Что включить в политику отгулов сотрудников

• Политика оплачиваемых отгулов представляет собой комбинацию выходных дней, которые сотрудник может взять, продолжая получать заработную плату.
• В каждом штате есть свои ограничения и требования к политикам PTO.
• Политика PTO должна включать варианты оплачиваемого и неоплачиваемого отпуска, сведения о начислении и переносе, процедуры запроса PTO и последствия нарушения.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса и менеджеров по персоналу, которые хотят создать юридически совместимую политику PTO.

У вас есть сотрудник, который постоянно кричит, что он болен, или берет слишком много выходных? В то время как многие отсутствия сотрудников являются законными, повторяющиеся незапланированные прогулы могут действительно подорвать бизнес, особенно если сотрудник берет оплачиваемый отпуск.

Вашим первым побуждением может быть наказать сотрудника, обвинить его в том, что он злоупотребляет положением компании, или даже пригрозить уволить его. Но если причина их отсутствия на работе квалифицируется как юридически защищенное отсутствие, вы можете попасть в беду.

Триша Мейер, основатель и управляющий юрист Meyer Law, отметила, что для работодателей важно понимать федеральные законы или законы штата, касающиеся отпусков сотрудников, чтобы они не создавали незаконную политику и не предъявляли несправедливых требований своим работникам. Узнайте все тонкости создания разумной политики нерабочих дней и управления отсутствием сотрудников.

Что такое ПТО?

Оплачиваемый отпуск, иначе называемый PTO, звучит именно так: это пособие работнику, в рамках которого работодатель платит работнику за выделенное количество выходных дней каждый год. Работодатели могут выбирать из множества различных вариантов оплачиваемого отпуска, таких как федеральные праздники, плавающие праздники, отпускные дни, отпуск по болезни, отпуск по уходу за ребенком, отпуск в связи с утратой близких, обязанности присяжных и военный отпуск. Работодатели также определяют руководящие принципы политики PTO, например, кто имеет право, сколько дней доступно каждый год (установлено или неограниченно) и как накапливается PTO. Лучшая политика PTO для вашего бизнеса будет зависеть от потребностей вашей организации и команды.

Отличие больничного от больничного

Стоит отметить, что больничные и полисы PTO могут немного отличаться. Оплачиваемый отпуск по болезни — это определенное количество выходных, которое может быть использовано в связи с травмой, болезнью или по другим причинам, тогда как политика оплачиваемого отпуска — это всеобъемлющий пакет выходных дней, который может включать оплачиваемый отпуск по болезни.

PTO — это вознаграждение работникам, при котором работнику выплачиваются дни, когда он не работает.

Примечание редактора: Ищете информацию о системах учета рабочего времени и посещаемости? Используйте приведенную ниже анкету, и наши партнеры-поставщики свяжутся с вами, чтобы предоставить вам необходимую информацию:

Что включить в полис

Независимо от того, пишете ли вы свою первую политику отгулов или обновляете существующую, наши источники рекомендуют включить в нее несколько ключевых моментов.

1. Время работы сотрудников: Определите ожидаемые рабочие часы и количество отработанных часов в неделю, а также процедуру прихода/ухода, чтобы убедиться, что сотрудники соответствуют этим требованиям.

2. Варианты оплачиваемого и неоплачиваемого отпуска: Помимо регулярных оплачиваемых выходных (включая больничные, личные дни и дни отпуска), перечислите оплачиваемые (или неоплачиваемые) отпуска, периоды отпуска (например, в связи с утратой близких или выполнением обязанностей присяжного) и периоды отсутствия, защищенные федеральным законодательством, такие как Закон об отпуске по семейным обстоятельствам и отпуску по болезни. (FMLA) и отпуск по нетрудоспособности. Если ваша компания имеет неограниченный PTO, объясните, что это значит и как его следует использовать. «Напишите четкое описание того, какие оплачиваемые и неоплачиваемые отпуска доступны для сотрудников, в том числе, когда и как они имеют право на отпуск и сколько отпусков они получают каждую неделю, период оплаты, месяц или год», — Хайме Лизотт, решения для отдела кадров и соблюдения налогового законодательства. менеджер в ComplyRightрассказал Business News Daily.

3. Политики начисления и пролонгации PTO: Вам необходимо определить, имеет ли сотрудник право на участие в плане PTO. Все ли сотрудники начинают каждый календарный год с единовременной выплаты оплачиваемых выходных дней или начисление ПТО происходит в течение всего года? Кроме того, какие-либо из их неиспользованных оплачиваемых выходных дней переносятся на новый год, или у вас есть политика «используй или потеряй»? В некоторых штатах политика «используй или потеряешь» запрещена (например, в Калифорнии, Монтане, Небраске), поэтому важно ознакомиться с применимыми законами штата, чтобы узнать, какие варианты политики вам доступны.

4. Оплата по окончании: Не существует федерального закона, обязывающего работодателей выплачивать работнику начисленный и неиспользованный отпуск в случае его увольнения; однако вы можете подвергнуться законы штата о выплате PTOв зависимости от того, где находится ваша компания.

5. Процедура запроса ВОМ: Какова процедура объявления болезни или уведомления компании об отсутствии работника? Должен ли кто-то уведомляться, если сотрудник опаздывает? Ответственны ли сотрудники за поиск замены внеплановому отпуску? «Обязательно объясните политику запроса отпуска, включая любые крайние сроки для запросов на отпуск и периоды отключения», — сказал Лизотт. Ваша политика должна быть распространена среди всех сотрудников, руководителей и менеджеров. Кроме того, руководители должны быть обучены тому, как применять его справедливо.

