Преимущества использования отчета о сроках погашения кредиторской задолженности

• Владельцы малого бизнеса часто упускают из виду отчет о старении кредиторской задолженности, но он может быть ценным инструментом бухгалтерского учета.
• Благодаря отчету о старении кредиторской задолженности у вас будет полное представление о том, что вы должны сейчас и что вы будете должны в будущем.
• Чтобы эффективно управлять денежными потоками, включите отчет о сроках погашения кредиторской задолженности в свой бухгалтерский учет. В противном случае вы можете столкнуться с неожиданными счетами, которые вы не в состоянии оплатить.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят узнать больше об отчете о сроках погашения кредиторской задолженности.

Не считайте отчет о старении кредиторской задолженности. В эти нестабильные времена этот часто упускаемый из виду метод учета может предупредить вас о проблемах с денежными потоками и защитить вашу прибыль.

Большинство владельцев малого бизнеса беспокоятся о поступлении и уходе наличных денег, мало задумываясь о том, сколько они платят с течением времени. Это популярный способ работы, но это также верный способ столкнуться с проблемами с денежными потоками, если придет непредвиденный счет. Более эффективный способ вести свой бизнес и защитить свой денежный поток — это отчет о старении кредиторской задолженности.

Примечание редактора: Ищете подходящее бухгалтерское программное обеспечение для своего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

«Входящие и исходящие наличные деньги не дают вам полной информации, необходимой для управления вашими счетами», — сказал Business News Daily Бен Ричмонд, региональный менеджер Xero. «Управление кредиторской задолженностью является важной частью управления денежными потоками».

Что такое отчет о сроках погашения кредиторской задолженности?

Кредиторская задолженность, также известная как AP, представляет собой деньги, которые вы тратите на ведение своего бизнеса. Обычно они выплачивают продавцам и поставщикам еженедельно, ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. Сводный отчет о сроках погашения кредиторской задолженности улучшает выставление счетов, указывая сроки платежа, размер вашего баланса и возможность сэкономить деньги, заплатив раньше, или защитить свой денежный поток, заплатив позже.

«Он говорит вам, сколько вам нужно, чтобы погасить свои долговые обязательства», — говорит Дон Бролин, сертифицированный бухгалтер и владелец Powerful Accounting. «Это помогает с прогнозированием, чтобы убедиться, что вы можете остаться в бизнесе».

Многие владельцы малого бизнеса сосредотачиваются только на поступлении и выходе денежных средств, что не дает им полной картины. Отчет о сроках погашения кредиторской задолженности дает более широкое представление о движении денежных средств с течением времени.

Что входит в отчет о сроках погашения кредиторской задолженности?

Большинство ведущих программных решений для бухгалтерского учета могут создавать отчеты о сроках погашения кредиторской задолженности. Отчет о сроках погашения кредиторской задолженности может быть таким же уникальным, как и создавший его бизнес, но в большинстве случаев встречаются следующие категории:

• Имя поставщика
• Причитающаяся сумма
• Срок оплаты
• Условия оплаты
• Просроченные счета

Идея состоит в том, чтобы дать вам наглядную помощь для оценки ваших непогашенных долгов и отметить те, которые просрочены. Отчет обычно организован в 30-дневные группы, поэтому вы можете легко увидеть, что должно быть выполнено в текущем месяце и будущих периодах. Его можно настроить, включив в него поставщиков, срок выполнения которых может составлять одну или две недели. Если все сделано правильно, отчет о старении точки доступа должен быстро показать вам, что приближается к сроку.

(Связанный контент: Стоимость программного обеспечения для бухгалтерского учета, опции и функции)

Каковы преимущества использования отчета о старении точки доступа?

Владельцы малого бизнеса могут не думать, что отчет о старении кредиторской задолженности важен. В конце концов, у кого есть время оплачивать счета, не говоря уже о том, чтобы отследить долг через несколько месяцев? Но не забывайте о преимуществах этого бухгалтерского инструмента.

Управление денежными потоками

Денежные средства — это топливо, которое поддерживает работу бизнеса, но управление ими может быть одним из самых сложных аспектов управления предприятием. Отчет об устаревании аккаунтов может помочь. Вы будете знать, когда наступает срок оплаты счетов, поэтому вы можете платить вовремя, чтобы избежать штрафов, или платить раньше, чтобы получить скидку от поставщика. Это позволяет избежать неожиданностей, которые могут повредить вашему денежному потоку и вашей прибыли.

Вы также избежите нанесения ущерба репутации вашего бизнеса. Если вы постоянно платите с опозданием, поставщики могут не захотеть предоставить вам кредит или, что еще хуже, откажутся от сотрудничества с вами в будущем. Это влияет на денежный поток и способность вашего бизнеса процветать.

«Вы хотите наладить отношения с поставщиками, — сказал Ричмонд. «Часто поставщики ужесточают условия торговли для тех, кто опаздывает без предупреждения или разговора».

Наличные деньги — это то, что питает малый бизнес, поэтому управление ими является главным приоритетом. Получение и вывод денег важны, но это только половина истории. Отчет о старении кредиторской задолженности дает вам полную картину.

