Определите свое самое продуктивное время рабочего дня

• Традиционное рабочее время не обязательно приводит к наиболее эффективному и продуктивному рабочему месту.
• Менеджеры и специалисты могут повысить продуктивность и производительность, переосмыслив то, на что они направляют свое внимание в течение рабочего дня.
• Как только вы поймете, в какое время вы наиболее продуктивны, вы сможете соответствующим образом планировать и расставлять приоритеты для своих задач.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, менеджеров и профессионалов, которые заинтересованы в оптимизации своего тайм-менеджмента для повышения своей производительности.

Люди, которые работают по традиционному графику с 9 до 5, знают, что они не всегда работают с максимальной производительностью. Спады производительности — обычное дело, и часто нет другого выхода, кроме как справляться с трудностями, даже если это приводит к некачественному результату.

Однако пандемия вызвала культурный сдвиг, поскольку многие предприятия перешли на работу на дому и гибкие модели занятости, в результате чего традиционные рабочие часы стали менее важным фактором при постановке и достижении целей проекта. Возникло новое понимание производительности, которое принимает и уважает личное руководство рабочим днем.

У всех нас бывают периоды, когда мы наиболее динамичны и продуктивны. Мы объясним, как определить эти периоды и использовать это время для повышения производительности и качества работы.

Самый продуктивный день недели — вторник, за ним следует понедельник. Неудивительно, что четверг и пятница — наименее продуктивные дни.

Как повысить продуктивность с помощью персонализированного тайм-менеджмента

Повышение производительности заключается не в том, чтобы больше работать; речь идет об определении того, когда вы наиболее продуктивны, обнаружении того, что истощает ваше внимание, и активной реструктуризации вашего рабочего дня, чтобы сделать больше.

1. Поймите, что работая больше, вы не обязательно повысите производительность.

Слишком часто, когда профессионалы не достигают своих целей по производительности в обычные рабочие часы, они работают по вечерам и в выходные дни, чтобы наверстать упущенное. Эта тенденция особенно распространена и опасна для владельцев бизнеса, у которых уже есть проблемы с управлением стрессом.

Но Келли Хайнрих, старший директор по трансформации и внутренним коммуникациям Dynatrace, отметила, что более продолжительный рабочий день не сделает вас более продуктивным. «Этот сдвиг в офисной культуре (в сторону увеличения продолжительности рабочего дня) не должен быть стандартной повседневной деятельностью (для) восстановления максимальной производительности на рабочем месте», — сказал Генрих.

При средней продолжительности человеческого внимания в чуть более восьми секунд и, достигая максимума чуть более 50 минут, слишком много работы может фактически снизить производительность. На самом деле перерывы — это ключ к продуктивности: мечтания, медитация и даже дневной сон могут повысить продуктивность и производительность.

2. Обратите внимание на свои повседневные привычки.

Слишком много работать — это не выход. Чтобы повысить производительность, вы должны использовать свои личные паттерны концентрации внимания. Цикл концентрации внимания у всех разный. Чтобы максимизировать свою продуктивность, вы должны понимать ритмы своего ума. Рассмотрите следующие рекомендации, чтобы определить, когда вы наиболее продуктивны:

• Следите за собой в течение дня. Чтобы определить наиболее продуктивное рабочее время и режим работы, внимательно следите за своими повседневными привычками, уровнем энергии и концентрации внимания. Например, вы, вероятно, узнаете, являетесь ли вы ранней пташкой или совой, основываясь на том, когда вы чувствуете себя наиболее бдительным и внимательным. Отметьте, когда вы чувствуете себя наиболее сосредоточенным.
• Обратите внимание, когда вы чувствуете себя сбитым с курса. В дополнение к обнаружению того, когда вы чувствуете себя наиболее сосредоточенным и продуктивным, определите, когда вы чувствуете себя сбитым с курса. Например, если вы спите, оставшаяся часть вашего дня — это борьба на работе? Если вы пропустите завтрак или утреннюю прогулку, повлияет ли это на вашу продуктивность?
• Спросите мнение коллег. Может быть полезно спросить коллег, когда они замечают, что вы находитесь на пике энергии и сосредоточенности, а когда вы начинаете бороться. Запрос отзывов о ваших схемах работы от доверенных коллег может дать ценную информацию.
• Ведите дневник, чтобы определить свой цикл концентрации. Подумайте о том, чтобы вести неофициальный дневник о том, что вы делаете в течение рабочего дня, чтобы определить пики и спады вашей продуктивности. Вы начнете определять закономерности, указывающие на то, когда вы наиболее и наименее продуктивны.

Здоровая диета может повысить производительность и помочь противостоять последствиям стресса на рабочем месте.

3. Определите, что истощает ваше время.

Затем определите, что мешает вам выполнить работу. Продуктивные люди часто говорят, что их секрет заключается в превосходном управлении временем, но не у всех это получается от природы.

