Методы учета: наличные против начисления

• Кассовый учет и учет по методу начисления – это два метода финансовой отчетности.
• Физические лица, малые предприятия и индивидуальные предприниматели используют кассовый учет для записи доходов и расходов при обмене денег.
• Учет по методу начисления утверждает, что кредиты и дебеты существуют, даже если денежная операция не была совершена. Многие виды компаний используют эту методологию.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, которые решают, использовать ли систему учета наличными или методом начисления.

Кассовый метод учета и метод начисления имеют свои преимущества и недостатки, но как только вы выберете конкретный метод учета, важно применять его последовательно. Так как же узнать, какой метод учета лучше всего подходит для вашего бизнеса? Если вы собираетесь быть привязанным к выбранному вами методу учета, вы хотите сделать оптимальный выбор. В этом руководстве представлен обзор каждого метода учета и советы, которые помогут вам выбрать лучший из них для вашего малого бизнеса.

(Связанное чтение: Разница между кредиторской задолженностью и дебиторской задолженностью)

Что такое кассовый учет?

Кассовый учет является самым простым и основным методом учета и фокусируется на притоке и оттоке денежных средств. Он преимущественно используется физическими лицами для личного учета, а также малым бизнесом.

В кассовой системе учета доходы и расходы признаются только при обмене денег, независимо от того, когда были поставлены товары или услуги. Это означает, что этот метод не создает дополнительных сложностей с кредиторской и дебиторской задолженностью или текущими активами и обязательствами. (Проверьте эти девять бухгалтерских задач, которые вы должны выполнять каждый день.)

Это также означает, что любые продажи или расходы не отражаются в финансовой отчетности до тех пор, пока сумма не будет реализована, а инвестиции в товарно-материальные запасы отображаются как расходы до тех пор, пока они не могут быть проданы за наличные. При кассовом учете сложнее точно оценить финансовые показатели вашего бизнеса.

Преимущества кассового учета

Для малого бизнеса кассовый учет предлагает множество преимуществ.

• Простота использования: Кассовый учет во многом обусловлен его простотой, хорошо подходящей для малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей, которые могут вести бухгалтерский учет с помощью только ручки и блокнота.
• Улучшенные прогнозы денежных потоков: Поскольку вся система бухгалтерского учета и финансовой отчетности вращается вокруг денежных потоков, кассовый учет может дать лучшее представление об этом. Более сложные системы, основанные на начислении, часто теряют эту ясность.
• Налоговые преимущества: Если вы регистрируете коммерческие доходы и расходы только тогда, когда наличные деньги переходят из рук в руки, вы можете воспользоваться значительными налоговыми льготами, рассчитывая свои транзакции. Ускорьте расходы или замедлите свои доходы, чтобы законно снизить свои налоговые обязательства на определенный период времени.

Недостатки кассового учета.

Кассовый учет имеет ряд явных недостатков, что делает его непригодным для определенных видов бизнеса.

• Вводящая в заблуждение и неточная отчетность: Владелец бизнеса может показать прибыль, не оплачивая счета в течение определенного периода времени, даже если он понес эти расходы. Это делает систему легкой для злоупотреблений и лучше подходит для личного отслеживания, а не для оценки инвестором или банком.
• Управление запасами: В кассовом учете запасы учитываются как расходы. Он не станет активом, пока не будет продан за наличные. Это может исказить ваши цифры, особенно для компаний, которые имеют свой капитал, связанный с запасами, или которые хранят запасы в течение длительных периодов времени. IRS запрещает предприятиям, которые ведут запасы, использовать кассовый метод учета, за некоторыми исключениями.

Несмотря на то, что методы кассового учета просты в использовании, позволяют лучше прогнозировать денежные потоки и предлагают налоговые преимущества, они могут привести к неточному бухгалтерскому учету и искаженным данным о запасах.

Примечание редактора: Ищете подходящее бухгалтерское программное обеспечение для своего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Что такое начисленный учет?

Применяемый в большинстве профессиональных организаций и предприятий по всему миру метод начисления признает доход только тогда, когда товары и услуги поставлены, а расходы регистрируются, когда они понесены. (Читать соответствующую статью: Выбор подходящего программного обеспечения для бухгалтерского учета малого бизнеса)

Например, если вас наняли для строительства дома, вы будете фиксировать доходы от проекта по мере его завершения, независимо от того, когда заказчик заплатил деньги. То же самое относится к расходам, о которых сообщается, когда они понесены, а не когда вы их оплачиваете.

