Как обрабатывать платежную ведомость – businessnewsdaily.com

• Надлежащее управление заработной платой является ключом к своевременной оплате труда ваших сотрудников и выполнению ваших юридических обязательств.
• Для правильного отслеживания и выдачи платежной ведомости необходимо выполнить несколько шагов.
• Правильное программное обеспечение или услуга для расчета заработной платы могут помочь обеспечить точную, своевременную и надлежащую обработку вашей заработной платы.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса и специалистов по кадрам, которые изучают способы управления обработкой заработной платы.

Когда дело доходит до расчета заработной платы, обычно лучше инвестировать в службу расчета заработной платы или работать с бухгалтером, потому что вы избегаете большей части обременительной административной и налоговой работы. Однако, несмотря на преимущества аутсорсинга расчета заработной платы, многие малые предприятия решают сделать это самостоятельно, чтобы сэкономить деньги.

Если вы заинтересованы в обработке платежной ведомости вручную, вам необходимо выполнить несколько шагов. В зависимости от размера вашего бизнеса, это может быть очень сложным процессом. И, если вы еще не являетесь экспертом в области расчета заработной платы и налогового законодательства, у вас могут возникнуть проблемы с IRS.

Хотя это руководство предоставит вам некоторые практические шаги для обработки платежной ведомости, вам следует проконсультироваться с бухгалтером или специалистом по заработной плате, чтобы убедиться, что вы соблюдаете требования штата и федерального налога и занятости. Это руководство включает в себя общий обзор и более подробный пошаговый процесс ручного заполнения платежной ведомости вашей компании.

Что такое расчет заработной платы?

Расчет заработной платы — это процедура, предпринятая для выплаты работникам в конце периода расчета заработной платы. Этот процесс включает в себя несколько шагов, чтобы гарантировать, что заработная плата правильно рассчитывается, отслеживается и распределяется, а также удерживаются правильные суммы налогов, льгот компании и других вычетов. Расчетом заработной платы часто управляет и администрирует специальный специалист по расчету заработной платы, но он также может подпадать под компетенцию отдела кадров.

Основные этапы расчета заработной платы

Думайте об этих основных шагах как о дорожной карте для вашего процесса расчета заработной платы. Если у вас есть опыт расчета заработной платы и вам нужно быстро освежить свои знания, этот первый набор шагов может быть быстрым ресурсом. Если вы ищете более глубокое погружение, продолжайте прокручивать, чтобы увидеть более подробное руководство.

Прежде чем приступить к расчету заработной платы, выполните следующие действия:

Выполните следующие действия, чтобы вручную обработать платежную ведомость:

• Изучите почасовые графики сотрудников.
• Определить оплату сверхурочной работы.
• Рассчитать валовую заработную плату.
• Определить вычеты.
• Расчет чистой заработной платы.
• Осуществляйте платежи сотрудникам предпочтительным для них способом доставки (например, бумажным чеком, прямым депозитом).

Помните об этом после каждого платежного периода:

• Ведите учет заработной платы.
• Помните о возможных просчетах и ​​ошибках.
• Сообщайте о новых сотрудниках в IRS.

Основные шаги для обработки платежной ведомости включают сбор информации о сотрудниках, настройку графика заработной платы, отслеживание отработанного времени и причитающихся денег, выдачу платежей и ведение точных записей.

Как оформить зарплату

Шаг 1: Установите свой идентификационный номер работодателя.

Первым шагом в обработке платежной ведомости является установка вашего EIN и вашего государственного и местного налогового идентификатора. Правительство использует эти идентификационные данные для отслеживания налогов на заработную плату вашего бизнеса и обеспечения соблюдения требований.

Если вы не знаете свой EIN или у вас его нет, вы можете посетить Веб-сайт IRS для его настройки. Чтобы получить идентификационный номер налогоплательщика штата и местного уровня, вам нужно будет пройти через штат и муниципалитет. (Хотите найти лучшие обзоры системы расчета заработной платы для вашего малого бизнеса? Мы можем помочь!)

