Создайте политику дисциплинарных мер на рабочем месте

• Дисциплинарное взыскание на рабочем месте — это любая реакция на проступки или нарушения правил на работе.
• Политика дисциплинарных мер определяет и стандартизирует процедуры реагирования на инциденты, нарушающие политику компании.
• Три основных типа политики дисциплинарных взысканий — это прогрессивная дисциплина, планы переподготовки и повышения эффективности (PIP), а также переназначение или отстранение от должности.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, специалистов по кадрам и менеджеров, которые хотят узнать, что представляет собой политика дисциплинарных мер и как они могут создать политику для своей компании.

Хотя это неудобная тема, дисциплина на рабочем месте часто необходима. Компании нуждаются в политике дисциплинарных мер. Прежде чем приступить к самостоятельному внедрению политики такого типа, важно понять, что такое политика дисциплинарных мер, когда она может вам понадобиться и как разработать свою собственную.

Что такое дисциплинарная политика?

Политика дисциплинарных мер определяет и стандартизирует процедуры реагирования на инциденты, противоречащие политике компании. Хорошо написанная политика дисциплинарных мер четко определяет правила вашей компании и последствия их нарушения.

Что должна включать дисциплинарная политика?

Ваша политика дисциплинарных мер должна включать следующие шесть компонентов:

1. Обзор политики: В этом разделе объясняются шаги, которые будут предприняты для устранения неправомерных действий сотрудников или их невыполнения.
2. Заявление о занятости по собственному желанию: В этой части политики говорится, что все сотрудники вашей компании работают по своему желанию и могут быть уволены в любое время по любой причине.
3. Формы дисциплинарного взыскания и шаги, которые будут предприняты: В этом разделе ваша политика должна указывать каждый шаг, который будет предпринят для решения проблемы, а также форму или формы дисциплинарных взысканий, которые будут применяться. Четко сформулируйте, что будет включать каждый шаг, и причины, по которым проблема будет перенесена на следующий шаг. В этом разделе также должны быть четко указаны требования к менеджерам, такие как документирование каждого шага процесса и полное информирование сотрудников.

4. Объяснение этапов дисциплинарного процесса и того, какие нарушения начинаются на каком этапе: Включите подробное описание каждого шага и того, что может ожидать сотрудник, а также любые нарушения, которые не будут следовать шагам в хронологическом порядке. Например, проблемы с опозданием могут начаться на первом этапе, когда менеджер делает сотруднику устное предупреждение, а серьезные нарушения начнутся на третьем этапе, что может быть отстранением от работы.

   «Включите формулировку о том, что политика является ориентиром, а не абсолютным правилом», — Майкл Коулз, владелец Фирма Коулза, рассказал Business News Daily. «Работодатели должны оставлять за собой право повышать или понижать дисциплинарные взыскания перед лицом отягчающих или смягчающих обстоятельств».

5. Заявление о праве работника на обжалование решения: Ваша политика должна включать заявление о том, что любой сотрудник, который считает, что с ним обошлись несправедливо или ненадлежащим образом, может обжаловать дисциплинарные решения в соответствующей стороне, например в отделе кадров. Опишите, как сотрудники могут обжаловать решение.

6. Заявления, которые предлагают компании юридическую защиту: Вам также следует включить средства правовой защиты для вашего бизнеса, поскольку существует несколько потенциальных юридических последствий, если вы не будете тщательно разрабатывать свою дисциплинарную политику. Закон об уведомлении об адаптации и переподготовке работников (ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ)который применяется только к предприятиям со 100 и более сотрудниками, а Закон о национальных трудовых отношениях, который регулирует профсоюзы сотрудников, регулирует дисциплину и увольнение сотрудников. Во избежание юридических проблем ваша дисциплинарная политика должна:

• • Включите заявление, которое защищает ваше право увольнять сотрудников по желанию
  • Информировать сотрудников о неприемлемом поведении
  • Обеспечить последовательные и справедливые принципы дисциплины
  • Предотвратить непоследовательную, незаконную или оскорбительную дисциплину менеджеров
  • Требовать документацию и собранные доказательства проблем с поведением сотрудников

Политика дисциплинарных мер определяет и стандартизирует процедуры реагирования на инциденты, противоречащие политике компании.

Что такое дисциплинарное взыскание на рабочем месте?

