Могут ли работодатели компенсировать работникам расходы на медицинское страхование?

• Расходы на медицинское страхование для малого бизнеса растут с каждым годом, что побуждает работодателей сотрудничать с сотрудниками для снижения затрат.
• Есть несколько способов возместить сотруднику расходы на здравоохранение, например, предложить соглашение о возмещении расходов на здравоохранение.
• Хотя медицинское страхование и связанные с ним возмещения могут принимать различные формы, существуют важные федеральные правила, которым должны следовать работодатели.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса и специалистов по кадрам, которые хотят узнать о возмещении расходов на медицинское страхование, о том, как они работают и какие варианты доступны.

У работодателей есть много вариантов для предоставления медицинского страхования работникам. Тем не менее, цена часто является решающим фактором, когда предприятия выбирают пособия по медицинскому страхованию для своих сотрудников.

Работодатели понимают, что льготы по медицинскому страхованию могут привлекать и удерживать лучших специалистов и повышать удовлетворенность сотрудников. Однако не каждый бизнес может предложить полностью спонсируемое медицинское страхование, и сотрудники часто должны оплачивать значительную часть счета. В этих случаях работодатель может захотеть компенсировать часть расходов своих сотрудников.

К счастью, варианты возмещения существуют, но очень важно правильно оформить возмещение расходов на здравоохранение и соблюдать применимые юридические требования. Мы объясним, что работодатели должны сделать, чтобы возместить членам команды расходы на медицинское страхование.

Вы знали? Требования к медицинскому страхованию бизнеса гласят, что компании с 50 или более штатными сотрудниками должны предоставлять своим сотрудникам групповое медицинское страхование.

Могут ли работодатели компенсировать работникам расходы на медицинское страхование?

Работодатели могут помочь с расходами на медицинское страхование сотрудников несколькими способами. Однако, если вы не воспользуетесь защитой до уплаты налогов, предоставляемой IRS, например, договором о возмещении расходов на лечение (HRA), могут возникнуть серьезные налоговые последствия.

Что такое ХРА?

Ан HRA представляет собой групповой план медицинского страхования, финансируемый и принадлежащий работодателю, который позволяет сотрудникам возмещать без уплаты налогов некоторые медицинские расходы. Существует предельная сумма, которую сотрудники могут возмещать ежегодно. Любые деньги, не использованные в течение планового года, могут быть перенесены на следующий год.

Существует несколько типов HRA, в том числе:

• Стандартный HRA: В стандартном HRA компания выбирает, сколько вносить взносов, и должна предложить план всем сотрудникам. Стандартный HRA может возмещать франшизы, доплаты, рецепты и многое другое, но не может покрывать страховые взносы.
• Индивидуальное покрытие HRA (ICHRA): С ICHRA работодатели выбирают, сколько финансировать, и могут включать или исключать определенные группы сотрудников. Сотрудники могут использовать средства ICHRA для оплаты страховых взносов и других утвержденных расходов, способствуя гибкости сотрудников и работодателей и позволяя работодателю пользоваться тем же налоговым льготным статусом, что и взносы работодателя в традиционный групповой план медицинского страхования.
• Освобожденная льгота HRA (EBHRA): Налоговая служба устанавливает лимиты взносов для EBHRA, которые могут охватывать только определенные льготы, включая COBRA и долгосрочный уход.
• Квалифицированный малый работодатель HRA (КСЭХРА): Предприятия с менее чем 50 сотрудниками без группового плана могут настроить QSEHRA. (Мы объясним больше о QSEHRA ниже.)
• Групповое покрытие HRA (GCHRA): GCHRA обычно привлекает предприятия, которые предлагают план медицинского страхования с высокой франшизой (HDHP).

