Что нужно знать о дебиторской задолженности

• Дебиторская задолженность сообщает вам, какая часть вашего денежного потока задерживается в неоплаченных счетах клиентов.
• В то время как дебиторская задолженность означает деньги, которые ваши клиенты должны вам, кредиторская задолженность означает деньги, которые вы должны своим поставщикам услуг.
• Коммуникации, внутренние рабочие процессы, документация и программное обеспечение для бухгалтерского учета могут помочь вам контролировать дебиторскую задолженность.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят управлять своей дебиторской задолженностью и обрабатывать платежи по счетам клиентов.

Дебиторская задолженность является источником жизненной силы денежного потока бизнеса. Это помогает в управлении денежными потоками, сообщая вам, какие клиенты должны вам деньги и сколько. Это позволяет вам определить, точно ли ваш денежный счет отражает ваше текущее финансовое положение. Другими словами, дебиторская задолженность создает разницу между беспокойством о том, что у вас недостаточно денег, и сохранением спокойствия в осознании того, что деньги скоро появятся. Вот как отследить дебиторскую задолженность.

Что такое дебиторская задолженность?

Иногда называемая A / R, «дебиторская задолженность» — это бухгалтерский термин для денег, которые бизнес должен получить от своих клиентов от продажи товаров или услуг. Это сумма денег, на которую вы выставили счета, но еще не заплатили. После оплаты счета вы дебетуете свою дебиторскую задолженность на эту сумму и кредитуете свой денежный счет.

Дебиторская задолженность вашего бизнеса необходима для расчета прибыльности и предоставления наиболее четкого индикатора дохода бизнеса. Он считается активом, поскольку представляет собой деньги, поступающие в компанию.

Чтобы определить прибыльность, сложите все свои активы, включая дебиторскую задолженность, и вычтите общую сумму кредиторской задолженности или обязательств, которые вы должны поставщикам и продавцам. Если число положительное, компания прибыльна. Если число отрицательное, вам нужно будет принять некоторые решения об увеличении активов или сокращении обязательств.

Дебиторская задолженность показывает, сколько денег вы ожидаете от неоплаченных счетов. Это ключевой показатель финансового благополучия вашей компании.

Дебиторская задолженность и кредиторская задолженность

Если сравнивать кредиторскую задолженность с дебиторской задолженностью, дебиторская задолженность — это сумма денег, за которую вы ожидаете платежа от клиента, а кредиторская задолженность представляет собой то, что вы должны своим поставщикам услуг — сумму всех счетов-фактур вашего поставщика, сторонней фирмы и поставщика. .

Кредиторская задолженность напоминает владельцам малого бизнеса, что то, что находится на вашем денежном счете, — это не совсем вся картина. Если у вас есть 10 000 долларов наличными, но вы должны 15 000 долларов поставщикам, вы не получаете прибыль, как предполагает ваш денежный счет. Как только вы покроете неоплаченные счета, вы окажетесь в минусе.

Чтобы избежать этой проблемы, постоянно проверяйте свою кредиторскую задолженность и оплачивайте счета как можно скорее.

Пример дебиторской задолженности

Большая часть выставления счетов B2B зависит от дебиторской задолженности, поэтому стандартные методы выставления счетов являются отличными примерами дебиторской задолженности. Если вы выставляете счета своим клиентам почасово, выставление счетов этому клиенту каждый час, день или даже неделю быстро станет утомительным для обеих сторон. Вместо этого вы, скорее всего, выставляете ежемесячные счета и ожидаете оплаты в течение 60 дней. Стоимость вашего счета, который представляет собой стоимость работы за месяц, является частью вашей дебиторской задолженности.

Зачем отслеживать дебиторскую задолженность?

Если вы не отслеживаете дебиторскую задолженность, вы можете забыть выставить счета определенным клиентам или не знать, получили ли вы оплату. Вы можете в конечном итоге предоставить свой продукт бесплатно, что негативно повлияет на вашу прибыль. Чем дольше вы отправляете счет, тем меньше вероятность того, что вы получите оплату в кратчайшие сроки. Отслеживание дебиторской задолженности также является отличным способом документального подтверждения дохода во время налогообложения.

5 советов, которые помогут вам контролировать дебиторскую задолженность

Дебиторской задолженностью лучше всего управлять на постоянной и регулярной основе. В рознице каждая транзакция оплачивается сразу. В других отраслях клиенты обращаются за кредитной линией и размещают заказы в счет кредитной линии. Заказчику предоставляется счет-фактура и условия оплаты вместе с отгруженным продуктом, подлежащие оплате позднее.

Независимо от вашей системы, обеспечение оплаты имеет решающее значение. Вот пять советов, которые помогут вашему бизнесу оставаться на вершине своей дебиторской задолженности:

1. Общайтесь со своими клиентами.

В статье Transworld Business Advisors Джейсон Стайн, менеджер по развитию бизнеса компании CRF Solutions, предоставляющей услуги по сбору платежей, посоветовал регулярное и оперативное общение с клиентами. Будьте в курсе транзакций; По словам Стайна, в первые 60 дней после доставки возникает больше ошибок, связанных с неуплатой, из-за недостаточного или неполного контакта с клиентом.