Дисциплинарное взыскание на рабочем месте — это любая реакция на проступки или нарушения правил на работе. Все правила рабочего места должны быть изложены в справочнике вашей компании. Дисциплинарные меры могут варьироваться от устного или письменного предупреждения до отстранения или даже увольнения, в зависимости от серьезности нарушения.

«Политика дисциплинарных мер — это основа того, как работодатель рассматривает различные нарушения со стороны сотрудников и как работодатель обычно реагирует на них», — сказал Коулз. «В нем подчеркивается, какие нарушения считаются более серьезными, чем другие, и описываются возможные дисциплинарные меры, с которыми может столкнуться сотрудник».

Почему важна дисциплинарная политика?

Дисциплинарная политика на рабочем месте дает сотрудникам четкие указания относительно ожидаемого поведения и того, какие последствия они могут ожидать в случае нарушения правил. Дисциплинарная политика также:

• Защищает вас и вашу компанию от обвинений в неправомерном увольнении
• Обеспечивает равное отношение ко всем сотрудникам, если правила не соблюдаются
• Описывает, как сотрудники могут сообщать о жалобах или инцидентах
• Устанавливает порядок действий в случае нарушения правил
• Выявляет непродуктивных или подрывных работников
• Повышает производительность сотрудников, выявляя плохое поведение

Какое поведение представляет собой дисциплинарное взыскание на работе?

Многие виды поведения могут потребовать дисциплинарных мер, поэтому вы должны указать все неприемлемое поведение в руководстве для сотрудников. Это помогает избежать путаницы и потенциальных юридических действий, которые может предпринять сотрудник, утверждающий, что его поведение не было прямо запрещено. Поведение, которое может потребовать дисциплинарных взысканий на работе, может включать:

• Невыполнение своих должностных функций
• проступок
• Преследование или насилие по отношению к коллегам
• Незаконное поведение
• Нарушения дресс-кода
• Неадекватное поведение с коллегами или клиентами
• Проблемы с посещаемостью
• Нечестность
• Дискриминация

Виды дисциплинарных взысканий

Работодателям доступны три основных типа дисциплинарных мер: прогрессивная дисциплина, планы переподготовки и повышения эффективности (PIP) и перевод на другое место работы или отстранение от должности.

Прогрессивная дисциплина

Прогрессивная дисциплина является наиболее традиционной формой дисциплины на рабочем месте. Серьезность корректирующего действия повышается, если сотрудник не устраняет проблему. Это популярный подход, потому что он помогает оградить работодателей от судебных исков со стороны работника. Однако такой подход может работать не для каждого сотрудника. Вместо того, чтобы усиливать строгость последовательных дисциплинарных взысканий, возможно, вы захотите провести дополнительное обучение или реабилитационные элементы для улучшения ситуации. Шаги политики прогрессивной дисциплины следующие:

Устное предупреждение

Твердое и четкое устное предупреждение должно быть дано, когда сотрудник впервые нарушает правило. Объясните, почему поведение было неправильным, и выразите ожидание, что такое поведение больше не повторится.

«Опыт показывает, что наиболее эффективным дисциплинарным взысканием является устное предупреждение от высшего руководства», — сказал Рубен Йонатан, основатель и генеральный директор GetVoIP. «Это передает серьезность проблемы, и сотрудники склонны серьезно относиться к предупреждению начальника».

Письменное предупреждение

Письменный выговор или предупреждение оформляется более подробно. В нем описывается, в чем проблема, как ожидается, что сотрудник изменит свое поведение, чтобы решить проблему, и последствия, которые возникнут, если они этого не сделают. Предупреждение должно быть подписано их руководителем, свидетелем и сотрудником и храниться в личном деле сотрудника. Вы можете вынести несколько письменных предупреждений, прежде чем перейти к следующему этапу дисциплинарного процесса.

Последнее предупреждение

В этом предупреждении должно быть указано все случаи, когда сотрудник был предупрежден, а также корректирующие действия, которые были или не были предприняты для улучшения поведения. В нем должно быть четко указано, что прекращение следует, если нет улучшения.

Отстранение/испытательный срок

Дисциплинарное отстранение или испытательный срок являются последним шагом перед увольнением. Это дает сотруднику последний шанс улучшить свое поведение. На этом этапе вы можете внедрить проверки или измеримые цели, снизить заработную плату сотрудника или ввести более строгий контроль.

