Как избежать стресса во время деловых поездок

• Деловые поездки важны для многих сотрудников, но плохо спланированная поездка может стать серьезным источником стресса.
• Стресс, связанный с поездкой, может негативно сказаться на производительности труда и отвлечь работников от эффективной работы.
• Деловые путешественники могут принять упреждающие меры, чтобы снизить уровень стресса и гарантировать, что их работа не пострадает.
• Эта статья предназначена для профессионалов, которые ищут способы уменьшить стресс во время деловых поездок.

Путешествие по любой причине может быть стрессовым, но деловые поездки могут быть особенно требовательными и беспокойными. Рабочие поездки часто связаны с напряжённой атмосферой и утомительным графиком, что приводит к нездоровому питанию, отсутствию регулярных физических упражнений, плохому сну и даже нездоровым порокам, таким как чрезмерное употребление алкоголя или курение.

К счастью, организации и специалисты могут предпринять шаги, чтобы смягчить стресс во время путешествия и создать более спокойный и здоровый образ жизни. Мы рассмотрим 12 советов, как избежать стресса во время деловых поездок, и рассмотрим уникальные элементы деловых поездок в эпоху COVID-19.

Путешествие — один из элементов стресса на рабочем месте. Другие триггеры стресса включают дедлайны, конкурентоспособность коллег и физическую нагрузку.

Как избежать стресса во время деловых поездок

Деловые путешественники могут принимать активные меры, чтобы их поездки проходили гладко, а их здоровье и благополучие были в приоритете. Вот несколько советов для деловых путешественников, которые помогут спланировать свое свободное время с меньшим беспокойством.

1. Планируйте заранее, чтобы сэкономить время во время деловых поездок.

Планируйте как можно больше деталей деловой поездки заранее. Создайте контрольный список путешествия, который включает в себя очевидные предметы упаковки и более сложные детали вашего маршрута. Если вы путешествуете на самолете, убедитесь, что ваше место закреплено, ваш рейс прибывает вовремя, вы точно знаете, когда нужно зарегистрироваться, и вы понимаете норму провоза багажа, установленную авиакомпанией.

Кроме того, изучите программы для ускорения процесса обеспечения безопасности в аэропорту, такие как Глобальный вход для международных поездок и Прозрачный для внутренних и международных поездок.

Заранее узнайте о погоде в пункте назначения и упакуйте вещи соответствующим образом. Забронируйте жилье рядом с местом встречи.

2. Используйте туристические приложения для деловых поездок.

Используйте приложения для деловых поездок, чтобы упростить свое путешествие и оставаться организованным:

• Yelp и TripAdvisor. Yelp и Tripadvisor могут помочь вам найти отели и места, где можно поесть.
• Видеокарта. CamCard и другие сканеры визитных карточек позволяют сканировать и сохранять все собранные вами визитные карточки.
• Приложения для отслеживания расходов. Приложения для отслеживания расходов, такие как Expensify, могут помочь вам отслеживать бизнес-расходы, собирая и детализируя квитанции. Они также помогают обеспечить точное возмещение пробега.
• TripIt. TripIt — это универсальное приложение для деловых поездок, которое фиксирует расходы, электронные письма с подтверждением, общие расписания и многое другое.
• Приложения общего календаря. Приложения общего календаря могут организовать присутствие и посещаемость собраний вашей команды, а также упростить управление задачами.

Приложения для отслеживания расходов часто интегрируются с лучшим бухгалтерским программным обеспечением, чтобы обеспечить своевременное возмещение расходов и понимание бизнесом своих расходов и отчислений.

3. Уточните ожидания от деловых поездок у своего руководителя.

За несколько дней до поездки встретьтесь со своим менеджером, чтобы определить четкие ожидания, цели и задачи. Делайте заметки во время этой встречи, даже если она кажется мало подробной; чувствовать и быть готовым к делу, которое вы ведете, когда вы приедете, может иметь большое значение для ослабления стресса.

Пока вас нет, старайтесь подключаться как можно чаще. Инструменты для общения и совместной работы, такие как Google Meet, Slack и Microsoft Teams, упрощают общение с вашими менеджерами и командой.

4. Используйте время простоя во время деловой поездки.

