Законы о нарушении приема пищи и отдыха, которые вы должны знать

• Нет федерального требования к работодателям предоставлять перерывы на обед или отдых, и законы штатов значительно различаются.
• Работодатели, которые нарушают законы о перерывах на обед и отдых, могут понести значительные штрафы, включая премиальные выплаты, задолженность по оплате труда сотрудников и ущерб репутации.
• Продление перерывов на обед и отдых сверх установленного законом минимума может повысить моральный дух сотрудников, их удержание и общую производительность.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят разработать политику перерывов на обед и отдых, которая соответствует законам штата и выгодна для их бизнеса.

Законы о перерывах на обед и отдых варьируются от штата к штату; в некоторых есть строгие правила, устанавливающие перерывы, в то время как в других нет никаких требований к работодателям. Однако даже в тех случаях, когда время перерыва не предусмотрено законодательством штата, работодатели могут принять решение о предоставлении перерывов своим сотрудникам для повышения морального духа и производительности. Вот что вам нужно знать о разработке политики времени перерыва на обед и отдых для вашего малого бизнеса.

Примечание редактора: Ищете подходящую систему учета рабочего времени для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Требуются ли по закону перерывы для сотрудников?

В соответствии с федеральным Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) работодатели не обязаны разрешать сотрудникам делать перерывы в течение рабочего дня. Единственный существующий федеральный стандарт требует, чтобы работодатели, решившие предоставить перерывы, выплачивали работникам соответствующую компенсацию во время этих перерывов.

«Когда работодатели предлагают перерывы продолжительностью от 5 до 20 минут, федеральный закон рассматривает перерывы такой продолжительности как подлежащие компенсации», — сказал Мозес Балиан, эксперт по персоналу в JustWorks. «И они должны быть включены в общее количество отработанных часов и при определении сверхурочной работы».

Кроме того, обеденные перерывы продолжительностью 30 минут и более оплачивать не нужно, если сотрудник в это время освобождается от всех связанных с работой обязанностей.

Помимо этого соображения, федеральный закон ничего не говорит о перерывах на обед и отдых. Государственное законодательство значительно различается — в некоторых действуют строгие правила, как в Калифорнии, а в 30 штатах нет вообще никаких требований. Однако, если вы ведете свой бизнес в одном из 20 штатов, в которых действуют законы о перерывах на обед и отдых, важно убедиться, что вы соблюдаете эти правила.

«Хотя на федеральном уровне нет таких конкретных полномочий, есть штаты с особыми правилами», — сказала Брианна Броквей, HR-тренер в Paychex. (Посмотрите наш полный обзор на Программное обеспечение Paychex для расчета заработной платы.)

По словам Броквея, следующие примеры демонстрируют, насколько сильно могут различаться законы штатов о перерывах на обед и отдых:

• Калифорния: В Калифорнии работники имеют право на получасовой обеденный перерыв за каждые пять отработанных часов, если только рабочий день не заканчивается через шесть часов или меньше. Работодатель обязан продлить второй 30-минутный перерыв на обед работникам, которые работают более 10 часов в день. Калифорнийские работодатели также должны предоставлять 10-минутный оплачиваемый перерыв на отдых за каждые четыре отработанных часа. Несоблюдение этих правил может привести к финансовым санкциям в размере до двух часов надбавки на сотрудника за день нарушения. Другими словами, несоблюдение требований может быстро дорого обойтись.
• Нью-Йорк: В штате Нью-Йорк не предусмотрены перерывы на отдых, но требуется, чтобы работодатели предоставляли перерывы на обед. По словам Броквея, специфика этих перерывов зависит от отрасли. Например, заводскому рабочему должен быть разрешен 60-минутный перерыв на обед в середине смены, а офисному служащему должен быть разрешен 30-минутный перерыв на обед, если он работает более шести часов в день. — сказал Броквей.
• Нью-Джерси: Нью-Джерси является одним из 30 штатов, в которых нет требований к обеду или перерыву на отдых. Работодатели в Нью-Джерси должны следовать федеральному закону, изложенному в FLSA, только в том случае, если они решат продлить перерывы для сотрудников.

Работодатели должны понимать законы каждого штата, в котором они работают. Проконсультируйтесь с юрисконсультом, чтобы определить свои обязательства и разработать комплексную политику, обеспечивающую их соблюдение. Если вы являетесь оператором, работающим в нескольких штатах, вам необходимо изучить все применимые законы штата для тех штатов, в которых вы работаете.

