Как управлять посещаемостью сотрудников (с помощью шаблона)

• Посещаемость сотрудников влияет на оплату сверхурочных, качество обслуживания клиентов и общее финансовое положение.
• Проблемы с посещаемостью ваших сотрудников включают неожиданные отсутствия, опоздания, ранние отъезды и больные сотрудники, приходящие на работу.
• Вы должны разработать политику посещаемости и использовать программное обеспечение учета рабочего времени для измерения рабочего времени сотрудников.
• Эта статья предназначена для работодателей, которые хотят научиться отслеживать и управлять посещаемостью сотрудников.

Хотя удаленная работа становится все популярнее, не каждую работу можно выполнять удаленно, и даже те, которые часто требуют жесткого графика сотрудников. Чтобы ваши сотрудники соответствовали этим графикам, вам необходимо удаленно управлять посещаемостью сотрудников для всей вашей команды, состоящей из сотрудников, работающих полный рабочий день, неполный рабочий день, почасовых сотрудников и наемных специалистов. Здесь задействовано много движущихся частей, но с помощью нескольких простых советов вы сможете легко контролировать время и посещаемость ваших сотрудников.

Примечание редактора: Ищете подходящие системы учета рабочего времени для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Что такое посещаемость сотрудников?

Присутствие сотрудников — это присутствие ваших сотрудников на отведенных им рабочих местах в установленные часы. В розничной торговле посещаемость сотрудников означает, что сотрудник приходит и полностью отрабатывает свою запланированную смену в течение дня. Для удаленных рабочих мест это может означать, что сотрудник работает в 9 утра и уходит в 17:00 каждый будний день.

Создайте свой собственный табель учета рабочего времени с помощью нашего бесплатный шаблон посещаемости.

Важность присутствия сотрудников

Отслеживание посещаемости сотрудников важно по нескольким причинам:

Кража времени

Надлежащая посещаемость сотрудников гарантирует, что ваши сотрудники не воруют время, когда ваша компания платит сотрудникам за часы, которые они фактически не работали. Кража времени более распространена среди почасовых сотрудников, так как они могут подтасовать свои номера часов.

Тем не менее, кражи времени не редкость среди наемных работников. Наемные работники, которые используют Интернет в личных целях в рабочее время, технически крадут ваше время. Однако, если ваши сотрудники сами устанавливают часы работы или вы платите им фиксированную заработную плату независимо от того, сколько времени занимает их работа, воровство времени может не быть проблемой, если производительность остается неизменной.

Оплата сверхурочных

Почасовые работники не освобождаются от федерального закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA), поэтому вы должны платить им за сверхурочную работу. И вы, и эти сотрудники должны вести учет часов, которые они отработали, и вы должны платить в полуторном размере за все время, когда сотрудник работает сверх 40 часов в неделю. Например, если сотрудник, который зарабатывает 20 долларов в час, работает 45 часов в течение рабочей недели, вы должны платить ему 30 долларов (его обычная заработная плата в 20 долларов, умноженная на 1,5) за каждый из этих последних пяти часов.

Профессионалы, работающие по найму, освобождены от положений FLSA о сверхурочной работе, что является еще одной причиной того, почему отслеживание посещаемости имеет большее значение для почасовых, чем для наемных работников. Узнайте больше в этом руководстве, чтобы освободить сотрудников.

Абсентеизм

Отслеживание посещаемости сотрудников может выявить модели поведения, например, некоторые сотрудники не приходят на свои смены. Это постоянное отсутствие смены известно как прогул, и это может иметь существенное влияние на ваши финансы. Постоянно отсутствующий сотрудник может привести к истощению вашей команды, что снизит качество ваших услуг. В тех случаях, когда вы случайно все же платите отсутствующим сотрудникам, прогулы могут стать кражей рабочего времени.