Работодатели могут предпочесть HRA групповому медицинскому страхованию малого бизнеса по следующим причинам:

• HRA просты в управлении. Надзор за программой HRA, как правило, прост, тогда как планы группового медицинского страхования довольно сложны для некоторых административных групп.
• HRA могут быть бюджетными. HRA позволяют компаниям лучше управлять своими годовыми бюджетами, предлагая при этом ряд налоговых преимуществ.

HRA демонстрируют, насколько работодатели ценят своих сотрудников, отдавая приоритет их здоровью. Это может улучшить показатели удержания сотрудников и помочь организации расти и решать новые задачи.

Что такое КСЕХРА?

Как пояснялось выше, QSEHRA — это особый тип HRA, предназначенный для того, чтобы помочь малым предприятиям компенсировать часть расходов на здравоохранение своих сотрудников путем предоставления необлагаемого налогом возмещения некоторых расходов на здравоохранение, включая страховые взносы и выплаты по совместному страхованию.

Чтобы иметь право на получение QSEHRA:

• Работодатели должны иметь 50 или менее сотрудников.
• Работодатели должны предлагать медицинское страхование, отвечающее требованиям Закона о доступном медицинском обслуживании (ACA), включая индивидуальный рыночный план.
• Работодатели должны обеспечить одинаковые условия возмещения расходов для всех штатных сотрудников. (Конкретные суммы возмещения могут варьироваться в зависимости от возраста и того, как люди в домашнем хозяйстве покрываются планом.)
• Работодатели не должны предлагать групповой план медицинского обслуживания, такой как Программа вариантов медицинского обслуживания для малого бизнеса (SHOP) или FSA для здравоохранения (счет с гибкими расходами).

Максимальные пособия или взносы QSEHRA в 2022 году составляли 5 450 долларов США (454,17 долларов США в месяц) для покрытия только сотрудников и 11 050 долларов США (920,83 долларов США в месяц) для покрытия сотрудников и домохозяйств. Понимание лимитов для каждого сотрудника в предлагаемой вами программе имеет важное значение, поскольку оно связано с растущим бременем сотрудника в плане покрытия ежегодно увеличивающихся расходов на здравоохранение.

Некоторые малые предприятия экономят деньги на медицинском страховании, сотрудничая с профессиональной организацией работодателей (PEO). Часто использование PEO для медицинского страхования может дать вам больше преимуществ и более низкие ставки.

Как возместить работникам расходы на медицинское страхование

Ваша структура HRA определяет, как вы возмещаете сотрудникам расходы на здравоохранение.

1. Возмещайте расходы сотрудникам, если у вас есть QSEHRA.

В рамках QSEHRA компания может выбрать ежемесячный лимит пособий или не облагаемое налогом денежное пособие для каждого сотрудника. Обратите внимание, что все штатные сотрудники должны получать одинаковую сумму пособия.

Работники, получающие уход, будут напрямую платить поставщику медицинских услуг или страховой компании. После этого они представят доказательства оплаты своим работодателям, и работодатель будет использовать средства QSEHRA для их возмещения. Возмещение не облагается налогом.

2. Возмещайте расходы сотрудникам, если у вас есть стандартный HRA или GCHRA.

В HRA, аффилированной с группой, работодатели выбирают ежемесячное пособие в виде необлагаемых налогом денег, чтобы предложить каждому зачисленному сотруднику. Затем сотрудники покупают то, что им нужно в течение месяца, сохраняя свои квитанции для просмотра работодателем. После того, как процесс проверки завершен и расходы утверждены, работодатель возмещает работнику установленный месячный лимит.

Работодатели выполняют стандартную HRA так же, как и GCHRA. Каждый сотрудник имеет установленную сумму денег до вычета налогов каждый месяц и представляет квитанции для соответствующих расходов. Кроме того, в стандартных HRA нет регулируемых IRS пределов взносов, поэтому работнику могут быть возмещены любые квалификационные расходы, указанные в списках IRS.

3. Возмещайте расходы сотрудникам, если у вас есть ICHRA.

