Почему отвлеченные работники могут стоить вашему бизнесу денег

• Избавление сотрудников от отвлекающих факторов имеет решающее значение для поддержания высокой производительности.
• Смартфоны и чрезмерное использование Интернета могут снизить производительность труда.
• Некоторые способы управления производительностью вашей команды заключаются в том, чтобы приспособиться к различным стилям работы и средам, предоставить доступ к обучению тайм-менеджменту и при необходимости внедрить программное обеспечение для мониторинга.
• Эта статья предназначена для работодателей, которые хотят знать, что может отвлекать их сотрудников, и какие шаги они могут предпринять, чтобы сохранить высокую производительность.

Удерживать сотрудников сосредоточенными и свободными от отвлекающих факторов сложнее, чем когда-либо. Когда вы работаете в офисе, коллеги останавливаются, чтобы поболтать, множество совещаний и множество других отвлекающих факторов.

В то время как некоторые из этих офисных отвлекающих факторов исчезли, поскольку многие сотрудники работают удаленно, совершенно новый набор сбоев может отвлечь сотрудников от работы дома. Чтобы получить максимальную отдачу от своих сотрудников, вам необходимо четко представлять свои ожидания и политики, а также предоставлять ресурсы и обучать передовым методам повышения производительности.

Примечание редактора: Ищете решение для мониторинга сотрудников для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Как отвлеченные работники влияют на вашу прибыль

Основными виновниками отвлечения внимания, по мнению инфографика от Atlassian, — это чрезмерные электронные письма, бессмысленные встречи и постоянные перерывы. Среднестатистический работник проверяет свою электронную почту 36 раз в час, и ему требуется 16 минут, чтобы переориентироваться после обработки нового электронного письма. Сотрудники посещают около 62 собраний в месяц, на которых 91 процент работников говорят, что они мечтали. И большинству сотрудников требуется два часа в день, чтобы восстановиться после перерывов со стороны коллег.

Поскольку сотрудники пытаются постоянно переключать свое внимание с одной точки на другую, они тратят больше времени на выполнение своих задач. В среднем около 60 или менее процентов времени, которое сотрудники тратят на работу, действительно продуктивно. В результате они могут чувствовать отсутствие успеха в конце каждого рабочего дня. Потеря производительности также приводит к увеличению продолжительности рабочего дня, что может привести к отсутствию вовлеченности и вызвать порочный круг неудовлетворенности сотрудников.

Когда работники отвлекаются на работе, это может привести к потере производительности, неэффективности и снижению вовлеченности.

Поскольку сотрудники отвлекаются от своих основных задач, они отвлекаются от выполнения задач, которые приносят прибыль вашему бизнесу. Компании по всей Америке теряют более 650 миллиардов долларов в год из-за того, что сотрудники отвлекаются в рабочее время.

Подумайте о количестве новых потенциальных клиентов, последующих электронных писем, мозговых штурмов, обновлений программного обеспечения и других важных задач, с которыми ваша команда могла бы справиться, не отвлекаясь. Каждая из этих задач повышает успех вашей организации и, в конечном счете, ее прибыль.

Как смартфоны и интернет влияют на производительность

Хотя технологии полезны и в некоторых случаях необходимы сотрудникам для выполнения их работы, они могут сильно отвлекать. Тем не менее, есть способы, с помощью которых вы можете предотвратить отвлечение ваших команд от выполнения этих задач этими инструментами.

Смартфоны на работе

Существуют противоречивые мнения о том, повышают или снижают смартфоны продуктивность на рабочем месте. В отчет ПЕРЕМИРИЯ, 62% сотрудников заявили, что мобильные устройства повышают их продуктивность на работе. Однако, Экранное образование также обнаружил, что работники тратят в среднем 2,5 часа в день на использование своих смартфонов по нерабочим причинам.

Это зависит от того, как используется устройство. Если сотрудник использует свой смартфон в течение рабочего дня только для продуктивной деятельности, например, для управления своим календарем или общения с клиентами, то, вероятно, он приносит больше пользы, чем вреда.

