8 способов, которыми ваши сотрудники крадут время

• Большинство сотрудников совершают кражу времени, намеренно или непреднамеренно.
• Такие факторы, как технические устройства и коллеги, постоянно отвлекают работников.
• Сочетание надлежащих инструментов отслеживания рабочего времени и принудительного контроля рабочего времени может снизить эти дорогостоящие расходы для работодателей.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса и менеджеров, которые хотят понять формы кражи времени и способы ее решения.

С такими большими потерями заработной платы каждый год, большинству работодателей постоянно приходится вносить изменения в отслеживаемое время, прежде чем платежная ведомость может быть обработана. В то время как некоторые сотрудники тратят несколько дополнительных минут тут и там, другие тратят более часа в день на время компании. Вот восемь способов, которыми сотрудники могут украсть время компании у вашего бизнеса, иногда даже не осознавая этого. Создание политики посещаемости заранее с вашими сотрудниками может помочь вам избежать кражи времени с вами.

8 способов, которыми сотрудники крадут время компании

1. Несанкционированный вход и выход

Сотрудники обычно нанимают коллегу своего уровня, который будет приходить или уходить вместо них, когда они на самом деле не присутствуют. Например, коллега может задержать сотрудника, если он опаздывает. Это известно как «приятельский удар».

Этот тип кражи времени обходится компаниям в Соединенных Штатах в сотни миллионов расходов на заработную плату каждый год. Поскольку начисление заработной платы является одной из самых высоких статей расходов для работодателей, избиение приятелей может привести к значительным расходам для многих предприятий.

Неправильный приход или уход работника является преднамеренным правонарушением, которое должно привести к дисциплинарному взысканию или увольнению после принятия и игнорирования корректирующих мер. Вы должны выбрать такую ​​систему учета рабочего времени, которая затруднит, если не сделает невозможным, для сотрудников приход или уход друг за другом. У некоторых работодателей даже есть системы считывания карт для регистрации прихода и ухода, что может значительно уменьшить эту проблему.

Примечание редактора: Ищете систему учета рабочего времени? Чтобы помочь найти правильное решение для вашего бизнеса, заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами и предоставили бесплатную информацию.

2. Исчезновение на работе

В некоторых рабочих условиях, особенно в больших офисах и на открытых площадках, сотруднику может быть легко уйти без ведома занятого начальника. Это воровство времени компании может занять некоторое время, прежде чем его заметят; к сожалению, это может серьезно повлиять на эффективность работы.

Компании с большими офисами и даже зонами отдыха для сотрудников чаще сталкиваются с этой проблемой, чем другие рабочие места. После пандемии COVID-19 многие компании перешли на удаленную работу. Удаленная работа предлагает множество различных развлечений для сотрудников, от домашних дел и поручений до досуга.

Чтобы выявить эту проблему, следует следить за тем, у каких сотрудников снизилась продуктивность. Если вы подозреваете сотрудника в краже времени, внимательно следите за этим человеком. Если ваши сотрудники работают удаленно, случайные проверки с помощью видеоконференции могут помочь убедиться, что они находятся на своих рабочих местах.

3. Сотрудники округляют время в большую сторону

Различные программы учета рабочего времени могут округлять время по-разному. Некоторые системы могут округлять время до ближайших 15 минут (0,25 часа), в то время как другие округляют время с шагом в три минуты (0,05 часа).

Сотрудники иногда останавливают часы, прежде чем официально уйти, чтобы округлить свое время, особенно если они чувствуют, что могут не уложиться в свои ежедневные потребности в часах. Вы можете на законных основаниях корректировать округление времени для своих сотрудников в соответствии с Министерство труда США, в пределах разумного. Таким образом, если вы можете продемонстрировать, что сотрудник намеренно тянет время, чтобы округлить свое время, вы можете исправить искаженный табель учета рабочего времени. Эти корректировки округления не должны быть предвзятыми по отношению к сотруднику или вам; это должна быть нейтральная поправка к ближайшему приращению.

4. Сон на работе

США, пожалуй, одна из самых перегруженных работой стран в мире. Данные из Бюро статистики труда США показывает, что штатные сотрудники, как правило, работают более 40 часов в неделю, работая в среднем по 8,5 часов в день. Между работой и другими обязанностями, которые есть у большинства взрослых, это может быть довольно утомительно.

Тем не менее, сотрудники все же должны избегать засыпания на работе, чтобы предотвратить потерю производительности или, что еще хуже, небезопасные условия. Чаще всего засыпают на работе те сотрудники, которые:

• Работайте в более непринужденной обстановке (например, дома или в личном кабинете).
• Работа сверхурочно или в течение продолжительного времени
• Работайте в ночное время, когда большинство людей спит

Первоначально вам следует проводить беседы один на один с этими сотрудниками, но если поведение не исчезнет, ​​подумайте о дисциплинарных взысканиях.

Кража времени не всегда преднамеренная! Относитесь к своим сотрудникам с уважением и вниманием, когда пытаетесь решить проблему. Узнайте, почему их производительность страдает, прежде чем принимать дисциплинарные меры.

