Что такое бенчмаркинг? Использование и преимущества в бизнесе

Хотя каждый бизнес уникален и нет двух компаний, идущих по одному и тому же пути к успеху, бенчмаркинг дает вам надежную отправную точку для измерения вашей деятельности. Если вы проанализируете своих конкурентов и сравните свои процессы и предложения с их, вы сможете лучше идти в ногу с тенденциями отрасли и отвечать требованиям современного рынка.

Вот что вам нужно знать о процессе и преимуществах бенчмаркинга в вашей бизнес-операции.

Что такое бенчмаркинг?

Бенчмаркинг в бизнесе означает измерение качества, производительности и роста вашей компании путем анализа процессов и процедур других компаний. Если вы считаете, что в вашей организации есть что-то, что можно улучшить, вы сможете увидеть, насколько ваш бизнес соответствует стандартам, и спланировать путь к улучшению, будь то сокращение затрат, повышение эффективности и производительности или рост доходов.

«Для лидеров очень важно… знать, что предлагает отрасль, что меняется, а также какие новые системы и технологии им необходимо внедрить, чтобы оставаться на вершине игры», — сказал Сахин Бойдас, основатель и генеральный директор RemoteTeam.com. «Лидеры, которые действуют без мониторинга показателей, в конечном итоге остаются позади — за игнорирование того, что происходит в вашей бизнес-среде, всегда приходится платить».

Конечная цель бенчмаркинга — постоянное совершенствование, к которому должны стремиться все предприятия. Сравнение вашего бизнеса с другими может помочь вам генерировать идеи, которые вы можете использовать для продвижения вперед.

Бенчмаркинг помогает вашему бизнесу установить внутренний или внешний стандарт, по которому можно сравнивать себя в целях постоянного улучшения.

Виды бенчмаркинга бизнеса

Компания может использовать бенчмаркинг для измерения различных областей своей деятельности на соответствие внутренним и внешним стандартам. Ниже описаны три основных типа бенчмаркинга.

Внутренний бенчмаркинг

Внутренний бенчмаркинг – это улучшение вашего бизнеса путем сравнения его с историческими данными. Сравниваете ли вы организационные отделы или различные филиалы, вы можете использовать внутренний сравнительный анализ, чтобы выявить лучшие и наиболее эффективные методы и поделиться ими со всей компанией.

По мнению Бойдаса, внутренний бенчмаркинг может помочь исключить напрасную трату времени и денег в бизнесе. Внутренние критерии, на которых следует сосредоточиться предприятиям, могут включать в себя такие вещи, как производительность и эффективность сотрудников, а также то, как сотрудники используют инструменты, предоставляемые бизнесом.

«Мониторинг внутренних показателей — один из наиболее эффективных способов создания устойчивых команд», — сказал Бойдас. «Данные сравнительного анализа помогают предприятиям определить наиболее эффективные способы использования талантов сотрудников, как организовать задачи так, чтобы облегчить работу как сотрудникам, так и руководству, и от какой части организационных процессов следует отказаться».

Конкурентный бенчмаркинг

Как следует из названия, конкурентный бенчмаркинг заключается в постановке определенных целей на основе того, что делают ваши конкуренты. Если вы изучите практику и стандарты аналогичных предприятий, чтобы соответствовать статус-кво отрасли или, в идеале, превосходить его, ваш бизнес может получить конкурентное преимущество.

Показатели конкурентов могут повлиять на такие аспекты вашего бизнеса, как заработная плата сотрудников, услуги, предоставляемые клиентам, и даже моральный дух сотрудников, говорит Майда Чжэн, старший советник The Logos Consulting Group.

«Если вы хотите оставаться впереди конкурентов и создать наиболее желательную рабочую среду для своих сотрудников, понимание того, что делают ваши конкуренты, является не только здравым смыслом, но и обязательным», — сказал Чжэн. «Сотрудники будут знать, что им следует оставаться в компании, если у них есть возможность роста — денежного и профессионального — и они знают, что их работодатель идет в ногу с конкурентами или опережает их».

Стратегический бенчмаркинг

Одним из шагов за пределами конкурентного сравнительного анализа является стратегический бенчмаркинг, при котором бизнес стремится подражать конкретным стандартам деятельности организаций мирового класса. Это может включать в себя межотраслевое вдохновение, например, когда Southwest Airlines смоделировала процессы технического обслуживания, уборки и посадки на самолет на основе ограниченных по времени и определенных задач хорошо отлаженной бригады NASCAR.

