Цикл кредиторской задолженности

Что такое цикл кредиторской задолженности (AP)?

Цикл расчетов с кредиторами, также известный как «от закупки до оплаты» или «цикл P2P», представляет собой серию процессов, в которых участвует отдел закупок и платежей компании и выполняются все необходимые действия от размещения заказа до поставщиков, покупающих товары и производящих окончательные платежи поставщикам. .

У каждого бизнеса есть два основных бизнес-цикла. Основные бизнес-циклы. Бизнес-цикл относится к чередующимся фазам экономического роста и спада. Подробнее – цикл доходов и цикл расходов.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

Цикл доходовЦикл доходовЦикл доходов определяет и поддерживает процессы завершения процесса учета для записи доходов, полученных от услуг или продуктов, который включает в себя процесс учета отслеживания и записи транзакций от начала до конца доставки заказа.Подробнее включает продажи, маркетинг, отношения с клиентами, сбор доходов и т. д.
Цикл расходов включает в себя закупки, платежи поставщикам, производственные расходы, заработную плату и т. д. Цикл кредиторской задолженности является важной частью цикла расходов.

Ниже приведены шаги, включенные в цикл расчетов с кредиторами –

Определение необходимых товаров
Процесс закупок
Поиск поставщиков
Запрос предложений
Просмотрите полученное предложение
Переговоры
Заказ на покупкуЗаказ на покупкуЗаказ на покупку (ЗП) служит юридическим документом между покупателем и продавцом, при этом покупатель отправляет этот контракт, в котором подробно описываются товары и услуги, дата доставки, условия оплаты в соответствии с контрактом и т. д. Подробнее
Подтверждение поставщика
Обязанности поставщиков
Об успешной доставке товаров
Ввод счета
Оплата

Давайте обсудим это подробно –

Оглавление

Что такое цикл кредиторской задолженности (AP)?

Шаги, включенные в цикл расчета кредиторской задолженности

Цикл кредиторской задолженности — это серия различных процессов в компании, включающих различные действия, необходимые для покупки продукта, начиная с размещения заказа на товары поставщикам, затем покупки и доставки товаров и, наконец, осуществления окончательного платежа. поставщику против того же.

В цикл «от закупки до оплаты» входят следующие этапы:

#1 – Определение необходимых товаров

Закупки производятся на основе запасов, необходимых производственному отделу компании. Заведующий производством определяет необходимые расходные материалы и информирует об этом отдел закупок.

#2 – Отдел закупок начинает процесс закупок

После получения одобрения запросов на поставку от производства отдел закупок проверит, не были ли уже размещены аналогичные заказы; если нет, создаются новые документы заказов на поставку.

#3 – Поиск поставщиков

Поиск поставщиков — сложная работа, которая включает в себя различные факторы, такие как местоположение, удобство транспортировки, кредитная политика, деловая репутация. В бухгалтерском учете деловая репутация — это нематериальный актив, который создается, когда одна компания покупает другую компанию по цене, превышающей сумму чистых доходов компании идентифицируемые активы на момент приобретения. Он определяется путем вычитания справедливой стоимости чистых идентифицируемых активов компании из общей покупной цены. Подробнее о поставщике и его продукции, прошлых связях с компанией и многом другом. Однако компания предпочитает сделки со своими проверенными поставщиками. В других случаях потенциальные поставщики отбираются на местном, национальном или международном уровне с использованием онлайн-портала для деловых контактов (например, Alibaba.com), рекомендаций и т. д.

№ 4- Запрос предложения

После выбора нескольких потенциальных поставщиков доставляется официальный документ для получения котировок товаров. Поставщик отправляет предложение, включая цены и качество продукции, и просит компанию вести с ним дела. Этот документ называется запросом предложений (RFP).

# 5 – Просмотрите полученное предложение

Компания просматривает предложения от разных поставщиков и фильтрует поставщиков, которые могут выполнить требования компании. Компания информирует выбранных поставщиков о своей заинтересованности в заключении сделок купли-продажи.

#6 – Компания начинает процесс переговоров

Переговоры — это беспокойный и иногда трудоемкий процесс. Покупатель просит продавца снизить свои ставки, предложить либеральную кредитную политику и другие основные условия переговоров, такие как скидки, качество продукции, стоимость перевозки, условия доставки и страхования. В процессе переговоров осуществляется фильтрация, и компания выявляет лучших поставщиков.

#7 – Заказ на покупку

Утвердив желаемого поставщика, компания присуждает ему заказ, отправляя официальный документ заказа на поставку. Он подтверждает поставщику требования компании и сроки поставки продуктов или услуг.

#8 – Подтверждение поставщика

Соглашение вступает в силу, когда поставщик соглашается продавать свою продукцию на запрошенных условиях. Поставщик должен отправить подтверждение о приемке в письменной форме по почте или электронной почте.

№ 9 – Обязанности поставщиков

Поставщик должен подготовить и отгрузить товар строго в установленные сроки и информировать компанию о ходе выполнения заказа. Уведомление должно быть отправлено, когда товары готовы к отгрузке, и уведомление об отгрузке, включая действительные документы с указанием описания товаров, веса или единиц, даты доставки, места и т. д.

#10 – Инспекция доставленных товаров

Начинается процесс инспекции, который включает в себя проверку качества и количества. Отдел закупок проверяет, соответствуют ли доставленные товары заказу на поставку.

# 11 – Ввод счета-фактуры

После успешной проверки, если все соответствует требованиям, отдел закупок отправляет разрешение в отдел кредиторской задолженности, чтобы начать процесс платежей. Таким образом, отдел кредиторской задолженности регистрирует счет-фактуру, который содержит все характеристики платежа, такие как окончательная дата и окончательная дата со скидкой, сумма возмещения и другие официальные данные.

#12 – Оплата

После каждой необходимой проверки отдел кредиторской задолженности начинает оплату поставщику частично или полностью в соответствии с нормами компании. Существуют различные способы оплаты поставщикам, такие как:

Наличные платежи
Платежный чек (или другие оборотные инструментыОборотные инструментыОборотным инструментом называется передаваемый и подписанный письменный документ, посредством которого плательщик гарантирует или обещает выплатить определенную сумму в определенную дату в будущем или по требованию получателя платежа или предъявителя. Он включает в себя переводные векселя , накладная, вексель, квитанция клиента и т. д. подробнее)
Онлайн передача третьей стороне
Оплата кредитной картой
Платежи в долларах или другой иностранной валюте (как правило, применяется в импортных операциях);
Бартерный платеж, т. е. оплата некоторых товаров и/или услуг за товары и/или услуги, полученные поставщиком.

Соответствующие документы, участвующие в цикле AP

Ниже приведены важные документы, включенные в цикл от закупки до оплаты:

№1 – Заказ на покупку

Отдел закупок компании формирует заказ необходимого товара и отправляет его поставщику. Заказ детализирует поставщика о номенклатурах наряду с их количествами. В нем также указывается дата, когда товар должен быть доставлен.

#2 – Получение отчета

После того, как товар доставлен, руководство осматривает партию и проверяет качество, количество и другие важные аспекты. После полной проверки он создает подробный отчет, который называется получением отчета.

№3 – Счет-фактура поставщика

Документ представляет собой юридический контракт, в котором продавец подробно описывает товары, ставку за единицу, общую сумму и соответствующую налогооблагаемую сумму. В нем также указывается кредитная политика и окончательная дата платежа.