5. Продолжительные обеденные перерывы

У большинства сотрудников на обед отводится от 30 минут до часа, но некоторые сотрудники могут привыкнуть к тому, что тратят больше времени. Хотя в редких случаях превышение времени перерыва понятно, это может вызвать проблемы с производительностью, если это время не будет восполнено. Если сотрудник пропускает важные встречи или сроки проекта, его время, потраченное впустую, когда вы ожидаете, что он будет работать, может иметь эффект домино.

Чтобы избежать дисциплинарных взысканий, сотрудники могут попросить коллег поработать за них. Избиение приятеля сделало бы продолжительные обеденные перерывы еще более серьезными, так как это преднамеренная кража времени.

Ознакомьтесь с правилами перерывов для сотрудников в вашем регионе, чтобы убедиться, что вы уделяете им достаточно времени. Пока вы предоставляете достаточно времени, вы можете использовать любое дополнительное время, которое тратят сотрудники.

Вы можете предложить расширенные обеденные перерывы или гибкий график, чтобы ваши сотрудники получали больше удовольствия от работы на вас. Тем не менее, вы все равно должны установить и применять четкие политики, чтобы убедиться, что они не используют эти льготы.

6. Отвлечение от рабочих компьютеров

Технологии могут сильно отвлекать в любом месте, особенно на рабочем месте. Миллионы рабочих мест состоят из сотрудников, работающих за настольным компьютером или ноутбуком. Если вы предоставите это оборудование своим сотрудникам, они могут злоупотреблять их использованием.

Вот некоторые способы, которыми сотрудники часто выходят за рамки разрешенного использования:

• Покупки онлайн
• Ведение личных дел (например, оплата счетов)
• Просмотр социальных сетей
• Чтение новостей

Самый эффективный способ ограничить использование компьютеров — установить общекорпоративную блокировку любых внешних веб-сайтов, допускающих неправомерное использование компьютеров. Это дополнительная ИТ-работа, которая может быть полезной для вас, а может и не стоить, но она повысит производительность, если сотрудники будут иметь доступ только для выполнения рабочих задач на своих рабочих компьютерах. Выбор поставщика программного обеспечения для мониторинга сотрудников может помочь оставаться в курсе того, чем сотрудники занимаются в рабочее время.

7. Использование мобильного телефона

Мобильные телефоны — это главное отвлечение, кем бы вы ни были. Сотрудники могут быть слишком заняты своими телефонами на работе, что приводит к снижению производительности их труда.

Согласно исследованию Udemy, около трети миллениалов и сотрудников поколения Z проводят в среднем два часа в день со своими телефонами. Сотрудники могут отвлекаться на просмотр социальных сетей, долгие телефонные звонки, переписку с друзьями, игры или покупки в Интернете.

У вас должна быть политика в отношении мобильных телефонов, и вы должны убедиться, что сотрудники понимают ваши ожидания от использования телефона. Обеспечьте соблюдение политики повторными предупреждениями и возможным увольнением, если сотрудники не улучшат свое поведение.

8. Чрезмерные перекуры

Согласно Центры по контролю и профилактике заболеваний, около 14% взрослого населения США употребляют табак. Многие работодатели снисходительно относятся к перекурам, а на некоторых предприятиях есть специальные места для курения. Проблема возникает, когда сотрудники делают чрезмерные перекуры в течение всей смены. Курение во время обеденного перерыва может быть совершенно нормальным явлением, но время, которое сотрудник тратит на курение или вейпинг в свободное от работы время, может привести к значительной краже рабочего времени.

Вы можете выделить некоторое время в качестве разумного приспособления для перекуров, если оно короткое, поскольку Закон об американцах с ограниченными возможностями гласит, что работодатели не должны поощрять зависимость. Установите политику, разъясняющую любое отведенное время для перекуров в рабочее и нерабочее время. В политике также должно быть четко указано, где сотрудники могут делать перекуры на территории компании.

Обеспечение соблюдения политики в отношении кражи времени в качестве владельца бизнеса

Независимо от того, какие корпоративные политики у вас есть для сотрудников, чтобы избежать низкой производительности и кражи времени, эти сценарии будут продолжаться, если вы не будете применять эти политики. Редкие случаи можно понять, но лучше иметь систему для обработки повторяющихся случаев.

Начните с разговоров с вашими сотрудниками. Подойдите к делу с заботой и посмотрите, не отвлекают ли его личные проблемы от рабочих обязанностей. Если да, подумайте, сможете ли вы прийти к компромиссу, например, дать им перерыв на работе, чтобы они навели порядок.

Если правонарушения сохраняются после этого, то подход с различными уровнями дисциплинарного взыскания. Действия могут начинаться с рецензий, переходить к испытательному сроку и, в конечном итоге, к увольнению, если проблема не решена.

Ваш бизнес не может продолжать покрывать расходы на заработную плату за кражу времени. Даже если это означает, что вы станете более строгим работодателем, ваши накладные расходы не будут увеличиваться напрасно из-за кражи времени.