Как провести бизнес-аудит

• Математические ошибки, завышенные цифры и сомнительные расходы — частые причины налоговых проверок малого и среднего бизнеса.
• Служба внутренних доходов проводит три основных типа проверок в зависимости от места проведения проверки: заочные проверки, проверки офиса IRS и выездные проверки.
• Аудиты следует проводить осторожно и уважительно, и все важные или сложные аудиты должны включать помощь специалиста по налогам.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят знать все о проверках IRS, в том числе о том, как их предотвратить и что делать, если ваш бизнес получил уведомление о проверке.

Налоговые проверки Службы внутренних доходов сокращаются, что снижает шансы большинства налогоплательщиков подвергнуться проверке. Однако, если вы владелец малого бизнеса, ваши шансы немного выше, чем у среднего наемного работника.

Каким бы напряженным и утомительным ни казался аудит малого бизнеса, не нужно паниковать. Относитесь к уведомлениям аудита серьезно, но имейте в виду, что большинство аудитов имеют дело с простыми данными или ошибками в отчетах, которые вы сможете быстро исправить. Вот что вам нужно знать о налоговых проверках бизнеса.

>> Читать дальше: Ожидается ли больше налоговых проверок малого и среднего бизнеса?

Что такое налоговая проверка бизнеса?

Аудит IRS — это проверка финансовой информации физического лица или организации, предназначенная для того, чтобы убедиться, что это лицо или организация отчитывается о своих финансах в соответствии с налоговым законодательством США. Налоговая служба несет основную ответственность за то, чтобы малые предприятия правильно сообщали о доходах и другой налоговой информации в федеральных налоговых декларациях.

IRS может отметить налоговую декларацию по разным причинам, но наиболее распространенными являются следующие:

• Убытки бизнеса, заявленные в течение нескольких лет
• Высокий уровень доходов
• Существенные или необычные вычеты
• Ошибки в налоговых декларациях
• Доход сообщается в IRS; например, указано в форме 1099, но не указано в вашей налоговой декларации.

Большинство налоговых проверок проводится по налоговым декларациям, которые были поданы или должны были быть поданы в течение последних трех лет.

«Хотя шансы на проведение аудита невелики, в наши дни большинство налоговых проверок касаются малого и среднего бизнеса», — сказал Джеффри Биб, бухгалтер по бухгалтерскому учету в Beebe and Co. в Бойсе, штат Айдахо.

Скорее всего, вам придется провести налоговую проверку, если IRS обнаружит возможную ошибку в вашей налоговой декларации, например, математическую ошибку или неучтенный доход.

Виды аудита бизнеса

У IRS есть несколько способов проверки налоговых деклараций, в зависимости от серьезности бизнес-аудита. Существует три основных типа аудита IRS: заочный, офисный и выездной аудит.

Корреспондентские проверки

Корреспондентский аудит является наиболее распространенным типом аудита IRS, и им, как правило, легче управлять, чем другими типами аудита. Эта проверка проводится, когда IRS отправляет вам письмо о возможных ошибках в вашей налоговой декларации. Обычно вы можете исправить или объяснить ситуацию с помощью дополнительной документации.

Аудит офиса

Следующим шагом после заочного аудита является офисный аудит. Вы или представитель, выступающий от вашего имени, посещаете личную встречу с налоговым аудитором в офисе IRS, чтобы обсудить проблемы, выявленные агентством. От вас может потребоваться предоставить соответствующие записи и файлы для проверки аудитором.

Полевые проверки

Наиболее тщательный тип аудита IRS — выездная проверка, когда аудитор IRS лично посещает ваше предприятие. В этом случае инспектор просматривает ваши финансовые отчеты и сравнивает их с вашим возвратом.

