Что такое округление часов?

• Округление рабочего времени может упростить расчет заработной платы и предотвратить кражу рабочего времени сотрудников.
• Округление часов соответствует закону, если вы соблюдаете определенные федеральные законы о труде.
• Если вы решите округлить часы, вы должны установить политику округления и проверять их, не выходить за рамки бюджета и искать сотрудников, обманывающих вашу систему.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят разобраться во всех тонкостях округления часов..

Хотя наличие сотрудника, который добавляет несколько минут в свое расписание каждый день, может показаться не таким уж большим делом, это может оказать большое влияние на вашу прибыль. Например, если сотрудник ежедневно добавляет в свой лист пять минут дополнительного времени, вы будете платить ему за более чем 20 часов неоплачиваемой работы. По данным Американского общества работодателей, 20% всех доходов работодателей теряется из-за кражи рабочего времени сотрудников. Некоторые работодатели обратились к округлению часов, чтобы компенсировать эту потерю доходов, но эта практика может вызвать юридические проблемы, если она не выполняется должным образом. Это также может быть менее эффективным в возмещении потерянной заработной платы, чем вы думаете.

Что такое округление часов?

Округление часов рабочего времени — это округление отработанных сотрудником часов в большую или меньшую сторону. Например, если сотрудник приходит в 9:02 и уходит в 16:59, вы можете округлить его время начала до 9:00, а время окончания до 17:00. Многие работодатели делают это, даже не осознавая, что округление времени формальное понятие с юридическими разветвлениями.

Примечание редактора: Ищете подходящие системы учета рабочего времени для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Почему важно округление часов?

Хотя это и не требуется ни по одному из законов о работодателях, округление рабочего времени может помочь упростить процессы начисления заработной платы. Пример может показать, как округление табельных часов упрощает расчет заработной платы. Если вы платите сотруднику 15 долларов в час, а он работает семь часов и 58 минут, то вам нужно будет заплатить ему 15 долларов x 7 + 15 долларов x (58/60) = 119,50 долларов. Если просто округлить отработанное время до восьми часов, можно просто рассчитать 15 x 8 = 120 долларов, и разница в 50 центов будет минимальной.

Округление часов также может помочь в борьбе с кражей рабочего времени и другими формами оплаты сотрудниками работы, которую они не выполнили. Если сотрудник отработал восемь часов и две минуты, округление до восьми часов в меньшую сторону поможет вам вернуть часть денег, потерянных из-за коротких перерывов в оплачиваемое рабочее время. Тем не менее, этот никель и диминг — менее веская причина для округления часов, чем упрощение расчета заработной платы, поскольку попытка не платить за перерывы граничит с микроменеджментом.

Округление часов важно для облегчения расчета заработной платы и потенциальной борьбы с кражей рабочего времени сотрудников.

Законно ли округление часов?

В определенных пределах округление табельных часов вполне законно. По данным федерального Закон о справедливом труде и стандартах (FLSA)работодатели, которые круглые часы должны

1. Округлять только до определенных долей часа
2. Не использовать округление для удержания заработной платы, которую сотрудник полностью заработал на законных основаниях.

Округление рабочего времени соответствует законодательству, если вы округляете до определенных долей часа и избегаете округления таким образом, чтобы несправедливо уменьшить заработную плату сотрудников.

Правила округления для соответствия

Чтобы округление соответствовало законодательству, вы должны следовать одному из трех утвержденных FLSA правил округления:

1. 15-минутное округление

Пятнадцатиминутное округление является наиболее распространенной формой округления часов. Он включает округление в большую или меньшую сторону до ближайшей четверти часа. Проще говоря, он округляет все время начала и окончания до одного, заканчивающегося на :00, :15, :30 или :45. Таблица точного и округленного времени должна пояснить:

Точное времяОкругленное время8:53 – 9:07 9:00 9:08 – 9:22 9:15 9:23 – 9:37 9:30 9:38 – 9:52 9:45 9:53 – 10:07 10:00 являюсь

В качестве примера предположим, что вы округляете время работы сотрудника для смены, которая началась в 10:01 и закончилась в 17:05. Согласно правилу 15 минут, вы должны округлить время начала работы сотрудника до 10:00 и их время окончания до 17:00

2. Пятиминутное округление

При пятиминутном округлении вы округляете заданное время с нуля до двух минут в большую или меньшую сторону. В следующей таблице показано, как это округление преобразуется в пятиминутные интервалы:

Точное времяОкругленное время8:58 – 9:02 9:00 9:03 – 9:07 9:05 9:08 – 9:12 9:10 9:13 – 9:17 9:15 9:18 – 9:22 9:20 являюсь

Приведенный выше шаблон повторяется каждые 20 минут, поэтому точное время начала в 9:32 округляется до 9:30, а время начала в 9:54 — до 9:55.

