Как написать письмо о прекращении льгот (образцы)

• Письма о прекращении льгот используются для информирования сотрудников о том, что определенные льготы больше не будут применяться к ним в рамках пакета льгот компании.
• Потеря льгот может быть вызвана изменением пакетов льгот компании, переходом на нового поставщика услуг PEO или уходом сотрудника из компании.
• Письмо о прекращении льгот должно включать дату прекращения льгот, что это означает для сотрудника и его иждивенцев, список доступных ресурсов и контактное лицо для получения дополнительной информации.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, которые хотят знать, как написать письмо о прекращении льгот.

Многие сотрудники считают социальный пакет основным стимулом для работы в той или иной компании. В любое время, когда эти льготы значительно изменяются, будь то из-за того, что компания меняет поставщика льгот или сотрудник покидает компанию, работодатели или их представители отдела кадров должны отправить затронутым сотрудникам письмо о прекращении льгот, в котором подробно описывается, что эти сотрудники могут ожидать.

Поскольку эти льготы часто распространяются и на семью сотрудника, письмо о прекращении льгот должно быть написано с пониманием и деликатностью. Он также должен включать полезную информацию, которая поможет сотруднику в дальнейших действиях по быстрой замене страхового покрытия или других важных льгот.

Что такое письмо о прекращении льгот?

Письмо о прекращении выплаты пособий — это разъяснение работодателем работнику любых существенных изменений в пакете пособий, которые приведут к потере страхового покрытия или определенных пособий. Эта потеря льгот может произойти при изменении пакета льгот компании, например, когда компания меняет поставщиков услуг PEO или когда сотрудник покидает компанию.

Стэнли Тейт, основатель Tate Law, сказал, что письмо о прекращении льгот необходимо, чтобы точно объяснить, какие льготы теряет сотрудник.

«(A) Письмо о прекращении выплаты пособий необходимо для того, чтобы работник был осведомлен о потере некоторых пособий», — сказал Тейт. «Это может быть что угодно, от страхового покрытия до льгот на поездки».

Письмо о прекращении льгот и письмо о потере страхового покрытия

Существует разница между письмом о прекращении льгот и письмом о потере покрытия: письмо о прекращении льгот используется, когда план льгот отменяется или значительно изменяется, а письмо о потере покрытия используется, когда конкретный тип покрытия больше не предоставляется в соответствии с планом льгот компании.

«Письмо о прекращении выплаты пособий направляется сотрудникам, информируя их о том, что один или несколько их текущих планов пособий, полностью или частично, больше не доступны для них», — сказал Рольф Бакс, директор по маркетингу Resume.io. «Письмо о потере покрытия относится конкретно к здравоохранению, тогда как потеря льгот относится к пакету льгот в более широком смысле».

Например, по словам Бакса, если супруга работника больше не покрывается стоматологической политикой из-за изменений в плане льгот, работодатель должен отправить подробное письмо о потере страхового покрытия с объяснением причины. Если весь план медицинского обслуживания сотрудника больше не поддерживается пакетом льгот компании, работодатель должен отправить письмо о прекращении льгот.

Письма о прекращении льгот являются важной частью администрирования льгот и должны быть отправлены, когда пакет льгот вашей компании значительно изменится или когда сотрудник увольняется из компании. Если меняется определенный тип медицинской страховки, вместо этого отправьте письмо с уведомлением о потере страховки.

Когда необходимо письмо о прекращении льгот?

Вот некоторые сценарии, которые требуют письма о прекращении выплаты пособий:

• Когда компания меняет свой социальный пакет.
• Когда компания меняет поставщика услуг отдела кадров или профессиональной организации работодателей (PEO) и в результате предлагает другой пакет льгот.
• Когда сотрудник покидает компанию по собственному желанию.
• При увольнении работника.

Естественно, каждый из этих сценариев требует разного подхода к сообщению причины прекращения выплаты пособий. Когда вы увольняете сотрудника, крайне важно документировать каждый шаг процесса увольнения. Хотя вы, возможно, захотите быть краткими и прямыми в этом письме, вы должны тщательно учитывать юридические аспекты, связанные с увольнением.

Если пакет льгот вашей компании изменился, вы обязаны проинструктировать затронутых сотрудников о том, как заменить утраченное страховое покрытие или льготы в рамках нового плана. Возможно, было бы полезно организовать обучение в новой компании по аутсорсингу персонала или поставщике услуг PEO, чтобы помочь вашим сотрудникам ориентироваться в новом пакете льгот.

