Как создать политику оплаты отпусков

• Отпускные – это любая компенсация, которую работник получает за работу во время отпуска.
• В США нет законов, устанавливающих, что работникам должны платить в праздничные дни, хотя FLSA регулирует оплату сверхурочных.
• Преимущества предоставления отпускных включают повышенную мотивацию, более высокую вовлеченность и стимул для сотрудников приходить на работу в праздничные дни.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса и специалистов по кадрам, которые хотят узнать, что такое отпускные и как они могут реализовать политику отпускных.

В то время как некоторые предприятия могут позволить себе роскошь закрываться в такие дни, как Рождество и День труда, другие этого не делают. Когда вам приходится оставаться открытыми в праздничные дни, возникает вопрос, следует ли платить работникам, которые не работают в эти дни, и должны ли те, кто должен работать в праздничные дни, получать дополнительную компенсацию за это.

Поскольку отпускные, как правило, остаются на усмотрение работодателя, для каждого они могут выглядеть по-разному. При принятии решения о том, сколько платить сотрудникам, которые работают или не работают в праздничные дни, важно понимать, что такое праздничные выплаты, как они рассчитываются и как разработать политику выплаты праздничных дней.

Что такое отпускные?

Отпускные, несмотря на специальное название, представляют собой просто любую компенсацию, которую работники получают за работу или неработу во время любого праздника. Отпускные часто могут служить «подарком» для сотрудников, чтобы они могли брать отпуск во время отпуска без потери заработной платы.

В Соединенных Штатах праздничная оплата чаще всего выражается как полуторная оплата, когда работнику выплачивается его обычная ставка плюс половина его обычной ставки за каждый час, который он работает в праздничный день. Это также может быть чек на праздничную премию или оплачиваемый отгул в день праздника.

В Соединенных Штатах нет законов, требующих, чтобы сотрудники получали оплату в праздничные дни, но обычно оплачиваются следующие праздничные дни:

• День нового года
• Пасха
• сочельник
• Рождество
• День Труда
• День Благодарения
• На следующий день после Дня Благодарения (Черная пятница)
• день памяти
• День независимости

Некоторые компании могут также предложить своим сотрудникам другой федеральный праздник, например, День Мартина Лютера Кинга-младшего, День президента или День ветеранов с оплатой труда. Отчет Общества управления человеческими ресурсами за 2019 год показал, что 96% частных работодателей предлагают отпускные своим сотрудникам.

Обратите внимание, что общественный работодатели обязаны соблюдать все 10 федеральных праздников:

1. День нового года
2. День Мартина Лютера Кинга-младшего
3. День рождения Джорджа Вашингтона
4. день памяти
5. День независимости
6. День Труда
7. день Колумба
8. День ветеранов
9. День Благодарения
10. Рождество

Кто имеет право на отпускные?

Любой, кто работает в ежегодный отпуск, имеет право на получение отпускных, хотя эта оплата не должна превышать обычную ставку заработной платы работника, имеющего право на получение пособия. Работодатели могут предлагать более высокие ставки заработной платы в определенные праздничные дни в качестве льготы и стимула для сотрудников.

Какие религиозные приспособления вам нужно сделать?

Раздел VII Закона о гражданских правах 1964 г. предусматривает, что работодатели с 15 или более работниками должны учитывать «искренне религиозные убеждения или обычаи» сотрудников, если только это не вызовет «чрезмерных затруднений или трудностей». Например, вы можете предложить своим сотрудникам использовать плавающие отпуска по своему усмотрению, а также оплачиваемый или неоплачиваемый отпуск в связи с религиозными праздниками. (Читайте статью по теме: Как создать политику PTO)

Ключевой вывод: отпускные — это любая компенсация, которую сотрудник получает за работу или неработа в течение установленного отпуска.

Как работает оплата отпуска?

Отпускные, как правило, ничем не отличаются от обычной заработной платы сотрудников, за тремя общими исключениями:

• Через некоторое время: Если у вас есть неосвобожденные сотрудники, работающие больше часов, чем обычно, в праздничный сезон (но не во время самих праздников), они право на оплату сверхурочной работы за любые часы, превышающие 40 в неделю, «по ставке не менее половины их обычной заработной платы», в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах.
• Полтора раза: Хотя это не требуется по закону, как работодатель, вы можете предложить полуторную оплату в определенные праздничные дни, чтобы стимулировать сотрудников работать в эти дни или поднять моральный дух.
• Бонусы: Вы можете предложить бонус, который, по сути, является подарком вашим сотрудникам в праздничные дни. Отпускные бонусы могут определяться на основе выслуги лет, базовой заработной платы или производительности и на усмотрение компании.

Никаких специальных правил или законов, касающихся оплаты отпусков, не существует — от вас требуется только соблюдать все законы штата и федеральные законы о занятости, которые не диктовать никаких особых соображений для оплаты труда работников в праздничные дни, вне сверхурочной работы для не освобожденных работников.

Ключевой вывод: хотя это и не является обязательным, работодатели часто предпочитают предоставлять сотрудникам оплачиваемый отпуск в праздничные дни или специальную заработную плату за работу в праздничные дни.

Как рассчитать отпускные?

Если вы предлагаете полуторную оплату за работу в праздничные дни, вы просто берете обычную почасовую ставку сотрудника и добавляете половину этой ставки. Например, если обычная ставка заработной платы сотрудника составляет 12 долларов в час, его праздничные выплаты будут составлять 18 долларов в час. Если вы используете онлайн-программу для расчета заработной платы, она обычно выполняет все расчеты за вас.

