Как настроить систему точек продаж

• POS-системы могут легко интегрироваться с различными другими сервисами.
• Функции POS-систем различаются в зависимости от отрасли, например, ресторана или розничной торговли.
• Существуют как облачные, так и гибридные POS-системы, которые имеют разные процессы настройки.

POS-системы не только облегчают платежи между предприятиями и их потребителями. Они отслеживают запасы, передают заказы на еду ресторанным кухням, читают купоны, отслеживают привычки покупателей и многое другое. POS-системы имеют решающее значение для всех предприятий, продающих товары, и их можно легко интегрировать с другими системами.

Хотя требования к установке различаются в зависимости от системы, многие новые POS-системы основаны на планшетах и ​​их проще установить, чем их устаревшие аналоги. Инструкции по настройке обычно доступны на веб-сайтах поставщиков, поэтому вы можете решить, можете ли вы настроить систему самостоятельно или вам потребуется помощь. Многие компании предлагают видеоуроки или пошаговые руководства, которые помогут вам пройти весь процесс. Некоторые предоставляют удаленную помощь, а другие могут порекомендовать местных партнеров по установке, которые могут настроить для вас систему POS, хотя эти услуги стоят дополнительно.

Более продвинутые POS-системы могут иметь сложные требования к настройке, и компания может взимать плату за настройку и установку авансом, чтобы предварительно настроить вашу систему перед ее отправкой, чтобы она была готова к работе сразу после ее получения. В качестве альтернативы компания может предложить удаленную помощь или помощь в настройке на месте, миграцию данных и услуги по обучению, и вы платите либо установленную плату, либо почасовую оплату за эти услуги. Связанный контент: узнайте о преимуществах того, почему POS-системы по-прежнему являются лучшим выбором для многих предприятий.

Независимо от того, выбираете ли вы простую POS-систему, которую вы можете настроить самостоятельно, или более продвинутую, которую компания устанавливает для вас, дайте себе достаточно времени для настройки системы, прежде чем вы планируете ее использовать. В дополнение к настройке оборудования вам нужно будет потратить некоторое время на настройку программного обеспечения, добавление инвентаря или создание меню, а также на обучение ваших сотрудников использованию системы.

Примечание редактора: Ищете информацию о POS-системах? Используйте анкету ниже, и наши партнеры-поставщики свяжутся с вами, чтобы предоставить вам необходимую информацию:

Проблемы совместимости

Первый шаг, прежде чем вы даже выберете POS-систему, — определить, есть ли какие-либо части, которые у вас уже есть и которые вы хотите использовать, и есть ли какие-либо услуги, которые вы хотите использовать с системой. Если это так, вам нужно проверить совместимость перед выбором POS-системы, чтобы не было неприятных сюрпризов и расходов. Вот некоторые пункты, которые необходимо проверить, прежде чем выбрать систему:

• Убедитесь, что POS-система интегрируется с вашим процессором кредитных карт и устройством чтения карт или терминалом.
• Если у вас уже есть планшеты, которые вы собираетесь использовать с новой POS-системой, убедитесь, что она их поддерживает. Посмотрите на платформу (Apple, Android, Windows) и модель планшета (например, iPad Pro 9.7 или Samsung Galaxy S4).
• Убедитесь, что операционная система (например, iOS 10 или Android 8.0 Oreo) на вашем планшете обновлена ​​и совместима с приложением POS.
• Если у вас уже есть другое оборудование POS, которое вы хотите использовать с вашей системой, например принтер чеков или денежный ящик, обратитесь к производителю программного обеспечения POS, чтобы убедиться, что оно совместимо.
• Если вы планируете интегрировать POS-систему с бизнес-программами, которые у вас уже есть или которые вы хотите использовать, например, с вашим бухгалтерским программным обеспечением или службой расчета заработной платы, убедитесь, что интеграции или плагины доступны, и узнайте, есть ли дополнительная плата за их использование. Многие POS-системы имеют магазины приложений или торговые площадки с интеграциями, которые упрощают подключение стороннего программного обеспечения к системе. Некоторые приложения бесплатны; другие поставляются с ежемесячной платой, а некоторые имеют плату за настройку или установку. Вот ссылки на интеграции, предлагаемые несколькими популярными POS-системами: Clover, Lightspeed, Square и TouchBistro.
• Если вы в настоящее время используете систему POS, экспортируйте свои данные в электронные таблицы CSV или Excel до истечения срока действия вашей учетной записи, чтобы вы могли импортировать их в новую систему, а не создавать все с нуля.

Прежде чем инвестировать в систему POS, вам сначала необходимо определить совместимость с любым существующим оборудованием, которым вы владеете и которое, возможно, захотите использовать.

Как разные отрасли используют POS-системы

В зависимости от типа компании, которой вы управляете, например, гостиничного бизнеса или ресторана, у вас может быть другой тип POS-системы или другие функции для настройки.

«Основное назначение… точки продаж — прием платежей», — сказал Кристофер Карилло, соучредитель Allied Payments. «Различия в системах заключаются в том, как бизнес использует другие функции POS. Одной из самых распространенных функций является управление продажами. Знание того, что и когда продается, может помочь компаниям продолжать предлагать клиентам то, что они хотят».

