Как выбрать график оплаты для вашего бизнеса

• Четыре типа графиков расчета заработной платы: еженедельно, раз в две недели, раз в полгода и ежемесячно.
• Раз в две недели — наиболее распространенный график начисления заработной платы, но другие три варианта могут оказаться выгодными для вашего бизнеса.
• Вы можете легко выбирать и изменять графики расчета заработной платы для своего бизнеса с помощью программного обеспечения для расчета заработной платы.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят выбрать график расчета заработной платы для своего бизнеса.

Когда вы были наемным работником, вы, вероятно, получали зарплату дважды в месяц. Но теперь, как владелец малого бизнеса, вы можете задаться вопросом, можете ли вы платить реже, чтобы сэкономить время и, возможно, деньги. Вы можете, но должны ли вы? Это руководство поможет вам выбрать правильный график расчета заработной платы для вашей компании.

Что такое график оплаты труда?

График расчета заработной платы описывает частоту, с которой вы платите своим сотрудникам. Например, если вы платите своим сотрудникам два раза в месяц, ваш график начисления заработной платы составляется раз в полгода (иногда это называется «раз в два месяца», хотя это неправильное название, когда речь идет о начислении заработной платы, поскольку это означает «каждый второй месяц»).

Ваш график начисления заработной платы составляет основу графика и операций по начислению заработной платы, и он может повлиять на ваши расходы на заработную плату и денежные потоки ваших сотрудников. Кроме того, предприятия в определенных секторах или определенных размеров могут предпочесть один тип графика заработной платы другим.

Какие существуют виды графиков начисления заработной платы?

Существует четыре основных типа графиков начисления заработной платы: еженедельно, раз в две недели, раз в полгода и ежемесячно.

1. Еженедельно: При еженедельном графике расчета заработной платы вы будете платить своим сотрудникам каждую неделю, как правило, каждый раз в один и тот же день недели. Вы будете обрабатывать платежную ведомость 52 раза в год и выдавать каждому сотруднику 52 зарплатных чека в течение года.
2. Раз в две недели: Когда вы выбираете двухнедельный график расчета заработной платы, вы выдаете зарплату сотрудникам каждые две недели. Вы будете выдавать свои зарплатные чеки в один и тот же день недели через неделю. Сотрудники, которым вы платите раз в две недели, будут получать от вас 26 зарплат в год.
3. Раз в полмесяца: При полумесячном графике вы будете платить своим сотрудникам дважды в месяц. То же самое часто верно для двухнедельной оплаты, поэтому эти графики заработной платы часто ошибочно объединяются. Полумесячная оплата приводит к двум зарплатам в месяц и 24 зарплатам сотрудников в год, тогда как оплата раз в две недели иногда приводит к трем зарплатам в месяц. Полумесячные зарплаты, таким образом, больше, чем двухнедельные зарплаты.
4. Ежемесячно: Ежемесячный график оплаты означает, что вы будете платить своим сотрудникам один раз в месяц, в результате чего в год будет выполняться 12 расчетов заработной платы. Скорее всего, вы будете выдавать месячные зарплатные чеки в один и тот же день месяца, возможно, в первую пятницу месяца. Вы также можете выдавать ежемесячную заработную плату первого числа месяца.

По состоянию на февраль 2020 года данные Бюро статистики труда США (BLS) показывают, что двухнедельная оплата является наиболее популярным графиком расчета заработной платы. BLS обнаружил, что 43% предприятий используют двухнедельные графики оплаты труда, а еженедельные графики занимают второе место с 33,3%. Полумесячная заработная плата занимает третье место с 19%, а месячная зарплата занимает последнее место с 4,7%.

Двухнедельные графики оплаты являются наиболее распространенными, за ними следуют еженедельные, полумесячные и ежемесячные графики.

Каковы плюсы и минусы каждой схемы расчета заработной платы?

