Как эффективно управлять своим инвентарем

• Управление запасами включает в себя заказ, хранение и эффективное использование материалов или продуктов бизнеса.
• Расстановка приоритетов в ваших запасах поможет вам понять необходимую частоту заказов и производства для удовлетворения потребностей ваших клиентов.
• Советы по управлению запасами включают в себя отслеживание продаж, постоянный заказ и получение запасов, а также использование специализированного программного обеспечения для управления запасами.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, заинтересованных в более эффективном управлении запасами.

Управление запасами является важным аспектом прибыльности бизнеса. Однако многие малые предприятия неэффективно управляют своей продукцией или материалами. У некоторых запасов слишком мало, что отпугивает клиентов. Другие предприятия на всякий случай затоваривают товары, что вызывает проблемы с денежными потоками.

Эффективное управление запасами обеспечивает баланс между этими двумя крайностями. Мы поделимся советами о том, как хранить то, что нужно вашим клиентам, сохраняя при этом прочное финансовое положение вашего бизнеса.

Советы по управлению инвентарем

Умные методы управления запасами могут повысить прибыльность бизнеса и поток денежных средств. Примите во внимание следующие 10 советов, чтобы улучшить управление запасами.

1. Расставьте приоритеты в своем инвентаре для лучшего управления запасами.

Классификация вашего инвентаря по приоритетным группам может помочь вам понять ваши идеальные объемы заказов и частоту. Вы также можете определить, какие элементы необходимы для вашего бизнеса, но могут стоить дороже и двигаться медленнее.

Эксперты предлагают разделить ваш инвентарь на группы A, B и C.

• Группа: Предметы в группе А являются более дорогостоящими. Вам нужно меньше этих предметов.
• Группа С: Товары категории C — это недорогие товары, которые быстро оборачиваются.
• Группа Б: Группа В состоит из промежуточных элементов. Эти товары с умеренными ценами движутся медленнее, чем товары C, но быстрее, чем товары A.

2. Отслеживайте всю информацию о продукте, чтобы лучше управлять запасами.

Храните информацию о продукте для всех предметов в вашем инвентаре. Эта информация должна включать следующее:

• Артикул
• Данные штрих-кода
• Поставщики
• Страны происхождения
• Номера лотов

Вы также можете рассмотреть возможность отслеживания стоимости каждого товара с течением времени, чтобы быть в курсе факторов, влияющих на ценообразование, таких как дефицит и сезонность.

FIFO (первый пришел, первый ушел) и LIFO (последний пришел, последний ушел) — два распространенных способа оценки запасов. FIFO направлен на сокращение потерь запасов за счет продажи в первую очередь старых продуктов. Напротив, LIFO помогает предприятиям с непортящимися товарными запасами получать выгоду от повышения цен на новые запасы.

3. Проведите аудит своего инвентаря для лучшего управления запасами.

Некоторые предприятия проводят комплексную инвентаризацию один раз в год. Другие проводят ежемесячные, еженедельные или даже ежедневные выборочные проверки своих самых популярных товаров. Многие делают все вышеперечисленное.

Независимо от того, как часто вы это делаете, отдайте предпочтение регулярному физическому подсчету вашего инвентаря, чтобы убедиться, что он соответствует тому, что, по вашему мнению, у вас есть.

4. Анализируйте работу поставщиков для лучшего управления запасами.

Ненадежный поставщик может вызвать проблемы с вашим инвентарем. Если у вас есть поставщик, который обычно опаздывает с поставками, часто задерживает заказ или является источником задержек в цепочке поставок, пришло время принять меры.

Обсудите проблемы с вашим поставщиком и выясните, в чем проблема. Будьте готовы сменить партнера или столкнуться с неопределенностью уровня запасов и возможностью их исчерпания.

Разнообразие поставщиков — доступ к поставщикам из разных мест или через разные маршруты и порты — может повысить устойчивость цепочки поставок и предоставить варианты, когда поставщик ненадежен.

5. Практикуйте правило инвентаризации 80/20 для лучшего управления запасами.

Как правило, 80 процентов вашей прибыли приходится на 20 процентов ваших акций. Уделите приоритетное внимание управлению этими 20 процентами вашего инвентаря.

Вы должны понимать полный цикл продаж этих товаров, в том числе то, сколько вы продаете за неделю или месяц, и внимательно следить за ними. Эти предметы приносят больше всего денег, поэтому правильное управление ими имеет решающее значение.

6. Будьте последовательны в том, как вы получаете запасы для лучшего управления запасами.

Может показаться здравым смыслом убедиться, что ваша команда обрабатывает входящий инвентарь. Однако есть ли у вас стандартный процесс, которому все следуют, или каждый сотрудник, получающий и обрабатывающий входящие запасы, делает это по-своему? Незначительные расхождения в получении новых запасов могут заставить вас ломать голову в конце месяца или года, задаваясь вопросом, почему ваши цифры не совпадают с вашими заказами на покупку.