Плохая коммуникация между клиентами и поставщиками является основной причиной неоплаченных счетов в течение первых 60 дней после доставки.

2. Создайте прочный внутренний процесс.

Определите процесс работы с дебиторской задолженностью и придерживайтесь его. Выберите день недели для создания, печати и отправки счетов. Выберите другой день, чтобы распечатать отчет о просроченной дебиторской задолженности и связаться с клиентами, у которых истек срок платежа. По мере роста вашего малого бизнеса вам может потребоваться разделить эти задачи между разными людьми, чтобы оставаться в курсе всех учетных записей.

3. Подтвердите получение счетов.

Многим компаниям удается связаться с клиентом, чтобы подтвердить получение через неделю после отправки счета. Иногда вещи теряются по почте или случайно удаляются из почтового ящика. Быстрый запрос о получении счета также дает вам возможность оставить отзыв о предоставленном продукте, демонстрируя ваши отличные навыки обслуживания клиентов.

4. Продлите кредит на умеренных условиях.

Благодаря современным технологическим достижениям компании могут получать оплату до отправки заказа или оказания услуги. Однако с сервисными компаниями и дорогостоящими товарами это не всегда возможно. В этих случаях попросите клиента подать заявку на кредитную линию. Вы сможете оценить их платежеспособность и установить удобный для вас кредитный лимит. Это также дает возможность убедиться, что обеим сторонам понятны условия оплаты и что произойдет, если учетная запись станет просроченной.

Когда вы разрабатываете кредитную политику, вы детализируете кредитную квалификацию клиента, обеспечиваете подотчетность своих клиентов и увеличиваете свой денежный поток.

5. Документируйте все.

Документация по дебиторской задолженности помогает вашему бухгалтеру еженедельно или ежемесячно вводить финансовые отчеты и помогает вашему бухгалтеру во время налогообложения. С первого контакта с клиентом ведите записи о заказе, разговорах и согласованных условиях. В худшем случае эта документация также будет важна, если вам нужно будет добиваться выплаты через коллекторское агентство или суд.

Средства, собранные в процессе обработки дебиторской задолженности, являются пищей, которая питает средства к существованию вашей компании. Непоследовательное внимание к задаче может помешать росту компании, в то время как отлаженный процесс приводит к хорошо работающей машине, способной достичь всех поставленных целей.

Если вам нужно добиться оплаты, наняв агентство по сбору платежей, изучите и найдите компанию, которая работает с вашим типом бизнеса и знакома с вашей отраслью.

6. Используйте бухгалтерское программное обеспечение.

Создание и отправка счетов, не говоря уже о подтверждении их получения и отслеживании просроченных счетов, может занять много времени, как и организация и отслеживание всей вашей дебиторской и кредиторской задолженности.

Многие малые предприятия обращаются к бухгалтерскому программному обеспечению, которое предоставляет удобный, высокоорганизованный интерфейс для записи транзакций и отслеживания показателей бухгалтерского учета.

Intuit QuickBooks Online, пожалуй, наиболее часто используемое бухгалтерское программное обеспечение. (Для получения дополнительной информации прочитайте наш онлайн-обзор QuickBooks.) Мы считаем, что это отличный выбор для всех малых предприятий, но это не единственный вариант. Например, FreshBooks — наш лучший выбор для выставления счетов, который является хлебом с маслом дебиторской задолженности. (Дополнительную информацию см. в нашем обзоре FreshBooks.)

Вы можете найти несколько других вариантов программного обеспечения для бухгалтерского учета и их лучшие варианты использования в наших обзорах лучшего программного обеспечения для бухгалтерского учета для малого бизнеса.

Часто задаваемые вопросы о дебиторской задолженности

Вот взгляд на некоторые из наиболее часто задаваемых вопросов о процессе дебиторской задолженности.

Каков порядок работы с дебиторской задолженностью?

Процесс дебиторской задолженности начинается, когда вы отправляете клиенту счет. Вы добавите стоимость счета к своей дебиторской задолженности. Как только ваш клиент оплатит счет, вы дебетуете свой счет A / R и кредитуете свой денежный счет на соответствующую сумму. Между этими двумя случаями вам может потребоваться связаться с клиентом, чтобы получить платеж.

Является ли дебиторская задолженность активом или обязательством?

Дебиторская задолженность является активом. Это потому, что вы должны деньги в A/R, поэтому они имеют положительную денежную стоимость. И наоборот, поскольку у вас есть кредиторская задолженность перед вашими продавцами и поставщиками, кредиторская задолженность является обязательством.

Какие существуют три классификации дебиторской задолженности?

Тремя классификациями дебиторской задолженности являются счета, векселя и прочая дебиторская задолженность. Дебиторская задолженность является наиболее подходящей классификацией для целей малого бизнеса, как описано в этой статье. Векселя к получению относятся к долгам, связанным с официальными печатными письмами, а прочая дебиторская задолженность относится к процентам, авансам работникам и возмещению налогов.

Дополнительные ресурсы

Дополнительную информацию о работе с дебиторской задолженностью можно найти в следующих статьях:

Макс Фридман участвовал в написании и исследовании этой статьи.