Существует четыре графика оплаты, потому что ни один из них не подходит идеально для каждого бизнеса. Чтобы помочь вам решить, какой вариант лучше всего подходит для вашего бизнеса, мы перечислили ниже преимущества и недостатки каждого расписания.

Когда вы узнаете все тонкости каждого типа, знайте, что вполне возможно запустить более одного графика оплаты. Например, некоторые предприятия платят почасово работникам еженедельно, а наемным работникам – раз в две недели. Вам может подойти более одного из приведенных ниже графиков расчета заработной платы, и вы можете использовать столько, сколько вам нужно.

Плюсы и минусы еженедельного графика выплаты заработной платы

Вот некоторые из преимуществ еженедельных графиков расчета заработной платы.

• Большой денежный поток для ваших сотрудников: Чем чаще вы платите своим сотрудникам, тем быстрее они получат доступ к заработанной ими заработной плате. Результатом, по определению, является больший денежный поток и, следовательно, большая финансовая стабильность для ваших сотрудников. Это понятие особенно верно для низкооплачиваемых работников, для которых даже небольшие суммы наличных денег могут быть жизненно важны.
• Упрощенный расчет сверхурочной работы: Допустим, ваши сотрудники не освобождены от действия Закона о справедливых трудовых стандартах и ​​иногда работают сверхурочно. В этом случае вам нужно будет заплатить этим сотрудникам полтора часа за все их сверхурочные часы. Добавлять эту сверхурочную заработную плату к зарплате намного проще при еженедельном графике выплат. Поскольку вы, скорее всего, будете еженедельно отслеживать сверхурочные часы, вы просто умножите сверхурочные часы за неделю на свою ставку оплаты сверхурочных и прибавите результат к своей зарплате.

Это некоторые недостатки еженедельных графиков расчета заработной платы.

• Повышение заработной платы: С некоторыми услугами расчета заработной платы у вас будет ограничение на то, сколько раз вы можете запускать расчет заработной платы без дополнительных комиссий. Еженедельная оплата, 52 платежных ведомости в год, — это график, который, скорее всего, позволит вам превысить этот предел. Таким образом, еженедельные графики выплат могут сильно повлиять на ваши расходы на заработную плату. Однако, если вы ищете варианты, которые не взимают дополнительную плату за расчет заработной платы, когда вы выберите поставщика услуг по расчету заработной платывы можете избежать этой проблемы.
• Более высокие почтовые расходы: Если вы печатать зарплатные чеки для ваших сотрудников еженедельные графики оплаты могут стать более дорогими. Это связано с тем, что каждый из 52 расчетов заработной платы, которые вы выполняете в год, требует наличия чеков, магнитных чернил или тонера, конвертов и марок. Вы израсходуете эти ресурсы значительно быстрее, чем при других графиках, что увеличит ваши затраты на пополнение запасов.

Плюсы и минусы двухнедельного графика начисления заработной платы

Вот несколько причин, по которым двухнедельный график является самым популярным.

• Предсказуемые платежные циклы: С двухнедельной оплатой вы знаете, что вам нужно обрабатывать платежную ведомость каждые 14 дней. Кроме того, ваши чеки, вероятно, каждый раз будут выдаваться в один и тот же день недели, поэтому сроки выплаты заработной платы будут кристально четкими. Ваши сотрудники также будут точно знать, когда ожидать получения зарплаты, что упростит личный учет и составление бюджета.
• Упрощенный расчет сверхурочной работы: Как и еженедельная оплата, двухнедельные графики упрощают учет сверхурочной работы. Двухнедельные графики значительно упрощают расчет и оплату сверхурочной работы по сравнению с полумесячными или ежемесячными вариантами. Это связано с тем, что полумесячные и ежемесячные периоды оплаты часто разделяют рабочие недели между циклами оплаты, что усложняет расчет сверхурочной работы.

Хотя двухнедельный график оплаты очень популярен, у него есть некоторые недостатки.

