Как выбрать приложение для софтфона

• Софтфоны — это экономичный и простой способ совершать и принимать телефонные звонки через Интернет.
• Они могут подходить не для каждого бизнеса, особенно для предприятий, у которых нет сильного и надежного подключения к Интернету.
• Чтобы определить, какое приложение для софтфона подходит именно вам, сравните стоимость с функциями нескольких поставщиков.

По мере того, как технологии становятся все более изощренными, предприятия используют приложения для программных телефонов вместо стационарных телефонов, чтобы сделать свои телефонные системы более доступными и экономичными. Но софтфоны не могут быть правильным выбором для каждого бизнеса. Здесь есть все, что вам нужно знать о софтфонах и о том, как определить, подходят ли они для вашего бизнеса.

Что такое приложение для софтфона?

Несмотря на свое название, софтфон на самом деле не является телефоном. Программный телефон — это программное обеспечение, позволяющее использовать компьютер, телефон или планшет для совершения звонков через Интернет. Программное обеспечение программного телефона обычно предоставляется вашим провайдером передачи голоса по Интернет-протоколу (VoIP) и функционирует как знакомый, удобный интерфейс, который работает аналогично традиционному телефону — пользователи могут набирать номера и получать доступ к своим функциям VoIP (голосовая почта, автосекретарь, не беспокоить и др.). Софтфоны также имеют такие функции, как отключение звука, удержание и передача.

Примечание редактора: Ищете подходящую телефонную систему для бизнеса для вашей компании? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Как работает приложение для софтфона?

Чтобы использовать софтфон, вам нужен компьютер, смартфон или планшет с доступом в Интернет, а также либо гарнитура VoIP, либо доступ к микрофону и динамику на вашем устройстве. В то время как внутренний динамик и микрофон будут работать, правильная гарнитура VoIP обеспечивает наилучшее качество звука за счет уменьшения окружающего шума.

Поиск поставщика телефонных систем, который предлагает приложение для программного телефона, не должен быть сложной задачей, поскольку большинство современных систем унифицированных коммуникаций включают эту функцию. Ознакомьтесь с нашими рекомендациями о лучших поставщиках телефонных систем для бизнеса.

Возможности софтфона

Софтфоны работают так же, как и обычные телефоны, позволяя вам:

• Совершать, принимать и переводить звонки
• Управление контактами
• Настроить ожидание вызова и не беспокоить
• Назначение правил переадресации вызовов
• Сохраняйте конфиденциальность звонков по мобильному телефону
• Делитесь списками контактов
• Мгновенные сообщения коллегам
• Видеозвонок

Отличается ли софтфон от VoIP?

Нет. VoIP — это услуга, которая позволяет вам совершать и принимать звонки, а «программный телефон» — это программное обеспечение, обеспечивающее удобный интерфейс на вашем интеллектуальном устройстве.

При рассмотрении VoIP по сравнению со стационарными телефонными системами убедитесь, что вы понимаете, что предлагает каждый из них, и подходит ли тот или иной вариант вашим потребностям лучше.

Плюсы и минусы приложений для софтфонов

Программные телефоны предлагают множество преимуществ, особенно в связи с тем, что владельцы бизнеса возлагают на телефонные системы все более высокие требования и нуждаются в гибких и надежных решениях, которые позволяют их сотрудникам быть доступными по телефону в любое время, независимо от того, где они находятся.

Плюсы софтфона

Если вам интересно узнать больше о плюсах, они заключаются в следующем.

Экономически эффективным

Самым большим преимуществом софтфонов является их низкая стоимость. Они основаны на программном обеспечении, что означает, что требуется минимальное оборудование — только смарт-устройство или устройство с доступом в Интернет и гарнитура, а техническое обслуживание включено в ежемесячную плату за обслуживание. Большинство услуг включают видеозвонки и многосторонние конференции, а это означает, что вам не придется доплачивать за эти услуги. Софтфоны помогают сократить расходы на аппаратное обеспечение, телефонную связь и техническое обслуживание, поскольку обновление вашей системы так же просто, как и обновление программного обеспечения. Кроме того, софтфоны позволяют совершать международные звонки за небольшую часть стоимости сборов, связанных с выполнением международного звонка традиционным способом.

