Советы по деловому этикету на встречах с клиентами

• Всегда помните о потребностях клиента, когда выбираете место встречи.
• Практикуйте активное слушание и задавайте умные вопросы.
• Сохраняйте спокойствие и собранность, даже если возникают непредвиденные проблемы, такие как технические трудности.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, которые хотят узнать о лучших методах проведения успешных встреч с клиентами.

Встречи с клиентами требуют большего, чем просто подготовка хорошего предложения или презентации. Соблюдение надлежащего этикета необходимо для проведения продуктивных встреч и создания прочной основы для ваших отношений с клиентами. Если вы примете приличия, вы сможете построить долгосрочные отношения, основанные на уважении и понимании. Это может помочь вам заключать сделки и развивать надежный список деловых контактов.

Многие приемы делового этикета могут показаться здравым смыслом, но небольшое освежение может помочь вам преуспеть во время следующего взаимодействия с клиентом. Следование конкретным передовым методам особенно важно, когда вы рассматриваете диапазон условий, в которых вы можете встретиться с клиентом. Ведь общение с клиентом в ресторане сильно отличается от встречи с ним в Zoom.

Правила делового этикета на встречах с клиентами

Определенные места встреч требуют особого этикета, в то время как некоторые модели поведения подходят для всех встреч с клиентами. Ниже мы разберем, что вам нужно знать и делать в разных условиях.

Совещания в конференц-зале

Посещение поставщика или потенциального клиента в офисе? Эти советы помогут вам произвести хорошее впечатление, находитесь ли вы в своем конференц-зале или в их комнате.

Приходить вовремя, должным образом одетым и организованным.

Мало что заставит вас выглядеть более непрофессионально, чем опоздание на встречу неряшливым и неподготовленным. Очень важно приходить вовремя — или, что еще лучше, рано — и следить за тем, чтобы вы уделяли внимание своей одежде, опрятности и личной гигиене, — сказала Шерри Фокс, региональный менеджер по развитию бизнеса Ideal Protein of America.

Фокс также посоветовал подготовить любые физические документы заранее, чтобы вы знали, где находятся все ваши презентационные материалы, когда они вам понадобятся.

«Убедитесь, что вы взяли с собой все необходимые документы и свои визитные карточки», — сказала она. «Документы должны быть хорошо организованы, чтобы, когда вам нужно использовать несколько страниц, вы не тратили драгоценное время на поиск нужного отчета или презентации».

Приветствуйте всех правильно.

В основе всего делового этикета лежат сильные навыки межличностного общения, сказал Джон Ковилли, старший вице-президент по франчайзингу в Dale Carnegie Training.

«При встрече с любыми новыми потенциальными клиентами или профессиональными коллегами применяются те же правила: крепкое рукопожатие, хороший зрительный контакт, искреннее участие, уважение — в основном просто здравый смысл», — сказал он. «Люди хотят знать, что, когда они разговаривают с вами, вы искренне интересуетесь тем, что они говорят, и… такое внимание может иметь большое значение».

Для глобальных деловых встреч профессиональное поведение может быть сложнее, поскольку практика международного делового этикета зависит от страны, которую вы посещаете, или от того, откуда ваши клиенты. По словам Фокса, путешествуя по миру, ознакомьтесь с обычаями, соответствующими культуре вашего клиента, чтобы непреднамеренно никого не обидеть.

Слушайте и задавайте вдумчивые вопросы.

Джон Уэстон, руководитель отдела развития бизнеса и исполняющий обязанности финансового директора Enzyme by Design, отметил, что большинство людей склонны обсуждать свои собственные планы во время встреч с потенциальными клиентами. Вместо этого слушайте клиентов и задавайте вдумчивые, разумные вопросы, основанные на том, что они сказали.

«Задавая вопросы, вы быстро определяете, что важно для потенциального клиента», — сказал Уэстон. «Тогда вы можете решить, как помочь им там, где они находятся. Люди хотят быть услышанными».

Не беспокойтесь о технологических проблемах.

Технические проблемы — не редкость, но то, как вы с ними справляетесь, зависит от вашего терпения и отношения. Лучше не злиться и не нервничать.

«Для совещаний, на которых у вас есть подготовленная презентация, но вы не можете заставить технологию работать, не превращайте ее в нечто большее, чем нужно», — сказал Колтон Де Вос, специалист по маркетингу и коммуникациям в Resolute Technology Solutions. «Даже если это не ваша вина, обычно лучше просто продолжать работу, не пытаясь синхронизировать ноутбуки, подключить Wi-Fi, исправные кабели и т. д. Просто включите питание; наймите второго человека, который не ведет собрание, (чтобы) попытаться исправить это и отправить ему презентацию позже, если случится худшее».

Чем лучше вы подготовитесь, тем легче пройдет ваша встреча. Убедитесь, что все ваши презентационные материалы хорошо организованы, чтобы ваша встреча не сбивалась с пути.

Встречи в ресторанах

Некоторые профессиональные встречи проходят за общим обедом, будь то официальный обед или ужин, или более непринужденная встреча в кафе или баре.

Если вы запланировали встречу, вы должны оплатить счет и, если применимо, позволить вашему гостю выбрать вино для стола, — сказала Кортни Спритцер, соучредитель и генеральный директор Socialfly. Фокс добавил, что вы должны быть вежливы с любыми официантами или официантами, с которыми вы общаетесь.

Вот несколько дополнительных вещей, о которых следует помнить, когда вы едите или пьете с деловым контактом.

Тщательно выбирайте место.

