Что делать, если клиенты не платят по счетам

• Непогашенные счета могут убить денежный поток бизнеса. Чтобы свести к минимуму просроченные платежи, отправляйте счета заранее, взимайте плату за просрочку платежа и создавайте планы платежей.
• Иногда достаточно напоминания, чтобы заставить клиента оплатить счет; в других случаях вам может понадобиться обострить ситуацию или нанять помощь со стороны.
• Если вы продолжаете подталкивать своих клиентов к оплате и не получаете ее, возможно, вам придется нанять адвоката по взысканию долгов. В качестве альтернативы вы можете обратиться в суд мелких тяжб.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые имеют дело с клиентом, который не хочет платить по счетам.

Если ваш бизнес использует систему выставления счетов, вы можете быть знакомы с просроченными счетами и, возможно, даже с неуплатой. Есть много причин, по которым клиенты не оплачивают счета вовремя (или вообще не оплачивают), включая потерянные счета и непредвиденные дополнительные расходы.

Многие владельцы малого бизнеса изо всех сил пытаются найти лучший способ запросить оплату по неоплаченным счетам, не будучи грубым. Однако, независимо от обстоятельств, неоплаченный счет наносит ущерб вашему бизнесу. Вам нужно действовать, если вы хотите сохранить свой денежный поток здоровым. Вот что вы можете сделать, чтобы неплательщики отдали вам то, что они должны.

Как заставить клиентов оплачивать просроченные счета

Вы можете предпринять следующие шаги, когда вы боретесь с клиентом, который не оплачивает свой счет:

1. Отправьте мягкое напоминание.

Дружеское напоминание о том, что счет клиента просрочен, — это первый шаг к получению платежа. В большинстве случаев просрочка платежа была честной ошибкой, и получения этого первого последующего действия достаточно, чтобы клиент заплатил как можно скорее.

Грег Уолдорф, преподаватель Стэнфордского университета и бывший генеральный директор приложения для выставления счетов Invoice2go, признал, что тему денег не всегда легко решить, поэтому вы можете немного углубиться в эту тему.

«Используйте возможность проверить, насколько клиент доволен вашими услугами, а затем обсудите любые приближающиеся или просроченные счета», — сказал Уолдорф.

Лучшее бухгалтерское программное обеспечение может помочь вам создавать, отправлять и отслеживать счета. Посмотрите наш полный обзор FreshBooks, чтобы узнать, почему FreshBooks — наш лучший выбор для выставления счетов.

2. Отправьте обновленный счет.

В некоторых случаях клиенты пытаются отсрочить оплату, утверждая, что они потеряли счет или им нужно сверить свои записи, чтобы найти правильную сумму платежа, сказал Хантер Хоффманн, директор по маркетингу AmTrust Financial Services. В этом случае Хоффманн посоветовал немедленно отправить обновленный счет-фактуру, даже если вы знаете, что у клиента есть оригинал, чтобы исключить это оправдание.

3. Спросите, почему клиент не платит.

Если ваш клиент по-прежнему не платит, будьте готовы выслушать его причины. Бен Джордано, владелец и основатель FreshySites, предложил задавать вопросы об их удовлетворенности вашей работой, их финансовых сложностях и обо всем, что может способствовать их отказу платить.

«Как только вы узнаете, почему они отказываются платить, вы можете работать над решением с клиентом / заказчиком», — сказал Джордано. «Имейте в виду, что каждый человек — это просто человек, и редко кто-то на самом деле хочет причинить вред другому — большинство людей логичны и готовы работать над решением, если вы предоставите им возможность сделать это».

Чтобы оценить удовлетворенность клиентов, рассмотрите возможность опроса клиентов, чтобы собрать отзывы и получить представление о том, как вы работаете.

4. Требуйте оплаты более твердо.

Когда неплательщик игнорирует ваши электронные письма и звонки, требуйте от него оплаты более жестко. По словам Хоффманна, сервисные предприятия, работающие с клиентом на постоянной основе, находятся в лучшем положении, чтобы выдвинуть ультиматум.

«Установите конкретный срок, когда обслуживание будет отключено, чтобы разжечь под ними огонь», — сказал Хоффманн. «Удивительно, как быстро они могут понять, как платить, когда понимают, как сложно будет заменить вашу услугу за пару дней».

5. Обострить ситуацию.

