Как и зачем проверять бухгалтера вашей компании

Владельцам бизнеса приходится совмещать множество обязанностей, включая маркетинг, операционную деятельность, продажи и рост бизнеса. Однако управление финансами вашего бизнеса имеет решающее значение, даже если вы не совсем комфортно себя чувствуете в ведении бухгалтерского учета.

Владельцы малого бизнеса часто нанимают бухгалтера, чтобы он помогал с финансами и следил за тем, чтобы все было честно. Хотя ваш бухгалтер, скорее всего, профессионален и компетентен, все же рекомендуется проводить выборочные проверки бухгалтерского учета, чтобы убедиться, что ваши бухгалтерские книги сбалансированы и ваш бухгалтер следует надлежащему протоколу. Мы объясним процесс аудита бухгалтерского учета и расскажем, почему постоянное участие в финансах вашего бизнеса может сделать вашу организацию сильнее.

Каков процесс аудита?

Слово «аудит» может вызвать стресс у большинства людей, особенно у владельцев бизнеса, пытающихся управлять финансами малого бизнеса. Нелегко открыть свои двери – и свою финансовую отчетность – посторонней стороне для проверки. Занятые владельцы малого бизнеса обычно не являются экспертами в области бухгалтерского учета и бухгалтерского учета и могут чувствовать себя утомленными процессом аудита.

Большинство людей знакомы с налоговыми проверками IRS. Однако аудит может принимать различные формы и использовать разные методы для оценки финансов бизнеса и обеспечения точности и соответствия требованиям. Аудит направлен на поиск решений уязвимостей и рисков в вашем бизнесе.

При аудите независимая сторона (физическое лицо или организация) проверяет счета организации (или ее документацию и процессы контроля качества). Он подтверждает, что компания следует определенным стандартам, таким как общепринятые принципы бухгалтерского учета. Это также возможность найти возможности для улучшения внутри организации.

Процесс аудита обычно включает в себя следующие этапы:

• Планирование: Ваш аудитор рассмотрит политику и законы, относящиеся к вашей отрасли и типу бизнеса, и подготовит программу, отвечающую вашим потребностям.
• Уведомление: Лица, участвующие в процессе аудита, будут уведомлены и приглашены на вступительную встречу.
• Первая встреча: На первой встрече будут рассмотрены цель и программа аудита, а также определены роли и обязанности участвующих сторон.
• Полевые работы: Ваш аудитор и его команда проведут собеседования и соберут внутреннюю информацию для поддержки своей работы.
• Создание отчета: Будет составлен отчет, включающий соответствующие выводы и рекомендации по любым выявленным необходимым исправлениям или улучшениям.
• Ответ руководства: Ваша управленческая команда будет иметь возможность просмотреть сделанные рекомендации и отреагировать на них.
• Закрытие встречи: Будет проведена встреча с руководством организации для рассмотрения и обсуждения отчета с возможностью задать вопросы и ответы. Итоговый отчет будет обсужден.
• Распространение итогового отчета: Итоговый отчет будет предоставлен участникам аудита и другим важным внешним заинтересованным сторонам.
• Следовать за: Многие организации будут проверять и принимать последующие меры раз в два или ежегодно, при этом первоначальный аудиторский отчет служит основой.

Убедитесь, что вы привлекаете к процессу аудита нужных людей, независимо от того, используете ли вы внутренние или внешние ресурсы. Например, руководители компании, акционеры и другой персонал могут предоставить ценную информацию и экспертные знания, необходимые для информирования процесса и достижения наилучших результатов.

Каковы виды аудитов?

Существует три типа аудита: операционный, финансовый и аудит соответствия:

• Операционный аудит: Операционный аудит или внутренний аудит — это добровольные действия, предпринимаемые организацией для определения эффективности управления рисками и внутреннего контроля. Эти проверки направлены на достижение конкретных целей. Этот вид аудита проводится сотрудниками организации, которые докладывают о своих выводах совету директоров.
• Финансовый аудит: Финансовый аудит необходим всем компаниям, который обычно проводится внешними организациями. Этот вид аудита также известен как аудит бухгалтерского учета. Он используется для проверки и анализа выписок со счетов, чтобы определить, соответствует ли организация правилам.
• Аудит соответствия: Аудит соответствия фокусируется на политике и процедурах организации. Их цель – определить, соблюдает ли компания внутренние, нормативные и бухгалтерские стандарты.

Стоит ли поручить бухгалтерский аудит аутсорсингу?

Хорошая идея — нанять другое физическое или юридическое лицо, известное как контролер, для проведения аудита вашей бухгалтерской отчетности. Если вы можете себе это позволить, рассмотрите возможность найма сертифицированного бухгалтера (CPA) в качестве вашего контролера. Этот финансовый эксперт проверит работу вашего бухгалтера и предоставит вам знания в области налогообложения, которых, вероятно, не хватает вашему бухгалтеру. CPA может тщательно просмотреть ваши финансовые отчеты, чтобы убедиться, что все соответствует вашим налоговым декларациям, и найти вычеты, которые вы, возможно, упустили из виду.

