Что нужно знать об аренде офиса

• При аренде коммерческого помещения в первый раз процесс может быть сложным и запутанным.
• Чтобы успешно арендовать коммерческое помещение, не торопитесь и полностью ознакомьтесь с договором аренды перед подписанием.
• Также стоит проконсультироваться с экспертом, который поможет вам в процессе лизинга.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, которые рассматривают возможность аренды коммерческих офисных помещений.

При аренде коммерческого помещения нужно учитывать многое, особенно если вы делаете это впервые. Процесс может быть сложным, и множество факторов могут повлиять на ваше решение относительно того, какое место арендовать и на каких условиях. Однако, если вы знаете, что искать, вы можете найти подходящее офисное помещение для своей организации. Мы разбираем все, что вам следует знать при аренде коммерческих площадей, чтобы вы могли найти офис, в котором ваша компания будет процветать.

Что нужно знать об аренде офиса

Если вы думаете, что готовы подписать договор коммерческой аренды, вот самые важные вещи, которые нужно знать для успешного опыта.

Поймите, что нужно вашему бизнесу — сейчас и в будущем.

Подобно покупке дома или квартиры, поиск офиса может быть одновременно захватывающим и ошеломляющим. Если вы думаете об аренде коммерческого помещения, оцените потребности вашей команды, прежде чем официально начать поиск.

«Арендатор должен продумать соотношение места аренды и стоимости, условий и продолжительности аренды… и того, предоставляет ли офисное помещение… варианты для роста или расширения бизнеса», — сказал Джеб Ори, наблюдатель совета директоров Quorum.

Подготовка может смягчить стресс при поиске идеального офиса. «Не погружайтесь в процесс, не имея четкого представления о том, чего хочет ваша организация и что она может себе позволить», — говорит Бобби Гудман, руководитель отдела развития NavigatorCRE, компании, которая помогает предприятиям находить офисные помещения.

«Чтобы сделать процесс беспроблемным и успешным, я рекомендую сделать паузу и подготовиться до поиска», — сказал он. «Это включает в себя знание того, как вы будете использовать свое пространство, какие удобства желательны, и установление «ценовых ограждений», чтобы не выйти за рамки бюджета. Каждое офисное помещение будет иметь разные функции, поэтому важно… понимать (ваши) приоритеты».

Вы также должны учитывать траекторию своего бизнеса и цели на ближайшее будущее, чтобы гарантировать, что потенциальное пространство может расти вместе с вашей организацией. «Прежде чем отправиться в путешествие по каким-либо пространствам, компании должны спросить себя, где они видят свой бизнес через один, три и пять лет», — сказал Гудман.

Не торопись.

Когда вам нужен новый офис для вашей растущей команды, у вас может возникнуть соблазн арендовать первое помещение, которое соответствует вашим потребностям. Тем не менее, Ори сказал, что лучше не торопиться и сохранять свои варианты как можно дольше, что может означать использование краткосрочной аренды, пока вы ищете идеальное долгосрочное пространство.

«Заключение многолетней аренды, когда ваш бизнес быстро растет, может препятствовать росту и, возможно, даже потребовать от вас одновременного открытия двух разных офисов, что может создать проблемы с логистикой и неэффективность затрат», — сказал он.

Ори отметил, что вы можете найти полностью меблированные офисы в субаренду и временные коворкинги, пока не будете готовы к долгосрочной аренде.

«Наша компания четыре раза переезжала в пределах одного коворкинга WeWork, прежде чем мы переехали в собственный офис», — сказал он. «Мы сэкономили десятки тысяч долларов, потратив время на поиск подходящего места, а не переехав в спешке».

Ознакомьтесь с договором аренды перед подписанием.

После оценки потребностей вашей организации и, если повезет, нахождения офисного помещения, отвечающего этим потребностям, пришло время подписать пунктирную линию. Но если вы не разбираетесь в коммерческой недвижимости, вы, вероятно, столкнетесь с некоторыми запутанными фразами в договоре аренды.

«Большая часть необходимой информации о поиске офиса передается в отраслевых терминах, а не на повседневном языке, понятном арендаторам», — сказал Гудман. «Например, арендатор может понимать «общие затраты на аренду», но не «тройную чистую аренду», как может сказать брокер».

Не игнорируйте эти незнакомые термины и не отмахивайтесь от них — убедитесь, что вы внимательно относитесь к договору аренды, — сказал Эдди Наваретт, генеральный директор FE Design & Consulting.

«Двусмысленность может быть обычным явлением, когда дело доходит до терминологии в аренде», — сказал он. «Может быть неясно, кто несет ответственность за платежи, и эти детали могут не раскрываться до тех пор, пока не станет слишком поздно. Не бойтесь задавать вопросы, чтобы получить то, что вы хотите — никто не заботится о вашем бизнесе больше, чем вы». (Думаете, вы можете купить вместо этого? Узнайте лучшее время для покупки коммерческой недвижимости.)

Не торопите процесс — найдите время, чтобы изучить и задать столько вопросов, сколько необходимо, чтобы вы точно знали, на что вы обязуетесь, прежде чем подписывать коммерческий договор аренды.

Дополнительные советы по аренде офиса

Вот еще несколько вещей, о которых следует помнить, если вы хотите арендовать коммерческое офисное помещение.

Решите, арендуете ли вы долгосрочную или краткосрочную аренду.