Освобожденные и неосвобожденные сотрудники

Законы об обеденных перерывах и перерывах на отдых обычно применяются только к не освобожденным от уплаты налогов сотрудникам в соответствии с федеральным законом FLSA. Неосвобожденные работники — это те, кто имеет право на сверхурочную работу. Как правило, это наемные работники, а не наемные работники. Кроме того, не освобожденные сотрудники не должны попадать ни в какие освобожденные категории в зависимости от их должностных обязанностей и роли в компании.

Понимание деталей освобожденных и не освобожденных сотрудников также является ключом к другим соображениям, таким как оплата сверхурочных. Обязательно правильно классифицируйте своих сотрудников на основе рекомендаций, изложенных Министерством труда США и Министерством труда вашего штата.

Имеют ли право удаленные сотрудники на перерывы на обед и отдых?

Удаленные сотрудники, которые считаются не освобожденными, имеют право на обеденный перерыв в соответствии с федеральным законом. Если вы работаете в штате, где сотрудники имеют право на дополнительные перерывы, ваши удаленные работники также могут иметь право на эти перерывы. Если вы хотите перестраховаться, распространите на удаленных сотрудников ту же политику, что и на персонал на месте. Если вы рассматриваете альтернативную политику, проконсультируйтесь с юрисконсультом о том, как лучше действовать, чтобы убедиться, что вы не нарушаете непреднамеренно какие-либо нормативные требования.

Сколько перерывов должно быть у работника?

Количество перерывов, которые работник должен получить в соответствии с законодательством штата, варьируется. Это может зависеть от ряда факторов, включая общее время, отработанное в день, общее время, отработанное за неделю, отрасль и должность.

Однако некоторые работодатели могут предложить больше перерывов, чем требуется по закону, особенно если в их штате не требуются перерывы на обед или отдых, говорит Мелисса Костелло, юрист по вопросам труда и занятости в Ballard Spahr.

«Есть много веских причин, по которым работодатели предлагают перерывы», — сказал Костелло. «Вы хотите, чтобы сотрудники немного отдохнули, проветрили головы и какое-то время не работали».

Исследования показали, что перерывы не только приносят пользу психическому и эмоциональному благополучию сотрудников, но и для восстановления мотивации, улучшения принятия решений, повышения производительности, поощрения творчества и улучшения консолидации памяти и обучения. Отдохнувший сотрудник – эффективный сотрудник.

Дежурные и нерабочие перерывы

По словам Костелло, из-за федерального различия между компенсируемыми перерывами продолжительностью от 5 до 20 минут и некомпенсируемыми перерывами продолжительностью более 21 минуты важно различать перерывы в рабочее и нерабочее время.

«Если работодатель предоставляет неоплачиваемые перерывы, очень важно, чтобы работодатель не позволял сотрудникам работать во время этого неоплачиваемого перерыва», — сказала она. «Я рекомендую работодателям требовать от сотрудников есть вне своего рабочего места или предоставлять комнату для отдыха.

«Если сотрудник сидит за своим столом и обедает, и звонит телефон, и он отвечает на звонок, он не освобождается от своих обязанностей, и работодатель должен платить ему», — добавила она.

Даже если этот пример звучит невинно, технически работник может пожаловаться на то, что он не был освобожден от своих обязанностей, а работодатель может быть привлечен к ответственности за задолженность по зарплате и другие финансовые санкции.

Чтобы сотрудник мог взять «нерабочий перерыв», он должен иметь возможность полностью отвлечься от любых задач, связанных с работой. Разрешение сотрудникам даже выполнять простые задачи, связанные с работой, во время их перерывов будет считаться перерывом при исполнении служебных обязанностей и может нарушать нормативные требования.

Что делать, если сотрудник работает через обязательные перерывы

Если работник работает через неоплачиваемый перерыв, работодатель должен оплатить ему это время. Тем не менее, работодатели могут рассматривать несоблюдение политики компании в отношении времени перерыва как проблему производительности, требующую соблюдения дисциплины.

«Если сотрудники работают во время перерывов, даже несмотря на то, что им положено не платить, вы должны компенсировать им это время», — сказал Пол Старкман, адвокат по трудоустройству в Clark Hill. «Вы можете выносить предупреждения и дисциплинарные взыскания, если они не следуют политике перерывов, когда это необходимо. Но если они работают, вы должны им платить».