Уолдорф посоветовал запросить график оплаты и продолжать следить, пока клиент не заплатит. При необходимости повторно отправьте первоначальный договор, указав, что вы будете усугублять ситуацию, если счета-фактуры остаются просроченными.

Чтобы показать клиенту, что «вы настроены серьезно», составьте письмо с требованием оплаты, официальное письменное письмо, в котором излагается долг, который вам причитается, и указывается, что будет в результате, если долг не будет выплачен в назначенный срок.

6. Наймите факторинговые услуги.

Если вы ограничены в наличных деньгах и не знаете, когда клиент заплатит, услуга факторинга счетов может помочь вам получить деньги, которые вам нужны, пока вы ждете. С услугой факторинга вы продаете свою дебиторскую задолженность компании за определенный процент от стоимости счетов (обычно от 70% до 90%). Затем сервис выдает вам деньги в течение нескольких дней. Затем факторинговая служба собирает платежи ваших клиентов и отправляет вам оставшуюся часть наличных денег за вычетом платы за обслуживание.

Однако факторинговые услуги не являются коллекторскими агентствами. Они проверяют кредитоспособность ваших клиентов, прежде чем соглашаются приобрести их счета. Если вы используете эту услугу для счетов нескольких клиентов, сборы за обслуживание складываются, и вы можете потерять деньги в долгосрочной перспективе.

7. Наймите службу по взысканию долгов.

Когда ничего не помогает, возможно, пришло время нанять агентство по взысканию долгов, которое специализируется на взыскании платежей, которые обычно просрочены более чем на 90 дней. Служба выполняет задачу взаимодействия с клиентом, используя проверенную тактику, чтобы заставить человека заплатить.

Если вы находитесь в неудачном положении и нуждаетесь в помощи по взысканию долга, рассмотрите наш выбор лучших услуг коллекторского агентства для эффективного и авторитетного обслуживания.

Примечание редактора: Ищете коллекторское агентство для своего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Как взыскать просроченные платежи

По словам Уолдорфа, сбор просроченных платежей означает решение проблемы лицом к лицу. Но прямолинейность не обязательно означает агрессивность. Если клиент или клиент не оплатил счет вовремя, вот как обеспечить получение оплаты, сохраняя при этом хорошие отношения с клиентом.

1. Обсудите все расходы и условия оплаты до начала проекта.

По словам Уолдорф, «немедленное решение всех вопросов не только устанавливает платежные ожидания для вашего клиента, но и создает доверие, необходимое для прочных и позитивных отношений с клиентами». Прежде чем погрузиться в проект, убедитесь, что ваш клиент полностью осведомлен о прогнозируемых затратах и ​​что вы уделите время, чтобы заранее ответить на любые вопросы.

«Эта ясность с самого начала поможет укрепить доверие клиентов и их готовность платить полную сумму», — сказал Уолдорф. «Если что-то изменится в пути, предупредите своих клиентов в режиме реального времени, чтобы не было никаких сюрпризов».

2. Предварительный счет за работу.

Если вы считаете, что использование системы выставления счетов слишком рискованно, попросите полную оплату, прежде чем начинать какую-либо работу. Мэт О’Флинн, владелец Drip Email Templates, сказал, что единственный способ уменьшить неуплату — выставить счет за работу заранее.

Некоторые клиенты могут опасаться платить до получения вашей работы. Чтобы вселить уверенность, предложите им прочитать отзывы или связаться с предыдущими клиентами.

«Если у вас безупречный послужной список и вы постоянно заботитесь о клиентах, вы будете получать все больше и больше прав на получение оплаты до начала работы», — сказал Джордано. «Когда кто-то сомневается в нашей политике, я прошу их позвонить любому из наших клиентов в любой день и в любое время и спросить о нашей репутации и честности как организации».

Вы также можете потребовать депозит перед началом любой работы или отказать клиентам, которые не кажутся вам подходящими. Это часто очевидно с самого начала; если есть проблемы с авансовыми платежами, вероятно, будут проблемы с будущими счетами.

«Если клиент отказывается платить задаток, я сразу же знаю, что с этим клиентом нельзя работать, даже если позже он будет умолять вас об этом», — сказал О’Флинн.

3. Отправляйте счета прямо сейчас.