Еще одно распространенное применение универмагов, баров и винных магазинов — управление запасами, добавил Карилло. Продавцы могут вводить количество товаров на складе и отслеживать проданные товары. Таким образом, они будут знать, если запас продуктов или ингредиентов упадет.

Другие функции, которые следует учитывать, сказал Карилло, — это прием или учет купонов (обычно используемых в продуктовых магазинах) и отслеживание покупательских привычек для программ лояльности и рекламных акций.

«Для продуктовых магазинов вы увидите добавление весов, которые обычно также включают… два сканера — один горизонтальный и один вертикальный», — добавил Джефф Холл, старший консультант Wesbey Associates LLC. «Ресторанные реализации теряют сканер и, как правило, клавиатуру, а дисплей работает как клавиатура через сенсорный экран. В сфере гостеприимства регистр также лишается сканера, но добавляет мышь. Для традиционной розничной торговли вы получаете кассу, сканер, денежный ящик и терминал для платежных карт».

Закари Вайнер, владелец и генеральный директор компании Restaurant Accounting, рекомендует ресторанам использовать POS-системы с системами заказов на вынос для большей точности.

«Когда пользователь заменяет заказ на стойке, он автоматически передает запрос на кухню для подготовки персонала», — пояснил он. «Эта улучшенная система более точна и менее подвержена человеческим ошибкам, что помогает повысить удовлетворенность клиентов и повысить моральный дух сотрудников».

С учетом этих различных применений и функций крайне важно защитить как аппаратное, так и программное обеспечение, связанное с POS-системами, чтобы не подвергать риску данные потребителей.

«Из-за многократного использования POS-устройства в розничной торговле, ресторанах и гостиничном бизнесе нам необходимо позаботиться о безопасности этого устройства, поскольку оно может иметь доступ в Интернет, а также доступ к корпоративным сетям, веб-сайтам и приложениям», — сказал он. Зал. «Эти POS-решения могут быть заражены вирусами и вредоносными программами, если они не будут должным образом защищены».

Холл добавил, что владельцы бизнеса должны быть осторожны в том, как они защищают терминалы платежных карт от скимминговых устройств. Он рекомендует регулярно проверять терминалы, чтобы убедиться, что не установлены скиммеры.

POS-системы используются по-разному. Помимо приема платежей, они могут управлять продажами и запасами, а также отслеживать покупательские привычки клиентов на предмет лояльности (интересны наши результаты? Узнайте, какая POS-система, по нашему мнению, является лучшей для вашего бизнеса).

Системы POS для планшетов обычно основаны на облаке и требуют надежного доступа в Интернет. Другие представляют собой гибридные системы, которые используют локальный сервер, но сохраняют ваши данные в облаке, что позволяет вам получать доступ к функциям бэк-офиса, таким как онлайн-отчеты, с любого устройства с браузером. (Заинтересованы в наших выводах? Посмотрите, что мы считаем лучшей POS-системой для вашего бизнеса.)

Облачные системы настроить проще всего. Как только ваш планшет подключен к Интернету, настройка простой POS-системы для планшета происходит примерно так:

• Загрузите приложение из App Store или Google Play.
• Откройте приложение, введите данные своей учетной записи или создайте учетную запись.
• Подключите кард-ридер к разъему для наушников или порту Lightning или подключитесь через Bluetooth.
• Подключите чековый принтер либо к роутеру с помощью кабеля, либо к планшету по Bluetooth.
• Подключите принтер к денежному ящику.
• Подключите сканер штрих-кода к планшету через Bluetooth.

В некоторых системах может потребоваться использование определенного маршрутизатора. Например, с POS-системами для iPad необходимо использовать маршрутизатор AirPort Express или AirPort Extreme. Если система представляет собой гибрид, который использует облако для хранения данных и задач бэк-офиса, но работает на локальном сервере, вам также потребуется подключить к системе компьютер. (Взгляните на Clover, наш лучший выбор для POS-оборудования).

Настройка программного обеспечения POS

Помимо аппаратного обеспечения необходимо настроить программное обеспечение. После входа в свою учетную запись вы можете перейти в меню «Настройки» и настроить параметры учетной записи по своему вкусу. Вот некоторые вещи, которые вы можете сделать:

• Настройте квитанции с названием вашей компании, логотипом, адресом и другой информацией, например политикой возврата.
• Установите ставки налога с продаж.
• Решите, требовать или пропускать подписи для транзакций.
• Настройте параметры чаевых, если они подходят для вашего бизнеса.
• Добавляйте сотрудников и назначайте роли или управляйте разрешениями.
• Подключайтесь к сторонним интеграциям.

Затем вы можете добавить или импортировать информацию о товарах, которые вы продаете, в свои POS-системы. Если у вас есть розничный магазин, вам нужно создать каталог продуктов и добавить свой инвентарь. Если у вас есть ресторан, вам нужно будет создать меню и план этажа, а также добавить свой инвентарь. Вы также можете добавить контактную информацию для ваших клиентов и поставщиков.

Если вы меняете систему и хотите перенести свои данные или у вас есть много элементов, которые нужно добавить в систему, найдите загружаемый шаблон электронной таблицы, в который можно скопировать и вставить данные о продукте, а затем загрузить в новую систему.

Сэмми Карамела внесла свой вклад в подготовку и написание этой статьи.