Опыт клиентов

Почасовые должности обычны для ролей, связанных с клиентами, таких как розничные продавцы, официанты в ресторанах и операторы колл-центра. В каждом случае надлежащее присутствие сотрудников дает каждому члену команды достаточно времени для взаимодействия с клиентами. В результате клиенты не будут чувствовать, что их торопят или игнорируют, и, следовательно, с большей вероятностью будут покупать у вас снова.

Производственный процесс

На производственных предприятиях работники сборочной линии могут работать почасово, и их присутствие может иметь решающее значение даже для сильно автоматизированных процессов. Например, если работник сборочной линии тортов вашей компании по производству десертов отсутствует, чтобы сгладить глазурь, у вас останется огромный пробел в вашем производстве. Это отсутствие может привести к отставанию, которое нарушит всю вашу цепочку поставок.

Посещаемость сотрудников влияет на оплату сверхурочных, качество обслуживания клиентов и ваши общие финансы, поэтому вы должны контролировать время и посещаемость, чтобы обеспечить точность.

Проблемы с посещаемостью сотрудников

Вот некоторые из проблем, с которыми вы, вероятно, столкнетесь в своих попытках отслеживать и улучшать посещаемость сотрудников:

• Опоздания и ранние отъезды. Допустим, вы назначили сотрудника для обслуживания первых клиентов дня, когда витрина вашего магазина откроется в 9 утра. Если этот сотрудник опоздает даже на несколько минут, может не оказаться никого, кто мог бы помочь покупателям. Эти клиенты могут пойти в другое место, отправляя предполагаемый доход конкуренту.
• Позднее начало и раннее завершение рабочей недели. Даже если вы любите вести свой бизнес, вы, вероятно, понимаете, почему так много людей ненавидят понедельники. Тем не менее, вы можете не испытывать особой симпатии к сотруднику, который слишком поздно приходит в начале вашей рабочей недели. То же самое касается сотрудника, который всегда уходит рано в пятницу после обеда. Оба явления довольно распространены среди всех видов малого бизнеса.
• Чрезмерные перерывы. Никто не должен работать всю восьмичасовую смену за один раз, но сотрудник, у которого слишком длинные или частые перерывы, может нарушить вашу работу. Никто не говорит, что вы должны ругать сотрудника за то, что он вернулся на минуту или две позже, чем планировалось, но вы должны убедиться, что другой сотрудник доступен, когда у сотрудника перерыв.
• Неожиданные отсутствия. В конце концов, сотрудники по-прежнему остаются людьми, у которых есть жизнь и потребности вне работы. Они могут заболеть, у них могут возникнуть проблемы с семьей или им просто нужны дни психического здоровья. Вы не должны колебаться, чтобы предоставить им отпуск для таких случаев, но вы также должны заполнить пробелы, которые оставляет отсутствие этих сотрудников.
• Никаких улучшений после предупреждений. Хотя прогул может быть самая частая причина дисциплинарных взысканий, вы не должны сразу переходить от наблюдения за проблемой к ее решению. Дайте работнику доброе, но твердое предупреждение или два; просто помните, что предупреждения не всегда приводят к изменениям.
• Новые проблемы с посещаемостью после предупреждений. Не все, кого вы наймете, будут счастливы на работе. Эти сотрудники могут опаздывать или уходить раньше, и если вы предупредите их об одном типе прогулов, форма их прогулов может измениться. Например, если вы предупредите недовольного сотрудника о том, что он не приходит вовремя, вместо этого он может начать уходить раньше.
• Больные сотрудники. Опрос, проведенный в конце 2019 года, показал, что 90% сотрудников вышли на работу больными, также известный как презентеизм. Особенно сейчас, в связи с пандемией COVID-19, вы должны поощрять больных сотрудников оставаться дома, даже если ваша прибыль пострадает. Кратковременное отсутствие сотрудника, безусловно, лучше, чем вся ваша команда, заразившаяся болезнью этого человека и ставшая больной.

