Что такое программное обеспечение для управления проектами?

• Программное обеспечение для управления проектами используется для отслеживания заданий и количества часов, которое ваша команда работает над проектами.
• Лучшие функции включают инструменты планирования и управления задачами, а также аналитику и интеграцию.
• Решения для управления проектами особенно полезны для компаний с удаленными командами и фрилансерами, поскольку программное обеспечение предоставляет цифровое пространство для совместной работы.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, которые хотят узнать больше о программном обеспечении для управления проектами и найти правильное решение для своего бизнеса.

Сегодня для многих предприятий, особенно с распределенной рабочей силой, одного списка дел недостаточно. Программное обеспечение для управления проектами — это гораздо более сложная цифровая система, которая позволяет вам управлять заданиями вашей команды в онлайн-пространстве. Узнайте, что такое программное обеспечение для управления проектами, какие функции следует искать при покупке таких решений и что ваш бизнес получит от использования этих программ.

Примечание редактора: Ищете подходящее программное обеспечение для управления проектами для своего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Что такое программное обеспечение для управления проектами?

Программное обеспечение для управления проектами — это технология, используемая для организации рабочего процесса вашего бизнеса. Вы можете использовать эту цифровую систему для отслеживания, планирования и планирования проектов и заданий вашей компании. Программное обеспечение для управления проектами позволяет вашей команде совместно использовать виртуальное пространство, где вы можете просматривать работу своей компании, а также следить за текущими проектами и управлять ими. Все члены вашей команды, имеющие разрешение, могут получить доступ к программе, которая позволяет планировать задания и совместно работать над проектами.

Программное обеспечение для управления проектами может помочь в управлении ресурсами вашего проекта и позволит вам быстро и эффективно проверять рабочий процесс вашей компании. По мере продвижения проектов программное обеспечение позволяет пользователям делать заметки и предложения по заданиям в системе. Он также может отправлять напоминания вашей команде о предстоящих сроках или незавершенных задачах.

Система управления проектами отслеживает рабочий процесс вашей команды и обеспечивает четкость, доступность и открытость линий связи. Он также пригодится для оценки и повышения производительности вашей команды. Отслеживая, сколько времени пользователи тратят на проект или сколько заданий они выполняют, вы можете определить, кто в вашей команде соответствует или превосходит ожидания, а кто отстает. В свою очередь, эта информация может помочь вам внести соответствующие изменения в ваш бизнес и штатное расписание.

Кто использует программное обеспечение для управления проектами?

Программное обеспечение для управления проектами — полезное решение для любого типа бизнеса, от маркетинговых фирм до строительных компаний, которые хотят улучшить внутреннюю организацию. Однако это особенно полезно для предприятий, которые управляют удаленными работниками и нанимают независимых подрядчиков. Команды такого типа часто завалены общими файлами и электронными таблицами, но решения для управления проектами упрощают общение, собирая все в одном месте. Если у вас есть внештатные сотрудники или удаленные сотрудники, система управления проектами может помочь всем сотрудничать и оставаться на связи.

Но даже если в вашей компании нет удаленных сотрудников или фрилансеров, программное обеспечение для управления проектами все равно может помочь вашему бизнесу, оптимизируя рабочий процесс. Возможность видеть в одном месте, над какими заданиями ведется работа и насколько близка каждая задача к завершению, дает бизнес-руководителям лучшее представление о том, как работает их команда.

Программное обеспечение для управления проектами — отличный инструмент для предприятий, нанимающих удаленных сотрудников, но любая компания может извлечь выгоду из улучшенной организации и упрощенной коммуникации, которые облегчает программное обеспечение для управления проектами.

Каковы лучшие функции программного обеспечения для управления проектами?

Приступая к выбору подходящего программного обеспечения для управления проектами для своего бизнеса, необходимо учитывать несколько факторов, таких как возможности, цены и обслуживание клиентов. Что касается функциональности, вот некоторые из основных функций системы управления проектами, на которые стоит обратить внимание.

Инструменты планирования и управления задачами

Простые в использовании инструменты планирования и управления задачами позволяют с легкостью заниматься несколькими проектами одновременно. Программное обеспечение для управления проектами должно оптимизировать ваши операции, а не усложнять их, поэтому эти инструменты должны быть простыми и понятными.

Инструменты совместной работы в команде

Инструменты совместной работы, которые позволяют товарищам по команде работать над проектами вместе и напрямую общаться друг с другом, также важны. Примеры инструментов для совместной работы включают функции обмена мгновенными сообщениями и ленты сообщений. Вы и ваши сотрудники должны иметь возможность общаться друг с другом, что является ключом к планированию проекта.

Параметры отчетности

Получение своевременной информации о задачах и прогрессе вашей команды является критически важным компонентом каждого проекта. Параметры отчетности в режиме реального времени позволяют легко отслеживать активность проекта. Эта функция программного обеспечения для управления проектами показывает вам, что сделано, приостановлено и завершено, а также что вам нужно сделать, чтобы рабочий процесс продолжался.

Интеграции

Интеграция — важная часть технологий на рабочем месте. Наличие программного обеспечения, которое легко подключается к другим критически важным программам, которые вы используете, помогает улучшить работу. Ищите систему управления проектами с встроенной интеграцией приложений, которая принесет пользу вашей компании. Это делает совместную работу с другим программным обеспечением проще, быстрее и удобнее для вас и вашей команды.