Тем не менее, со всеми этими приложениями для повышения производительности приходят социальные сети, которые больше всего отвлекают. Может быть слишком легко перейти от электронной почты к Facebook, даже если вы говорите себе, что это просто для того, чтобы избавиться от вездесущих пузырей уведомлений. Следующее, что вы знаете, это то, что вы потратили впустую 25 минут, прокручивая ленту новостей.

«Ожидается, что в течение рабочего дня сотрудники будут постоянно отвлекаться, — сказал Дин Дебнам, генеральный директор Debnam Property Management. «Важно помнить, что сотрудники должны найти способ сбалансировать свой рабочий день и найти способы сосредоточиться».

Некоторые приложения могут помочь вам отслеживать собственное использование телефона, что может дать вам представление о том, сколько времени ваши сотрудники тратят впустую. Если вы обнаружите, что тратите много времени на собственный телефон и можете преодолеть это, вы можете поделиться стратегиями, которые сработали для вас, со своей командой. Возможно, вы могли бы начать с того, чтобы попросить сотрудников установить периоды «не беспокоить» для телефонных уведомлений (кроме чрезвычайных ситуаций, конечно). Вы также можете порекомендовать сотрудникам убрать свои телефоны с глаз долой, например, в сумку или ящик стола.

Интернет на работе

В опросе, проведенном Malwarebytes, 52% сотрудников заявили, что используют свои рабочие устройства для чтения новостей. Еще 37,8% заявили, что делают покупки в Интернете, а 25% заявили, что проверяют свои учетные записи в социальных сетях. Выполнение этих действий на рабочих устройствах может привести к нарушению безопасности и снизить уровень производительности сотрудников.

Система мониторинга сотрудников может стать одним из решений проблемы отвлекающихся сотрудников. Такая программа, как Activity Monitor, даст вам представление об онлайн-активности ваших сотрудников. Он показывает, как сотрудники проводили свое время, какие веб-сайты они посещали, какие файлы они загружали и сколько чатов они использовали.

Вы можете просмотреть наш выбор лучших программных платформ для мониторинга сотрудников, чтобы найти подходящую услугу для вашего бизнеса. Если вы ищете удобные сервисы, чтобы ускорить поиск, ознакомьтесь с нашим обзором Teramind, обзором InterGuard и обзором SentryPC.

Прежде чем осуществлять любой подобный технологический мониторинг, установите официальную политику компании в отношении нерабочего использования оборудования компании. Прозрачность — это всегда хорошая практика. Будьте откровенны о том, как ваш мониторинг согласуется с целями компании и как вы собираетесь это делать.

В соответствии с Аксенчер, 92 процента сотрудников поддерживают сбор данных о своих рабочих привычках, если это улучшает их производительность или самочувствие или дает другие положительные преимущества. Однако существуют некоторые юридические проблемы, когда дело доходит до мониторинга онлайн-поведения. На корпоративном компьютере практически никто не ожидает конфиденциальности, но вам нужно быть осторожным с тем, какие типы данных вы получаете и как вы их храните. Вы не хотите нарушать законы о конфиденциальности, такие как HIPAA. Если произойдет утечка данных, это может привести к судебному иску.

Смартфоны и доступ в Интернет являются одними из виновников потери производительности. Компании должны установить четкую политику в отношении допустимого использования устройств и Интернета. Программное обеспечение для мониторинга сотрудников также является вариантом, если работодатели делают это прозрачно, ответственно и на законных основаниях.

Как повысить продуктивность сотрудников, несмотря на отвлекающие факторы

Как компаниям следует решать более серьезную проблему отвлечения внимания сотрудников? Простого ответа нет, но некоторые преднамеренные шаги могут помочь всем перейти к более продуктивным рабочим дням.

«Это большой вопрос, — сказала Нэнси Снелл, сертифицированный профессиональный бизнес-тренер. «Вопросы должны решаться культурно и начинать сверху вниз».

1. Перестройте свой рабочий день.

