Законы об отпуске по болезни, применимые к вашему бизнесу

• Сотрудники используют отпуск по болезни, чтобы оправиться от болезни, обратиться за лечением от домашнего насилия или помочь близким членам семьи сделать одно из двух.
• Вы можете эффективно отслеживать накопление и использование отпусков по болезни сотрудников, внедрив конкретные политики отпусков по болезни и купив программное обеспечение для отслеживания времени.
• Законы об оплачиваемых отпусках по болезни различаются в зависимости от города, округа и штата; федеральный Закон об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA) содержит дополнительные общенациональные положения.
• Эта статья предназначена для новых владельцев бизнеса, которые должны узнать о законах об отпуске по болезни и отслеживании.

Ваши сотрудники будут болеть. Иногда они могут справиться с этим, но в других случаях им лучше взять перерыв, чтобы восстановиться. Вот почему существуют законы об отпуске по болезни. Эти законы различаются в зависимости от штата, а в некоторых штатах вообще нет законов об отпусках по болезни. Существуют и федеральные правила. Как работодатель, жизненно важно иметь четкое представление о законах об отпуске по болезни и о том, как они применяются к вашему бизнесу и сотрудникам.

Примечание редактора: Ищете подходящую систему учета рабочего времени для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Что такое отпуск по болезни и как работают законы об отпуске по болезни?

Отпуск по болезни — это пособие для работников, которое дает работникам право на отпуск, когда они — или, в некоторых случаях, близкие члены семьи — больны. В некоторых случаях сотрудники могут использовать отпуск по болезни для лечения физического или психического здоровья, связанного с насилием в семье.

Как правило, сотрудники получают один час оплачиваемого отпуска по болезни каждый раз, когда они отрабатывают заранее определенное количество часов; обычно существует ограничение на количество выходных, которые они могут заработать. Вот несколько примеров по штатам:

• Нью-Джерси: В Нью-Джерси сотрудники получают один час оплачиваемого отпуска по болезни за каждые 30 часов работы и могут заработать не более 40 часов оплачиваемого отпуска по болезни в год.
• Аризона: Если вы ведете бизнес в Аризоне, оплачиваемый отпуск по болезни начисляется так же, как и в Нью-Джерси, за одним исключением. Максимальное количество часов отпуска по болезни, которое могут получить сотрудники предприятий в Аризоне с менее чем 15 сотрудниками, составляет 24. В Нью-Джерси нет таких различий по размеру.
• Калифорния: Если вы ведете бизнес в Калифорнии, штат применяет те же правила начисления, что и в Нью-Джерси, но в более свободной форме. Любой график начисления, согласно которому работник накапливает не менее 24 часов оплачиваемого отпуска по болезни к 120-му календарному дню работы, соответствует закону штата Калифорния.

Хотя законы об отпусках по болезни различаются в зависимости от штата, нет федеральных законов в настоящее время требуют от работодателей предоставления оплачиваемого отпуска по болезни. Однако, если ваш бизнес подпадает под действие федерального Закона об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA), ваши сотрудники имеют право на отпуск по болезни, хотя и неоплачиваемый.

В некоторых штатах действуют законы, запрещающие работодателям требовать от сотрудников использования больничных и отпускных, если они выполняют обязанности присяжных.

Как вы можете отслеживать и управлять больничными?

В большинстве законов об отпусках по болезни прямо не указано, как работодатели должны отслеживать накопленные отпуска по болезни и их использование. Тем не менее, важно иметь последовательную политику управления отпусками по болезни. Внедрение надежных политик управления отпусками по болезни помогает отслеживать, сколько времени по болезни накоплено и использовано вашими сотрудниками. Надлежащая практика отслеживания также обеспечивает соблюдение законов об отпусках по болезни.

Чтобы эффективно отслеживать и управлять больничными днями своих сотрудников, создайте правила отпуска по болезни в рамках политик вашей компании в отношении оплачиваемых отпусков (PTO) и опубликуйте их в своем справочнике сотрудников. Убедитесь, что вы выполняете все условия, которые требуют законы об отпусках по болезни, и включите положения о том, как ваша компания будет отслеживать отпуска ваших сотрудников по болезни.

Один из этих трех вариантов отслеживания, вероятно, лучше всего подходит для вашего бизнеса:

