Как самоаудит соответствия требованиям FLSA может помочь малому бизнесу

• Организации должны проводить аудит FLSA не реже одного раза в год, чтобы убедиться, что они соответствуют правилам и положениям FLSA.
• FLSA регулирует заработную плату сотрудников, оплату сверхурочных, ведение учета, детский труд и статус освобождения.
• Нарушения FLSA могут стоить до 10 000 долларов каждое.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса и менеджеров по персоналу, которые хотят провести аудит FLSA.

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) — это федеральный закон, созданный для установления минимальной заработной платы, регулирования количества отработанных часов в неделю, определения того, как начисляется сверхурочная работа, защиты детей от несправедливых условий труда и требования стандарта ведения учета.

Если вы не соблюдаете правила FLSA, вы можете быть оштрафованы почти на 2000 долларов США на каждого сотрудника за минимальную заработную плату и штрафы за сверхурочную работу. Нарушения, связанные с детским трудом, могут привести к еще более строгим наказаниям за каждое происшествие. Регулярно проводите самопроверку, чтобы убедиться, что вы не нарушаете никаких правил FLSA.

Что такое аудит FLSA?

Аудит соответствия для FLSA, также известный как аудит FLSA, представляет собой обзор политик, процедур и документации организации в соответствии с правилами и положениями FLSA. Работодатели должны проводить самопроверку в начале или в конце каждого года. Этот аудит охватывает широкий спектр информации о заработной плате, рабочих часах и заработной плате, а также статусе освобождения.

Почему важен аудит FLSA?

Аудит FLSA гарантирует, что вы соблюдаете юридические нормы и правила FLSA. Нарушения FLSA, как случайные, так и преднамеренные, могут повлечь за собой серьезные санкции и штрафы в размере от 1000 до 10 000 долларов США каждый. Умышленные нарушения могут повлечь за собой уголовное преследование или тюремное заключение наряду с денежными штрафами. Кроме того, нарушение определенных правил FLSA может привести к необходимости выплаты задолженности по заработной плате и судебному разбирательству.

Аудит FLSA помогает вам оперативно выявлять и устранять любые проблемы с соблюдением требований, тем самым избегая крупных штрафов и штрафов.

Что входит в аудит FLSA?

Поскольку FLSA регулирует различные положения о трудоустройстве, комплексный аудит FLSA должен будет изучить несколько аспектов вашего бизнеса.

Подрядчики и не сотрудники

Это один из самых сложных моментов для многих владельцев малого бизнеса. Если в вашем бизнесе высокий процент независимых консультантов или подрядчиков, которые на самом деле работают больше как сотрудники, у вас могут возникнуть проблемы.

Не уверен, в чем разница? Министерство труда США (DOL) имеет большое инфографика неправильной классификации это стирает различие между наемным работником и независимым подрядчиком. Если у вас есть работник, которого вы заявляете как независимого подрядчика, но определяете, когда и как он будет работать на вас, скорее всего, он является наемным работником.

Если есть шанс, что вы можете заявить о наемном работнике как о независимом подрядчике, ознакомьтесь с рекомендациями Отдела заработной платы и рабочего времени Министерства труда, чтобы убедиться, что вы правильно классифицируете работников.

Бухучет, ведение учета, делопроизводство

Убедитесь, что учет рабочего времени ваших сотрудников, не являющихся льготниками, соответствует требованиям FLSA. Чтобы убедиться, что ваша организация следует надлежащему протоколу, проверьте, когда DOL ожидает, что сотрудники подсчет отработанных часов и как они должны отслеживать эти часы.

Если ваш сотрудник делает что-то специально для вас или не может сделать что-то еще, потому что ему нужно быть доступным для вас, вполне вероятно, что ему нужно считать свое время как отработанное время.

Способ учета этих часов регламентирован и требует от работодателей ведения следующих записей обо всех сотрудниках:

• Полное имя и номер социального страхования
• Адрес с почтовым индексом
• Дата рождения, если младше 19 лет
• Секс
• Занятие
• День недели и время начала рабочей недели
• Количество часов, которые они работают ежедневно
• Общее количество отработанных часов за рабочую неделю
• Основа заработной платы работника (например, «11 долларов в час», «540 долларов в неделю», «сдельная оплата»)
• Нормальная почасовая ставка
• Еженедельный или дневной общий заработок
• Общий заработок за сверхурочную работу за каждую рабочую неделю
• Любые удержания или надбавки к заработной плате работника
• Общая заработная плата за расчетный период
• Дата платежа и платежный период, за который производится платеж

Освобождение от сверхурочной работы

Некоторый должности освобождены за счет сверхурочной работы. Если у вас есть сотрудники, которые классифицируются как освобожденные от сверхурочной работы, регулярно пересматривайте их обязанности и сравнивайте их с правилами FLSA, чтобы убедиться, что статус сотрудника не изменился. Попросите отдел заработной платы убедиться, что они производят только допустимые отчисления из зарплаты сотрудников. (Читайте статью по теме: Что такое налоги на заработную плату?)

Федеральный закон требует компенсации за сверхурочную работу для не освобожденных от уплаты налогов сотрудников в размере, по крайней мере, в 1,5 раза превышающем обычную ставку заработной платы работника. Узнайте больше о федеральных правилах сверхурочной работы.

Детский труд

FLSA является основным нормативным актом, защищающим детей от несправедливых и опасных условий труда. Федеральное правительство тщательно контролирует все аспекты того, как работодатели могут нанимать лиц моложе 18 лет.

Виды работ, на которых могут работать дети, а также количество часов в неделю, которые им разрешается работать, зависят от возраста ребенка. Как правило, 14 лет — это минимальный возраст для приема на работу, а для лиц моложе 16 лет действуют строгие ограничения.

DOL имеет обширную ресурсы детского труда доступна в случае, если вы нанимаете детей в возрасте до 16 лет и хотите убедиться, что вы соблюдаете правила FLSA. (Связанный: 7 законов о труде, которые нужно знать)

Государственные законы

Если вы успешно прошли самопроверку FLSA, пришло время подумать о законах штата. Платите ли вы минимальную заработную плату, установленную правительством вашего штата? Ты можешь найти информацию о государственной минимальной заработной плате законы в Интернете, но помните, что в некоторых городах минимальные требования выше, чем требует даже правительство их штата.

Дополнительный кредит

Вы также можете использовать DOL инструмент самооценки государственных и местных органов власти. Это рекомендуется, если вы считаете, что можете не соблюдать закон или хотите проверить более тонкие моменты закона.

Если вы полностью соответствуете современным практикам, отлично! Законы штата и федеральные законы меняются непредсказуемо, поэтому каждый год находите время, чтобы убедиться, что вы все еще соблюдаете их, иначе вам могут грозить строгие федеральные санкции.

С другой стороны, если вы не уверены, что устранили какую-либо из вышеперечисленных проблем, выполните дополнительную работу. Проконсультируйтесь со своим юрисконсультом и постарайтесь выявить и устранить любые потенциальные нарушения.

Скай Скули участвовала в написании и написании этой статьи.