В конечном счете, если работник неоднократно работает в перерывах после попыток исправить поведение, работодатель может уволить этого работника. Тем не менее, работодатель должен задокументировать все дисциплинарные меры, предпринятые до увольнения, и проконсультироваться с адвокатом по трудовым спорам относительно решения об увольнении работника, прежде чем это делать.

«По сути, это вопрос производительности, — сказал Балиан. «Посещаемость — это один из многих аспектов производительности… а посещаемость включает в себя многие вещи. Чаще всего мы говорим о позднем приходе на работу, но это также и несоблюдение каким-либо образом установленного работодателем рабочего графика. Таким образом, настойчивость работать во время обеда вопреки советам — это проблема производительности. Им все равно нужно заплатить за это время, но их можно списать и наказать».

Сбалансируйте рабочую нагрузку, чтобы гарантировать, что необходимые перерывы могут быть реалистичными

Что еще более усложняет ситуацию, если работник может обоснованно утверждать, что, хотя политика компании требует от него 30-минутного неоплачиваемого перерыва, в то время как его рабочая нагрузка была слишком велика, чтобы разумно это сделать, ответственность может быть возложена на работодателя.

«Даже если работодатель прямо заявляет о праве сотрудников на перерывы для еды и отдыха, если рабочая нагрузка слишком высока, сотрудники могут не чувствовать, что они разумно могут взять предусмотренный законом перерыв на обед или отдых и при этом выполнить порученную им работу», — сказал Балиан. . «В этом случае, если работник подаст жалобу в DOL штата, можно с полным основанием утверждать, что, несмотря на явное поощрение делать перерывы, тот факт, что они не смогли выполнить минимальные стандарты производительности и взять перерыв (сделал невозможным Сделай так.)”

Лучший способ убедиться, что перерывы на обед в нерабочее время действительно не работают, — это установить четкую политику, которая включает обязательные перерывы на обед вне рабочего места, включая четкие и прозрачные ожидания в отношении рабочей нагрузки и времени выполнения связанных с работой задач.

Кроме того, по словам Бальяна, работодатели должны работать с сотрудниками, чтобы помочь им расставить приоритеты в своей работе и оптимизировать способ перехода от задачи к задаче. Если этот коучинг не дает результатов, подумайте, действительно ли нагрузка на сотрудника слишком велика или он просто неэффективно выполняет свою работу.

Доступно множество инструментов, помогающих работодателям автоматизировать отслеживание рабочего времени и посещаемости сотрудников. Эти инструменты могут выполнять множество задач, например, позволять сотрудникам входить и выходить через приложение для смартфона. Многие инструменты также включают геозону, поэтому работодатели могут отслеживать места, из которых работают удаленные сотрудники. Кроме того, эти инструменты составляют отчеты о времени и посещаемости сотрудников, создавая записи, на которые работодатели могут ссылаться в случае аудита или просто для обеспечения соблюдения требований. политика компании.

«С законами о заработной плате и рабочем времени (отчетность) действительно важно, если вас когда-либо проверяли», — сказал Броквей. «Если работодатель внедряет автоматизированные системы, он обычно может отслеживать и сообщать эти данные. Это также может минимизировать эксплуатационные расходы, высвободить персонал для выполнения задач более высокого уровня и повысить ценность организации».

Ознакомьтесь с нашим выбором лучшего программного обеспечения для учета рабочего времени и посещаемости, чтобы помочь вам выбрать лучшую платформу для вашей команды. Например, в нашем обзоре Time Doctor более подробно рассматриваются инструменты платформы для повышения производительности, а в нашем обзоре When I Work рассматривается решение для традиционных предприятий, таких как розничные магазины и рестораны.

Разработайте политику перерывов на обед и отдых, за которую вы можете стоять

Чрезвычайно важно понимать законы и положения о перерывах на обед и отдых, применимые к вашему бизнесу как на федеральном уровне, так и в штатах, в которых вы работаете. Вместе со своим юрисконсультом разработайте политику компании, которая соответствует всем действующим нормам, и регулярно пересматривайте ее, чтобы убедиться, что вы соблюдаете последние рекомендации государственных и федеральных агентств. Предоставление вашим сотрудникам достаточного времени для приема пищи и отдыха также может снизить текучесть кадров и повысить моральный дух и производительность, поэтому выделите время для перезарядки в расписании ваших сотрудников.