Масштабируемость

Выбор программной телефонной системы для бизнеса также обеспечивает масштабируемость вашего бизнеса — вашу систему программного телефона можно легко адаптировать по мере роста вашего бизнеса.

Гибкость

Дополнительным важным преимуществом софтфонов является их гибкость. Поскольку вы можете использовать свой программный телефон с любого устройства с доступом в Интернет, вы можете совершать и принимать звонки из любой точки мира со своего телефона, планшета или компьютера. Это делает софтфоны идеальными для компаний, работающих в разных местах, удаленных сотрудников или частых путешественников. Программные телефоны также защищают конфиденциальность; вам больше не нужно использовать или давать свой личный номер.

Простая интеграция

Интеграции также становятся все более важными. Например, многие софтфоны можно интегрировать с платформами управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), чтобы при каждом входящем звонке вызывался правильный контакт в вашей системе.

Простота использования

В соответствии с Пиннакл Телеком, еще одним важным преимуществом систем софтфонов является простота их использования. Учитывая, что мы живем в эпоху, когда базовые знания компьютера являются обычным явлением, системы программных телефонов особенно просты в использовании для большинства людей. Вместо того, чтобы возиться с кнопками на телефоне, этими системами можно управлять одним щелчком мыши.

Простые обновления

В отличие от аппаратного обеспечения, которое необходимо полностью заменить после устаревания, программное обеспечение можно легко обновить. Кроме того, поскольку программное обеспечение лицензируется, обновления производятся автоматически, без необходимости покупать новое программное обеспечение.

Присутствие сотрудников

Еще одним важным преимуществом приложения для софтфона является присутствие сотрудников. В частности, присутствие в режиме реального времени является одним из ключевых элементов эффективного управления вызовами. Используя настольный софтфон, вы сможете просматривать доступность деловых партнеров в вашей сети. Они также могут видеть, доступны ли они, а также способ их достижения.

Хостинг видеозвонков

Одним из основных преимуществ софтфонов является то, что они позволяют вам совершать видеозвонки. В отличие от обычного настольного телефона, вы можете позвонить кому-то обычным способом или связаться с ним с помощью видеозвонка. Это особенно полезная функция в эпоху пандемии COVID-19. Хотя многие клиенты и компании предпочитают личные встречи, этот вариант часто считается подходящей альтернативой. Это позволяет пользователям участвовать в многоканальных конференциях, не выходя из собственного дома или офиса. Более того, учитывая, что звонки осуществляются из приложения, для этого не нужно покупать дорогой смартфон или другое дорогостоящее оборудование.

Легкий доступ к записанным звонкам

Еще одним большим преимуществом программных телефонов является то, что они позволяют пользователям более легко получать доступ к записанным телефонным звонкам. В соответствии с AirCall, учитывая, что приложение использует облачные телефонные решения, это значительно упрощает доступ к записанным телефонным звонкам. В частности, к записанным звонкам обычно можно получить доступ, просто щелкнув ссылку на онлайн-файл, который создается автоматически после каждого звонка. Эти ссылки можно сохранить и поделиться ими одним нажатием кнопки.

Сервис без помех

Большим преимуществом использования софтфона является то, что это бесплатный сервис. Большинство компаний и домашних предприятий пытаются найти лучшие способы максимизировать пространство, а также устранить микробы, поэтому очень важно найти лучшие способы обновить свое пространство, не создавая больше беспорядка.

Во многих случаях на столе находятся такие вещи, как компьютеры, телефоны, расходные материалы и т. д., что может затруднить регулярную санитарную обработку. С этим может быть сложно справиться, когда вы имеете дело с ограниченным пространством и пытаетесь исключить возможность распространения микробов через грязные поверхности. Однако софтфоны помогают избавиться от ненужного беспорядка, поскольку софтфон — это, по сути, просто приложение, установленное на вашем устройстве.

Минусы софтфона

С другой стороны, минусы софтфона следующие.

У вас должно быть надежное подключение к Интернету.

Однако софтфоны не могут быть правильным решением для каждого бизнеса. Они не подходят для предприятий, у которых нет надежного подключения к Интернету. Софтфоны полностью основаны на Интернете — они плохо работают (или вообще не работают) без надежного подключения к Интернету. Убедитесь, что ваше соединение надежное, безопасное и не обрывается.