Обратите внимание, что сверхурочные рассчитываются еженедельно в соответствии с федеральным законом, а это означает, что если вы предлагаете оплату сверхурочных работникам, не освобожденным от налога, они имеют право на полуторную оплату за любые часы, отработанные более 40 часов в неделю.

Ключевой вывод: Полуторная оплата рассчитывается путем взятия обычной почасовой ставки работника и добавления половины этой почасовой ставки.

Каковы преимущества выплаты отпускных работникам?

Выплата отпускных в любой форме имеет несколько преимуществ для сотрудников:

Это может повысить производительность.

Компенсация сотрудникам отпускными может заставить их чувствовать себя более ценными, что, как правило, повышает вовлеченность. Кроме того, оплата сверхурочных может стимулировать сотрудников работать больше, что повышает производительность всего вашего бизнеса.

Это может повысить мотивацию.

Оплачиваемый отпуск может быть основным мотиватором для сотрудников, поскольку они знают, что им будут предоставлены дни для отдыха без потери заработной платы. Оплачиваемый отпуск подтвержден для снижения уровня стресса, улучшения психического здоровья и повышения производительности — все это хорошо для сотрудников и вашего бизнеса.

«Отпускные и автоматический отпуск — довольно недорогая, разумная дополнительная льгота», — Джим Пендергаст, старший вице-президент альтернативная линия, рассказал Business News Daily. «Это показывает добрую волю и, в большинстве случаев, довольно разумно с финансовой точки зрения, особенно по сравнению с другими типами дополнительных льгот».

Это стимул работать в праздники.

Ни для кого не секрет, что немногие сотрудники хотят работать в праздничные дни, поэтому предложение специальной оплаты в праздничные дни, например, надбавки за сверхурочную работу или надбавку за сверхурочную работу, — отличный способ оправдать потраченное время ваших сотрудников. Это особенно важно, если вы должны быть открыты или вести большую часть своего бизнеса в праздничные дни, что, вероятно, имеет место, если вы занимаетесь розничной торговлей.

«Обещание дополнительных денег заставит людей работать в те дни, которые большинство предпочло бы не работать», — сказал Рави Парих, генеральный директор RoverPass. «Это хороший мотиватор, и многие из ваших сотрудников могут счесть его предпочтительнее, чем взять выходной».

Это может привлечь лучшие таланты.

«Высшие таланты всегда будут искать организацию с отличными преимуществами», — сказал Дэниел Купер, управляющий директор Лолли Ко.

Эти превосходные преимущества часто включают свободное время, особенно во время праздников. Предоставление отпускных показывает, что вы цените и заботитесь о своих сотрудниках и их личном времени, что помогает вам привлекать сильных кандидатов на работу.

Ключевой вывод: помимо прочих преимуществ, отпускные могут повысить производительность, мотивацию и вашу способность привлекать лучших специалистов.

Как разработать политику компании по отпускным

Когда вы создаете политику выплаты отпускных, самое главное — четко и конкретно определить, что разрешено, а что нет, и как рассчитывается отпускная. Это поможет вам избежать недовольных сотрудников и потенциальных судебных исков. Вы должны включить эти четыре элемента в свою политику отпуска:

1. Определите плавающие выходные.

Если вы решите предложить сотрудникам плавающие отпуска для покрытия любых религиозных или культурных праздников, четко определите, как и когда они начисляются (например, три дня в начале каждого календарного года) и могут ли любые неиспользованные плавающие отпуска переноситься на следующий год. год или обналичиваются, когда сотрудник покидает компанию.

2. Четко определите, кто имеет право.

В вашей политике должно быть указано, какие сотрудники имеют право и какие условия делают сотрудников имеющими или не имеющими право на получение отпускных. Например, вы можете указать, что сотрудники должны работать по графику не менее 20 часов в неделю, имеют право на отпускные и что сотрудники должны иметь хорошую репутацию в компании, чтобы получать отпускные. (Читайте статью по теме: Справочники сотрудников для стартапов)

3. Опишите, как рассчитывается полуторная оплата.

Если у вас есть почасовые сотрудники, которые имеют право на полуторную оплату, подробно опишите, как рассчитывается и определяется эта оплата. По закону часы, отработанные в праздничные дни, должны оплачиваться не ниже обычной ставки заработной платы. FLSA не требует сверхурочной, полуторной или двойной оплаты за часы, отработанные в праздничные дни, но требует полуторной оплаты за любые часы, отработанные более 40 часов в данную рабочую неделю.

4. Опишите отпускные для освобожденных работников.

Если в вашем бизнесе есть только наемные работники, освобожденные от налогов, подробно опишите, как будет работать оплата отпусков. Например, если ваш бизнес закрывается на неделю между Рождеством и Новым годом, укажите в полисе, будут ли эти дни оплачиваться или не оплачиваться. FLSA требует, чтобы любой освобожденный сотрудник должен получать свою полную заработную плату за любую рабочую неделю, в течение которой он выполняет какую-либо работу, и любое закрытие бизнеса (включая праздники) не является утвержденным вычетом FLSA, что означает, что освобожденные сотрудники должны получать свою полную заработную плату, если бизнес закрывается на каникулы. (Прочитайте статью по теме: Разница между освобожденными и не освобожденными сотрудниками)

Ключевой вывод: при создании политики оплаты отпусков вашей компании будьте четкими и подробными, определите квалификационные требования и объясните, как рассчитывается оплата отпусков.