Есть несколько сценариев, которые требуют письма о прекращении льгот, например, когда вы меняете PEO или увольняете сотрудника. Разработайте эти письма в контексте причины потери или изменения льгот.

Как написать письмо о прекращении льгот

То, как вы пишете письмо о прекращении выплаты пособий, может оказать значительное влияние на моральный дух сотрудников. Изменения в льготах, особенно потеря медицинского страхования, могут повлиять на благополучие и безопасность сотрудников и их семей. К этому нельзя относиться легкомысленно, и тон и содержание вашего письма должны отражать эту реальность.

«Написание письма о прекращении льгот требует невероятного такта, и я всегда придерживался довольно шаблонного подхода с хорошими результатами», — сказал Бакс.

По словам Бакса, письмо о прекращении льгот должно включать следующую информацию:

• Дата прекращения льгот
• Последствия прекращения льгот
• Доступные ресурсы и варианты
• Последствия невыполнения срочных требований
• Контактное лицо для получения дополнительной информации

Кроме того, по словам Тейт, письмо о прекращении льгот должно быть на фирменном бланке компании. Помимо того, что это профессиональный способ донести нежелательную информацию, он предоставляет официальную документацию о том, что ваша компания сделала все возможное, чтобы проинформировать сотрудников об изменениях в льготах.

«Тон должен быть профессиональным, длина — лаконичной, а содержание — ясным», — сказал Тейт.

Образец письма о прекращении льгот

Письмо о прекращении выплаты пособий должно быть четким и прямым, и содержать информацию, указанную Bax. Вы можете использовать этот образец письма о прекращении льгот в качестве шаблона для основного общения с сотрудниками:

Дорогой (сотрудник),

С сожалением сообщаем вам, что на (дата)вы больше не будете иметь право на (покрытие или льгота). Причиной прекращения выплаты пособий является (увольнение/уход/смена поставщика услуг).

Вы можете ожидать, что дополнительная информация будет отправлена (метод связи) к (дата).

Мы предоставили вам следующие ресурсы для изучения замены покрытия, но мы не гарантируем соответствие требованиям. (Перечислите ресурсы.)

Невыполнение следующих шагов может привести к полной потере покрытия рассматриваемых льгот. (Перечислите необходимые действия сотрудника.)

Для получения более подробной информации, пожалуйста, свяжитесь (номер телефона контактного лица, электронная почта и почтовый адрес).

Искренне, (работодатель)

Особенно в случае увольнения сотрудника вам следует обратиться к юрисконсульту, чтобы убедиться, что ваше письмо охватывает все пункты, требуемые по закону. Также проконсультируйтесь со специалистом по кадрам или поставщиком услуг, чтобы определить, является ли информация в вашем письме полезной и понятной для сотрудника. Когда вы меняете планы льгот, которые затрагивают большинство или всех ваших сотрудников, будьте особенно внимательны к потенциальному влиянию на моральный дух при составлении письма.

Этот образец поможет вам начать работу над письмом своим сотрудникам. Тем не менее, все же лучше проконсультироваться как с юрисконсультом, так и со специалистами по кадрам, чтобы убедиться, что ваше письмо соответствует отраслевым стандартам и вашим юридическим обязательствам.

Почему письма о прекращении льгот важны

Четкие, краткие и своевременные письма о прекращении льгот могут ограничить будущие юридические обязательства, смягчить возможный ущерб репутации вашего бизнеса и сэкономить время, избегая путаницы и недоразумений. Эффективные письма о прекращении выплаты пособий должны включать в себя то, что необходимо знать работнику и что необходимо уточнить работодателю, включая следующую информацию:

• Контекст потери или изменения льгот. Например, укажите, связано ли прекращение выплаты пособий со сменой PEO или увольнением.
• Ключевая информация, связанная с увольнением. Например, укажите дату вступления в силу, ресурсы для замены покрытия и место, куда сотрудник может отправлять вопросы.
• Чувствительный и профессиональный язык и тон. Это продемонстрирует уважение к работнику и послужит образцом для будущих взаимоотношений между работодателем и работником.

Учет этих соображений поможет вам составить информативное и конфиденциальное письмо о прекращении льгот, тем самым поддерживая ваш бизнес в соответствии с нормативными требованиями и максимально поддерживая своих сотрудников.