6. Последствия нарушений: В последней части вашей политики должны быть изложены последствия, если сотрудник не следует политике. Включите детали вашей политики и руководящих принципов PTO в руководство для сотрудников. «Запишите шаги, которые будут предприняты для различных нарушений, чтобы защитить ваш бизнес от обвинений в фаворитизме или дискриминации в будущем», — сказала Лизотт.

Создайте всеобъемлющую политику PTO, которая включает в себя ожидания сотрудников, варианты оплачиваемого и неоплачиваемого отпуска, детали начисления и переноса, политику оплаты при увольнении, процедуры планирования и последствия нарушений.

Должен ли работодатель предоставлять оплачиваемый отпуск?

В настоящее время есть нет федеральных законов которые требуют от работодателей предоставления оплачиваемого отпуска, но это не обязательно означает, что вы сорвались с крючка. В каждом штате есть свои требования к отгулам, которые определяют, обязаны ли работодатели иметь политику оплачиваемого отпуска или нет. Вот почему важно свериться с конкретными правилами вашего штата, прежде чем разрабатывать политику в отношении нерабочих дней.

Имейте в виду, что даже если это не требуется по закону, обычно рекомендуется предлагать какой-либо тип отгулов и оплачиваемый отпуск. Предоставление вашим сотрудникам гибкости, позволяющей брать столь необходимые дни отпуска, может улучшить вашу общую рабочую силу. Например, отпускные могут помочь вам привлечь и удержать лучшие таланты, а отпуск по болезни поможет вам сохранить здоровую атмосферу на рабочем месте.

Хотя федеральное правительство не требует, чтобы сотрудники предлагали оплачиваемый отпуск, в некоторых штатах есть свои требования.

Оставаться в соответствии с законом

Как работодатель, вы обязаны по закону относиться к сотрудникам справедливо, когда речь идет о правилах отпуска. Изучите федеральные законы, такие как:

Кроме того, ознакомьтесь с законами о компенсации работникам в вашем штате.

«Вы должны убедиться, что вы не делаете выговор или даже не отрицаете отсутствие сотрудника по какой-либо защищенной причине», — сказала Лизотт. «Кроме того, убедитесь, что вы относитесь к каждому сотруднику одинаково, чтобы не столкнуться с дискриминацией или неправомерным иском об увольнении».

Всегда лучше, чтобы опытный адвокат проверил ваши правила, чтобы убедиться, что в них нет проблемных формулировок или правил.

«Работодатели должны консультироваться с профессионалами, чтобы убедиться, что они соблюдают различные федеральные законы и законы штатов в отношении своей политики и внедрения передового опыта», — сказал Мейер. «Политика работодателя должна быть четко написана и отправлена ​​всем сотрудникам для ознакомления/подтверждения».

Ознакомьтесь с федеральными законами и законами штата и проконсультируйтесь со специалистом по правовым вопросам, чтобы создать соответствующую политику PTO.

Отслеживание и обработка отсутствия сотрудников

Отсутствие сотрудников — это больше, чем просто проблема соответствия, и то, как вы справляетесь с ними, влияет на затраты компании, прибыльность, культуру, моральный дух сотрудников и многое другое, — сказал Радж Нараянасвами, соучредитель и со-генеральный директор Replicon.

«То, как вы решите соблюдать эти требования об отсутствии, может иметь далеко идущие последствия не только для вашего юридического отдела, поэтому найдите время, чтобы полностью понять, как используется время в вашей компании», — сказал он.

Лизотт отметил, что работодатели могут легко отслеживать отсутствие сотрудников, либо создав в своей компании процесс, в котором они регулярно документируют отсутствие, например, с помощью бумаги, либо найдя электронное решение, которое позволяет им легко регистрировать отсутствие сотрудников по мере их возникновения.

«Если работодатель намеревается масштабировать компанию, я бы порекомендовал использовать сторонний программный продукт для отслеживания, так как это обычно менее обременительно с административной точки зрения по сравнению с отслеживанием в электронной таблице, с меньшей вероятностью содержит ошибки и позволяет работодателю легче обеспечить соблюдение законов штата и федеральных законов», — сказал Мейер.

По словам Лизотт, прежде чем обращаться к сотруднику по поводу хронических прогулов, целесообразно провести внутренний аудит, чтобы выявить корень проблемы. Ваш сотрудник решает уйти с работы, потому что чувствует стресс и давление, и ему нужно время, чтобы расслабиться? Звонят ли они из-за семейной ситуации (например, из-за ухода за детьми или престарелыми родителями)? Из-за собственного поведения, связанного со здоровьем?

Затем Лизотт посоветовала обратить внимание на отношение вашей компании к незапланированным прогулам. Терпите ли вы это, потому что всем время от времени нужен отдых? Вы чувствуете, что им злоупотребляют, потому что вы не знаете, как управлять им по-другому? Или это не одобряется, и сотрудники это знают, но все же это происходит?

«Проведя этот аудит и ответив на эти вопросы, вы сможете определить… (и) понять любые проблемы с отсутствием, которые могут возникнуть у вашей компании, и (затем) реализовать план», — сказал Лизотт.

Прежде чем принимать какие-либо дисциплинарные меры в отношении сотрудника, мы рекомендуем проконсультироваться со специалистом по кадрам и/или адвокатом, чтобы убедиться, что вы соблюдаете юридические нормы.

Используйте программное обеспечение учета рабочего времени, чтобы отслеживать свободное время сотрудников. Если сотрудник берет чрезмерный отпуск, проведите аудит, прежде чем обращаться к сотруднику.

Дополнительный отчет Сэмми Карамела и Скай Скули. Некоторые интервью с источниками были проведены для предыдущей версии этой статьи.