Определив, что вы хотите от офисного помещения, выясните, в ваших интересах ли арендовать его на долгосрочной или краткосрочной основе. Многие арендодатели ожидают, что вы будете арендовать их помещение на срок от одного до трех лет, и могут предоставить вам договор, подтверждающий это. Если вы не готовы брать на себя такие обязательства, соответствующим образом скорректируйте свой поиск.

Проконсультируйтесь со специалистом.

Помните ту хитрую терминологию, которую мы упоминали? Эксперт по коммерческой недвижимости, например, доверенный брокер или адвокат, может помочь вам разобраться во всем, чего вы не понимаете. Независимо от того, сколько исследований вы проводите, ничто не заменит разговор с кем-то, кто много лет работает в сфере недвижимости. Всегда будут элементы процесса, которые вы не полностью понимаете или не понимаете, оставляя вас уязвимыми для совершения серьезных ошибок и застревания на несправедливых условиях. Однако, если вы регулярно консультируетесь с опытным профессионалом в процессе лизинга, вы можете минимизировать эти риски.

Вы можете арендовать оборудование для своего бизнеса так же, как и офис. Это может оказаться более рентабельным, чем покупка оборудования сразу.

Быть гибким.

Даже если вы проведете тщательную инвентаризацию офисных потребностей вашей компании и не будете торопить процесс, вы не сможете найти место, которое соответствует всем предпочтениям в вашем списке. Будьте готовы вносить разумные коррективы и изменения в свои планы по мере необходимости. Если вы на 100 процентов привержены определенному видению и отказываетесь рассматривать другие варианты, вы можете упустить отличные объекты, которые могли бы хорошо послужить вашему бизнесу, даже если они не соответствуют вашим первоначальным планам. Кроме того, когда вы путешествуете по различным помещениям, вы можете заметить, что ваши приоритеты и желания в отношении офисного помещения меняются.

Сделай список.

Процесс покупки при поиске офисного помещения мало чем отличается от процесса покупки, которому вы следовали бы, если бы вам понадобилось новое программное обеспечение или оборудование. Изучите рынок, оцените свои варианты, рассмотрите ограничения и недостатки каждого варианта и учтите затраты. Составьте списки, чтобы вы могли отслеживать собранную информацию и легко сравнивать и сопоставлять свойства. Тогда вы сможете более уверенно принять окончательное решение. (Читать соответствующую статью: Аренда недвижимости: что нужно знать малым и средним предприятиям)

Плюсы и минусы аренды офиса в мире удаленной работы

Поскольку тенденции удаленной работы предполагают, что такие механизмы останутся, вам может быть интересно, имеет ли смысл аренда коммерческих офисных помещений для вашего бизнеса в наши дни. В конце концов, многие люди сегодня предпочитают виртуальные установки, где они могут работать из дома или в своей любимой кофейне. Читайте дальше, чтобы рассмотреть плюсы и минусы аренды коммерческих офисных помещений в современных условиях работы.

Плюсы аренды офиса

Даже для цифровых должностей работа в офисе имеет определенные преимущества. Вот несколько причин, по которым ваша организация может много выиграть, если вы арендуете коммерческие офисные помещения.

• Социальные выплаты работникам: Согласно Действительно Опрос людей, перешедших на удаленную работу в 2020 году, показал, что 73% из них скучают по общению со своими коллегами. Узы, сформированные коллегами в офисе, трудно воспроизвести в отдаленном мире.
• Расширенный доступ к офисному оборудованию: Если вашей организации требуется определенное оборудование для ведения бизнеса, может потребоваться установка личного кабинета, чтобы гарантировать, что у каждого сотрудника есть расходные материалы, необходимые для его роли.
• Упрощенные встречи команды: По мере того, как все больше и больше людей испытывают выгорание в Zoom, личное сотрудничество может повысить производительность и улучшить согласованность вашей команды.

Минусы аренды офиса

Неудивительно, что многие крупные компании сокращают штаты и продают офисные помещения. Потребность в обширных физических рабочих пространствах резко снизилась в последние годы. Вот несколько причин, по которым использование офисных помещений не является идеальным.

• Сотрудники хотят удаленный вариант: Удаленная работа помогла некоторым людям достичь большего баланса между работой и личной жизнью. Исследование, проведенное Совиные лаборатории обнаружили, что 80 процентов опрошенных работников, работающих полный рабочий день, рассчитывают, что смогут работать удаленно три раза в неделю.
• Больше отвлекающих факторов: Офис компании может упростить совместную работу, но также увеличивает вероятность отвлечения внимания. Например, разговоры поблизости в открытом офисе могут мешать сосредоточиться. Так же может быть и искушение сделать слишком много перерывов с другом по работе.
• Повышенный командный стресс: Некоторые коллеги считают занятую обстановку в офисе стрессовой, что может снизить их производительность и повлиять на их самочувствие.

Как в удаленной, так и в личной работе есть хорошие и плохие качества. Организации могут найти баланс с помощью гибридного варианта работы. Такое расположение может повлиять на количество необходимых офисных площадей.

Не торопитесь при поиске коммерческого офисного помещения

Подписание коммерческого договора об аренде — это серьезное обязательство, поэтому важно быть внимательным при поиске. Если вы оценили потребности вашей организации в росте и определили, что сейчас самое подходящее время для нового офисного помещения, не спешите. Потратьте столько времени, сколько вам нужно, чтобы изучить пространство и найти эксперта, который ответит на все ваши вопросы. Коммерческие офисные помещения могут принести огромную пользу вашей компании — если вы выберете правильный путь, чтобы найти их.

Натали Хэмингсон внесла свой вклад в написание и репортаж этой статьи. Источник интервью были проведены для предыдущей версии этой статьи.