Основы управления контрактами

• Управление контрактами — это когда кто-то берет на себя ответственность за управление контрактами для сотрудников, поставщиков или других сторон.
• Менеджерам по контрактам необходимы юридические знания, чтобы точно руководить процессом управления контрактами.
• Не все компании имеют назначенных менеджеров по контрактам, но крупные оборонные фирмы или компании, которые часто сотрудничают с правительством, обычно используют менеджеров по контрактам.

Управление контрактами — недооцененная форма управления. Менеджеры часто взаимодействуют с сотрудниками, и некоторые из этих обсуждений и ситуаций, естественно, связаны с компенсациями. Некоторые из этих бесед будут касаться управления контрактами. В других случаях предприятиям необходимо управлять договорными соглашениями с другими предприятиями. Об этом мало говорят, но управление контрактами — важная бизнес-тема. Если вы не знаете, как работает процесс управления контрактами, важно понять основы.

Что такое управление контрактами и почему это важно?

Управление контрактами — это процесс управления созданием, исполнением и анализом контрактов для максимизации операционных и финансовых показателей организации при одновременном снижении финансового риска. Организации сталкиваются с постоянно растущим давлением в плане снижения затрат и повышения эффективности работы компании. Управление контрактами оказывается очень трудоемким элементом бизнеса, что облегчает потребность в эффективной и автоматизированной системе управления контрактами.

Основы управления контрактами

Когда две компании желают вести бизнес друг с другом, в договоре оговариваются виды деятельности обеих организаций и условия, посредством которых каждая из них будет выполнять свои части соглашения. Контракты очень сильно влияют на прибыльность бизнеса из-за акцента на доходах и расходах.

Когда контракт сформулирован плохо, одна организация может потерять бесчисленные тысячи долларов из-за простой технической детали, на определение которой у нее не хватает ресурсов. Эффективное управление контрактами может в конечном итоге создать прочные деловые отношения и проложить путь к большей прибыльности в долгосрочной перспективе, но только при правильном управлении. Рекомендуется привлечь юридический отдел или юриста к обсуждению управления контрактами. Точная формулировка контрактов имеет решающее значение для управления контрактами.

Управление контрактами также применяется к управлению различными контрактами с фрилансерами или сотрудниками. Они иногда требуют управления и изменений, которые помогают обеим сторонам.

Как правило, управление контрактами включает в себя несколько ключевых этапов. Есть ранние этапы или этап перед награждением. Это вся работа, которая выполняется до заключения контракта с кем-либо, будь то бизнес или сотрудник. Средняя стадия — это когда процесс присуждается. Это включает в себя все документы, чтобы сделать соглашение окончательным. В-третьих, есть этап после награждения. Именно здесь вступает в действие много управления контрактами и обслуживания.

Эти три основных этапа представляют собой простой способ рассмотрения трехэтапного управления контрактами, но этот процесс более сложен и может быть рассмотрен в несколько этапов в зависимости от того, насколько детальным является ваше представление. Позже мы обсудим более глубокий взгляд на этот процесс.

Элементы успешного управления контрактами

Недостаточно, чтобы в организации были профессионалы, занимающиеся управлением контрактами. Сотрудники должны быть дополнены процессами и сопутствующим программным обеспечением для удовлетворения растущих потребностей в области соответствия и аналитики. Когда стратегия управления контрактами успешно реализована, организации могут ожидать:

• Ожидаемые выгоды для бизнеса и финансовая отдача реализуются.
• Поставщик сотрудничает и реагирует на потребности организации.
• Организация не сталкивается с контрактными спорами или неожиданностями.
• Оказание услуг устраивает обе стороны.

Деятельность, включающая хорошее управление контрактами

Основа для управления контрактами зависит от реализации успешных действий после присуждения контракта и на начальном этапе. На этапе, предшествующем заключению контракта, сотрудники должны сосредоточиться на причине заключения контракта и на том, может ли поставщик выполнить условия соглашения.