Сравнительный анализ бизнеса можно использовать для измерения прогресса и роста во многих ключевых областях деятельности. Наиболее распространенными видами являются внутренний, конкурентный и стратегический бенчмаркинг.

Преимущества бенчмаркинга в бизнесе

Бенчмаркинг – это не одноразовое мероприятие; Чтобы получить реальную выгоду от этой практики, компания должна проводить последовательные и постоянные измерения своей ключевой деятельности, чтобы гарантировать, что она движется к своим целям.

Предприятия, которые делают бенчмаркинг регулярной практикой, могут добиться следующего:

• Продолжайте совершенствовать внутренние операции. Сравнительный анализ ваших процессов и процедур, особенно с внутренними стандартами, может помочь вашей команде с каждым годом становиться более эффективной и продуктивной.
• Поймите, что работает, а что нет. Глубокий и тщательный анализ прошлых показателей вашего бизнеса позволит вам выявить тенденции и закономерности, которые вы, возможно, не заметили, когда они происходили. Анализ этих данных даст вам четкое представление о том, какое поведение и практика улучшают общие результаты бизнеса, а какие нет.
• Перенять или улучшить практику конкурентов. Изучая своих конкурентов, вы начинаете понимать, что именно делает их успешными, а также области, в которых они терпят неудачу. Если вы адаптируете лучшие практики конкурентов к потребностям вашей организации и отклонитесь от того, что не нравится покупателям или клиентам, вы сможете оптимизировать свое положение на рынке и лучше привлечь свою целевую аудиторию.
• Сократите затраты за счет повышения эффективности. Бенчмаркинг чаще всего используется для повышения производительности за счет эффективности. Сокращение потерь в ваших процессах, будь то денежные затраты или затраченное время и усилия, поможет вам оптимизировать ваши операции и, в конечном итоге, сохранить большую часть вашего дохода.
• Сосредоточьтесь на методах и предложениях, которые способствуют удовлетворению и лояльности клиентов. Сбор отзывов и данных от клиентов (ваших или ваших конкурентов) позволит вам лучше понять, что им нравится, а что нет, и что вы можете сделать, чтобы продолжать приносить прибыль их бизнесу в будущем.

Бенчмаркинг может помочь вам улучшить различные области вашего бизнеса, просто измеряя прогресс и давая вам четкую цель, к которой нужно стремиться.

Каков типичный процесс бенчмаркинга?

В своей простейшей форме бенчмаркинг предполагает определение того, где вы находитесь, где вы хотите быть и как вы планируете этого достичь. Ниже приводится краткий обзор этапов процесса бенчмаркинга, которым следует большинство компаний.

1. Спланируйте, что вы хотите протестировать.

Бенчмаркинг начинается с определения того, что вы хотите измерить. Будь то зарплата, продажи, развитие команды или другая область роста, вам следует определить виды деятельности, которые вы сравниваете, и ключевые показатели, которые вы будете использовать для отслеживания прогресса.

2. Провести исследование для сбора соответствующих данных.

Как только вы поймете, что хотите измерить, начните говорить с сотрудниками, конкурентами, клиентами и другими заинтересованными сторонами бизнеса, которые могут быть вовлечены или затронуты. Начните индивидуальные или групповые беседы или соберите ответы на опросы от этих сторон, чтобы получить ценные отзывы, которые послужат основой для вашего процесса сравнительного анализа.

Вам также следует провести исследование того, где в настоящее время находятся другие компании или отделы. Например, если вы сравниваете зарплаты, вам нужно просмотреть такие сайты, как Glassdoor и Payscale, чтобы узнать, сколько другие компании платят за те же должности и должности в вашей организации. Понимание средних показателей по отрасли или отделу может помочь вам лучше установить собственный ориентир для измерения эффективности вашей компании.

3. Проанализируйте данные, чтобы оценить, где вы находитесь и где хотите быть.

Используйте свои исследования и собранные данные, чтобы выяснить, где находятся ваши текущие показатели по сравнению с другими компаниями или отделами, и определить подходящую и реалистичную цель для улучшения. Представьте свои данные в удобном для восприятия формате (например, в виде графиков или диаграмм), чтобы получить целостную картину любых недостатков в вашей производительности и того, как далеко вам нужно зайти, чтобы достичь желаемого показателя.