Шаг 2: Соберите соответствующую налоговую информацию о сотрудниках.

Прежде чем вы начнете обрабатывать платежную ведомость, ваши сотрудники должны будут заполнить различные налоговые формы, чтобы вы могли учитывать надбавки и другие налоговые данные. Эти формы включают W-4 и I-9 (если это новый сотрудник). Вам нужно будет предоставить различные государственные и местные формы, но они будут зависеть от того, где работает ваш бизнес.

Перед оформлением первой зарплаты сотрудника от вашей компании у вас также должны быть на руках следующие документы:

• Заявка на работу: Даже если сотрудник никогда не заполнял официального заявления, наличие этого документа в файле гарантирует, что вся ключевая информация о заработной плате находится в одном месте.
• Вычеты: Сотрудник может участвовать в льготах компании, таких как медицинское страхование, сберегательный счет на здоровье или план пенсионных сбережений. Надлежащая обработка платежных ведомостей гарантирует, что правильные суммы для этих пособий удерживаются каждый платежный период.
• Оформление заработной платы: По закону вы можете быть обязаны арестовать заработную плату ваших сотрудников, если они должны деньги, такие как выплаты IRS или алименты. Наложение ареста на заработную плату осуществляется по решению суда; убедитесь, что у вас есть надлежащая документация на руках и в ваших записях.

Шаг 3: Выберите график расчета заработной платы.

Получив соответствующую налоговую и юридическую информацию для расчета заработной платы, вы сможете выбрать график, который лучше всего подходит для вашего бизнеса. Существует четыре основных графика: ежемесячный, полумесячный, двухнедельный и еженедельный. Важно понять каждый план, прежде чем решить, какой из них лучше всего подходит для вашего бизнеса. После того, как вы выберете график, настройте календарь с днями выплаты заработной платы и отметьте дни, когда вам придется обрабатывать платежную ведомость для ваших работников, чтобы получить свои деньги в этот определенный день.

Укажите важные квартальные налоговые даты, праздничные дни и ежегодные налоговые даты. Имейте в виду, что вам придется делать это в начале каждого года. Вы также захотите установить предпочтительный способ доставки для каждого сотрудника. Например, многие предприятия позволяют сотрудникам выбирать между бумажным чеком и прямым депозитом.

Шаг 4: Рассчитайте валовую заработную плату.

Теперь, когда вы установили график расчета заработной платы, вы можете начать обработку своей первой платежной ведомости. Для этого вы должны рассчитать валовую заработную плату каждого сотрудника, которая представляет собой общее количество часов, отработанных сотрудником в данный период оплаты, умноженное на его почасовую ставку.

Начните с подсчета количества часов, отработанных сотрудником в данный период оплаты, и обратите внимание на сверхурочные часы. Дополнительное время должно быть оплачено по более высокой ставке в соответствии с Федеральный закон. Если почасовой рабочий работает более 40 часов в неделю, вам придется платить полтора часа или почасовую оплату работника плюс половину этой заработной платы.

Вот пример расчета брутто-зарплаты:

• Работник А отработал 50 часов в течение вашего еженедельного платежного периода и зарабатывает 10 долларов в час.
• 40 часов x 10 долларов в час = 400 долларов.
• 10 часов x 15 долларов в час (полтора раза) = 150 долларов.
• Валовая заработная плата = 550 долларов США.

Шаг 5: Определите отчисления каждого сотрудника.

Соберите информацию из форм W-4 ваших работников, федеральных требований и требований штата, страховых требований и требований к льготам, чтобы определить отчисления каждого сотрудника. Это может усложниться; Каждый штат взимает разные налоги с малого бизнеса, поэтому перед выполнением этого шага вам придется изучить политику своего штата. Вот несколько примеров общих требований:

• Федеральные налоги
• Социальное обеспечение
• Государственные налоги
• Местные налоги
• Медикэр
• 401 (к) взносы
• Компенсационные взносы работников
• Другие преимущества

Шаг 6: Рассчитайте чистую заработную плату и заплатите своим сотрудникам.