Необходимо дополнительное рассмотрение, чтобы понять, как контракт будет работать после присуждения. Чтобы избежать нежелательных сюрпризов, требуется тщательное исследование и ясность цели в фактическом контракте.

Управление контрактами требует определенного уровня гибкости от обеих вовлеченных сторон и готовности адаптировать условия контракта с учетом любых меняющихся обстоятельств. Проблемы неизбежны, а это означает, что организации должны быть готовы к неожиданностям и иметь возможность при необходимости корректировать условия контракта. (История по теме: Условия кредитного договора, на которые следует обратить внимание)

Каковы этапы процесса управления договором?

Хотя существует множество компонентов управления контрактами, мы можем обобщить процесс, разбив его на пять четких этапов: создание, совместная работа, подписание, отслеживание и продление.

Мы можем дополнительно идентифицировать отдельные шаги внутри этапов. В целом, мы можем разбить процесс на девять шагов, каждый из которых вносит свой вклад в одну из пяти всеобъемлющих стадий. Это упрощает управление кризисом в конце квартала, который обычно случается, когда приходит время для нового раунда контрактов. Вот шаги каждого этапа:

Создание

1. Первоначальные запросы. Процесс управления контрактами начинается с определения контрактов и соответствующих документов для поддержки цели контракта.

2. Авторские контракты. Написание контракта от руки — занятие, требующее много времени, но благодаря использованию автоматизированных систем управления контрактами этот процесс можно значительно упростить.

Сотрудничество

3. Заключение договора. После составления контракта сотрудники должны иметь возможность сравнивать варианты контракта и отмечать любые несоответствия, чтобы сократить время переговоров.

Подписание

4. Утверждение договора. Получение одобрения руководства — это этап, на котором возникает большинство узких мест. Пользователи могут превентивно бороться с этим, создавая индивидуальные рабочие процессы утверждения, в том числе параллельные и последовательные утверждения, чтобы ускорить принятие решений.

5. Исполнение контракта. Выполнение контракта позволяет пользователям контролировать и сокращать процесс подписания за счет использования электронной подписи и факсимильной поддержки.

Отслеживание

6. Управление обязательствами. Это требует серьезного управления проектом, чтобы гарантировать, что результаты будут достигнуты ключевыми заинтересованными сторонами, а стоимость контракта не ухудшится на ранних этапах его роста.

7. Изменения и поправки. Сбор всех документов, имеющих отношение к первоначальному составлению контракта, является сложной задачей. При обнаружении пропущенных элементов должны быть предусмотрены системы для внесения поправок в первоначальный контракт.

8. Аудит и отчетность. Управление контрактами не означает составление контракта, а затем, не задумываясь, положить его в картотеку. Аудит контракта важен для определения соблюдения обеими организациями условий соглашения и любых возможных проблем, которые могут возникнуть.

Обновление

9. Обновление. Методы ручного управления контрактами часто могут привести к упущенным возможностям продления и потере доходов от бизнеса. Автоматизация процесса позволяет организации выявлять возможности продления и создавать новые контракты.

Большая часть управления контрактами сводится к выполнению этих девяти шагов. Управление жизненным циклом контракта имеет решающее значение. Поскольку различные типы контрактов проходят различные этапы, менеджеры по контрактам должны отслеживать любые потенциальные изменения или нарушения контракта. Если сотрудник или компания недовольны своим контрактом, возможно, стоит внести изменения в контракт. Важно соблюдать контрактные обязательства, а также следить за тем, чтобы обе стороны контракта были довольны.

В процессе управления контрактами часто бывает так, что управление жизненным циклом становится важным. Эффективность поставщика и управление рисками являются важными факторами при управлении контрактами. Например, если поставщик не выполняет свои договорные обязательства, вам может потребоваться переработать договор или применить некоторые дисциплинарные меры.

Что такое программное обеспечение для управления контрактами?

Хотя по традиции управление контрактами осуществляется вручную через хранилище папок и картотек, эта практика изобилует неэффективностью, которая может только снизить общую эффективность организации.

