Как внедрить систему электронных медицинских карт

Системы электронных медицинских карт (EHR) необходимы для максимизации прибыли и предоставления пациентам современных стандартов медицинской помощи. Однако этап внедрения является одним из самых трудных этапов внедрения электронных медицинских карт (EMR). На этом этапе возникает больше всего проблем, и где ярлыки могут привести к катастрофическим проблемам в дальнейшем. Вот как можно убедиться, что ваша медицинская практика избежит кризисного сценария при переходе на новую систему ЭМК.

Примечание редактора: Ищете подходящую систему EMR для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Как внедрить систему EHR?

Чтобы успешно и своевременно внедрить ведущую систему медицинского программного обеспечения, выполните следующие действия.

1. Спланируйте план внедрения EHR.

Первым шагом внедрения системы EHR является создание контрольного списка всех задач, которые необходимо выполнить. Тщательно продумайте, кто — медицинские работники, менеджеры, ИТ-персонал или пациенты — будет выполнять какие обязанности.

Важнейшие задачи включают в себя набор заинтересованных сторон, планирование бюджета, реализацию графиков, передачу данных, обучение и тестирование в реальном времени, а также разработку мероприятий и показателей успеха. Программное обеспечение для совместного управления проектами, такое как Google Sheets и Trello, может быть особенно полезно для разработки дорожной карты. Прочтите наши обзоры приложений для управления проектами, чтобы получить дополнительные рекомендации по продуктам.

2. Определите свой бюджет.

Точная стоимость внедрения EHR будет зависеть как от характеристик выбранного программного обеспечения, так и от размера вашей организации. Модернизация оборудования и сети, оплата обучения поставщиков и консультантов, резервное копирование и хранение данных, а также стоимость одного сотрудника — все это может повлиять на ваши общие расходы. Ваш бюджет, скорее всего, будет определять решение EHR, которое вы решите внедрить. Что вы реально можете себе позволить? (Читайте соответствующую статью: Как выбрать медицинское программное обеспечение)

Вам также следует учитывать первоначальную потерю производительности, которая возникает на ранних этапах внедрения EHR. Поставщикам медицинских услуг и персоналу потребуется специальное время для обучения, которое может выходить за рамки их часов ухода за пациентами, а также им может потребоваться дополнительное время для дальнейшей адаптации к новой системе. Однако после полного внедрения платформы ваша организация получит выгоду от более оптимизированного рабочего процесса и общего повышения производительности.

3. Настройте систему EMR.

После того, как вы определили план действий, определили свой бюджет и приобрели программное обеспечение, следующим шагом в настройке нового решения EHR является настройка системы, которая необходима для точного представления деталей вашей медицинской практики и информации о ваших пациентах. внутри программного обеспечения. Это означает программирование местоположения вашей практики и поставщиков услуг, которые будут использовать платформу.

Вам также необходимо разработать клинический рабочий процесс вашей практики, который включает создание клинических шаблонов. Шаблоны должны соответствовать стандартам «Значительного использования» и «Системы отчетности о качестве врачей», установленным федеральными нормами. Соблюдение этих правил имеет решающее значение для того, чтобы ваша практика не подвергалась штрафам за оплату Medicare.

На этапе настройки системы ваш EHR будет интегрирован с вашей системой управления практикой (PM), если это еще не сделано. Кроме того, на этом этапе все данные, хранящиеся в вашей старой системе, будут перенесены в новую. Для этого вам понадобится ИТ-помощь.

«Важным компонентом внедрения полноценной системы PM и EHR является импорт данных из устаревшей системы в новую», — рассказал Business News Daily Адам Сигел, старший менеджер по продуктам MedBridge. «Новая система программного обеспечения не будет автоматически переводить пациентов из одной системы в другую. Это сложный процесс, которому должны способствовать технические эксперты».

4. Начните регистрацию и аттестацию.

Регистрация и аттестация, в которых подробно описано, как вам платят, частично зависят от реакции плательщиков. В лучшем случае смена регистрации плательщиков с одной системы ПМ на другую займет пару недель, а в худшем — несколько месяцев. Крайне важно уделить достаточно времени процессу внедрения на случай, если этап регистрации и сертификации займет больше времени, чем ожидалось.

«Регистрация и аттестация имеют решающее значение для точных и последовательных выплат от страховых компаний», — сказал Сигел. «Процесс может быть растянут в зависимости от реакции плательщика и от того, представлена ​​ли практика группой или отдельными поставщиками».

Правильное выполнение этого шага имеет решающее значение для обеспечения бесперебойной работы вашего будущего управления циклом доходов, включая получение точных, последовательных и своевременных платежей от страховых компаний. Тем не менее, вы не захотите, чтобы дата ввода в эксплуатацию была перенесена, поскольку это помешало бы работе вашей медицинской практики. Тщательное планирование имеет жизненно важное значение. (Проверить советы по выставлению медицинских счетов и сборов из плюсов.)

5. Оптимизируйте рабочий процесс.