Подумайте о том, чтобы налоговый специалист представлял вас на выездной проверке. При независимой работе слишком легко непреднамеренно предоставить IRS информацию, которая может повредить результатам вашего аудита. Ваш дипломированный бухгалтер или другой специалист по налогам может выступать в качестве буфера, а также снижать уровень стресса во время аудита. (Учиться как найти бухгалтера для малого бизнеса.)

Из трех типов налоговых проверок IRS заочная проверка обычно является более простым и менее сложным процессом, чем офисная или выездная проверка.

Как провести проверку налоговой декларации

Если вы получили уведомление о проверке, вот что нужно сделать, чтобы процесс прошел максимально гладко и свел к минимуму любые негативные последствия.

1. Внимательно просмотрите аудиторское письмо.

Немедленно откройте письмо и убедитесь, что понимаете, какая информация нужна от вас IRS, — сказал Фрэнк Пол, акционер и бывший юрист юридической фирмы Gunster. Если вы не понимаете проблему и не можете легко решить ее самостоятельно, вам следует обратиться за помощью. Если у вас нет назначенного финансового консультанта, наймите налогового бухгалтера или налогового юриста, чтобы вместе с вами изучить аудиторское письмо и определить наилучший план действий.

Поль предупреждает не затягивать с действиями и не игнорировать письмо. «Налоговая служба никуда не денется, и несвоевременные действия могут только вызвать у аудитора подозрения или враждебность», — сказал он.

Если вас проверяют, вы всегда будете получать письмо обычной почтой в целях безопасности. По словам Пола, мошенники часто маскируются под IRS, отправляя электронные письма или оставляя телефонные сообщения в попытке украсть ваши личные данные, но настоящая IRS не общается с налогоплательщиками таким образом.

2. Организуйте свои записи.

«Прежде чем вы и ваш специалист по налогам ответите в IRS, вы или ваш бухгалтер должны найти время, чтобы откопать и систематизировать все свои бухгалтерские записи за прошлый налоговый год», — сказала Кимберли Фосс, основатель и президент Empyrion Wealth Management и автор книги. Богатый по дизайну.

По ее словам, это включает в себя квитанции и счета-фактуры о доходах и расходах, банковские выписки и аннулированные чеки, бухгалтерские книги и бухгалтерские книги, бумажные копии данных налоговой отчетности, а также договоры аренды или права собственности на коммерческую недвижимость.

Если IRS запросил определенные документы для проверки, убедитесь, что они у вас также есть.

3. Ответьте на вопросы одитора (и больше ничего не говорите).

Если вы встретитесь с аудитором лично, он может задать множество вопросов об информации в вашей налоговой декларации. Пол не рекомендует добровольно предоставлять информацию или бухгалтерские документы, которые вы не обязаны предоставлять, включая налоговые декларации за предыдущие годы.

«Просто ответьте запрошенной информацией», — сказал он. «Предоставление ненужной или незапрошенной информации может привести к большему количеству вопросов… и дополнительных проблем».

«Отвечайте на вопросы прямо, но не придумывайте оправданий», — добавил Фосс.

4. Привлекайте к работе своего специалиста по налогам.

Работа с IRS может вызвать стресс, и если вы беспокоитесь о том, что вы можете сказать, будет разумно позволить вашему налоговому специалисту поговорить за вас. Вы можете подписать соглашение о доверенности, которое позволяет IRS иметь дело непосредственно с вашим налоговым специалистом. Но даже если у этого человека нет доверенности, Поль рекомендует ему присутствовать при встрече с аудитором IRS.

Он также советует владельцам бизнеса не занимать оборонительную или враждебную позицию во время интервью.

«Аудитор… не может и не простит никаких налоговых задолженностей или ошибок, и любые сделанные вами признания могут быть использованы против вас», — сказал Поль. «Принятие антагонистической позиции рискует оттолкнуть одитора, (что) будет не в ваших интересах».

Лучшее, что можно сделать, когда вы получите письмо, информирующее вас о том, что ваш бизнес проверяется IRS, — это обратиться за помощью к специалисту по налогам.