Управление цепочками поставок

Еще одним преимуществом отчета о сроках погашения кредиторской задолженности является лучшее понимание ваших продавцов и поставщиков. Это может быть не так важно для крупной национальной компании с большой покупательной способностью, но для малого бизнеса это может быть жизненно важно. С помощью отчета о старении вы можете определить поставщиков, которые дадут вам перерыв, если вы заплатите раньше, тех, кто не возражает, если вы опоздаете, и тех, кто готов договориться о лучших условиях.

Отчет о сроках погашения кредиторской задолженности также может помочь вам определить приоритетность счетов. Не все поставщики отправляют счета на 30-дневной основе. С помощью отчета о сроках погашения кредиторской задолженности вы можете классифицировать свои счета на основе сроков оплаты, отдавая приоритет тем, которые должны быть оплачены в первую очередь.

(Связанный: Отчеты о прибылях и убытках – что это такое и как их подготовить)

Бюджетирование

Это также упрощает составление бюджета, поскольку у вас будет доступ к историческим данным о ваших расходах и долгах. Вы сможете определить, слишком ли вы полагаетесь на кредит, или вы можете точно определить возможность договориться о более выгодных условиях. Все это невозможно без отчета о старении кредиторской задолженности.

«Это действительно полезный инструмент при оплате на 30 и более дней, — сказал Ричмонд. «Это поможет вам убедиться, что вы не пропустите оплату кому-либо в согласованную дату».

Отчет о сроках погашения кредиторской задолженности может помочь вам управлять денежными потоками, бюджетом и договариваться о лучших условиях с поставщиками. Это также может помочь вам расставить приоритеты, какие счета оплачивать в первую очередь, и предотвратить любые просроченные платежи.

Как бухгалтерское программное обеспечение может помочь вам создать отчет о старении точек доступа?

Одна из причин, по которой малые предприятия упускают из виду отчет об устаревании кредиторской задолженности, заключается в том, что его создание может занимать много времени, а его отслеживание и обновление требуют усилий. Вместо того, чтобы делать все это вручную, задействуйте бухгалтерское программное обеспечение для автоматизации процесса.

«Похоже, что большинство владельцев малого бизнеса делают это вручную, получая счета и вводя их вручную», — сказал Бролин. «Для меня это архаичный способ ведения бизнеса. Есть сторонние приложения, которые они могут использовать для облегчения этого».

Бесплатное программное обеспечение для создания отчетов о старении точек доступа

Несколько бесплатных и недорогих приложений обработают для вас отчет об устаревании кредиторской задолженности. Они могут фиксировать счета-фактуры, упорядочивать их по срокам оплаты и предупреждать вас о приближающихся или просроченных счетах. Эти приложения также интегрируются с программным обеспечением для бухгалтерского учета, таким как QuickBooks, что позволяет вам создавать исторические отчеты о ваших продавцах, поставщиках, затратах и ​​истории платежей.

«Это экономит время и предотвращает человеческие ошибки», — сказал Бролин. «Если вы не обращаете внимания на условия, это может стать большой проблемой».

Отчеты о старении точек доступа вручную

По словам Бролина, если вы отслеживаете старение AP вручную, вы не можете просто ввести информацию о кредиторской задолженности. Вы должны убедиться, что понимаете счет-фактуру. Вы не хотите оставлять скидки на оплату или получить просроченную оплату, о которой вы не знали.

«Недостаточно посмотреть на сроки и дату в счетах-фактурах, — сказал Бролин.

Современное бухгалтерское программное обеспечение может автоматизировать отчет о старении точки доступа. Вы можете легко загружать счета, настраивать поля и устанавливать оповещения, когда наступает срок оплаты счетов. Он может интегрироваться с другими вашими финансовыми данными, чтобы дать вам полное представление о ваших денежных потоках сейчас и в будущем.

Что является примером отчета о сроках погашения кредиторской задолженности?

Не существует единого способа создать отчет о сроках погашения кредиторской задолженности, хотя всегда важно включать всю необходимую информацию. Имея это в виду, вот пример отчета о старении точки доступа от QuickBooks.

Источник: QuickBooks

В чем разница между отчетом о сроках погашения кредиторской задолженности и отчетом о сроках погашения дебиторской задолженности?

Отчеты о сроках погашения кредиторской задолженности и отчеты о сроках погашения дебиторской задолженности похожи в том, что они дают вам визуальное представление о том, что должно быть выполнено сейчас, а что приближается. Единственная разница заключается в том, что отчет о сроках погашения кредиторской задолженности фокусируется на том, что вы должны, а отчет о сроках погашения дебиторской задолженности касается того, что вам должны. В отчете должны содержаться сведения о сумме задолженности, сроках ее погашения, сроках платежа и скидках, которые вы предлагаете для более быстрой оплаты.

(Связанное чтение: Общепринятые принципы бухгалтерского учета (GAAP): стандарты и правила для бухгалтеров)

Чтобы эффективно управлять своим денежным потоком, не забывайте об отчете о старении кредиторской задолженности. Это дополнительный шаг, но он может помочь вам расставить приоритеты в счетах, бюджете и прогнозе, а также обеспечить бесперебойную работу ваших операций.