С таким количеством задач на вашей тарелке как владелец малого бизнеса может быть легко потерять счет клиента. Вы можете даже забыть отправить его в первую очередь, и преследование клиента для оплаты счета, который вы никогда не отправляли, вредит вашей репутации. Вальдорф советовал отправлять счет-фактуру, как только работа будет завершена, и следить за ней до тех пор, пока она не будет закрыта, чтобы не отставать.

4. Будьте настойчивы с опоздавшими клиентами.

Если клиент не отвечает на электронную корреспонденцию по поводу своего счета, позвоните ему и продолжайте звонить регулярно, пока он не заплатит.

«Не будь агрессивным; просто не переставайте спрашивать», — сказал Хоффманн. «Подчеркните, что вы хотите рассчитаться, чтобы вы оба могли сосредоточиться на более важных вещах. Им будет намного проще заплатить вам, чем продолжать уклоняться от ваших звонков и оправдываться».

5. Взимайте плату за просрочку платежа.

Никто не хочет платить за просрочку платежа, и наличие этих сборов заранее может помочь удержать клиентов от несвоевременной оплаты счетов. Настройте систему, которая поддерживается политикой или условиями обслуживания. Например, если вы не заплатите в течение пяти дней, вы получите предупреждение; 10 дней, вы получаете штраф за просрочку платежа; — Через 20 дней ты потеряешь службу, — предположил Джордано.

6. Настройте план платежей.

Если у клиента возникают проблемы с денежными потоками, и он просто не может позволить себе оплатить счет в полном объеме авансом, может быть полезно настроить план платежей, чтобы гарантировать, что вы получите оплату. В рамках плана платежей обсудите сумму, которую клиент может себе позволить, указав, в течение какого периода времени будут производиться платежи.

Как подать в суд за неуплату

Когда задолженность достаточно значительна, обращение клиентов в суд мелких тяжб или наем адвоката могут быть жизнеспособными вариантами получения оплаты.

«Мы проводим очень честный анализ затрат при рассмотрении иска», — сказал Джордано. «Больше ли общая стоимость (финансовая, эмоциональная, временная, энергетическая и т. д.) суммы, подлежащей возмещению? Если вернуть 500 долларов больше труда, чем оно того стоит, просто извлеките урок, установите систему, чтобы это не повторилось, и двигайтесь дальше».

Однако, если этот клиент должен вам крупную сумму денег и отказывается платить вам или агентству по сбору платежей на основании условий вашего контракта или счета, может потребоваться судебный иск. Если вы решите обратиться в суд, проконсультируйтесь с адвокатом, чтобы определить, как действовать дальше.

Наем адвоката для взыскания ваших долгов — это не то решение, к которому вы должны относиться легкомысленно. Наше руководство о том, когда нанимать адвоката по взысканию долгов, поможет вам сделать правильный выбор.

Привлечение клиента в суд мелких тяжб никогда не бывает веселым процессом и требует большой работы, такой как подача жалобы, подготовка вашего дела, представление вашего дела и получение решения. Таким образом, сумма денег, на которую вы будете предъявлять иск, должна быть достаточной, чтобы окупить ваше время и соответствовать требованиям вашего штата. (Как правило, минимум составляет 2000 долларов.)

«Суд мелких тяжб особенно хорошо подходит для взыскания небольших долгов, потому что это недорого и довольно быстро», — сказал независимый писатель-юрист Стивен Фишман. «На самом деле, дела о взыскании задолженности являются наиболее распространенным типом дел, рассматриваемых в суде мелких тяжб. И вам не нужен адвокат, чтобы вести дело. Действительно, несколько штатов, включая Калифорнию и Мичиган, не разрешают кому-либо быть представленным адвокатом в суде мелких тяжб».

Будьте терпеливы с неплательщиками, но знайте, когда действовать

Естественно чувствовать разочарование, когда клиенты не платят, но часто они просто забывают. Простое напоминание этим клиентам или сотрудничество с ними для упрощения оплаты часто может принести вам деньги. Однако после достаточного количества попыток получить платеж вам может потребоваться отправить счет клиента в коллекторы, нанять факторинговую услугу или обратиться в суд. Прочтите это руководство всякий раз, когда клиент отказывается платить, и вы точно будете знать, что вам нужно сделать.

Мариса Санфилиппо внесла свой вклад в подготовку и написание этой статьи. Источник интервью были проведены для предыдущей версии этой статьи.