С помощью ICHRA работодатели могут возмещать работникам безналоговые расходы на медицинское страхование, приобретенное на открытом рынке. Работодатели могут по своему выбору покрывать только страховые взносы или также возмещать другие соответствующие медицинские расходы. С ICHRA работодатель может по существу предоставлять пособия по медицинскому страхованию, не поддерживая обычный план группового медицинского страхования.

После того, как сотрудник понесет возмещаемые расходы, он представит конкретные счета-фактуры, квитанции или пояснения по льготам с подробным описанием:

• Название страховой премии, которую они заплатили, или услуги, которую они получили.
• Стоимость их расхода
• Имя поставщика
• Дата возникновения расхода

Работодатель или менеджер ICHRA проверит расходы, чтобы убедиться, что они покрыты, и возместит работнику платежную ведомость, чек или перевод.

Все FSA, HRA и медицинские сберегательные счета (HSA) предлагают безналоговые сберегательные программы, которые сотрудники могут использовать для оплаты соответствующих медицинских расходов.

4. Возмещайте расходы сотрудникам, если у вас есть EBHRA.

HRA с освобожденными льготами позволяет работодателям любого размера использовать доллары до вычета налогов для возмещения конкретных льгот. Работодатели могут установить лимит возмещения до 1800 долларов (в 2023 году он вырастет до 1950 долларов). Переходящие суммы не учитываются в годовых лимитах, и работодатели не могут предлагать EBHRA и ICHRA одному и тому же сотруднику.

Работник оплачивает соответствующие медицинские расходы из своего кармана, а затем подает заявление о возмещении расходов работодателю.

Какие правила должны соблюдаться при возмещении расходов по медицинскому страхованию?

Хотя ACA не регулирует HRA напрямую, вы должны следовать Закон о пенсионном обеспечении сотрудников 1974 г. (ERISA), IRS и другие правила, чтобы оставаться в соответствии. Убедитесь, что в вашем HRA в порядке следующие пункты:

• Документы плана: В документах плана описывается программа возмещения расходов, что она позволяет, а что нет, и что требует IRS через ERISA.
• Доказательство возмещения: Все программы HRA должны предлагать возмещение и не могут напрямую оплачивать расходы на медицинское страхование сотрудников.
• Правила медицинского плана: Наиболее распространенные варианты программ HRA должны соответствовать требованиям ERISA, HIPAA, COBRA и ACA.

Плюсы и минусы HRA

Работодатели должны взвесить все «за» и «против» создания HRA для своих сотрудников, чтобы убедиться, что они принимают наилучшее решение для своей организации.

К плюсам HRA можно отнести следующее:

• HRA помогают контролировать расходы. Работодатели сами выбирают, сколько ежегодно отчислять в HRA.
• Взносы HRA не облагаются налогом. Взносы работодателя на 100% не облагаются налогом.
• HRA помогают набирать таланты. HRA — это дополнительное преимущество для сотрудников, которое может помочь в наборе персонала.

К минусам HRA можно отнести следующее:

• HRA не переносимы. Сотрудники не могут перенести выделенные им средства в случае увольнения. Вы можете отметить это в письме об увольнении.
• HRA не стандартизированы. Несмотря на то, что планы должны соответствовать рекомендациям ERISA, существует большая гибкость планов, что может привести к путанице.
• HRA не распространяется на самозанятых. Владельцы индивидуального бизнеса не имеют права на льготы плана.

Возмещение расходов на здравоохранение может укрепить вашу организацию

Когда работодатели добавляют HRA в свой пакет льгот для сотрудников, чтобы помочь с расходами на здравоохранение, они показывают, насколько ценна их команда для итоговой прибыли организации. HRA — это недорогой вариант с низким уровнем риска для малых предприятий, которые хотят поступать правильно со своими сотрудниками и сохранять отличных членов команды в долгосрочной перспективе.

Кимберли Леонард внесла свой вклад в подготовку и написание этой статьи.