Спросите себя, влияют ли на вас следующие препятствия в тайм-менеджменте:

• Вы расставляете приоритеты? Неспособность установить приоритеты может снизить вашу продуктивность. Вы будете перескакивать с одного проекта на другой, не выполняя жизненно важной работы. Уделите несколько минут утром или вечером перед рабочим днем, чтобы расставить приоритеты в своих задачах и проектах. Решайте свои самые важные задачи, когда вы наиболее продуктивны.
• Вас окружают отвлекающие факторы? Отвлекающие факторы могут убить продуктивность на рабочем месте. Вас окружает шумный офис или вас тянет к вашему смартфону? Вы склонны просматривать Интернет или увлекаться офисными сплетнями? Совещания истощают ваше внимание? Составьте список отвлекающих факторов, которые снижают вашу продуктивность, и разработайте план по их минимизации.
• Вы недооцениваете усилия, которые потребует выполнение задачи? Непонимание масштаба задачи может привести к неадекватной подготовке и сбоям в проекте. Найдите минутку, чтобы оценить объем проекта, выделите для него соответствующее планирование и ресурсы, а также установите вехи производительности, чтобы не сбиться с пути.
• Вы медлите? Первый шаг к преодолению прокрастинации — понять, как она влияет на вас. Вы откладываете проекты и задачи и избегаете конкретных ситуаций? Делаете ли вы что-то в последнюю минуту? Попробуйте использовать приложения для повышения производительности, которые помогут вам оставаться сосредоточенными и организованными.
• Вы слишком многозадачны? Многозадачность часто необходима занятым профессионалам, но чрезмерная многозадачность означает, что вы не уделяете должного внимания какой-либо одной задаче. Уделите своим проектам то внимание, которого они заслуживают.

Как максимизировать свое самое продуктивное рабочее время

Как только вы поймете, когда вы наиболее продуктивны и что истощает вашу продуктивность, вы можете начать планировать свое расписание, чтобы максимизировать свою эффективность.

Правильное планирование рабочего дня идет рука об руку с расстановкой приоритетов. Если вы начинаете свой рабочий день без плана, вы рискуете бесцельно пролистывать задачи и проекты без реального результата.

Попробуйте эти советы по планированию рабочего дня:

• Тщательно планируйте свое наиболее продуктивное время. Спланируйте свой рабочий день так, чтобы самые приоритетные для вас проекты были запланированы на наиболее продуктивное время.
• Планируйте необходимые, но трудоемкие задачи. Такие задачи, как ответы на электронные письма и посещение совещаний, отнимают много времени, но это неизбежная часть многих рабочих дней. Крайне важно свести к минимуму потерю производительности и потери времени, связанные с этими задачами. Например, установите определенный период времени для ответов на электронные письма, а также создайте и придерживайтесь строгих графиков и повесток дня встреч.
• Планируйте задачи в соответствии с уровнем вашей энергии. Воспользуйтесь пиковыми уровнями энергии и отметьте, когда вы, вероятно, не будете мотивированы. Например, если вы обнаружите, что чувствуете себя истощенным после совещаний, избегайте работы над высокоприоритетными проектами, которые требуют полной энергии и внимания после совещания. Вместо этого рассмотрите возможность размещения ответов по электронной почте или другой малоэнергетической задачи в это время. И наоборот, если вы знаете, что будете полны энергии после работы над конкретным проектом, запланируйте сложную задачу сразу после нее, чтобы воспользоваться своим импульсом.
• Подумайте о гибком графике. Многие работодатели готовы предоставить своим сотрудникам удаленный и гибкий график работы. Удаленная работа может повысить производительность многих людей, а гибкие варианты рабочего места помогают компаниям привлекать и удерживать лучших специалистов. Если вы считаете, что более гибкий график может повысить вашу производительность, обсудите ваши варианты с руководством. Например, если вы наиболее продуктивны в начале дня, посмотрите, можно ли работать с 7 утра до 15:00. Вы избежите дневного спада и потратите свои самые продуктивные часы на жизненно важные проекты.
• Запланируйте перерывы и оздоровление в свой день. Позаботьтесь о своем здоровье и самочувствии, когда будете планировать свой рабочий день. Например, запланируйте упражнения, перерывы и здоровое питание, чтобы быть в лучшей форме. Найдите время, чтобы размяться, прогуляться, подышать свежим воздухом, помедитировать или иным образом освежить свой разум.

Поэкспериментируйте с различными схемами работы, чтобы создать для себя наиболее эффективный план рабочего дня. Не каждый день будет одинаковым, но каждый день может иметь хорошо продуманный план продуктивности.

Если вы менеджер, покажите своей команде, что вы уважаете их время, и создайте поощрения на рабочем месте, которые признают и вознаграждают их продуктивность.

Переосмысление производительности может окупиться

Независимо от того, работаете ли вы на традиционном рабочем месте с 9 до 5 или работаете в гибком или удаленном режиме, понимание периодов вашей максимальной продуктивности может повысить вашу производительность, сохранить вашу карьеру в нужном русле и повысить общее удовлетворение. Если вы менеджер, помогая членам вашей команды максимизировать их эффективность, вы можете принести пользу всей организации и повысить моральный дух на рабочем месте.

Алекс Гальперин внес свой вклад в подготовку и написание этой статьи. Некоторые интервью с источниками были проведены для предыдущей версии этой статьи.