Работая каждую свободную минуту в поездке, вы увеличиваете свой стресс в путешествии. Используйте короткие перерывы в поездке, чтобы отключиться, перезарядиться и исследовать, когда это возможно.

Подумайте о том, чтобы запланировать время простоя в своем календаре и включить несколько вариантов того, как его провести, в зависимости от того, где вы находитесь и сколько у вас свободного времени. Варианты простоя могут включать осмотр достопримечательностей, посещение тренажерного зала, прогулки и общение с друзьями.

5. Работайте, пока вы путешествуете по делам.

Если у вас есть свободное время из-за длительного перелета или поездки на поезде, рассмотрите возможность использования сосредоточенного тихого времени, чтобы продвинуться вперед в работе. У вас может не быть всех необходимых ресурсов, но если вы сможете позаботиться о незавершенной работе до прибытия, это может снизить уровень стресса.

Вы также можете использовать время в пути, чтобы изучить записи, которые вы сделали во время встречи с менеджером. Когда вы приедете, обдумайте план выполнения ваших достижимых бизнес-целей. Даже если вы просто делаете звонок вежливости, подготовка вариантов для разговора облегчит ваш путь и снимет стресс.

Обратите внимание на кибербезопасность во время деловой поездки. Убедитесь, что ваши устройства заблокированы и защищены паролем, когда они не используются, и рассмотрите возможность настройки службы виртуальной частной сети (VPN) на вашем компьютере.

6. Высыпайтесь во время командировок.

Достаточное количество сна — это всегда хорошая идея, но это особенно актуально во время путешествий. Недостаток сна может повысить уровень стресса и снизить когнитивные функции. Поддержание здорового режима сна во время путешествия может быть проблемой, особенно если есть разница во времени. Тем не менее, сделайте все возможное, чтобы обеспечить себе хороший ночной сон. Не забудьте учесть период сворачивания, который вам нужен перед сном.

7. Детально договоритесь о своем отдыхе.

Чем больше вы планируете, тем меньше стресса принесет ваше путешествие. Если оставить все на волю случая, вероятность возникновения проблем резко возрастает.

Вот несколько советов, как заранее подумать и подготовиться:

• Забронируйте отель и транспорт сразу после того, как отправитесь в путешествие.
• Назначайте встречи заранее.
• Изучите рестораны, которые могут удовлетворить ваши потребности, если вы планируете встречи за обедом или ужином.
• Ознакомьтесь с правилами регистрации заезда в вашем отеле, бизнес-услугами, удобствами и графиком обслуживания номеров.
• Оставайтесь на связи со своим отелем, если вы прибываете в нерабочие часы стойки регистрации.

8. Не заблудитесь в незнакомом месте.

Если вы едете в место, которое никогда не посещали или с которым мало знакомы, оставайтесь на проторенном пути, если у вас нет гида. Хотя исследования в свободное время допустимы, деловые поездки — это не отдых. Если вы заблудитесь по дороге в ресторан на другом конце города или ищете какую-то другую достопримечательность, вы только добавите стресса своей поездке.

Никогда не будет плохой идеей уходить на встречи раньше, чем вы обычно делаете это дома, поскольку вы будете незнакомы с местными схемами движения. Если у вас есть автосервис, это может помочь вам запланировать правильное время отправления для своевременного прибытия. Uber, Lyft, Apple Maps и Google Maps — ценные инструменты, позволяющие оставаться вовремя и добираться туда, куда вам нужно.

9. Сосредоточьтесь во время деловой поездки.

Деловые поездки могут стать долгожданным перерывом в рутине, но помните, что вы все еще работаете. Если вы относитесь к поездке как к отпуску, ваша работа пострадает, вы можете не выполнить то, для чего вас послали, и вы можете стоить вашей компании времени и денег таким образом, что вызовет проблемы, когда вы вернетесь на работу. Время на подготовку важнее, чем когда-либо, когда вы путешествуете по делам.

10. Уделяйте время себе во время деловых поездок.

Если путешествие обычно вызывает у вас стресс, найдите время, чтобы расслабиться и создать в дороге свободную от стресса рабочую атмосферу. Не расслабляйтесь слишком сильно и не забывайте, зачем вы пришли, но потратьте час или два, чтобы расслабиться и посидеть у бассейна или неторопливо поужинать после того, как ваша работа будет сделана.

