Должен ли ваш бизнес использовать платежные карты или прямой депозит?

Важной частью любого бизнеса является то, как сотрудники получают заработную плату. Когда есть несколько вариантов, работодатель должен решить, какой из них он предложит. Двумя популярными безбумажными способами оплаты являются прямой депозит и платежные карты, последний из которых также известен как зарплатные карты. Как у зарплатных карт, так и у прямых депозитов есть свои плюсы и минусы, и основные сведения об обоих методах помогут вам определить, подходят ли зарплатные карты или прямой депозит для вашего бизнеса и сотрудников.

Начнем с основ.

Что такое прямой депозит?

Прямой депозит — это электронный перевод платежа, осуществляемый непосредственно с банковского счета работодателя на сберегательный или расчетный счет работника за полученную чистую заработную плату. Прямые депозитные платежи регулируются Национальной ассоциацией автоматических клиринговых палат, некоммерческой организацией, которая курирует сеть ACH и другие области электронных платежей.

Что такое платежная карта?

Платежная карта — это предоплаченная карта, предлагаемая работодателем для выплаты чистой заработной платы работника. Платежные карты функционируют как дебетовые карты, при этом работодатель отправляет заработную плату через маршрутный номер и номер счета. (Читать соответствующую статью: Что такое платежная карта?)

Владельцы карт могут снимать наличные и запрашивать баланс, хотя за эти запросы может взиматься комиссия, если они используются слишком часто или недостаточно часто. Платежные карты регулируются законами штата, поэтому у вас могут быть дополнительные факторы, которые следует учитывать в зависимости от вашего штата. Это может быть положительным моментом, поскольку некоторые штаты прилагают усилия для снижения сборов, влияющих на сотрудников.

Примечание редактора: Нужна услуга расчета заработной платы для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами и предоставили бесплатную информацию.

Плюсы и минусы прямого депозита и платежных карт для сотрудников и работодателей

Существуют различные причины, по которым работник или работодатель может предпочесть один метод другому. Прямой депозит требует, чтобы у сотрудника был сберегательный или текущий счет для внесения средств, в то время как платежная карта — это просто предоплаченная пополняемая карта, для которой не требуется банковский счет. Однако прямой депозит позволяет сотруднику разделить свою зарплату на несколько счетов, тогда как с платежными картами чистая заработная плата перечисляется каждый период оплаты. Это может ограничить гибкость распределения заработной платы, хотя некоторые люди считают удобным хранить всю заработную плату в одном легкодоступном месте.

Для работодателей и прямой депозит, и платежные карты обеспечивают преимущество безбумажного процесса распределения заработной платы. Оба способа оплаты также позволяют работодателю переводить средства в электронном виде, если сотрудник болен, находится в отпуске или работает удаленно.

Независимо от того, как вы решите платить своим сотрудникам, вам все равно нужно знать, как работает начисление заработной платы с точки зрения времени, необходимого для обработки, и какая информация, такая как ставка заработной платы и отработанные часы, необходима.

Плюсы и минусы прямого депозита

Прямой депозит является нормой для американских рабочих. Многие сотрудники соглашаются на это, позволяя своим работодателям переводить свою чистую заработную плату на свой текущий или сберегательный счет, а возможно, и на то, и на другое.

Плюсы

• Эффективность: Поскольку это электронный перевод, средства, внесенные на счета сотрудников, доступны практически сразу. Прямой депозит также экономит время и повышает производительность с обеих сторон. Сотрудникам не нужно прерывать свой рабочий день, чтобы бежать в банк, чтобы внести свой чек, в то время как работодатели не тратят время на печать и отправку чеков.

• Снижение риска кражи и мошенничества: Так как это электронный платеж, прямой депозит снижает риск кражи и мошенничества, в то время как платежная карта может быть потеряна или украдена.

• Низкие гонорары для сотрудников: Сотрудникам не нужно платить комиссию за перевод чека в электронном виде на их счет или за доступ к своим средствам.

• Безбумажный метод: Прямой депозит — это безбумажный процесс распределения заработной платы, позволяющий работодателю переводить средства в электронном виде, если сотрудник болен, находится в отпуске или работает удаленно.

• Гибкость: Прямой депозит является более гибким вариантом, так как позволяет сотруднику разделить свою зарплату на несколько счетов. Например, они могут захотеть, чтобы половина их зарплаты поступала на их текущий счет, а другая половина — на их сберегательный счет.

Минусы

• Высокие сборы для работодателей: При прямом депозите работодатели платят комиссию за установку в дополнение к комиссии за транзакцию каждый раз, когда они вносят заработную плату на счет работника. Программное обеспечение для расчета заработной платы или поставщик услуг также могут взимать плату.
• Нижняя доступность: Прямой депозит требует, чтобы у работника был сберегательный или текущий счет. У некоторых сотрудников может даже не быть банковского счета, что делает этот способ оплаты совершенно недоступным для них.
• Перерасход: Если сотрудник совершает покупку, превышающую средства на его счете, он может получить огромную комиссию за овердрафт.