Многие компании принимают дни без электронной почты или без встреч или имеют строгие правила в отношении использования мобильных телефонов на работе. Некоторые практикуют культуру гибкости и удаленной работы, чтобы помочь сотрудникам настраивать свою рабочую среду и рабочий процесс изо дня в день по мере необходимости.

Одна из идей состоит в том, чтобы выделить период времени, например, час или два, в течение которого сотрудники отключают уведомления. Сотрудники также должны ограничить использование телефона и воздержаться от проверки электронной почты в это время. Вы также можете не планировать встречи в этот период и закрыть доступ для посетителей, чтобы помочь вашим командам достичь максимальной концентрации.

2. Цените завершение работы, а не посещение офиса.

Хотя при удаленной работе могут возникнуть некоторые повседневные домашние отвлекающие факторы, вы можете не заставлять сотрудников работать в офисе. Старайтесь избегать соблюдения руководящих принципов, которые могут привести к презентизму, в соответствии с которыми сотрудников поощряют приходить на работу, даже если они больны. Вместо этого вы можете поощрять сотрудников уделять приоритетное внимание своим задачам там, где это наиболее удобно, вместо того, чтобы выполнять свои обязанности в офисе.

Другими словами, иногда физическое присутствие в офисе не является гарантией качественной работы. Вы должны четко донести до сотрудников, что эффективное и результативное выполнение их задач важнее, чем там, где они решают это сделать.

3. Предложите тренинг по тайм-менеджменту.

Возможно, вы захотите сделать семинары по навыкам тайм-менеджмента частью вашего процесса адаптации. Также рекомендуется предлагать возможности периодического обучения, чтобы помочь сотрудникам развивать и поддерживать важные навыки продуктивности.

4. Разбирайтесь в различных рабочих процессах.

Важная часть любой стратегии по предотвращению отвлечения внимания состоит в том, чтобы избегать микроуправления сотрудниками и создания у них чувства недоверия или наблюдения. Вместо этого вы хотите предоставить сотрудникам возможность делать то, что лучше всего подходит для них с точки зрения концентрации внимания и производительности. Помните, что потребности будут разными.

Например, одному сотруднику может понадобиться фоновый шум во время работы, а другому сотруднику может потребоваться вставать и ходить каждый час. Когда дело доходит до концентрации, универсального решения не существует.

5. Подумайте о программном обеспечении для мониторинга сотрудников.

Программное обеспечение для мониторинга сотрудников позволяет вам понять и измерить, сколько времени сотрудники тратят на свои задачи и задания. Некоторые системы могут отслеживать нажатия клавиш вашей команды, активность мыши, социальные сети и историю веб-поиска. Когда сотрудники знают, что вы внимательно следите за их работой, это может послужить стимулом для продолжения выполнения задачи.

Это программное обеспечение может быть особенно ценным сейчас, когда многие предприятия переходят на удаленную работу. Это может дать работодателям представление о том, как сотрудники проводят свои дни, работая дома. Важно быть откровенным со своими сотрудниками и разбираться в том, какие данные вы собираете; в противном случае вы можете нарушить законы о конфиденциальности.

Есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы повысить производительность вашей команды. Вы можете реструктурировать рабочие дни, понимать и учитывать различные рабочие процессы и рабочие среды, а также проводить обучение управлению временем.

Планирование продуктивности

Независимо от того, работают ли ваши сотрудники в офисе или дома, уточните у них, какие отвлекающие факторы больше всего их беспокоят. Вы можете представить своей команде свои решения, пригласив их поделиться идеями, которые, по их мнению, помогут им сосредоточиться.

Во время этих обсуждений обязательно подчеркните, что избегание отвлекающих факторов не только улучшает результаты вашей компании. Это также может помочь сотрудникам почувствовать себя более успешными и ограничить количество задач, которые переносятся на следующий рабочий день.

Кили Кулиговски и Симона Джонсон внесла свой вклад в эту статью. Некоторые интервью с источниками были проведены для предыдущей версии этой статьи.