Как избежать будущих бизнес-аудитов

Многие аудиты генерируются случайным образом. Некоторые факторы риска, такие как наличие высокого дохода, вы не можете или не хотели бы избегать. Тем не менее, вы можете снизить свой риск, зная об определенных тревожных расходах — суммах или типах, — которые необычны и требуют повторного взгляда.

Фосс рекомендует отслеживать ваши банковские переводы и другие финансовые записи помимо квитанций и говорит, что все, что не может быть объяснено в стандартной форме IRS, должно быть объяснено на бумаге. Она также советует перепроверить всю свою математику перед подачей заявки.

Надлежащая практика ведения документации может не только помочь вам избежать налоговых проверок, но и помочь вам вести свой бизнес более эффективно и прибыльно. Лучшее программное обеспечение для бухгалтерского учета и высококачественные налоговые решения могут помочь устранить основные математические ошибки и беспорядочные груды квитанций.

«Ведите надлежащую документацию и вычитайте только обычные и необходимые деловые расходы, разрешенные IRS», — сказала Сэнди Гольке, дипломированный бухгалтер по глобальному управленческому учету и директор финансовой компании Rehmann. «Даже если вас выберут для аудита, вы будете знать, что вам не о чем беспокоиться».

Чтобы избежать налоговой проверки или выжить при проверке, тщательно отслеживайте все доходы и расходы своего бизнеса и ведите учет всех налоговых документов в течение нескольких лет.

Красные флажки аудитора

Один из верных способов привлечь внимание к бизнес-аудиту — предъявить сомнительное заявление о расходах, особенно такое, которое приводит к убыткам.

«Налоговое управление США рассматривает это как очень высокую вероятность того, что расходы будут больше, чем это оправдано, и, следовательно, у них будут более низкие налоговые обязательства», — сказал Майк Сэвидж, основатель и председатель 1-800Accountant.

По словам Сэвиджа, расходы, заканчивающиеся нулем (то есть очевидные оценки), убытки в предыдущие годы или один чрезвычайно высокий расход по сравнению с доходом — это другие распространенные тревожные флажки. Однако часто аудит является просто результатом человеческой ошибки, как заметил Биби.

«Самая распространенная ошибка, из-за которой бизнес подвергается аудиту, — это когда общий объем продаж меньше, чем общее количество форм 1099 (записи о платежах), поданных для бизнеса», — сказал Биб.

Также распространены математические ошибки, которые приводят к весьма необычным результатам, таким как добавление лишней цифры к расходам, добавил он.

Аудит малого бизнеса может даже быть результатом статистической формулы. IRS использует компьютерные программы для проверки доходности, выпадающей из нормы. Если ваша налоговая декларация отклоняется от нормы для малого бизнеса, вы, скорее всего, подвергнетесь проверке.

Хотя вычитание коммерческих расходов из налоговой декларации является законным методом экономии денег, заявление о необычно больших расходах может повлечь за собой проверку. Узнайте, какие налоговые вычеты вы можете и не можете получить.

Не паникуйте из-за аудита

Если вы получили по почте ужасное письмо от Налоговой службы с просьбой предоставить дополнительную информацию, касающуюся ваших налогов, не паникуйте. Скорее всего, IRS обнаружило небольшую проблему в вашей декларации или хочет получить дополнительные документы, подтверждающие налоговый вычет или зачет. Возможно, вы сможете решить проблему быстро и легко.

Просто помните, что если IRS ставит под сомнение несоответствие с серьезными последствиями или поднимает спорный налоговый вопрос, пришло время обратиться за помощью. Специалист по налогам может представлять вас в IRS и помочь вам пройти аудит максимально легко и с наименьшим количеством отрицательных результатов.

Салли Херигстад ​​и Шон Пик внесли свой вклад в эту статью. Некоторые интервью с источниками были проведены для предыдущей версии этой статьи.