика в документе.
Внутренний: Сотрудники организации используют этот документ для запроса передачи материалов со склада другой организации.

Могу ли я скопировать заявку на покупку в SAP?

Пользователи могут копировать полные заявки или отдельные позиции из обзора документов в заявку, которую они в данный момент обрабатывают.

В чем разница между спецификацией и заявкой на покупку?

Спецификация материалов или спецификация идентифицирует отдельные единицы продукции, которые организация должна произвести или закупить. Напротив, заявка на покупку — это документ, который сотрудники выдают для запроса покупки товаров или услуг.

Рекомендуемые статьи

Эта статья была руководством по Заявке на покупку и ее значению. Здесь мы объясним его примеры, отличия от заказа на поставку, важность и шаги. Вы также можете найти несколько полезных статей здесь –

• Шаблон заказа на поставку
• Полная форма GRN
• Стратегический сорсинг