• Переменные даты выплаты: Хотя вы будете знать, что ваши зарплатные чеки будут выдаваться каждую вторую пятницу, вы не будете сразу знать даты этих зарплатных чеков. Вместо этого вам нужно будет проверить календарь. Возможно, вы хотели бы, чтобы ваши платежные даты были одинаковыми каждый месяц.
• Большие расходы на заработную плату: Да, двухнедельный график расчета заработной платы может примерно вдвое сократить ваши еженедельные расходы на заработную плату. Однако, поскольку они приводят к большему количеству зарплат, чем полумесячные и ежемесячные графики расчета заработной платы, они также могут быстро стать дорогими. Опять же, если вы выберете поставщика услуг по расчету заработной платы, который разрешает неограниченное количество расчетов заработной платы, это не будет проблемой.

Плюсы и минусы полумесячного графика начисления заработной платы

Вот несколько причин, по которым полумесячный график начисления заработной платы может подойти вашему бизнесу.

• Постоянные выплаты: При полумесячном графике вы всегда будете платить своим сотрудникам 15 и 30 числа месяца. Да, вам придется внести небольшие коррективы в праздничные и выходные дни, но вы можете легко сделать это с помощью программного обеспечения для расчета заработной платы.
• Простые расчеты удержания: Поскольку вы всегда будете выдавать зарплату двум сотрудникам в месяц по графику раз в полгода, вы будете удерживать точно такую ​​же сумму отчислений на каждую зарплату. Эта структура значительно упрощает надлежащий сбор налогов с сотрудников и уплату страховых взносов. Это также значительно упрощает включение затрат на новые льготы в будущие зарплаты.

Некоторые предприятия, с другой стороны, могут захотеть избежать полумесячных графиков начисления заработной платы по следующим причинам.

• Сложные расчеты сверхурочной работы: Рабочие недели, которые начинаются в одном месяце, а заканчиваются в другом, неизбежны. Они также значительно усложняют расчеты сверхурочной работы, поскольку сверхурочные часы за одну и ту же рабочую неделю могут приходиться на два разных месяца. Такое разделение может сбить с толку сотрудников, проверяющих, правильно ли им заплатили. Это также может запутать вас в расчете правильных платежей.
• Общее большое количество расчетов заработной платы: В то время как полумесячные графики расчета заработной платы приводят к вдвое меньшему количеству прогонов заработной платы по сравнению с еженедельными графиками, они приводят к вдвое большему количеству прогонов по сравнению с месячным графиком. Это может сделать полумесячные графики заработной платы слишком дорогими для некоторых владельцев малого бизнеса.

Ежемесячный график выплаты заработной платы плюсы и минусы

Хотя менее 5% предприятий используют ежемесячные графики расчета заработной платы, они приносят некоторые преимущества.

• Низкие затраты на заработную плату: Ежемесячный график расчета заработной платы означает, что вы будете обрабатывать платежную ведомость 12 раз в год. Это означает меньшее количество случаев, когда вы будете нести какие-либо дополнительные расходы, связанные с расчетом заработной платы.
• Чрезвычайно простые расчеты вычета: Имея всего один чек в месяц, вам не придется делить страховые взносы на несколько зарплатных чеков. Вы уменьшите вероятность человеческой ошибки и избавите себя от утомительной работы.
• Меньше работы в целом: Чем меньше раз вы запускаете платежную ведомость, тем меньше работы вы должны выполнить для выполнения задачи. А с ежемесячными графиками расчета заработной платы вы запускаете расчет заработной платы не более чем вдвое реже, чем с другими графиками.

Ежемесячный расчет заработной платы, безусловно, имеет и свои недостатки, поэтому он используется нечасто.