Одним из самых больших преимуществ передачи аудита бухгалтерского учета третьей стороне является обеспечение точности и достоверности. Сторонняя проверка, проведенная опытным специалистом, не являющимся частью вашей организации, помогает избежать любого подобия предвзятости.

Аутсорсинг бухгалтерского аудита целесообразен также по следующим причинам:

• Соответствие нормативным требованиям: В некоторых случаях соблюдение нормативных требований требует использования проверки третьей стороной.
• Консультативная экспертиза: Аутсорсинг вашего аудита также может предоставить доступ к передовым навыкам, знаниям и опыту, которых у вас может не быть.
• Экономия времени и ресурсов: Аутсорсинг может быть наиболее экономящим время и экономически эффективным вариантом. У вашего внутреннего персонала будут другие обязанности, из-за которых им может быть сложно сосредоточиться на аудите как на главном приоритете.

Однако передача аудита на аутсорсинг может оказаться нецелесообразным в определенных ситуациях, например в следующих:

• Собственная информация: Некоторые предприятия могут испытывать опасения по поводу раскрытия служебной или конкурентной информации третьим лицам.
• Безопасность данных: Безопасность данных также может вызывать беспокойство у некоторых предприятий.
• Контроль: Аутсорсинг предлагает меньший контроль над процессом бухгалтерского аудита.
• Затраты: Для некоторых организаций стоимость аудита также может быть непомерно высокой.

Предприятия должны учитывать множество факторов при принятии решения о передаче бухгалтерского аудита на аутсорсинг. Не существует правильного или неправильного ответа; каждая организация определит лучший путь вперед, исходя из своих уникальных потребностей и обстоятельств.

Использование одного из лучших программных решений для бухгалтерского учета может помочь вам управлять своими финансами и упростить процесс внутреннего или внешнего аудита.

4 совета, которые помогут подготовиться к проверке

Независимо от того, проводите ли вы аудит бухгалтерского учета или готовитесь к налоговой проверке, несколько простых рекомендаций могут облегчить этот процесс:

1. Введите в процесс аудита план: Не вступайте в какой-либо процесс аудита, будь то внутренний или внешний. Уделите необходимое время, чтобы прояснить ожидания и желаемые результаты, а также убедиться, что вы понимаете ключевые исходные данные, которые потребуются в зависимости от вашей отрасли и вашей компании.
2. Организуйте документы, документы и ресурсы: Если это ваш первый формальный аудит, вам может потребоваться значительное время для организации процесса и сбора необходимых данных. После организации и подготовки правильных документов процесс должен пройти гладко. Необходимые входные данные включают финансовые данные, такие как ваши доходы, история расходов, списки долгов, инвестиции, основные средства и многое другое.
3. Принимайте участие в процессе аудита: Даже если вы используете внешний ресурс (возможно, особенно) оставайтесь в активном участии. Назначьте одного человека ответственным лицом и организатором, чтобы обеспечить четкий поток общения и последующих действий. Будьте в курсе организационных и операционных изменений и убедитесь, что они учитываются в процессе аудита. Например, вы можете предложить новые продукты и услуги, привлечь новых партнеров и сотрудников и увидеть значительные изменения на рынке.
4. Разработайте и соблюдайте график: Выделите время для адекватного планирования, анализа и внесения вклада. Поделитесь графиком со своим бухгалтером и всеми, кто участвует в аудите, и попросите участников как можно скорее предупредить вашего координатора в случае возникновения препятствий или конфликтов. При необходимости обновляйте и распространяйте график.

Даже при работе с профессиональными и опытными бухгалтерами и CPA важно продолжать участвовать в процессе аудита. Задавайте вопросы и добивайтесь ясности, когда это необходимо. Независимо от того, выбираете ли вы плановый или выборочный аудит и проводите его внутри или снаружи, это все равно ваше дело. Вы должны понимать его финансовые показатели.

Будьте в курсе финансов вашего бизнеса

Бухгалтерский аудит – это не одноразовое мероприятие. Напротив, это процесс, который следует постоянно отслеживать, пересматривать и совершенствовать, чтобы обеспечить наилучшие результаты для вашего бизнеса.

Помимо проведения выборочных проверок, некоторые отличные методы финансового надзора включают проверку копий счетов-фактур перед подписанием чеков, чтобы убедиться, что все является законным, а также частые, незапланированные запросы на просмотр мелких денежных поступлений или проверку банковских выверок. Еще одно хорошее практическое правило — распределение финансовых обязанностей и ответственности таким образом, чтобы один человек не выполнял все финансовые задачи. Например, вы можете потребовать встречные подписи на всех чеках. Тщательное отношение к финансам поможет вам соблюдать требования и избежать ошибок и мошенничества.

Адам Узиалко участвовал в написании этой статьи.