• Отслеживайте больничные с помощью электронной таблицы: Как и практически с любой числовой функцией, связанной с бизнесом, вы можете использовать электронную таблицу для отслеживания начисленных и использованных оплачиваемых больничных дней ваших сотрудников. Создайте отдельные столбцы для накопленного отпуска по болезни, использованного отпуска по болезни и оставшегося отпуска по болезни, а затем создайте строку для каждого сотрудника. Вы также можете добавить столбец для каждого типа отпуска по семейным обстоятельствам или отпуска по болезни, включая отпуск по личным обстоятельствам, отпуск по уходу за ребенком и отпуск по уходу за ребенком.
• Отслеживайте больничные с помощью программного обеспечения для расчета заработной платы: Программное обеспечение для расчета заработной платы отслеживает и рассчитывает часы, отработанные вашими сотрудниками, и соответствующую заработную плату. Некоторые из лучших вариантов программного обеспечения для расчета заработной платы также отслеживают оплачиваемый отпуск, включая начисление и использование отпуска по болезни. Если ваше программное обеспечение для расчета заработной платы включает в себя функции управления персоналом и отслеживание рабочего времени и посещаемости, оно должно быть способно отслеживать отпуска по болезни.
• Отслеживайте больничные с помощью систем учета рабочего времени и посещаемости: В дополнение к онлайн-системам расчета заработной платы лучшее программное обеспечение для учета рабочего времени может отслеживать и управлять PTO. Многие решения для учета рабочего времени также позволяют сотрудникам запрашивать выходные дни и позволяют руководителям утверждать или отклонять эти запросы.

Системы учета рабочего времени также могут помочь вашему бизнесу соблюдать федеральные правила сверхурочной работы.

Часто задаваемые вопросы об отпуске по болезни

Не во всех штатах есть законы об отпусках по болезни, и законы двух штатов не идентичны. Это отсутствие последовательности вызывает у многих владельцев бизнеса вопросы о том, что влечет за собой соблюдение закона об отпусках по болезни. Следующие вопросы и ответы должны помочь вам понять тонкости законов об отпусках по болезни:

Каковы федеральные правила отпуска по болезни?

FMLA регулирует федеральный закон об отпусках по болезни. В соответствии с FMLA сотрудники, имеющие право на участие в программе, могут получить до 12 недель неоплачиваемого отпуска с сохранением рабочего места. Обратите внимание, что FMLA не содержит никаких положений об оплачиваемом отпуске по болезни.

FMLA дает право соответствующим сотрудникам вернуться на ту же работу или эквивалентную работу в вашей компании по возвращении из отпуска. Если один из ваших сотрудников уходит в отпуск по FMLA, вы не можете изменять или прекращать его медицинскую страховку и льготы.

Согласно FMLA, работники, имеющие право на неоплачиваемый отпуск по болезни, должны соответствовать всем следующим критериям:

• Они должны быть наняты государственным учреждением или частным предприятием, в котором работает не менее 50 сотрудников в течение не менее 20 рабочих недель.
• Если он нанят частным работодателем, сотрудник должен работать в месте, где в радиусе 75 миль работают не менее 50 других сотрудников компании.
• Они должны отработать не менее 1250 часов за 12 месяцев до начала отпуска FMLA.
• Они должны проработать не менее 12 месяцев за семь лет до начала отпуска по FMLA, если только перерывы в работе не были вызваны военным отпуском или разрешены коллективным договором.

Сотрудник может уйти в отпуск по следующим причинам:

• Чтобы провести время с новым ребенком. Это положение распространяется на роды, усыновление и воспитание детей.
• Для ухода за супругом, ребенком или родителем с серьезным заболеванием. Серьезные состояния здоровья включают, но не ограничиваются следующим:
  • Ночевки в медицинских учреждениях
  • Заболевания и травмы, которые мешают работе или посещению школы в течение как минимум трех дней подряд и требуют постоянного лечения.
  • Хронические заболевания, препятствующие посещению работы или школы как минимум два раза в год
  • Беременность и любые связанные с ней медицинские анализы или симптомы
• Заботиться о своем тяжелом состоянии здоровья.
• Для удовлетворения любых неотложных медицинских потребностей супруга, ребенка или родителя, находящихся на действительной военной службе по страховке, или призыва к статусу покрываемой действительной службы в Национальной гвардии, резерве или регулярных вооруженных силах.

В дополнение к военному положению, 12-недельный неоплачиваемый отпуск FMLA увеличивается до 26 недель, если рассматриваемое лицо является застрахованным военнослужащим.

Какие штаты оплачивают больничный?

В следующих штатах действуют законы об отпуске по болезни, требующие от работодателей предлагать оплачиваемый отпуск по болезни имеющим на это право работникам:

• Аризона
• Калифорния, с дополнительными законами об отпусках по болезни в Беркли, Эмеривилле, Лос-Анджелесе, Окленде, Сан-Диего, Сан-Франциско, Санта-Монике и Западном Голливуде.
• Колорадо
• Коннектикут
• Мэн
• Мэриленд
• Массачусетс
• Мичиган
• Невада
• Нью-Джерси с дополнительными законами об отпусках по болезни в Блумфилде, Ист-Ориндже, Ирвингтоне, Джерси-Сити, Монклере, Ньюарке, Пассаике, Патерсоне и Трентоне.
• Нью-Мексико
• Орегон, с дополнительными законами об отпусках по болезни в Портленде
• Род-Айленд
• Вермонт
• Вашингтон, с дополнительными законами об отпусках по болезни в Сиэтле и Такоме.

