Как написать письмо с предложением о работе

• Письмо с предложением работы — это письменное сообщение, отправляемое потенциальному сотруднику, который был выбран на конкретную должность.
• Письмо с предложением о работе должно предоставить кандидату информацию о заработной плате, статусе работы, должностных обязанностях, непредвиденных обстоятельствах, надзоре и дате начала работы.
• Письмо с предложением о работе становится юридически обязательным после того, как работодатель и работник подписали его, поэтому оно должно быть тщательно сформулировано и как можно точнее, чтобы избежать недоразумений и юридических проблем.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, которые хотят узнать о лучших методах написания письма с предложением о работе.

Проведя собеседование с кандидатами на вакансию в вашей компании, вы, наконец, нашли кандидата, который идеально подходит для этой работы. Теперь пришло время расширить предложение о работе. У вас может возникнуть соблазн сделать предложение лично в конце заключительного собеседования или по телефону. Это нормально, но очень важно отправить письменное письмо с предложением о работе.

Что такое письмо с предложением работы и почему вы должны его отправить

Письмо с предложением работы — это официальное предложение о трудоустройстве — приглашение человека работать в вашей компании. В нем изложена важная информация, например, должность, зарплата и доступные льготы потенциального сотрудника, если он займет эту должность.

Отправка письма с предложением о работе выбранному вами кандидату ценна, потому что просмотр подробностей в письменном виде может помочь человеку взвесить свои варианты и решить, соглашаться ли на эту должность. Чем быстрее вы получите их решение, тем раньше вы сможете начать процесс адаптации или перейти к следующему кандидату, если человек отклонит ваше предложение.

Письмо с предложением о работе также гарантирует, что ваша компания и потенциальный новый сотрудник находятся на одной странице в отношении деталей работы. Меньше путаницы означает меньше обменов между вами и кандидатом, пока предложение находится на столе, и меньше проблем в будущем.

Должно ли письмо с предложением работы быть электронным письмом или традиционным письмом?

Вы можете преобразовать бумажное письмо с предложением о работе в электронный файл (PDF) и отправить его кандидату по электронной почте в качестве вложения. Тем не менее, многие специалисты по кадрам и владельцы бизнеса считают, что лучше распечатать бумажную копию письма и отправить его потенциальному сотруднику через службу доставки в течение дня, например, USPS Express Mail, FedEx или UPS.

Традиционное печатное письмо выглядит более профессионально. Некоторые кандидаты могут ответить на такое письмо быстрее, чем на письмо, отправленное по электронной почте, которое они должны подписать и вернуть, особенно если они не могут открыть и распечатать PDF-документы. Какой бы из этих форматов вы ни выбрали, используйте фирменный бланк вашей компании. Оно будет выглядеть более официально и формально, чем электронное письмо, и получатель отнесется к нему более серьезно.

Письмо с предложением о работе официально расширяет предложение о работе для кандидата и содержит важные детали, такие как предлагаемая зарплата и должность. Это дает человеку информацию, необходимую для принятия или отказа от работы, и может предотвратить недопонимание между работодателем и потенциальным сотрудником.

Как написать письмо с предложением работы

Подойдите к написанию письма с предложением о работе так же, как к любому официальному письму для вашего бизнеса. В этом случае знакомство — это ваш шанс заявить очевидное — что вы предлагаете кандидату работу. Это также дает вам возможность обратиться к получателю лично, но профессионально, что делает предложение и идею работы в вашей компании привлекательными.

Начните с того, что отметьте, что вы «рады» — а не «с удовольствием» или «хотели бы» — и сообщите кандидату, что он был выбран на любую должность в вашем бизнесе. Это представление должно быть достаточно дружелюбным, чтобы показать ваш энтузиазм по поводу найма человека, и в то же время достаточно профессиональным, чтобы получатель знал, что оно подлинное.

Сделайте так, чтобы человек чувствовал себя желанным и ценным, включив пару предложений о том, почему вы выбрали его. Возможно, вы даже захотите отметить, сколько других претендентов претендовали на эту работу. Джой Поли, президент и главный исполнительный директор Strategic Talent Resources, предлагает следующую формулировку: «Мы впечатлены вашими навыками и достижениями и считаем, что ваш опыт и опыт в (области) хорошо соответствуют нашим нынешним потребностям».

Мэтью Дайли, управляющий директор Tiger Financial, использует похожее сообщение, но с изюминкой. «Мне нравится добавлять что-то вроде: «Ваши соответствующие навыки особенно подходят для этой должности, потому что…» или что-то вроде: «Это ваш энтузиазм значительно облегчил это решение».

После того, как у вас есть начало, вы можете перейти к написанию остальной части письма с компонентами, описанными ниже.

Если вы работаете с кадровым агентством, они традиционно занимаются оформлением документов для новых сотрудников, экономя ваше время.

Что включить в текст письма с предложением работы

Хотя порядок этих элементов может варьироваться, все письма с предложениями о работе должны содержать следующую информацию.

Детали работы

Включите одно или два предложения о должностных обязанностях, обязанностях и рабочем времени, а также о необходимости командировок. Укажите, является ли должность полной или неполной, а также освобождается или не освобождается от сверхурочной работы в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах. Укажите имя непосредственного руководителя должности.