Учет по методу начисления сопоставляет доходы и расходы за один и тот же период времени, что позволяет более точно оценить прибыльность и финансовые показатели компании. Он также использует двойную запись со счетами дебиторской и кредиторской задолженности и запасов.

Хотя учет по методу начисления незаменим в современном бизнесе, у него есть свои недостатки, такие как крутая кривая обучения и большая сложность, которая может стать бременем для владельцев малого бизнеса. Если вы используете учет по методу начисления, необходимы программные решения для бухгалтерского учета и профессиональные бухгалтеры.

Еще одним ключевым недостатком является игнорирование наличных денег и платежей, что может создать проблемы с денежными потоками. Это особенно верно в сочетании с налоговыми обязательствами, которые основаны на продажах и доходах до осуществления платежа.

(Связанный: Разница между чистым и валовым доходом)

Преимущества учета по методу начисления

Система начисления имеет неоспоримые преимущества для бизнеса любого размера.

• Точная финансовая отчетность: Система начисления точно отображает прибыльность и финансовые показатели компании за определенный период времени, идеально соотнося продажи и расходы, возникающие в связи с ними за тот же период.
• Улучшенное планирование и отчетность: Эта система позволяет проводить анализ, планирование и принятие стратегических решений в организациях с помощью финансовых отчетов, соответствующих операционной деятельности.
• Соответствие ОПБУ: Общепринятые принципы бухгалтерского учета (GAAP) определяют систему учета по методу начисления. Соответствие метода начисления этим стандартам бухгалтерского учета имеет решающее значение, если вы хотите привлечь или занять средства у инвесторов и банков.

Бухгалтерский учет по методу начисления позволяет менеджерам и лицам, принимающим бизнес-решения, увидеть четкую картину, которая часто отсутствует в кассовом учете.

Недостатки учета по методу начисления

Несмотря на неоспоримые преимущества и широкое внедрение в бизнес, система начисления имеет определенные недостатки.

• Крутая кривая обучения: В отличие от простого кассового метода учет по методу начисления требует времени и усилий для изучения, понимания и применения на практике. Владельцам малого бизнеса может не хватать навыков или ресурсов для этого.
• Неопределенности денежных потоков: Указывая прибыль до того, как она будет реализована, эта система может создать неопределенность при планировании, составлении бюджета и разработке стратегии. Он также может понести налоговые обязательства до того, как деньги поступят на ваш счет.

Должен ли малый бизнес использовать наличный расчет или метод начисления?

С помощью этого параллельного сравнения вы можете увидеть вариант, который лучше всего соответствует вашим требованиям.

Кассовый учетУчет по методу начисленияДоход, признанный при получении денежных средств Доход, признанный при получении товаров и услугРасходы, признанные при оплате с оттоком денежных средствРасходы, признанные при их понесении, независимо от фактической оплатыОтслеживает приток и отток денежных средств для составления финансовой отчетностиОтслеживает дебиторскую и кредиторскую задолженность, товарно-материальные запасы и амортизацию для составления отчета производительностьНалоговые обязательства только в отношении полученных денегНалоговые обязательства могут возникнуть еще до того, как деньги поступят на счетПростой, легкий в использовании и не требует дополнительных инструментов или профессиональной помощиВключает кривую обучения, требует инструментов бухгалтерского учета и профессиональной помощи в зависимости от сложностиНе принимается банками и инвесторамиСоответствует GAAP и универсален принимается банками и инвесторами. Лучше всего подходит для фрилансеров, индивидуальных предпринимателей и независимых консультантов или подрядчиков. Требуется для предприятий любого размера с товарно-материальными запасами, персоналом и активами.

Как записывать свои транзакции

Бухгалтерский учет, финансовый менеджмент и отчетность поначалу могут показаться слишком сложными; однако существует множество бухгалтерских решений с простыми в использовании интуитивно понятными интерфейсами. Вы можете нанять бухгалтера, но программное обеспечение также позволяет вам профессионально вести свои бухгалтерские книги без посторонней помощи.

С высококачественным программным обеспечением для бухгалтерского учета, которое предлагает различные функции, возможности и цены для предприятий любого размера, управление компанией никогда не было проще. Вы даже можете вести учет из приложения на своем мобильном телефоне с помощью большинства ведущих решений. Узнайте больше об отдельных программных решениях для бухгалтерского учета, доступных на рынке, в нашем обзоре QuickBooks Online или нашем обзоре программного обеспечения для бухгалтерского учета FreshBooks.