• Недовольство сотрудников: Как бы вы себя чувствовали, ожидая целый месяц оплаты своей работы? Как бы вы себя чувствовали, планируя целый месяц расходов всего на одну зарплату? Ваши ответы могут быть «плохими» и «плохими». Независимо от того, сколько работы и денег сэкономит вам ежемесячная заработная плата, действительно ли вы хотите, чтобы это повлияло на ваших сотрудников?

• Невыполнимость для почасовых работников: Между проблемами сверхурочной работы и более низкой заработной платой, часто связанной с почасовой работой, ежемесячные графики заработной платы не подходят для почасовых сотрудников. Рабочие недели, разбитые на месяцы, могут быть проблематичными для расчета ежемесячной оплаты за сверхурочную работу. Кроме того, низкооплачиваемые работники часто не могут ждать целый месяц, чтобы получить свою зарплату.
• Возможные юридические проблемы: В некоторых штатах действуют законы, запрещающие ежемесячные графики начисления заработной платы во многих или во всех случаях. Крайне важно проконсультироваться со специалистом по этому вопросу, чтобы не оказаться в беде.

Какие виды бизнеса выигрывают от каждого графика заработной платы?

Данные BLS о распространенности графика начисления заработной платы по секторам намекают на типы предприятий, которые получают выгоду от каждого графика начисления заработной платы. BLS обнаружило, что еженедельная оплата является обычным явлением в строительстве, производстве и торговле. Эти отрасли нанимают много почасовых рабочих с более низкой заработной платой, что объясняет распространенность еженедельных графиков расчета заработной платы в этих секторах.

Полумесячная оплата распространена в горнодобывающей промышленности, информации, финансах и профессиональных услугах. Однако во всех этих отраслях еще чаще используются двухнедельные графики оплаты труда.

Ни в одной отрасли ежемесячная оплата не используется особенно часто. Во всяком случае, размер бизнеса более сильно коррелирует с распространенностью ежемесячных графиков начисления заработной платы. BLS обнаружил, что 8,9% компаний, в которых работает менее 10 сотрудников, используют ежемесячные графики расчета заработной платы. Этот показатель намного выше, чем в компаниях с 10 и более сотрудниками.

В целом, двухнедельная оплата увеличивается по мере увеличения размера бизнеса, хотя это характерно для всех размеров бизнеса. Заметным исключением является то, что компании с не более чем девятью сотрудниками используют полумесячные графики расчета заработной платы немного чаще (34,9%), чем двухнедельные (33,7%).

Еженедельная оплата распространена в строительном, производственном и торговом секторах, в то время как полумесячная оплата часто используется в горнодобывающей промышленности, информации, финансах и профессиональных услугах.

Как изменить график расчета заработной платы в программе расчета заработной платы

Если вы уверены, что изменение графика расчета заработной платы необходимо, вы можете легко внести изменения, если воспользуетесь программным обеспечением для расчета заработной платы. (Если вы этого не сделаете, но хотите начать, посетите наши обзоры лучших услуг по расчету заработной платы, чтобы найти подходящую.) Вы войдете в свою учетную запись, найдите меню «Расчет заработной платы» вверху или слева. боковую панель навигации и измените там периодичность начисления заработной платы. В некоторых случаях вы также можете установить разные графики расчета заработной платы для разных групп сотрудников.

Вы можете легко изменить график расчета заработной платы с помощью программного обеспечения для расчета заработной платы.

Конкретный пример должен показать, насколько простым может быть этот процесс. Вот как можно изменить график расчета заработной платы в программе расчета заработной платы Intuit QuickBooks:

1. Выберите «Настройки заработной платы» на значке шестеренки, затем «График выплат» на вкладке «Заработная плата и услуги».
2. Нажмите «Создать» и добавьте период оплаты и дату оплаты.
3. Выберите «Сотрудники» в меню «Заработная плата» и нажмите на имя сотрудника.
4. Выберите «Как часто вы платите?» выпадающий список, свяжите свой график выплат, и вуаля, ваш график выплат был изменен. Это действительно настолько просто.