3. Шестиминутное округление

С шестиминутным округлением вы создадите интервалы, которые представляют собой одну десятую часа, что значительно упростит расчет заработной платы. В таблице ниже показано, как работает шестиминутное округление:

Точное времяОкругленное время8:58 – 9:03 9:00 9:04 – 9:09 9:06 9:10 – 9:15 9:12 9:16 – 9:21 9:18 9:22 – 9:27 9:24 9:28 – 9:33 9:30

Приведенный выше шаблон повторяется каждые 30 минут, поэтому время начала в 9:34 округляется до 9:36, а время начала в 9:49 округляется до 9:48.

Каковы проблемы округления часов?

Некоторые из проблем, которые могут возникнуть, если вы округляете часы, включают следующее:

• Краткосрочное воровство заработной платы. Хотя FLSA допускает вышеупомянутые методы округления, работодатели могут рассматривать округление как кражу заработной платы. Подумайте об этом так: если сотрудник работает с 8:53 до 17:07, технически он проработал восемь часов и 14 минут. Однако при 15-минутном округлении им платили только за восемь часов. Это примерно четверть часа излишне (хотя и законно) удерживаемой заработной платы.
• Долгосрочное воровство заработной платы. Если ваш сотрудник начинает свой рабочий день в 9:02 и заканчивает в 17:04, вы можете округлить его время начала и окончания до 9:00 и 17:00. Это две минуты невыплаченной заработной платы, что мало что значит для одного. рабочая смена. Однако, если вы не платите эти две минуты каждую рабочую смену, в конечном итоге вы можете не платить сотрудникам за количество часов работы в долгосрочной перспективе. Сотрудники могут подать на вас в суд за это.
• Неверные трудовые книжки. Некоторые работодатели могут использовать точные часы работы сотрудников, чтобы определить, какие сотрудники работают лучше всего. Однако, когда вы округляете часы, вы сокращаете до четверти часа дополнительной работы, которая может выделить одного сотрудника среди других. В результате вам может быть сложнее стратегически планировать свои смены.

Каковы наилучшие методы округления часов?

Чтобы ваши методы отсчета времени соответствовали закону и при этом справедливо платили вашим сотрудникам, следуйте этим рекомендациям:

1. Регулярно оценивайте и корректируйте округление.

Как описано выше, округление табельных часов может быстро превратиться в кражу заработной платы, если вы не будете осторожны. Вы можете избежать этой ловушки, просматривая свои методы округления один раз за цикл оплаты, чтобы выявить любые случаи чрезмерного удержания заработной платы. Например, если вы часто замечаете пример с 8:53 до 17:07, описанный выше, вы можете изменить подходы к округлению на что-то более справедливое для ваших сотрудников.

2. Округляйте в интересах своих сотрудников, а не себя.

Да, вы округляете время своих сотрудников, чтобы упростить расчет заработной платы, но вам следует избегать округления таким образом, чтобы оно уменьшило заработную плату ваших сотрудников более чем незначительно. Если вы обнаружите, что ваше округление регулярно снижает сумму, которую вы платите своим сотрудникам, подумайте о переходе на подход, при котором им немного переплачивают. Это лучший результат, чем обвинение или судебный иск за недоплату.

3. Проверьте, не злоупотребляют ли сотрудники вашей системой округления.

Если вы работаете с пятиминутной или шестиминутной системой округления, сотруднику просто нужно поработать несколько дополнительных минут, чтобы заработать еще одну двенадцатую или одну десятую заработной платы. Эти суммы могут быть незначительными за смену, но со временем они могут накапливаться. Когда вы видите, что сотрудники регулярно используют вашу систему округления таким образом, любезно попросите их выйти из рабочего дня после того, как они достигнут точного количества необходимых часов работы.

4. Подумайте о своем бюджете.

В некоторых случаях округление рабочего времени ваших сотрудников может привести к тому, что они переработают сверхурочно. Если это так, вы должны платить своим сотрудникам полтора часа за эти дополнительные округленные доли часов. Это может привести к сокращению вашего бюджета на заработную плату.

И наоборот, не поддавайтесь искушению использовать округление, чтобы избежать оплаты за сверхурочную работу и, таким образом, оставаться в рамках ограниченного бюджета на заработную плату. Удержание справедливо заработанной заработной платы может привести к судебным искам, которые в конечном итоге окажутся более дорогостоящими, чем просто выплата в полном объеме.

5. Установите четкую политику округления времени.

Если вы округляете часы, у вас будет меньше шансов оказаться в горячей воде с вашими сотрудниками, если ваша политика ясна. Укажите, какую систему округления, совместимую с FLSA, вы будете использовать, и объясните, как сотрудники могут подавать жалобы на заработную плату.

6. Решите, действительно ли вам нужно округлить.

Потенциал недовольных сотрудников, судебные иски и тому подобное могут оказаться более дорогостоящими в долгосрочной перспективе, чем просто платить сотрудникам за их точное количество отработанных часов. Кроме того, благодаря лучшему программному обеспечению для расчета заработной платы и системам учета рабочего времени давняя забота об утомительных расчетах долей отработанных часов становится незначительной.