4. Разработайте план действий.

Это этап процесса сравнительного анализа, на котором вы разработаете практические шаги, которые вы и ваши заинтересованные стороны можете предпринять для достижения ваших целей. Заранее определив успех и план действий, вы получите четкий путь к достижению поставленных целей.

Хорошим местом для начала является использование общих подходов к постановке целей, таких как SMART (конкретный, измеримый, действенный, актуальный и ограниченный по времени) и HEART (формирующий привычку, эмоциональный, действенный, реалистичный и ограниченный по времени). Вы можете использовать любой из этих подходов, чтобы разбить свои общие цели сравнительного анализа («увеличение продаж») на более мелкие шаги с конкретными сроками («охват пяти новых потенциальных клиентов в неделю в течение следующего квартала»).

5. Следите за своим прогрессом.

Через регулярные промежутки времени проверяйте прогресс, достигнутый вашей командой в достижении целей, определенных в вашем плане действий. Это может быть еженедельно, ежемесячно, ежеквартально или ежегодно, но важно постоянно отслеживать свои показатели. Если вы соответствуете поставленным критериям, это означает, что ваш план удался и вам следует продолжать. Если нет, возможно, вам придется пересмотреть свой план и исправить курс.

Хотя эти шаги можно адаптировать для множества различных бизнес-операций, ваша компания может захотеть разработать свой собственный уникальный процесс сравнительного анализа, основанный на конкретных целях, которых вы хотите достичь. В зависимости от вашего текущего состояния и того, куда вы хотите двигаться, некоторые шаги могут быть более сложными или требовать помощи внешних партнеров.

Чтобы начать сравнительный анализ, определите показатели, которые вы хотите отслеживать, оцените свое текущее положение и определите, как выглядит успех. Затем создайте план действий и регулярно отслеживайте свой прогресс.

Пример бенчмаркинга

Не знаете, с чего начать процесс сравнительного анализа? Вот гипотетический пример того, как это может работать в вашей организации.

Предположим, компания использует одну и ту же систему обработки заявок для своего отдела обслуживания клиентов и своего ИТ-отдела. Когда главный операционный директор (COO) просматривает статистику информационной панели, она замечает, что ИТ-команда закрывает 80 процентов заявок в течение трех дней, что значительно быстрее, чем команда обслуживания клиентов.

Она инициирует процесс сравнительного анализа закрытых заявок и изучает, что делает ИТ-команда для достижения результатов. Главный операционный директор узнает, что всякий раз, когда поступает запрос на ИТ-отдел, руководитель отдела назначает его члену команды с наибольшим опытом в этой области, а билеты в службу поддержки назначаются тому сотруднику, который доступен в данный момент.

Группа обслуживания клиентов перенимает практику ИТ-команды по распределению заявок на основе опыта и ставит цель сократить среднее время закрытия заявок вдвое к концу следующего месяца. После нескольких недель следования этой практике представители службы поддержки клиентов каждую неделю решают все больше проблем и успешно достигают контрольного показателя времени, установленного ИТ-командой.

Как заставить бенчмаркинг работать на ваш бизнес

Если ваш бизнес хочет начать процесс сравнительного анализа, самое важное, что вы можете сделать, — это вовлечь в этот процесс своих сотрудников. Изменения — это сложная, но необходимая часть достижения ваших целей сравнительного анализа, и важно, чтобы все члены вашей команды были в курсе того, что им нужно делать, когда им нужно это делать и как.

«Не зацикливайтесь на том, что только старшие менеджеры могут предлагать инновационные идеи», — сказал Чжэн. «Создать механизм, с помощью которого любой сотрудник сможет сделать компанию лучше и соответственно вознаграждать его за воплощение идей в жизнь».

Предоставление каждому места за столом и предоставление возможности услышать его голоса помогут вам поощрять и способствовать творчеству, сказал Чжэн. Отличные идеи могут прийти откуда угодно в организации, и вы можете обнаружить, что сотрудник более низкого уровня предлагает лучший план по улучшению определенного процесса.

В написании этой статьи участвовал Джейкоб Бирер-Нильсен. Интервью с источниками были проведены для предыдущей версии этой статьи.