Как составить бюджет для вашего малого бизнеса

• Создание бюджета (и его соблюдение) является важным аспектом управления финансами малого бизнеса.
• Привлечение вашей команды для понимания того, что требуется для поддержки операций, может помочь вам составить бюджет, основанный на реальности.
• Регулярно пересматривайте свой бюджет, чтобы определить, имеет ли он смысл с учетом текущих обстоятельств вашего бизнеса, и соответствующим образом пересматривайте его.
• Эта статья предназначена для предпринимателей, которые хотят улучшить свои навыки составления бюджета, чтобы лучше управлять финансами своего малого бизнеса.

Неудивительно, что для начала бизнеса требуется приличная сумма денег, но расходы не заканчиваются, когда вы начинаете работать. Как владелец малого бизнеса, вы захотите создать и поддерживать надежный бюджет, чтобы контролировать свои финансы. Это руководство предлагает несколько полезных советов, которые помогут вам составить бюджет, который будет способствовать росту вашего малого бизнеса.

Примечание редактора: Нужен бухгалтерский учет для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами и предоставили бесплатную информацию.

Как составить бюджет для вашего малого бизнеса

При составлении бюджета для вашего малого бизнеса эти семь шагов помогут вам не только нести финансовую ответственность, но и реалистично оценить, сколько вам нужно будет потратить на поддержку операций. Хороший бюджет должен быть сбалансирован и обеспечивать точную приблизительную оценку того, что потребуется для ведения вашего бизнеса.

1. Завышайте расходы.

Если ваш бизнес работает от проекта к проекту, вы знаете, что каждый клиент индивидуален, и никакие два проекта не получатся абсолютно одинаковыми. Часто вы не можете предсказать, когда что-то выйдет за рамки бюджета.

«Большая часть бизнеса планирует и реагирует на неожиданности», — сказал Дуг Келлер, специалист по финансовому планированию в Peak Personal Finance. «Для владельцев малого бизнеса неспособность предвидеть расходы или их величину может оказаться катастрофической и нанести ущерб организации, прежде чем она успеет вырасти. Чтобы противодействовать этому, важно, чтобы владельцы бизнеса переоценивали расходы и защищали себя. Это тактика выживания, которая позволит владельцам застраховаться от риска или неудачи».

«Каждый проект, кажется, имеет (дополнительные) затраты, которые никогда не предполагались», — добавил Джеймс Онтра, генеральный директор компании по управлению презентациями Shufflrr.

По этой причине Ontra советует составлять бюджет немного выше предполагаемых расходов по статьям, несмотря ни на что, чтобы, если вы все же превысите, вы были готовы.

2. Обратите внимание на свой цикл продаж.

Многие предприятия в течение года переживают периоды занятости и спада. Если у вашей компании межсезонье, вам нужно будет учитывать свои расходы в это время. Пол Чо, главный операционный директор Purpose Financial, предложил использовать более низкие периоды для планирования следующего бума продаж.

«Из ваших циклов продаж можно многому научиться, — сказал он. «Используйте время простоя, чтобы активизировать свои маркетинговые усилия, не давая при этом остановке получения прибыли. Чтобы ваша компания процветала и продолжала получать прибыль, вам нужно будет определить, как предлагать своим клиентам новые и творческие способы».

Энни Скрэнтон, генеральный директор отдела по связям с общественностью Pace, сказала, что если вы знаете, что в вашем бизнесе бывают более медленные времена, у вас должны быть дополнительные деньги в банке в течение этих месяцев.

«Лучше постараться еще больше снизить расходы в межсезонье и сэкономить дополнительные деньги на случай, если поступит не так много, как вы надеялись», — сказала она.

3. Помните, что время тоже деньги.

Одна из самых больших ошибок, которые совершают малые предприятия, заключается в том, что они забывают включить свое время в бюджетный план. Онтра напомнил владельцам бизнеса, что время — деньги, особенно при работе с людьми, которым платят за их время.

«Недооценка времени напрямую увеличивает затраты», — сказал Онтра. «Вы не только начинаете терять время из-за графика доставки; ваша команда также теряет импульс, поскольку их коллективное мышление переключается на другой проект».

Онтра рекомендовал относиться к своему времени как к своим деньгам и устанавливать внешние сроки позже, чем когда вы думаете, что проект будет реально завершен.

«Если вы считаете, что проект завершится в пятницу, обещайте доставку в понедельник», — сказал он. «Итак, если вы закончите в пятницу, сдайте работу раньше и станьте звездой. Если по какой-то причине время истекло, доставьте в понедельник, и вы все равно будете иметь успех».

4. Вовлекайте своих сотрудников.

То, что вы владелец бизнеса, не означает, что все давление лежит на вас. Ваш бюджет касается всех в вашей компании, поэтому каждый работник должен быть проинформирован и добавлять любую информацию или идеи, которые он считает необходимыми.

«Правильный бюджет слишком важен, и существует слишком много переменных, чтобы эта ответственность ложилась на плечи одного человека», — сказал Нейт Мастерсон, менеджер по маркетингу Maple Holistics. «Идеальный бюджет должен пройти тщательную проверку командой сотрудников с разнообразным набором навыков для эффективного управления бюджетом малого бизнеса. Полагаясь на скоординированную команду, вы можете подойти к своему бюджету с разных точек зрения, чтобы в конечном итоге предвидеть неожиданное и планировать соответственно».

Кроме того, сотрудники должны знать о любых вносимых вами изменениях, которые могут повлиять на них или на вашу компанию, чтобы они понимали, что от них ожидается в будущем.