Программное обеспечение для управления контрактами представляет собой электронный подход к решению этих проблем. Пакеты программного обеспечения для управления контрактами могут организовать всю документацию по контракту. Программное обеспечение может размещать подписание и продление в электронном календаре, которым легко управлять, и оно может помочь вам отслеживать и распределять ресурсы, связанные с процессом управления контрактом.

Интеграция с автоматизированной службой управления контрактами может высвободить бесчисленное количество человеко-часов и автоматизировать бесчисленное количество процессов, связанных с управлением контрактами, тем самым повышая ценность для компании.

«Программное обеспечение для управления контрактами хранит ключевую информацию о контрактах, связанных с поставщиками, коммерческой аренде и лицензионных соглашениях», — сказал Роберт Пауэлл, генеральный директор и основатель блога Rob Powell Biz. «Общая цель программного обеспечения для управления контрактами — упростить административные задачи путем создания централизованной и единообразной записи для процессов каждого контракта».

Использование программного обеспечения для управления контрактами может упростить мониторинг сложных контрактов, не полагаясь исключительно на бумажную работу.

«Самым важным аспектом программного обеспечения для управления контрактами является то, что оно позволяет сотрудникам, находящимся в разных местах, получать доступ к контрактам в одном месте», — сказал Пауэлл.

Кто использует программное обеспечение для управления контрактами?

Это программное обеспечение в первую очередь будет использоваться в отделах, которые непосредственно занимаются созданием, отслеживанием и подписанием контрактов. Это часто перекладывается на отдел кадров, который занимается бухгалтерским учетом. Программное обеспечение также может привлекать менеджеров, которым необходимо выполнять жизненно важные процессы. Поскольку он может интегрироваться с календарями и коммуникационным программным обеспечением, HR может использовать тяжелые компоненты пакета программного обеспечения, в то время как остальные помогают управлять менеджерами и персоналом, которые необходимы для конкретных аспектов подписания или переговоров.

Как стать контрактным менеджером

Не все университеты предлагают степень в области управления контрактами, но некоторые школы это делают. Получение такого образования — один из вариантов, но есть и другие бизнес-степени, которые помогут вам добиться успеха в отрасли. Оттуда вы хотите добавить опыт управления контрактами в той или иной форме.

«Имея степень бакалавра и несколько лет опыта работы в этой области, вы можете подать заявку и пройти сертификацию через NCMA (Национальную ассоциацию управления контрактами)», — сказал Джаред Вейц, генеральный директор и основатель United Capital Source. «Наряду с образованием и полномочиями менеджер по контрактам должен иметь прочные навыки общения и письма, а также острый взгляд на организацию и соблюдение сроков».

Юридическая степень также может быть полезной для этой карьеры. Юридические знания имеют решающее значение в управлении контрактами. Управление контрактами и ведение переговоров опираются на юридические знания и опыт.

Если вы хотите стать менеджером по контрактам на полную ставку, рекомендуется связаться с другими менеджерами по контрактам, чтобы узнать, как они вошли в свою текущую роль. Не существует единого способа стать менеджером по контрактам, но бизнес-опыт важен, когда вы становитесь менеджером по контрактам.

Сколько денег зарабатывает менеджер по контракту?

Понятно, что зарплата контрактного менеджера зависит от квалификации и местоположения. Согласно PayScale, средняя годовая зарплата контрактного менеджера составляет 80 151 доллар. На сайте перечислены Northrop Grumman Corporation, Accenture и Raytheon Company как несколько самых прибыльных компаний для менеджеров по контрактам.

Менеджеры по контрактам также могут пройти путь до старшего менеджера по контрактам, директора по контрактам или администратора контрактов. Аналитик по контрактам — еще одна распространенная карьера в сфере управления контрактами.

Нижняя линия

Менеджеры по контрактам помогают управлять юридическими и финансовыми аспектами контрактов с предприятиями или сотрудниками. Для компаний, которые часто заключают контракты, наем менеджера по контрактам может быть хорошей идеей.

Райан Гудрич участвовал в написании и написании этой статьи. Источник интервью были проведены для предыдущей версии этой статьи.