Прекращение

Этот шаг предпринимается, когда все остальные исчерпаны. Здесь вы встречаетесь лицом к лицу с сотрудником и просматриваете всю применимую документацию по проблеме, включая все предупреждения, учебные документы и заметки, и объясняете, что проблема не была устранена, и, следовательно, сотрудник находится под наблюдением. прекращено.

Планы обучения и повышения производительности

PIP и обучение — это реабилитационные подходы, которые направлены на решение проблемы с помощью проверок, измеримых целей и плана на случай, если сотрудник не достигает намеченных целей. Эта форма дисциплинарного взыскания также может закончиться увольнением.

«Лучшей дисциплинарной мерой может быть проведение встречи один на один с сотрудником для решения каждой проблемы на более личном уровне», — сказал Адиль Ашраф, руководитель отдела кадров в MotionCue.

Переназначение или приостановка

Это действие обычно используется в ответ на серьезные проблемы с поведением или в случае серьезного конфликта, когда сотрудник больше не может оставаться на своей должности, но увольнение не является подходящей реакцией. Переназначение работника — это реабилитационный подход, требующий переподготовки, а отстранение — карательный подход, требующий выполнения определенного условия перед восстановлением работника.

Тремя основными типами дисциплинарной политики являются прогрессивная дисциплина, переподготовка и планы PIP, а также переназначение или отстранение от должности.

Как разработать дисциплинарную политику

Прежде чем приступить к разработке политики дисциплинарных взысканий для вашей компании, определитесь с целью, которую вы хотите достичь с помощью этой политики. Вы хотите применить карательный или реабилитационный подход? Как вы можете сделать правила и последствия максимально понятными для ваших работников? После того, как вы получите ответы на эти вопросы, необходимо выполнить шесть шагов для составления политики дисциплинарных мер:

1. Проконсультируйтесь с HR. Если у вас есть отдел кадров, они могут стать ценным ресурсом, помогающим вам разработать всеобъемлющую политику. HR также может помочь в сборе документации и рассмотрении любых апелляций. Если у вас нет собственного отдела кадров, вы можете использовать программное обеспечение для управления эффективностью, которое является бюджетным вариантом, который помогает документировать поведение сотрудников и управлять отзывами сотрудников.

2. Проконсультируйтесь с юристом. Попросите юриста пересмотреть или помочь разработать вашу дисциплинарную политику, чтобы убедиться, что вы не упустите ничего важного, что может иметь негативные юридические последствия для вашей компании в будущем. «Адвокат поможет вам сформулировать политику, которая будет надежной и не оставит лазейки для ответственности», — сказал Йонатан. «Если у вас нет юриста компании, вы можете нанять его, чтобы он помог вам сформулировать политику».

3. Включите все политики и правила компании. Здесь не место быть кратким — включите все свои политики и правила, чтобы сотрудникам было ясно, что от них ожидается. Опишите каждое правило как можно подробнее, чтобы не оставалось места для интерпретаций.

4. Опишите метод и этапы дисциплины. Опять же, включите как можно больше подробностей о том, какие шаги будут предприняты во время дисциплинарного взыскания и какие типы нарушений относятся к какому этапу дисциплинарного процесса.

5. Включите процесс документирования. Опишите, как дисциплинарный процесс будет документироваться на каждом этапе, и включите ожидания как для менеджеров, так и для сотрудников.

6. Опишите процесс расторжения. Если дисциплинарный процесс приводит к увольнению, в политике должно быть четко указано, как будет осуществляться увольнение и чего может ожидать работник. Включите то, что произойдет во время и после увольнения, например, возврат имущества компании, закрытие счетов и т. д.

Примеры дисциплинарной политики

Вот три полезных шаблона и примера, которые вы можете использовать при создании политики дисциплинарных мер вашей компании.

1. BetterTeam: Образец политики дисциплинарных взысканий BetterTeam позволяет заполнить пробелы в соответствии с требованиями вашей компании. Вы также можете добавить дополнительную информацию, если это необходимо.

2. Работающий: Workable предоставляет пример своей политики дисциплинарных мер. Обратите внимание на уровень детализации в описании того, к кому применяется политика, какие действия могут быть предприняты и какие ожидания требуются как от сотрудников, так и от менеджеров.

3. Информационная сеть по трудовому праву: В этом образце дисциплинарной политики используется прогрессивный процесс дисциплинарного взыскания и предоставляется подробная информация о каждом этапе этого процесса. Он дополнен серьезностью каждой стадии и рекомендуемым интервалом времени между каждым этапом.