Вычтите отчисления каждого работника из их брутто-зарплаты. Оставшаяся сумма представляет собой чистую заработную плату работника или заработную плату на вынос. Это сумма, которую вы будете платить каждому сотруднику. Вам придется удерживать отчисления и выплачивать их вместе с налогами на заработную плату каждый месяц или квартал, в зависимости от установленного вами графика.

После того, как вы установили чистую заработную плату каждого сотрудника, вы можете платить им в запланированный день выплаты жалованья. Вот несколько примеров способов оплаты труда ваших сотрудников:

• Бумажные чеки отправляются по почте на дом или раздаются в офисе
• Прямой перевод на их банковские счета
• Предоплаченные карты, на которые загружены платежи на вынос
• Мобильный кошелек, в который вы можете вносить зарплату своих сотрудников
• Наличные (хотя этот метод требует более подробного учета и может быть проблемой безопасности)

Шаг 7: Ведите учет заработной платы и вносите необходимые исправления.

При обработке платежной ведомости важно вести учет ваших транзакций для целей налогообложения и соблюдения нормативных требований. Если сотрудник оспаривает оплату или IRS нуждается в какой-либо документации в будущем, вам нужно иметь записи наготове. Особенно в случае, когда сотрудник оспаривает зарплату, важно вести записи, включая платежи за текущий год, чтобы вы могли решить любые возникающие проблемы.

Шаг 8: Помните о текущих соображениях.

Имейте в виду, что вы должны подавать налоги вашего бизнеса ежеквартально и ежегодно. Важно проконсультироваться с бухгалтером, чтобы убедиться, что вы понимаете, как ваши налоги на заработную плату вписываются в этот аспект вашей деятельности. Вы также должны будете сообщать о любых новых сотрудниках в IRS. Когда вы работаете с решением для расчета заработной платы или бухгалтером, это обычно не входит в ваши обязанности.

Примечание редактора: Ищете информацию о системах начисления заработной платы? Воспользуйтесь анкетой ниже, и наши партнеры-поставщики свяжутся с вами и предоставят необходимую информацию:

Какие штрафы за невыплату налога на заработную плату?

Важно следить за тем, чтобы налоги с фонда заработной платы выплачивались должным образом и вовремя. Штрафы за неуплату налога на заработную плату налагаются на предприятия, когда они не платят эти налоги или не платят их вовремя. Вы можете понести эти санкции, если не выполните одно из следующих действий: не предоставите отчеты сотрудникам, Форма 941 в квартал или перечислять налоги, удерживаемые из зарплаты сотрудников, на социальное обеспечение или медицинскую помощь.

Несвоевременная уплата налогов на заработную плату или невыплата налоговых штрафов может привести к серьезным финансовым санкциям, наложенным на ваш бизнес.

Ресурсы по расчету заработной платы

Эти ресурсы обеспечивают дополнительную поддержку, когда вы начинаете свои операции по начислению заработной платы:

Использование сервисов расчета заработной платы

Если вы сотрудничаете с бухгалтером или подписываетесь на программное обеспечение для расчета заработной платы, вам не нужно выполнять какие-либо из этих шагов. Если вы работаете с бухгалтером, вы можете координировать свои действия с ним, чтобы обеспечить правильную и своевременную обработку платежной ведомости вашего бизнеса.

С программным обеспечением для расчета заработной платы вы просто предоставляете соответствующую информацию о сотрудниках и утверждаете отработанные часы. Платформа автоматически рассчитывает отчисления, валовую и чистую оплату. Поставщики услуг по расчету заработной платы обычно имеют онлайн-порталы, на которых работники могут войти в систему, чтобы просмотреть платежные квитанции и налоговые документы на конец года, а также обновить свою информацию. (Если вас интересует поставщик платежных ведомостей, ознакомьтесь с некоторыми из наших обзоров таких компаний, как OnPay, Gusto и Paychex).

Стелла Моррисон участвовала в написании и исследовании этой статьи.