В следующих городах и округах действуют собственные законы об оплачиваемых отпусках по болезни, несмотря на отсутствие правил на уровне штата:

• Чикаго
• округ Кук, штат Иллинойс
• Округ Монтгомери, Мэриленд
• Блумингтон, Миннесота
• Дулут, Миннесота
• Миннеаполис
• Пол, Миннесота
• округ Вестчестер, штат Нью-Йорк
• Нью-Йорк
• Округ Аллегейни, Пенсильвания
• Филадельфия
• Питтсбург
• Остин, Техас
• Даллас
• Святой Антоний
• Вашингтон

Если ваша компания работает в любом из этих мест, вы должны соблюдать их законы об отпусках по болезни.

Помимо законов об отпуске по болезни, другие неожиданные законы, которые могут применяться к вашему бизнесу, включают правильную классификацию сотрудников, установленное законом компенсационное страхование работников и предписания об отпуске по семейным обстоятельствам.

Оплачиваемый больничный распространяется на всех сотрудников?

Большинство законов штатов, городов и округов об оплачиваемых отпусках по болезни распространяются на всех сотрудников. С другой стороны, FMLA, единственный федеральный закон об отпусках по болезни, вообще не распространяется на оплачиваемый отпуск по болезни.

Что такое обязательный больничный?

Обязательный отпуск по болезни — это любой отпуск по болезни, который работодатель должен предоставить работнику в соответствии с его штатом, округом или городом. Обязательный отпуск по болезни также относится к неоплачиваемому отпуску по болезни, который работодатели должны предоставить работникам в соответствии с FMLA.

Как чрезвычайные ситуации в области общественного здравоохранения влияют на обязательный отпуск по болезни?

Правительство может принять расширенные законы о временных обязательных отпусках по болезни во время чрезвычайных ситуаций в области общественного здравоохранения. Именно это произошло в начале пандемии COVID-19, когда Конгресс США включил обязательный отпуск по болезни в Закон о реагировании на коронавирус в первую очередь для семей. Срок действия этого закона истек в конце 2020 года. Хотя он больше не действует, он остается актуальным примером того, как обязательные правила предоставления отпусков по болезни могут меняться во время чрезвычайных ситуаций в области общественного здравоохранения.

Что произойдет, если работодатель повторно наймет работника, у которого был неиспользованный больничный?

Во многих штатах, городах и округах, которые требуют от работодателей предоставления оплачиваемого отпуска по болезни, работодатели должны восстановить все ранее неиспользованные больничные листы для вновь принятых на работу сотрудников в установленные законом сроки. Проконсультируйтесь с законами об отпусках по болезни вашего региона, чтобы определить временные рамки, применимые к вам.

Может ли работодатель отказаться от больничного?

Если закон вашего региона требует, чтобы вы предлагали больничный, вы не можете отказать своим сотрудникам в возможности использовать его. Если вы это сделаете, вы можете столкнуться с судебными исками от ваших сотрудников.

Обнуляется ли выплата по болезни каждый календарный год?

Во многих местах, которые требуют от работодателей предоставления оплачиваемого отпуска по болезни, сотрудники могут перенести отпуск по болезни, накопленный в одном календарном году, на следующий год. Однако максимальное количество оплачиваемых больничных часов, которые могут взять сотрудники в год, останется неизменным.

Какая сумма должна быть выплачена работнику за использованное время болезни?

Хотя ответ на этот вопрос может варьироваться в зависимости от местоположения, законы об оплачиваемом отпуске по болезни часто требуют от работодателей оплачивать отпуск по болезни по тем же ставкам, которые они платили бы работникам за стандартное рабочее время. Тем не менее, может быть дневной лимит на компенсацию отпуска по болезни.

Как действует закон о больничном в отношении временных работников?

Только Калифорния, Вашингтон, Нью-Мексико и Портленд, штат Орегон, включают временных работников в свои законы об отпусках по болезни. Если ваша компания работает в любом из этих мест, ознакомьтесь с законами об отпусках по болезни в вашем регионе, чтобы определить, как вы должны подсчитывать и предоставлять временным работникам оплачиваемый отпуск по болезни.

Ваши сотрудники могут иметь право на оплачиваемый отпуск по болезни

Если в вашем городе, округе или штате действуют законы об оплачиваемых отпусках по болезни, вы должны соблюдать их, если ваш бизнес соответствует требованиям. Кроме того, платить своим сотрудникам, когда они больны, — это хорошо, даже — или особенно — если вы работаете в юрисдикции, где нет законов об оплачиваемых отпусках по болезни. В конце концов, законы об оплачиваемых отпусках по болезни получили распространение с 2010-х годов, поскольку их требовали сотрудники. Чем больше вы можете сделать, чтобы ваши сотрудники были счастливы, тем лучше они будут работать ― политика оплачиваемых отпусков напрямую связана с высокими бизнес-результатами.