Как программное обеспечение Time & Attendance улучшает планирование смен

• Планирование смен включает в себя составление графика работы сотрудников, чтобы ваша компания была постоянно укомплектована и работала надлежащим образом.
• Проблемы планирования смены включают затраты времени и труда, соблюдение законодательства, потребности сотрудников и человеческие ошибки.
• Программное обеспечение учета рабочего времени уменьшает количество ошибок при планировании смен и снижает затраты на рабочую силу.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят улучшить свои процессы планирования смен с помощью программного обеспечения учета рабочего времени..

Если бы только расписание ваших сотрудников на смены могло быть таким же простым, как создание сетки с карандашом и бумагой. Этот давний подход к планированию смен часто утомителен как для работодателей, так и для сотрудников, но программное обеспечение учета рабочего времени предлагает решения как для вас, так и для вашей команды. Узнайте больше ниже.

Что такое сменное планирование?

Планирование смен — это планирование сотрудников для выполнения каждой из необходимых ролей в вашей компании в течение заданного периода времени. Возможно, самый очевидный пример планирования смены — это то, как может работать небольшое кафе:

Чтобы открыться на рассвете, кто-то должен выйти на смену в 5 утра. Однако этот сотрудник, скорее всего, не будет работать, пока кафе не закроется. Вместо этого в какой-то момент придет другой сотрудник, чтобы выполнять ту же работу до конца дня. Когда этот сотрудник придет, скажем, в 13:00, первый сотрудник будет освобожден; их смена заканчивается, когда начинается смена следующего сотрудника.

Планирование смен — это планирование сотрудников таким образом, чтобы все функции вашей компании выполнялись должным образом в рабочее время.

Проблемы планирования смены

Поначалу планирование смен кажется простым — насколько сложно сказать людям, чтобы они приходили и уходили в определенное время? На самом деле, любой владелец малого бизнеса, который планирует сотрудников посменно (вместо стандартного рабочего дня с 9 до 5), может сказать вам, что планирование смены сопряжено с трудностями. Препятствия, связанные с планированием смены, включают, но не ограничиваются следующим:

• Время: При управлении малым бизнесом время действительно стоит денег, и планирование смены редко бывает быстрым процессом. Во многом это связано с тем, что вам нужно убедиться, что у вас одновременно работает достаточное количество сотрудников и что каждый сотрудник работает нужное количество часов. Достижение обеих этих целей может потребовать некоторой творческой организации и перераспределения смен, что быстро оказывается более длительным, чем короткая административная задача.

Примечание редактора: Ищете подходящие системы учета рабочего времени для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

• Работник и работодатель должны: Планирование смен таким образом, чтобы сотрудники работали в то время, которое соответствует как их расписанию, так и вашим потребностям, может быстро вызвать напряжение. Если ваш лучший сотрудник не может работать в ночную смену, когда вам абсолютно необходимо, чтобы кто-то с его навыками работал после захода солнца, вам может потребоваться обучить других сотрудников или нанять дополнительных сотрудников с таким набором навыков.
• Ошибки: Для некоторых работодателей планирование смены — это прежде всего задача с карандашом и бумагой. Однако, как и во всем, что делается вручную, ручное планирование смен увеличивает вероятность человеческой ошибки. Эти ошибки могут быть значительными: если вы назначаете двух сотрудников с одинаковой ролью для работы в одно и то же время, вы платите больше денег за меньшую работу. В этом случае вы также могли случайно оставить ключевой временной интервал незанятым.
• Уникальные атрибуты сотрудников: Некоторые сотрудники просто больше подходят для определенных смен, чем другие. Например, в вашем ресторане и баре бармен-сова может удерживать форт до 3 часов ночи, но в 10-часовую смену ему будет трудно. Точно так же, если один из ваших серверов берет отпуск, ваши официанты могут быть еще не готовы его заменить, что оставляет вам большой пробел в расписании.
• Соблюдения правовых норм: Если вы назначаете сотруднику определенное количество часов в неделю, сотрудник может иметь право на оплату сверхурочной работы. Планируя смены вручную, вы можете не осознавать, что переходите на территорию сверхурочной работы, и если вы пренебрегаете надлежащей оплатой сверхурочной работы, могут возникнуть проблемы с законом.
• Затраты на оплату труда: Каждый раз, когда вы назначаете сотрудника на работу, вы платите ему, а это означает, что планирование смены связано с неизбежными затратами. Эти затраты может быть сложно быстро учесть при ручном планировании смен, тем более что вы можете платить разным сотрудникам по разным ставкам.
• Выбор сотрудника: Планирование смен часто является процессом, в котором вы, работодатель, имеете наибольшее право голоса. Тем не менее, планирование смены упрощается как для вас, так и для вашей команды, когда вы можете легко получить информацию от своих сотрудников до окончательного утверждения графиков. На этом и многих других фронтах программное обеспечение учета рабочего времени часто оказывается удобным.