Опишите каждый этап текущего рабочего процесса вашей организации. Затем задайте следующие вопросы:

• Это необходимо?
• Увеличивает ли это ценность для пациента?
• Делается ли это в правильном порядке и нужным ли человеком?

Для определенных процессов, выполняемых врачом, задайте следующие вопросы:

• Требуются ли для этого навыки или подготовка врача?
• Если нет, может ли кто-нибудь другой выполнить эту задачу?

Оптимизируя рабочие процессы перед внедрением EHR, вы можете повысить вероятность плавного развертывания и минимизировать неэффективность использования системы.

6. Тренируйте свою команду.

Даже самое лучшее программное обеспечение бесполезно, если персонал не обучен правильно его использовать. Обучение будет варьироваться в зависимости от конкретных рабочих процессов вашей практики, различных ролей ваших сотрудников и их предпочтений в отношении взаимодействия с новой системой. Есть несколько способов ввести вашу команду в курс дела, но главное — начать обучение незадолго до того, как новое решение EHR выйдет в сеть, чтобы сотрудники сохранили как можно больше информации.

«Обучение лучше всего проводить в течение пары недель после запуска», — сказал Сигел. «Это гарантирует, что новый рабочий процесс и процессы будут свежи в памяти персонала. … Персонал постоянно взаимодействует со своей системой (управления практикой) и системой EHR, и важно, чтобы они внедрили новую систему и искали способы ее максимально эффективного использования».

Варианты обучения включают самостоятельное обучение и обучение на месте. Дистанционное обучение в самостоятельном темпе, которое является наиболее доступным и простым методом, предполагает чтение руководств пользователя и просмотр обучающих видеороликов. Обучение под руководством инструктора на месте представляет собой комплексную программу очного обучения.

Конечно, обучение на месте стоит дороже, поскольку профессиональный интегратор должен приехать к вам в практику, чтобы обучить ваш персонал, но очное обучение может предоставить вашей команде общение один на один с опытным инструктором, который знает все тонкости. новой системы. Сигел рекомендовал менее надежные методы обучения для небольших практик с меньшим количеством персонала и обучение на месте для крупных практик или больниц.

7. Устраните неполадки в системе и снизьте риск.

Программное обеспечение EHR является сложным и масштабным, поэтому будьте готовы заняться устранением неполадок и снижением рисков. Как выразился Сигел: «Процесс внедрения как основной принцип предполагает прекращение поступления доходов через один канал и возобновление их поступления через другой».

Естественно, это дело тонкое и рискованное. Вот несколько советов, которые помогут защититься от некоторых потенциальных проблем, связанных с реализацией:

• Выбирайте систему с удобным интерфейсом. Система EHR может либо упростить, либо затруднить работу вашей медицинской практики, в зависимости от того, как вы ее используете. Чтобы ваше новое решение дало желаемый эффект, убедитесь, что пользовательский интерфейс платформы интуитивно понятен и прост в освоении. Это поможет облегчить переход для вашего персонала и повысить эффективность вашей системы без снижения производительности.
• Вовлекайте своих сотрудников в процесс принятия решений. Лучший способ определить, насколько ваши сотрудники готовы адаптироваться к новой системе, — это включить их в процесс принятия решений до того, как вы выберете продукт. Считают ли они одни интерфейсы более дружелюбными, чем другие? Как выглядит их предпочтительный рабочий процесс? Какой вид обучения они сочтут наиболее полезным? Эти вопросы могут помочь вам выбрать систему с учетом потребностей вашей команды и значительно облегчить им внедрение нового программного обеспечения. Вовлечение каждого отдела в вашу практику в процессе принятия решений дает неоценимую информацию для совершения окончательной покупки и обеспечивает долгосрочную поддержку со стороны членов вашей команды.
• Интегрируйте все программное обеспечение с вашей новой системой PM/EHR. «Многие практики используют дополнительные программные продукты, чтобы предоставить полный спектр решений, необходимых для эффективной современной медицинской практики», — сказал Сигел. «Это начинается с интеграции любых дополнительных систем с новым программным обеспечением PM и EHR. Такие продукты, как системы напоминания о встречах и интерфейсы с лабораторными системами и системами визуализации, имеют решающее значение для эффективности практики, и их нельзя упускать из виду в процессе преобразования».
• Честно оцените свою практику, прежде чем приступить к ее реализации. Предоставление честной и точной оценки текущих финансов, рабочего процесса и возможностей вашей медицинской практики является важной частью успешного внедрения. Посредством такой оценки и разработки четко сформулированных целей администрация практики может более эффективно устанавливать и отслеживать показатели успеха новой системы.

«К моменту подписания контракта и начала процесса внедрения специалисты практики должны иметь четкое представление о том, как вся их практика будет работать в новой системе», — сказал Сигел.

После того как программное обеспечение настроено и ваша команда обучена, проведите различные онлайн- и оффлайн-рабочие процессы, чтобы увидеть, какие проблемы возникают (если таковые имеются). Потратьте время на устранение неполадок и устранение этих проблем перед полным развертыванием.