Что нужно и что нельзя делать с профессиональными электронными письмами

• При написании электронных писем используйте правильное приветствие, вычитывайте то, что вы написали, прежде чем отправлять его, и делайте его кратким, но приятным. Избегайте электронной почты для решения более напряженных ситуаций.
• Модным словечкам, агрессии, подлости и плохой пунктуации не место в электронном письме. Вы всегда должны любезно закрывать свои электронные письма, показывая, что разговор окончен.
• Если вы не уверены, следует ли копировать или скрытую копию кого-либо в электронном письме, просто спросите их. Если вы не можете этого сделать, как правило, лучше использовать меньший список людей в копиях или скрытых копиях.
• Эта статья для тех, кто хочет понять этикет электронной почты.

Отвечать на электронные письма — необходимость в деловом мире, но если вы потратите время на то, чтобы напечатать вдумчивый, вежливый ответ на каждое письмо, это может занять большую часть вашего дня. Тем не менее, быстрые, небрежные ответы на профессиональные электронные письма могут принести больше вреда, чем пользы, считает Шэрон Швейцер, основатель Protocol & Etiquette Worldwide. Кроме того, автоматические ответы могут уменьшить связи между отправителями и получателями, а создание более общих, а не настраиваемых электронных писем может привести к недопониманию.

Джоди Р. Р. Смит, владелец консультационной компании по этикету Mannersmith, и Швейцер поделились своими советами по правильному и профессиональному ведению электронной почты, включая некоторые основные правила и запреты, а также когда использовать варианты копии (cc) и скрытой копии (bcc). .

Дос

Что делать: использовать правильное приветствие

Открытие электронного письма словами «привет» или «привет» может быть приемлемым для коллег, с которыми вы дружите, но для новых контактов Швейцер посоветовал начинать электронное письмо с правильного уважительного приветствия, такого как «доброе утро», «добрый день, «Добрый вечер» или «привет».

«Добрый день» или «приветствия» — другие фразы, часто используемые на международной арене», — добавила она.

Делать: корректировать

Перед отправкой обязательно внимательно проверьте и отредактируйте письмо. Вы должны искать орфографические ошибки, омонимы, грамматические и пунктуационные ошибки, сказал Смит. Неосторожные ошибки в электронной почте только заставят вас выглядеть плохо в глазах получателей.

«Эти ошибки выглядят непрофессионально и снижают вероятность того, что электронное письмо будет воспринято всерьез», — добавил Швейцер. «Программное обеспечение электронной почты поставляется со многими профессиональными инструментами, такими как проверка орфографии. Используй их.”

Что делать: будьте лаконичны

Всегда лучше, чтобы ваши электронные письма были короткими и приятными. По словам Смита, электронные письма не должны быть такими же краткими, как текстовые сообщения, но они должны быть формой быстрого общения. Если ваше электронное письмо слишком многословно, попробуйте отредактировать его, чтобы сделать его более кратким.

«Получатели прочитают только первую или две строки, прежде чем решить, сохранить или удалить (электронное письмо)», — сказал Смит. «Убедитесь, что вы говорите то, что вам нужно сказать достаточно».

Делать: сохранять спокойствие

«Никогда не отправляйте электронные письма, когда вы злы или иным образом взволнованы, — советует Смит. Вместо этого постарайтесь успокоиться, а затем поговорите с человеком, к которому вам нужно обратиться, лично или по телефону, если личная встреча невозможна. По словам Смита, это может помочь вам избежать ненужной ссоры.

Видеоконференции — это достойная альтернатива личным встречам и переговорам по телефону. Прочтите наше руководство по выбору службы видеоконференций, чтобы найти лучшую платформу для ваших нужд. Вы также можете прочитать наши обзоры лучших систем конференц-связи, чтобы найти платформы для телефонных разговоров с участием трех и более человек.

Что нельзя

Нельзя: использовать модные словечки

По словам Смита, аббревиатуры и модные словечки могут сбить с толку получателей и заставить вас выглядеть непрофессионально. Придерживайтесь написания полных слов и использования терминов непрофессионала, чтобы донести свою точку зрения, хотя могут быть сделаны исключения в зависимости от того, кому вы отправляете электронное письмо. Например, аббревиатуры могут быть допустимы во внутренней электронной почте, но любое электронное письмо, которое вы отправляете, особенно клиентам, должно быть написано понятным языком, сказал Смит.