Проблемы с посещаемостью сотрудников включают опоздание и ранний уход, неожиданное отсутствие и презентизм (больные сотрудники приходят на работу).

Как управлять посещаемостью сотрудников

Надлежащие процедуры управления посещаемостью сотрудников пригодятся для решения вышеуказанных проблем.

• Измерение посещаемости сотрудников: Чтобы начать управлять посещаемостью ваших сотрудников, настройте структуру для ее измерения. Подумайте о приобретении часов, биометрических систем или других устройств для отслеживания времени.
• Создание политик посещаемости: Тщательная политика посещаемости в вашем руководстве для сотрудников должна сообщать вашим сотрудникам, как запросить отпуск или взять отпуск по болезни. В вашей политике должно быть указано, какую часть отпуска каждого типа получают ваши сотрудники. Он также должен объяснять последствия чрезмерного отсутствия или других отклонений от политики.
• Определение причины отсутствия сотрудников: Сотрудник, который часто конфликтует с другим сотрудником, может перестать появляться на вашем рабочем месте. Таким образом, перегруженные работой сотрудники или лица, жизненные обстоятельства которых защищены Закон об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни. Всегда спрашивайте, почему сотрудник пропускает работу, прежде чем предпринимать какие-либо действия, что даст вам возможность решить проблему вместе.
• Вручение наград за посещаемость: Поощрения за отличную посещаемость могут стимулировать ваших сотрудников к тому, чтобы они приходили и работали лучше. Денежные бонусы, программы «Работник месяца» и дополнительный оплачиваемый отпуск за хорошую посещаемость — все это отличные стимулы. Вы также можете увидеть совет внедрить в качестве поощрения политику посещаемости «без вины», что означает, что сотрудники получают «баллы» за каждое отсутствие (независимо от причины) и наказываются или увольняются, когда они достигают определенного порога баллов. Однако на самом деле эти системы могут привести к юридические проблемы для вашей компании.
• Надлежащее обучение супервайзеров: Если в вашей компании есть несколько начальников отделов, каждый из которых управляет своими сотрудниками, вы должны обучить этих руководителей тому, как выявлять и решать проблемы с посещаемостью. Поощряйте этих руководителей отслеживать и документировать отсутствие, а также обсуждать, как им следует обращаться с сотрудниками в случае повторного отсутствия.
• Обеспечение гибкости: Хотя, возможно, это невозможно для почасовых сотрудников, работающих с клиентами, гибкий график работы может повысить посещаемость сотрудников. Если вам нужно 40 часов еженедельной удаленной работы от ваших сотрудников, но вам все равно, когда в течение недели это будет сделано, укажите это в политике вашей компании. Сотрудники, которые устанавливают свои собственные графики, даже кажущиеся странными, часто более продуктивны.
• Использование программного обеспечения учета рабочего времени: Программное обеспечение для учета рабочего времени (а также другие бизнес-инструменты для удаленной работы) значительно упрощает все описанные выше подходы к управлению посещаемостью сотрудников. Выбирая программное обеспечение для учета рабочего времени и посещаемости, ищите расширенное и точное отслеживание, удобство для пользователя и широкие возможности интеграции. Вы также можете найти некоторые рекомендации брендов в наших обзорах программного обеспечения для учета рабочего времени и посещаемости.

Шаблон посещаемости сотрудников

Чтобы приступить к правильному управлению посещаемостью сотрудников, вы можете скачать и использовать наш бесплатный шаблон.

Наш шаблон включает в себя отслеживание посещаемости за каждый месяц и список всех государственных праздников США. Он доступен в виде Google Doc, что позволяет легко копировать и настраивать или загружать в файл другого типа.

Создайте свой собственный табель учета рабочего времени с помощью нашего шаблон посещаемости сотрудников.

Имея под рукой этот лист и методы управления посещаемостью сотрудников, которые мы изложили перед собой, вы сможете в кратчайшие сроки сократить количество прогулов вашей команды.