Чтобы облегчить процесс расчета заработной платы, важно выбрать онлайн-систему расчета заработной платы, которая наилучшим образом соответствует вашим потребностям. При выборе убедитесь, что он предлагает все варианты оплаты, которые вы хотите.

Плюсы и минусы платежной карты

Платежная карта — это предоплаченная пополняемая карта, для которой не требуется банковский счет. Чистая заработная плата перечисляется на карту работника каждый расчетный период. Хотя это не так распространено, как прямой депозит, с каждым годом оно становится все более популярным.

Плюсы

• Безбумажный метод: Как и прямой депозит, платежные карты позволяют беспрепятственно переводить заработную плату без бумажных документов — чеки не требуются.
• Низкий риск долга или финансовой ответственности: Когда дело доходит до кражи и мошенничества, платежные карты регулируются теми же правилами, что и дебетовые карты.
• Удобство: Платежные карты, как и прямые депозиты, удобны как для работодателей, так и для сотрудников. Сотрудникам не нужно обналичивать чеки или ждать, пока средства поступят на их банковские счета, в то время как работодателям не нужно рассылать бумажные чеки своим работникам, а просто зачислять зарплату сотрудников на свои карты.

Минусы

• Тарифы как для работодателей, так и для работников: С платежными картами как работники, так и их работодатели платят комиссионные. Например, некоторые платежные карты взимают комиссию за снятие средств в банкомате или комиссию в точке продажи каждый раз, когда карта считывается. Некоторые даже взимают комиссию за проверку баланса или за неиспользование карты в течение установленного периода времени (плата за бездействие). Однако эти сборы, как правило, ниже, чем связанные с прямым депозитом и другими способами оплаты.
• Замороженные карты: Одним из серьезных недостатков использования платежной карты является то, что некоторые сервисные компании (гостиницы, прокат автомобилей, авиакомпании и т. д.) приостанавливают или «замораживают» карту на несколько дней или даже недель. Если это единственное платежное средство работника (т. е. у него нет банковского счета, с которого можно снять деньги), ему не повезет, когда дело дойдет до осуществления каких-либо платежей.

Комиссия за прямой депозит и платежную карту

Дополнительным преимуществом прямого депозита и платежных карт является то, что вам не нужно платить за чеки, чернила и печать. Тем не менее, это компромисс для других сборов. Работодатели с прямым депозитом платят комиссию за создание и комиссию за транзакцию каждый раз, когда они вносят заработную плату на счет работника. Программное обеспечение для расчета заработной платы или поставщик услуг также могут взимать плату.

Плата за платежную карту в основном касается сотрудников. Например, некоторые платежные карты взимают комиссию за снятие наличных в банкомате, комиссию в точке продажи каждый раз, когда карта считывается, комиссию за проверку баланса или комиссию за бездействие.

Однако комиссии по платежным картам становятся более прозрачными. 1 апреля 2019 года Бюро финансовой защиты потребителей издало правило, согласно которому поставщики платежных карт должны сообщать об этих комиссиях держателям карт.

Если сотруднику требуется аванс из заработной платы, вы все равно сможете заплатить ему, используя прямой депозит или платежную карту. Однако, в зависимости от структуры стоимости вашей услуги по расчету заработной платы, вам, возможно, придется заплатить дополнительную плату за дополнительную обработку.

Прямая кража и мошенничество с депозитами и платежными картами

Платежные карты имеют те же правила безопасности, что и дебетовые карты. Если вы сообщите об украденной или утерянной платежной карте в течение двух дней, Закон об электронном переводе средств ограничивает вашу ответственность до 50 долларов США. Максимальный убыток увеличивается до 500 долларов США, если вы сообщаете об этом более чем через два рабочих дня после того, как заметили его потерю, но в течение 60 дней после получения вашего заявления.

Владелец карты не несет ответственности, если используется украденный номер карты и сообщается о преступлении в течение 60 дней после балансовой выписки. Одним из серьезных недостатков использования платежной карты является то, что обслуживающие компании, такие как отели, компании по аренде автомобилей и авиакомпании, могут временно заблокировать или «заморозить» платежную карту на несколько дней или недель.

Однако со стороны работодателя платежные карты и прямой депозит являются относительно безопасными способами оплаты труда сотрудников, особенно для тех, у кого нет банковского счета, в случае платежных карт.

Сотрудники, как правило, предпочитают прямой депозит, но как владелец бизнеса или работодатель вы можете спросить своих сотрудников об их предпочтительном способе оплаты. Спросите их, какие преимущества (удобство, низкие сборы и т. д.) для них важнее всего. В рамках этого разговора открыто рассказывайте о своих выводах. Мы надеемся, что сбор этих данных и информации от сотрудников сделает ваш выбор очевидным и легким для всех заинтересованных сторон.

Кайла Харрисон внесла свой вклад в подготовку и написание этой статьи.