Если вы выбираете место встречи, ваше решение может рассказать вашим гостям о том, кто вы и как вы ведете бизнес. «Вы хотите найти правильный баланс цены, качества и атмосферы», — сказал Фокс.

«Выберите известный ресторан, известный отличным обслуживанием и кухней», — добавила она. «Недешево, но и не экстравагантно — ресторан, где достаточно уединения и тихого места для деловой беседы».

Фокс также посоветовал спросить о предпочтениях ваших гостей в еде или аллергии, чтобы вы могли принять это во внимание при выборе места. (Хотите упростить клиентам планирование встреч с вами? Узнайте, как общие приложения календаря и такие программы Microsoft Bookings может помочь.)

Помните об основах этикета.

«Подождите, пока другой человек начнет есть, жуйте с закрытым ртом, не разговаривайте с едой во рту и т. д.», — сказал Уэстон.

Фокс согласился, добавив, что вы должны использовать подходящую посуду, если вы едите сидя.

«Я также предлагаю всегда избегать употребления чего-либо грязного», — сказал Спритцер.

Выбирайте «безопасную» еду.

Хотя вы не хотите показаться корпоративным роботом, помните о своих манерах в этой обстановке. Как и на первом свидании или за ужином с родственниками мужа, избегайте любой еды, которая может стать проблемой.

«Несмотря на желание получить самое вкусное в каждом меню, еда, которая разбрызгивается или ее трудно есть, может застрять в зубах или оказаться на вашей рубашке», — сказала Ада Чен Рекхи, соучредитель и главный операционный директор Notejoy. «Вонючие продукты могут (также) отталкивать клиентов».

Ведите разговор вежливо и профессионально.

По словам Ковилли, разговоры во время еды, как правило, немного более непринужденны, поэтому обязательно ведите диалог по-деловому и избегайте спорных или неуместных тем.

«Имейте несколько тем, не связанных с бизнесом, чтобы показать интерес к другому человеку, (но) … не допускайте грубых или дискриминационных замечаний о других покровителях и т. д.», — добавил Фокс. «Держитесь подальше от саркастических замечаний и непристойных шуток».

Де Вос посоветовал по большей части оставаться в теме и не позволять еде отвлекать вас.

«Обратите внимание и на время, которое вы тратите, — сказал он. «Многие клиенты могут сделать жесткую остановку сразу после обеда — это означает, что нужно следить за часами и планировать соответственно».

Все встречи

Независимо от ситуации или места, наши источники советуют придерживаться следующих правил этикета во время всех деловых встреч.

• Подтвердите запланированные встречи заранее.
• Запомните (и используйте) имена ваших гостей.
• Уважайте время своих гостей и придерживайтесь расписания или повестки дня.
• Держите свой смартфон и планшет в беззвучном режиме и вне поля зрения; используйте ручку и бумагу, если вам нужно делать заметки.
• Поблагодарите всех за потраченное время и последуйте за ним.

«Этикет на самом деле направлен на то, чтобы заставить людей чувствовать себя хорошо (и) обеспечить некоторые основные социальные удобства», — сказал Фокс. «Соблюдайте правила этикета во всех ваших деловых и личных отношениях, и со временем они станут хорошими привычками».

Эти советы по проведению видеоконференций для Zoom и других платформ помогут вам провести виртуальную встречу без проблем.

Общение до и после встречи

Перед любыми встречами с клиентами Чен посоветовал разослать свою повестку дня, чтобы все были готовы и были на одной странице.

«Это гарантирует, что у каждого будет возможность собрать нужных людей или данные для освещения этих тем и выполнения работы», — сказала она.

После завершения встречи также важно связаться с базой, чтобы просмотреть и подтвердить ключевые моменты, которые обсуждались.

«Мы всегда отслеживаем следующие шаги сразу после встречи, чтобы показать, что мы серьезно настроены двигаться вперед и двигаться вперед», — сказал Спритцер. «Это (также) показывает, что вы держите свое слово и заслуживаете доверия».

Готовя это продолжение, подумайте, когда и как вы общаетесь со своими клиентами и потенциальными клиентами. Например, если вы связываетесь по электронной почте, соблюдайте соответствующий этикет электронной почты в последующем сообщении.

Эрик Хэнсон, директор по маркетингу OneSpan, сказал, что, хотя технологии позволяют вам отправлять текстовые и электронные сообщения в любое время дня, ваша круглосуточная преданность может привести к тому, что другие будут ожидать, что вы будете на связи 24 часа в сутки 7 дней в неделю — или, что еще хуже, сделать другие чувствуют давление, чтобы сделать то же самое.

«Найдите время, чтобы… понять коммуникативные предпочтения (ваших клиентов), рабочие привычки и границы, чтобы вы могли более внимательно относиться к тому, когда и как вы общаетесь с другими», — сказал Хэнсон. «Поступая так, вы поощряете баланс, даете возможность другим делать свою работу лучше всех и предотвращаете выгорание».

Узнайте, как ваш клиент любит общаться, чтобы вы могли следить за ключевыми моментами таким образом, чтобы привлечь их внимание.

Укрепите свою сеть с помощью хорошего делового этикета

Если вы хотите расширить свою профессиональную сеть, очень важно хорошо разбираться в практике делового этикета. Это может включать в себя знание наиболее эффективных слов для использования на встрече, а также то, как действовать после нее. Как бы вы ни практиковали, хороший деловой этикет необходим для удержания клиентов. Используйте эти советы на следующей встрече с клиентом, чтобы построить и укрепить успешные деловые отношения.

Натали Хэмингсон и Николь Фэллон внесли свой вклад в эту статью. Источник интервью были проведены для предыдущей версии этой статьи.