Как программное обеспечение учета рабочего времени помогает планировать смену

Программное обеспечение учета рабочего времени решает многие давние проблемы с планированием смен вручную. Преимущества использования программного обеспечения для планирования смен включают следующее:

• Более эффективное планирование смены. Забудьте о карандаше и бумаге (и обо всех этих надоедливых стираниях и переписываниях) — программа учета рабочего времени избавит вас от утомительного планирования смены. Вы можете перетаскивать профили сотрудников в открытые смены или перетаскивать текущих запланированных сотрудников в другую открытую смену. Вы также можете использовать шаблоны расписаний, чтобы упростить планирование смены, или просто скопировать расписание этой недели на следующую неделю.
• Больше информации о сотрудниках. Если в вашей компании большое количество сотрудников или офисов, вы можете не знать квалификацию каждого сотрудника, доступность, должности и основное рабочее место. С помощью программного обеспечения учета рабочего времени вы можете увидеть всю эту информацию для каждого сотрудника всего за несколько кликов. В результате вы можете планировать свои смены в зависимости от того, где совпадают ваши потребности и навыки ваших сотрудников.
• Легче планировать вокруг сотрудников. Учитывая огромное количество информации о сотрудниках в вашем программном обеспечении учета рабочего времени, вам будет проще назначать лучших сотрудников на самые загруженные смены. Вам также может быть проще объединять старых сотрудников с новыми, что дает вашим новым членам команды возможность учиться на работе.
• График наличия смен в последнюю минуту. При планировании смен всегда следует ожидать лучшего, но планировать худшее — возможно, несколько сотрудников заявят о болезни или не явятся. В этом случае диаграмма доступности программного обеспечения для учета рабочего времени и посещаемости может спасти положение. Откройте его, чтобы увидеть, кому вы можете позвонить в любой момент, чтобы покрыть часть или всю смену неожиданно отсутствующего сотрудника.
• Больше вовлеченности сотрудников. В то время как планирование смен карандашом и бумагой мало что делает для предупреждения сотрудников, когда вы составляете их расписание, программное обеспечение учета рабочего времени по своей сути вовлекает их. Программное планирование смен позволяет сотрудникам делать ставки на смены или обмениваться назначенными сменами с другими сотрудниками. Ваши сотрудники также могут использовать ваше программное обеспечение, чтобы отметить, когда они свободны, поэтому вы не планируете их, когда они не свободны.
• Бюджетирование труда. Когда вы планируете смены с помощью надежной программной платформы учета рабочего времени, вы можете установить максимальную сумму денег, которую вы хотели бы потратить на оплату труда сотрудников (включая оплату сверхурочных). Затем ваше программное обеспечение может предупредить вас, если то, как вы организовали смены на неделю, превышает этот бюджет. После этого вы можете изменить свой график, пока не уложитесь в бюджет.
• Сторонние интеграции. Программное обеспечение учета рабочего времени часто легко интегрируется с вашими платформами для расчета заработной платы и выставления счетов. Эта интеграция означает, что вам не придется вручную добавлять часы ваших сотрудников в вашу платформу расчета заработной платы, чтобы убедиться, что им платят за их работу. Некоторые программы учета рабочего времени также могут интегрироваться с вашими POS-системами, чтобы помочь установить связь между графиками и доходами.
• Отчетность и прогнозирование. Возможно, самая важная функция планирования смен помимо самого планирования — функции отчетности и прогнозирования — может определить, как ваш график повлияет на ваши продажи. В качестве примера предположим, что ваш ресторан ожидает ажиотажа на Неделю ресторанов, и вам нужен дополнительный персонал. В этом случае ваше программное обеспечение может использовать прошлогодний график и данные о продажах, чтобы предложить идеальный план смены на этот год.
• Более легкий доступ. Если вам нужно изменить смены ваших сотрудников, пока вы находитесь вне офиса, вы можете легко это сделать, поскольку большинство программ учета рабочего времени и посещаемости основаны на облаке и/или доступны через мобильное приложение. Вы также можете разрешить определенным старшим сотрудникам устанавливать или изменять смены.
• Меньше ошибок. Прежде всего, программное обеспечение учета рабочего времени сводит к минимуму количество дорогостоящих ошибок при планировании смены, которые вы можете совершить. Ваше программное обеспечение должно предупредить вас, если вы назначите сотрудника, когда он недоступен, или если вы случайно назначите слишком много сотрудников одного типа в одну смену. С программным обеспечением для учета рабочего времени вы не только экономите время, но и лучше контролируете свои смены, чем при использовании карандаша и бумаги.

Программное обеспечение для учета рабочего времени упрощает планирование смен, уменьшает количество ошибок и сокращает трудозатраты благодаря расширенным, но удобным для пользователя функциям.

Лучшее программное обеспечение учета рабочего времени для вашего бизнеса

Готовы инвестировать в программное обеспечение учета рабочего времени для планирования смены? Узнайте, как выбрать систему учета рабочего времени, а затем помните о том, что вы узнали, читая наши обзоры программного обеспечения учета рабочего времени. Прежде чем вы это узнаете, вы будете готовы к работе с новой программной платформой, обеспечивающей справедливые смены, снижение затрат на рабочую силу и счастливых, высокоэффективных сотрудников.