Если штаб-квартира вашей компании не находится в Монтане, четко заявите, что вы предлагаете работу по собственному желанию. Кратко объясните, что это значит – что работник может быть уволен в любое время и по любой законной причине или вообще без причины, с уведомлением или без него, и что он может уйти из компании, когда пожелает, без объяснения причин или предварительного уведомления.

Заработная плата и комиссионные

По словам Майкла Тиммеса, консультанта по персоналу Insperity, при подробном описании предложения по зарплате лучше всего объяснить график оплаты. «Например, если сотруднику будут платить раз в два месяца, зарплата должна быть представлена ​​как таковая».

Если сотрудник также будет получать комиссионные, объясните структуру комиссионных и какие условия должны быть соблюдены, чтобы они могли получать комиссионные. (Читать соответствующую статью: Как создать желаемый компенсационный план)

Социальный пакет

Предоставьте обзор пакета льгот и привилегий, к которым будет иметь доступ сотрудник, таких как пенсионный план 401 (k), оплачиваемый отпуск, а также медицинское, стоматологическое страхование, страхование зрения и страхование жизни. Кратко объясните, когда начинается страховое покрытие (например, через три месяца) и как накапливается отпуск.

Непредвиденные обстоятельства и условия

Уточните любые условия, применимые к предложению о работе, такие как прохождение кандидатом проверки биографических данных или проверки на наркотики, подписание соглашения о конфиденциальности или неконкуренции или наличие определенного сертификата для выполнения работы. (Вы можете использовать один из лучшие компании по проверке биографических данных.)

Также обратите внимание, что трудоустройство зависит от способности кандидата предоставить документы I-9, подтверждающие разрешение на работу в США, как того требует Закон об иммиграционной реформе и контроле от 1986 года. Перечисление непредвиденных обстоятельств и условий в нескольких предложениях может защитить ваш бизнес, если вам придется отозвать предложение о работе в будущем, сказал Тиммс.

Заявление о том, что письмо имеет приоритет

Включите заявление, разъясняющее, что содержание письма с предложением о работе заменяет любые устные обсуждения всех вопросов, затронутых в нем. Это защитит ваш бизнес от возможных последующих заявлений сотрудника о том, что ему что-то пообещали во время интервью, которое не было доставлено.

Контактная информация

Скажите потенциальному клиенту, кому звонить, если у него возникнут вопросы по поводу предложения или они захотят его обсудить. Приветствуя вопросы соискателя, вы поощряете открытый диалог и ограничиваете недоразумения, которые могут привести к тому, что заинтересованный и квалифицированный кандидат отклонит предложение о работе.

Инструкция по принятию предложения

Попросите кандидата подписать и вернуть письмо, чтобы подтвердить свое согласие с предложением и должностью. Укажите срок их ответа. Хорошим тоном будет установить крайний срок в одну неделю с даты получения письма. Это дает кандидату время обдумать ваше предложение и принять взвешенное решение.

Откройте письмо с предложением о работе, сказав, что вы рады сообщить кандидату, что он был выбран на открытую вакансию. Используйте основную часть письма, чтобы обсудить должностные обязанности, дату начала работы, льготы и непредвиденные обстоятельства. Объясните, как принять предложение о работе и с кем кандидат должен связаться, чтобы обсудить предложение.

Что нельзя включать в письмо с предложением о работе

То, что вы говорите в письме с предложением о работе, так же важно, как то, чего вы не говорите. Не включайте эти вещи в свое письмо.

• Последствия прекращения: Не пишите, что расторжение произойдет только по причине или с предварительным уведомлением. Это конфликт с произвольным характером занятости.
• Обещания продвижения по службе, повышения заработной платы или бонусов: Не давайте никаких обещаний в письме с предложением о работе, которые не высечены на камне, сказал Джон Хилл, председатель и главный исполнительный директор The Energists, рекрутинговой фирмы для энергетической отрасли. «Если (потенциальный) сотрудник соглашается на работу под ложным предлогом, у него есть законные основания искать то, что ему обещали, или же искать работу в другом месте».
• Утверждения, которые намекают на постоянство или продолжительность работы: Например, не говорите: «Мы уверены, что вы будете работать в нашей компании долгое время». Все заявления, подобные этому, «могут быть и были истолкованы для создания контракта», что приводит к дорогостоящим судебным баталиям для компаний, сказал Майкл Траст, вице-президент по персоналу в Michael Trust Consulting.

Чтобы снизить риск судебного преследования вашей компании, убедитесь, что вы не нарушаете эти законы о труде.

Письма с предложениями о работе и процесс найма

Письмо с предложением о работе является важной частью процесса найма сотрудника. Это решающий момент, когда предпочитаемый вами кандидат узнает, что вы хотите его нанять, и решает, соглашаться ли. Если они отклонят ваше предложение, вам придется вернуться к пулу кандидатов или, возможно, даже начать поиск заново. Вы должны избегать распространенных ошибок при найме, таких как неясность в отношении того, что влечет за собой работа, и ставить перед собой цель оставаться в курсе тенденций в области найма. Хорошо составленное письмо с предложением от компании с современными процессами найма может иметь решающее значение.

Росс Мудрик внес свой вклад в эту статью. Источник интервью были проведены для предыдущей версии этой статьи.