Варианты выставления счетов

Приобретение программы управления проектами с функцией выставления счетов полезно для проектов, требующих создания бюджета или финансового плана. Эти инструменты позволяют вам рассчитывать затраты, отслеживать часы, отправлять предложения и выставлять счета клиентам. (В качестве альтернативы см. наши рекомендации для лучшее программное обеспечение для выставления счетовкоторый можно интегрировать с вашим решением для управления проектами.)

Мобильное приложение

Наличие мобильного приложения для программного обеспечения для управления проектами дает вам и вашим сотрудникам гибкость. Когда вы не привязаны к своему рабочему столу, вы можете следить за прогрессом вашей команды из любого места, а члены команды могут держать вас в курсе, где бы вы ни находились.

Прежде чем приобретать программное обеспечение для управления проектами, обязательно оцените параметры системы отчетности, интеграции и функции планирования, а также инструменты управления задачами и совместной работы в команде. Бесплатная пробная версия — отличный способ протестировать эти функции.

Каковы преимущества программного обеспечения для управления проектами?

Управлять командой непросто, особенно если вы новичок в мире малого бизнеса. Использование системы управления проектами обеспечивает более аккуратный рабочий процесс и эффективный способ общения для вашей команды. Вот некоторые из преимуществ использования программного обеспечения для управления проектами.

Повышает производительность

Системы управления задачами не только информируют вас и вашу команду о задачах, но и позволяют анализировать рабочий процесс и прогресс. В некоторых системах даже есть аналитика, которая дает точное представление о том, сколько времени потребовалось сотрудникам для выполнения заданий. Когда у вас есть эти данные, вы можете точно определить слабые места в вашем бизнесе и решить эти проблемы, чтобы повысить производительность.

Оптимизирует общение

Электронная почта является важной частью общения на рабочем месте, но программное обеспечение для управления проектами позволяет сократить переполнение почтового ящика. С решением для управления проектами нет необходимости отправлять последующие сообщения или напоминания по электронной почте, потому что вы и ваша команда можете общаться и просматривать прогресс друг друга в системе. Несколько пользователей могут совместно работать над проектами в режиме реального времени.

Экономит время

Программное обеспечение для управления проектами также может помочь вам сэкономить время. Например, вам не придется беспокоиться о том, что обновление или предложение затеряются в шквале электронных писем в понедельник утром. Вместо этого инструменты отчетности немедленно пингуют пользователей. Точно так же вам не придется искать файлы или обращаться к товарищам по команде индивидуально, потому что общение происходит в одном пространстве, что устраняет путаницу и перемещает задания.

Наш обзор лучшего программного обеспечения для онлайн-управления проектами поможет быстро и легко выбрать и приобрести платформу управления проектами.

Каковы недостатки программного обеспечения для управления проектами?

Хотя программное обеспечение для управления проектами — отличный способ организовать задачи вашей команды, у него есть несколько потенциальных недостатков, которые следует учитывать вашему бизнесу.

Расход

Программное обеспечение для управления проектами может быть дорогим, в зависимости от размера вашей организации и необходимых вам функций. В конечном итоге вы можете заплатить больше, чем ожидаете, в зависимости от количества пользователей, настраиваемых функций и места для хранения, которое требуется вашему бизнесу.

Обучение

Для некоторых программ управления проектами кривая обучения сотрудников слишком крутая. Когда система слишком сложна, она может отнимать много времени и отвлекать персонал. Ваша команда должна хорошо работать с программой и хорошо понимать, как она работает, чтобы свести к минимуму сбои во время использования.

«Чтобы заставить всю вашу команду использовать программное обеспечение для управления проектами, понять его различные нюансы и, что наиболее важно, интегрировать его в их методы работы, может потребоваться время», — сказал Business News Daily Джимми Камбой, основатель и генеральный директор Imenso Software.

Дополнительные функции

Хотя для вашего программного обеспечения для управления проектами важно иметь необходимые инструменты, избыток функций может сделать программу сложной для пользователей. На самом деле, один из самых больших недостатков программного обеспечения для управления проектами заключается в том, что многие из этих программ имеют слишком много наворотов, сказал Ян Селлс, генеральный директор RebateKey.

«Несмотря на то, что функции автоматизации хороши, а интеграции могут облегчить работу, иногда все «дополнительные» функции в инструменте управления проектами делают его неудобным в использовании», — сказал Селлс. «Часто управление инструментом управления проектами становится частью самой работы, а это последнее, чего хочет любой руководитель проекта».

Правильно управляйте своими проектами

С правильной платформой программное обеспечение для управления проектами может стать огромным шагом вперед по сравнению с письменными списками дел. Каждый в вашей команде может легко использовать выбранную вами программу, чтобы видеть, кто отвечает за какие задачи, и обмениваться обновлениями прогресса. Кроме того, функции связи отлично подходят для совместной работы, а функции выставления счетов могут ускорить выставление счетов. Если вы внедрите платформу управления проектами, она может стать основной системой для бизнес-операций вашей компании.

Макс Фридман участвовал в написании и написании этой статьи. Источник интервью были проведены для предыдущей версии этой статьи.