Небольшое расслабление поможет вам перезагрузить свой разум и сосредоточиться на предстоящих задачах. Опять же, если это возможно, запланируйте это время простоя в своем календаре.

11. Позвоните друзьям или семье за ​​поддержкой во время командировки.

Иногда стресс во время путешествия возникает из-за того, что вы оставляете позади, а не из-за самой деятельности. Если вы беспокоитесь о своем супруге и детях, пожилых родителях или других близких вам людях, позвоните им, когда закончите работу. С технологиями, доступными сегодня, физическое расстояние не должно мешать вам общаться с близкими.

12. Выполните миссию командировки.

Лучший способ снять стресс — выполнить задачу, из-за которой вы испытываете стресс. Если вам предстоит важная встреча или собеседование, которое вызывает у вас беспокойство, сделайте вдох и подготовьтесь как можно лучше. Как только вы достаточно подготовитесь, чтобы чувствовать себя уверенно, нервозность начнет исчезать, и вы будете лучше подготовлены к решению любой задачи, вызывающей у вас стресс.

Как компании могут облегчить сотрудникам стресс, связанный с командировками?

Организации должны сбалансировать потребности сотрудников и клиентов во время деловых поездок. Личные встречи улучшают качество обслуживания клиентов, но поездки для предоставления такого уровня обслуживания могут вызвать у сотрудников стресс.

Чтобы облегчить сотрудникам стресс от деловых поездок, примите во внимание следующие советы:

• Проводите семинары перед поездкой, которые способствуют здоровому поведению в путешествии и побуждают путешественников выявлять и устранять наиболее частые причины стресса.
• Организуйте предварительную проверку TSA, чтобы сделать поездку в аэропорт менее сложной.
• Убедитесь, что сотрудники останавливаются в качественных отелях с полезными удобствами.
• Оплатите питание во время пересадки или членство в зале ожидания аэропорта.
• Убедитесь, что контакт компании доступен 24/7, чтобы помочь в чрезвычайных ситуациях.

Деловые поездки в (последнюю) эпоху COVID-19

Путешествие в то время, когда COVID-19 все еще остается проблемой, сопряжено с уникальными проблемами, и каждый должен провести собственную оценку риска и пользы.

Центры по контролю за заболеваниями (CDC) советуют путешественникам продолжать и даже усиливать меры самозащиты. Деловые путешественники и туристы должны учитывать широкий спектр других вирулентных, заразных заболеваний, включая РСВ, грипп, простуду и другие вирусы.

Международные деловые путешественники имеют уникальные проблемы. Например, в некоторых странах за пределами США — и в некоторых местах внутри них — действуют специальные протоколы по охране здоровья и безопасности, связанные с вакцинацией, ношением масок, дистанцированием и тестированием на COVID-19. Деловые путешественники должны понимать правила COVID-19 и международный деловой этикет, прежде чем отправиться в путь и столкнуться с неожиданностями, которые сорвут поездку.

Кроме того, с возобновлением поездок в Китай есть опасения по поводу распространения новых вариантов COVID-19 по всему миру.

В эпоху COVID и других инфекционных заболеваний основные советы по безопасности путешествий от CDC остаются в силе:

• Будьте в курсе о COVID-19 и всех вакцинах.
• Ознакомьтесь с местными правилами ношения масок и другими правилами в пункте назначения.
• Сделайте тест на COVID-19 в течение дня после отъезда.
• Оставайтесь дома, если у вас положительный результат теста.
• Повысьте меры защиты в людных местах, таких как аэропорты и мероприятия.
• Путешествуйте с дезинфицирующим средством для рук и часто мойте руки.

Как подготовка снижает стресс и упрощает деловые поездки

Деловые поездки по своей природе вызывают стресс, потому что они сочетают в себе требования клиента и деловые обязанности с типичными факторами стресса во время поездки. Крайне важно подготовиться ко всем возможностям, чтобы настроить себя на успех и вселить в себя уверенность, чтобы противостоять неожиданностям.

Составляйте списки, уделяйте внимание деталям заранее и расставляйте приоритеты во время простоя для вашего здоровья и хорошего самочувствия. Ваша подготовка поможет вам сохранять уверенность и спокойствие, а также возможность наслаждаться своим временем и успехами в карьере.

Адам Узиалко внес свой вклад в подготовку и написание этой статьи.