«Держите сотрудников в курсе ваших краткосрочных и долгосрочных финансовых целей, а также того, что они могут сделать для их достижения», — сказала Кала Гибсон, исполнительный вице-президент и глава банковского обслуживания в Fifth Third Bank. «Связав индивидуальные цели с более широкими целями бизнеса, вы заставите всех работать для достижения одной цели».

5. Не недоплачивайте себе.

Многие владельцы бизнеса склонны экономить каждую копейку, которую они зарабатывают, в своем бюджете, особенно в начале. И хотя важно иметь резервные финансы, в вашем бюджете должно быть достаточно места для оплаты.

«С таким количеством движущихся частей владельцам малого бизнеса легко забыть, что им тоже нужно платить», — сказал Келлер. «Некоторые люди чувствуют себя виноватыми, платя себе, когда кажется, что деньги можно было бы потратить на что-то другое… но, в конце концов, владелец по-прежнему остается просто наемным работником. Вы должны компенсировать себя как таковую и найти другие способы погашения других расходов».

6. Определите и поймите свои риски.

Каждое деловое предприятие сопряжено с риском, и каждый риск может повлиять на финансы вашей компании. По словам Чо, владельцы малого бизнеса должны учитывать свои долгосрочные и краткосрочные риски, чтобы точно планировать свое финансовое будущее.

«Как изменения в минимальной заработной плате или требованиях к медицинскому обслуживанию повлияют на вашу рабочую силу?» — сказал Чо. «Вы работаете в местности с высоким риском стихийных бедствий? Вы сильно зависите от сезонных рабочих? Понимание потенциальных рисков, с которыми вы сталкиваетесь в краткосрочной и долгосрочной перспективе, важно для всех малых предприятий. После того, как вы обозначили угрозы для производительности, можно построить более четкую картину в отношении планирования действий в чрезвычайных ситуациях, потребностей в страховании и т. д.».

Скрэнтон предложил перечислить ваши гарантированные доходы и расходы в месяц, чтобы понять ваши риски.

«Это отличная отправная точка, чтобы понять, насколько ликвидна ваша компания на самом деле», — сказала она. «Если вы зарабатываете деньги, то вы можете по крайней мере отложить часть сбережений или пойти на улучшение компании за счет новых сотрудников, расширения и т. д.»

7. Постоянно пересматривайте свой бюджет.

Ваш бюджет никогда не будет статичным или постоянным; он будет меняться и развиваться вместе с вашим бизнесом, и вам нужно будет скорректировать его в зависимости от моделей вашего роста и прибыли. (Нужна помощь в управлении бюджетом? Посетите нашу страницу с лучшим выбором, чтобы найти подходящую бухгалтерская программа для вашего бизнеса.)

«Владельцам малого бизнеса требуется время, чтобы изучить циклический характер бизнеса, поскольку сезонные тенденции естественным образом влияют на бюджет и организационную эффективность», — сказал Келлер. «Особенно на раннем этапе бюджет может претерпевать множество изменений, чтобы приспособиться к новым или меняющимся затратам. В результате крайне важно, чтобы владельцы малого бизнеса помнили об этом, соблюдали свой бюджет и корректировали его по мере необходимости».

Чо предложил регулярно пересматривать свои ежемесячные и годовые бюджеты, чтобы получить более четкое и обновленное представление о финансах вашего бизнеса.

«Регулярный пересмотр своего бюджета поможет вам лучше контролировать финансовые решения, потому что вы будете точно знать, сколько вы можете позволить себе потратить по сравнению с тем, сколько вы планируете заработать», — сказал Чо.

Вам также следует учитывать прошлые рыночные тенденции, чтобы подготовиться к предстоящему году. Оттуда вы можете учесть чрезвычайные средства и непредвиденные расходы, добавил Чо. (Нужно финансирование для вашего бизнеса? Ознакомьтесь с нашими обзорами лучшие кредиты для малого бизнеса.)

Почему бюджетирование важно?

Создание бюджета для вашего бизнеса дает схему, позволяющую контролировать расходы, и гарантирует, что ваши денежные резервы достаточно значительны, чтобы покрыть любые непредвиденные расходы или поддержать новые инвестиции. Бюджетирование также помогает вашей команде понять, какие ресурсы им доступны.

По словам Скрэнтона, предприятия любого размера испытывают финансовые колебания, поэтому важно планировать заранее.

«Если вы не составите бюджет и не сэкономите соответственно, вы окажетесь в плохом положении (если или когда) ваша компания переживет спад или даже у нее будет нерабочий месяц», — сказала она. «Вы должны учитывать медленные платежи, и составление бюджета может помочь облегчить финансовое бремя, которое вы можете испытывать, ожидая прибытия чека».

Кроме того, бюджеты служат полезным инструментом для отслеживания исторического роста вашего бизнеса. По мере увеличения расходов и доходов вы можете использовать прошлые бюджеты, чтобы понять, как выросли или уменьшились ваши инвестиции в определенных областях, что даст вам больше информации о том, как целенаправленно расти.

Каждому бизнесу нужен бюджет

Без бюджета трудно отследить, тратит ли ваш бизнес слишком много денег или есть место для дополнительных инвестиций. Бюджет помогает вам сформулировать свои ожидания и разъяснить сотрудникам, какие ресурсы доступны им для выполнения своей работы. Он также обеспечивает измерительную линейку для отслеживания роста вашего бизнеса и служит индикатором финансового состояния вашей компании. Каждому бизнесу нужен бюджет, чтобы быть успешным, и он начинается с определения бюджета, отражающего реальные расходы вашего бизнеса.

Джейкоб Бирер-Нильсен и Николь Фэллон внесли свой вклад в эту статью. Некоторые интервью с источниками были проведены для предыдущей версии этой статьи.