Нельзя: унижать кого-либо

Электронной почтой можно быстро и легко поделиться, и есть последствия унижения других в длительном цифровом общении. Чтобы не опозорить себя или, что еще хуже, не потерять работу, убедитесь, что вы не очерняете своих коллег или деловых партнеров.

«Вы никогда не хотите говорить что-то плохое о ком-то в электронном письме», — сказал Смит. «Это просто слишком легко для того, чтобы его переслали и в конечном итоге прочитали кто-то, для кого он не был предназначен».

Нельзя: плохо расставлять знаки препинания

Когда вы пишете профессиональное электронное письмо, сведите восклицательные знаки к минимуму. По словам Смита, даже одного восклицательного знака может быть слишком много. Следите за пунктуацией профессионально, и если вы не дружите с предполагаемым получателем, Смит сказал, что вам также следует избегать использования смайликов или смайликов в электронных письмах.

«Эти маленькие мигающие значки предназначены для текстовых сообщений», — сказал Швейцер. «Они неуместны и непрофессиональны в деловой электронной почте. Смайлики могут перенаправить электронную почту в спам-фильтр или в почтовый ящик для нежелательной почты».

Не делайте: Забудьте о разговоре ближе

Завершите свое электронное письмо заключительной фразой, такой как «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями», «С уважением», «Спасибо» или другой подходящей фразой.

«Сообщая получателю, что ответ не требуется, цикл электронной почты не продолжается вечно», — сказал Швейцер.

Другие более близкие варианты включают «Ответ не требуется», «Еще раз спасибо», «Увидимся на встрече» и «Пожалуйста, дайте мне знать, если я могу быть полезен».

Пишите электронные письма, понятные всем, и которыми вам не стыдно поделиться в профессиональной среде.

Как правильно сделать копию и скрытую копию

Инструменты cc и bcc сложны. Иногда они полезны, но при неправильном использовании могут быть проблемы.

По словам Смита, при использовании функции «Копия» следует помнить, что чем меньше, тем лучше. Вам также нужно подумать о том, что вы отправляете и насколько это важно для других.

«Действительно подумайте, кто должен быть в курсе этого сообщения», — сказал Смит. «Им нужна эта информация, или они могут что-то добавить к разговору?»

Швейцер добавил, что иногда люди так гордятся результатом своей работы, что добавляют дюжину получателей в строку cc, а затем греются в лучах славы, когда все комментируют, насколько хорошо они работают. Это может быть истолковано как ловкое хвастовство, призыв к вниманию или эгоцентризм, поэтому оставьте копии только тем, кому это необходимо знать.

Функция скрытой копии позволяет вам добавить кого-то в беседу по электронной почте без ведома других, поэтому может быть немного сложнее определить, когда и правильно ли ее использовать. Смит сказал, что бывают случаи, когда использование скрытой копии является хорошей идеей.

• Если вы что-то планируете, но еще не все участники беседы знают друг друга, использование скрытой копии позволяет сохранить конфиденциальность всех электронных писем до тех пор, пока они не будут готовы поделиться ими с группой.
• Если вас попросили выполнить задачу, когда вы включаете запрашивающего через скрытую копию, это позволяет этому человеку узнать, что задача выполняется.
• Если вы ведете переписку с недовольным клиентом, скрытая копия вашего босса гарантирует, что он или она не будут застигнуты врасплох, если клиент позвонит.

Смит сказал, что лучше не отправлять по электронной почте тех, кто не попадает в категорию «нужно знать», и уменьшить беспорядок в их почтовом ящике. И если вы не уверены, Смит сказал, что лучший подход — спросить человека, которому вы хотите отправить копию или скрытую копию, не хочет ли он быть включенным.

Этикет электронной почты приравнивается к профессионализму

Когда вы переписываетесь с кем-то по электронной почте, вы представляете и себя, и свой бренд. Поэтому важно сделать все возможное и представить себя как можно более профессионально. Это означает писать четко, лаконично и правильно расставлять знаки препинания. Это также означает поддерживать несколько формальный тон, не будучи жестким и недружелюбным. В конечном счете, этикет электронной почты заключается в том, чтобы быть ясным и точным, чтобы вы и ваш получатель могли быть максимально продуктивными и понятными.