Используйте эффективную тактику обучения сотрудников, чтобы все члены команды получали акции одинаково. Убедитесь, что все коробки проверены, получены и распакованы вместе; посчитал правильно; и проверил на точность.

7. Отслеживайте продажи для эффективного управления запасами.

Отслеживание продаж может показаться очевидным. Однако эффективное отслеживание продаж выходит за рамки суммирования денег в конце дня. Вы должны ежедневно понимать, какие товары вы продали и сколько вы продали, и обновлять итоговые данные по инвентарю.

Вы также должны проанализировать данные о продажах. Например:

• Знаете ли вы, когда определенные товары продаются быстрее или исчезают?
• Продаются ли определенные товары в зависимости от сезона?
• Есть ли определенный день недели, когда вы продаете определенные предметы?
• Некоторые предметы почти всегда продаются вместе?

Понимание более широкой картины того, как товары продаются, необходимо для управления вашими запасами.

8. Закажите пополнение запасов самостоятельно, чтобы лучше управлять запасами.

Некоторые продавцы предлагают вам переупорядочить инвентарь. На первый взгляд это кажется плюсом. Ваше время — и время вашей команды — освобождается, пока кто-то другой управляет процессом пополнения запасов.

Однако ваши поставщики не всегда разделяют ваши приоритеты. Они хотят переместить свои товары, а вы хотите хранить самые прибыльные товары для своего бизнеса. Потратьте время, чтобы проверить запасы и заказать все пополнения самостоятельно.

На фоне положительных тенденций потребительских расходов рассмотрите возможность расширения имеющихся запасов, если в последнее время вы сталкивались с повышенным спросом на товары.

9. Инвестируйте в технологию управления запасами.

Очень малые предприятия могут справиться с управлением запасами с помощью электронных таблиц и блокнотов. Однако по мере роста вашего бизнеса вы рискуете тратить слишком много времени на инвентаризацию вместо того, чтобы управлять своей компанией.

Хорошее программное обеспечение для управления запасами упрощает задачи инвентаризации. Прежде чем выбрать решение, убедитесь, что вы понимаете свои потребности и что продукт прост в использовании с основными аналитическими функциями. (Мы объясним больше о программном обеспечении для управления запасами ниже.)

10. Используйте инструменты управления запасами, которые интегрируются с другими вашими решениями.

Программное обеспечение для управления запасами — не единственная технология управления запасами. Например, мобильные сканеры и POS-системы могут помочь вам не сбиться с пути.

Инвестируя в технологии, отдавайте предпочтение системам, которые работают вместе. Например, лучшая POS-система для вашего бизнеса должна взаимодействовать с вашим программным обеспечением для управления запасами. Вам не придется переносить данные из одной системы в другую и рисковать неточной инвентаризацией.

Встроенные функции управления запасами POS включают автоматическое отслеживание запасов, создание отчетов POS и инструменты удаленного управления.

Лучшее программное обеспечение для управления запасами

Лучшее программное обеспечение для управления запасами для вашего бизнеса зависит от различных факторов, включая ваш бюджет, тип бизнеса и определенные функции, такие как мобильные приложения и облачное резервное копирование.

Вот несколько лучших решений для управления запасами:

1. Торговля QuickBooks: QuickBooks Commerce, ранее называвшаяся TradeGecko, проста в использовании и имеет множество вариантов интеграции. Вы можете отслеживать запасы по нескольким каналам продаж и местам.
2. Финал: Finale разработан, чтобы помочь вам легко и точно управлять большими объемами данных инвентаризации. Эта программа представляет собой облачное приложение с функциями управления заказами, штрих-кодирования и аналитики.
3. Аквариум: Fishbowl организован и прост в использовании, с функциями отслеживания продаж и заказов. Программа имеет мобильную онлайн-версию с полным доступом ко всем срокам годности продуктов, времени пополнения запасов и датам доставки.
4. Цин7: Cin7 интегрируется с несколькими программами, включая инструменты управления складом, POS-системы и платформы электронной коммерции. Эта услуга также упрощает отчетность по запасам и принятие финансовых решений, поскольку ее можно подключить к бухгалтерскому программному обеспечению вашего бизнеса.
5. Скорость света: Lightspeed — одна из самых доступных систем управления запасами, предлагающая несколько вариантов для малого бизнеса. Вы можете отслеживать серийные номера в нескольких местах и ​​легко заказывать товары у поставщиков. Служба также автоматически создает заказы на покупку, когда количество запасов падает ниже определенного уровня.

Внедрение лучших практик управления запасами

Управление товарами, поступающими в ваш бизнес и покидающими его, включает такие важные этапы, как отслеживание, аудит и изменение порядка запасов. Используя надлежащие методы и инструменты управления запасами, вы можете оставаться на складе с продуктами, которые заставляют ваших клиентов возвращаться. В то же время вы можете гарантировать, что ваша команда максимально использует свое время и максимизирует прибыль вашего бизнеса.

Шайна Уолтауэр и Дон Кучвара внесли свой вклад в эту статью.