Ваши устройства должны быть обновлены.

Во-вторых, убедитесь, что устройства ваших сотрудников обновлены и работают нормально, поскольку доступ к программному телефону также сильно зависит от устройства, используемого для вызова.

Качество может быть непостоянным.

В-третьих, вам нужно определить, как вы и ваши сотрудники будете совершать и принимать звонки, т. е. будете ли вы использовать динамик и микрофон на своем устройстве или приобретете наушники. Софтфоны не всегда могут обеспечивать такое же качество связи, как традиционные телефоны, особенно при использовании встроенного микрофона и динамиков вашего устройства.

Как выбрать софтфон

Выбирая лучшее приложение для софтфона для своего бизнеса, взвесьте его функции и стоимость. Хотя софтфоны в основном считаются недорогим вариантом по сравнению с другими телефонными системами, ежемесячная стоимость обслуживания и функции зависят от поставщика.

Оценивая стоимость, хорошо подумайте, без каких функций можно и без чего нельзя обойтись. Многие провайдеры предлагают бесплатные ограниченные версии своего программного обеспечения, которые могут подойти вам в зависимости от ваших потребностей. Проведите анализ, чтобы увидеть, как каждый поставщик сравнивает функции и стоимость, чтобы обеспечить максимальную отдачу от затраченных средств. Функции, которые вы должны искать, включают голосовую почту, переадресацию и передачу вызовов, повторный набор, удержание, автоматический ответ и игнорирование вызовов.

Вы также должны посмотреть, сколько телефонов или линий вам понадобится. Выберите провайдера, который может легко поддерживать необходимое вам количество линий.

Далее рассмотрим операционную систему. Не все приложения для софтфонов совместимы со всеми операционными системами, поэтому очень важно выбрать программное обеспечение, которое работает с вашей операционной системой, будь то macOS, Windows, iOS или Android. Кроме того, проверьте, с какими другими системами интегрируется приложение для программного телефона, например CRM, облегченный протокол доступа к каталогам (LDAP) или Outlook.

Вы также должны убедиться, что ваш софтфон поддерживает тот же протокол, что и ваш провайдер VoIP. Протоколы определяют, как данные обрабатываются и передаются по сети. Существует несколько протоколов, поддерживаемых службами VoIP и программными телефонами, включая SIP, H.323 и MGCP. (Читать по теме: Что такое SIP-транкинг? Вам это нужно для вашего бизнеса?)

Позвоните поставщикам, чтобы узнать, какую поддержку клиентов они предлагают. Предоставляют ли они круглосуточную поддержку по устранению неполадок? Какие шаги предпринимаются, если что-то пойдет не так? Как можно добавить или удалить строки?

Наконец, посмотрите, какие меры безопасности предлагает ваш провайдер. Приложения для софтфонов подвержены взлому или вредоносным программам из-за их интернет-природы, поэтому крайне важно, чтобы ваши данные были защищены от взломов.

Где найти приложения для софтфонов

Есть много вариантов, где вы можете получить приложение для софтфона. Вот некоторые популярные провайдеры:

• 8×8: 8×8 включает свой софтфон для виртуального офиса в пакет «Виртуальный офис» без дополнительной платы. Пользователи могут управлять такими функциями, как переадресация вызова, перевод вызова, ожидание вызова и трехсторонний вызов.
• КольцоЦентральное: RingCentral включает свое приложение для программного телефона с программным обеспечением RingCentral for Desktop. Он легко интегрируется с программами управления контактами и легко передает вызовы между устройствами. Смотрите наш обзор RingCentral.
• Ома: Мобильное приложение Ooma работает на любом устройстве iOS или Android. Он предлагает интуитивно понятный и простой в использовании интерфейс на вашем смартфоне. Функции включают дополнительный набор, перевод вызова, конференц-связь и режимы «Не беспокоить».
• Джайв: Jive предлагает простую интеграцию с приложениями для управления контактами, такими как Outlook, и имеет множество функций, таких как мониторинг присутствия, аналитика вызовов, E911 и группы звонков.
• Циско: Cisco — отличный вариант для крупного или корпоративного бизнеса, поскольку он может поддерживать многих сотрудников и имеет гибкие возможности управления.