Сделайте бухгалтерский учет частью рутины вашего бизнеса

• Бухгалтерский учет — это то, чем малые предприятия должны заниматься на регулярной основе.
• Создание рутины для вашей бухгалтерии повысит точность и эффективность вашей бухгалтерии.
• Систематическое отслеживание инвентаря снижает кражу и потерю вашего товара.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят практиковать лучшие методы бухгалтерского учета.

Ежедневные бухгалтерские задачи

Владельцы малого бизнеса часто откладывают работу по бухгалтерскому учету, когда они заняты работой и обслуживанием клиентов, но в сезон аудитов они, вероятно, будут тратить часы каждый день, пытаясь выявить и устранить расхождения в бухгалтерском учете или инвентаризации.

Создание ежедневной рутины для бухгалтерских задач имеет большое значение для повышения точности и эффективности бухгалтерских книг вашей компании. Вот несколько рекомендуемых задач, которые вы должны выполнять каждый день:

1. Обновите и обновите свои финансовые данные.

В идеале, ваше бухгалтерское программное обеспечение автоматически синхронизирует данные вашего банка и кредитной карты, а также данные о продажах из вашей POS-системы в ваше бухгалтерское программное обеспечение. Если это не так, вам нужно будет сделать это вручную. Это дает вам актуальную информацию о ваших счетах, показывая вам деньги, поступающие и уходящие из вашего бизнеса. (Читайте наш обзор Oracle NetSuiteнаш выбор лучшего программного обеспечения для бухгалтерского учета в рамках платформы планирования ресурсов предприятия.)

Важно делать это каждый день, потому что легче обнаружить расхождения с последними транзакциями.

2. Согласуйте наличные и квитанции.

Сверка денежных средств и квитанций в конце каждого дня помогает быстро обнаруживать нехватку или излишек наличности, чтобы вы могли выяснить, куда ушли деньги, и выявить ошибки или кражу.

Это также важно для установления контроля и подотчетности в вашей организации, которая ломается, если не следить за ней каждый день. (Читайте статью по теме: Все различные виды бухгалтерского учета)

3. Просмотр и согласование транзакций.

Если ваше бухгалтерское программное обеспечение подключено к вашему банку и синхронизируется ежедневно, вам не нужно ждать ежемесячной выписки по счету. Многие бухгалтерские приложения упрощают согласование, предлагая совпадения, поэтому все, что вам нужно сделать, это просмотреть и утвердить их. Тратить немного времени на эту задачу каждый день легко и избавляет от изнурительной работы в конце месяца. Это также хорошее время для проверки незавершенных транзакций на наличие ошибок или аномалий, чтобы вы могли оперативно исследовать потенциальные проблемы.

4. Записывайте и классифицируйте расходы.

Во многих бухгалтерских программах есть приложения, которые можно использовать для отчетности о расходах и загрузки квитанций, поэтому о них легко позаботиться немедленно. Вместо того, чтобы разбирать стопку квитанций в конце месяца, просто сфотографируйте квитанцию ​​и сделайте заметку о деталях.

Ищете бухгалтерскую программу? Рассмотрите наш выбор лучшего программного обеспечения для бухгалтерского учета.

5. Зарегистрируйте полученный инвентарь.

Ввод запасов в вашу систему в тот же день, когда вы их получаете, поддерживает вашу систему в актуальном состоянии, давая вам более точный взгляд на ваши запасы. Если вы этого не сделаете, ваши сотрудники могут потерять продажи, сообщая клиентам, что у вас нет в наличии, когда товар просто не был введен в систему. Кроме того, если ваш персонал продает товар, повторный заказ может быть отложен, если ваша система не настроена на отрицательный подсчет запасов.

Ежедневное отслеживание запасов также снижает риск кражи или потери товаров. Это важная мера контроля. Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашим руководством по лучшему программному обеспечению для управления запасами.

Ежедневное выполнение некоторых бухгалтерских задач облегчит ведение документации, сделает управление запасами более эффективным и позволит быстрее выявлять дорогостоящие ошибки.

Примечание редактора: Ищете информацию о бухгалтерском программном обеспечении? Используйте анкету ниже, и наши партнеры-поставщики свяжутся с вами, чтобы предоставить вам необходимую информацию:

Еженедельные бухгалтерские задачи

Вот несколько еженедельных задач по бухгалтерскому учету, чтобы вести учет, движение денежных средств и операции вашего бизнеса без сбоев:

1. Записывайте полученные платежи; вносить наличные и чеки.

Если вы получаете бумажные чеки и платежи наличными, вносите их еженедельно, чтобы поддерживать стабильный денежный поток и актуализировать записи.

Если большая часть вашей дебиторской задолженности представляет собой электронные платежи, а у вас всего несколько бумажных чеков, узнайте, принимает ли ваш банк мобильные депозиты и каковы дневные, недельные и месячные лимиты, так как это может сэкономить вам поездки в банк.

2. Выставляйте счета своим клиентам.

Регулярное выставление счетов клиентам помогает им платить вам вовремя. Товар или услуга, которую вы предоставили, еще свежи в их памяти, и если есть какое-то несоответствие со счетом, проще обсудить это раньше, чем через месяц. Чем дольше вы ждете, чтобы выставить счет своему клиенту, тем больше времени потребуется, чтобы получить оплату.

В статье Forbes за 2019 год Джон Рэмптон, основатель компании Due, занимающейся онлайн-платежами, заявил: «Мы обнаружили, что когда вы выставляете счет в тот же день, когда работа завершена (в отличие от ожидания платежного цикла более двух недель) , вероятность того, что вам заплатят, почти в 1,5 (раза) выше».

Не всегда возможно выставлять счета клиентам каждый день; однако важно обеспечить выставление счетов не реже одного раза в неделю. (Читайте статью по теме: В поисках понимания бухгалтерских отчетов)

3. Просмотрите табели учета рабочего времени сотрудников.

Проактивный просмотр табелей учета рабочего времени — не реже одного раза в неделю — может помочь вам выявить любые несоответствия и действия, которые могут быть контрпродуктивными для вашей организации.

Это также поможет отслеживать расходы на заработную плату, чтобы вы могли вносить изменения в свой состав рабочей силы и не выходить за рамки собственного бюджета.

Существует также проблема несанкционированной оплаты сверхурочных: если сотрудник работает более 40 часов в неделю, вы можете быть привлечены к ответственности за оплату сверхурочных, даже если вы не давали на это разрешения. Еженедельные проверки могут свести к минимуму такие неожиданности.

Еженедельно выполняя некоторые бухгалтерские задачи, такие как депонирование чеков, выставление счетов за предоставленные услуги или продукты и анализ расходов на заработную плату, вы можете более эффективно вести свой бизнес.

Ежемесячные бухгалтерские задачи

Чтобы сохранить записи и поддерживать целостность и надежность ваших учетных записей, вот некоторые задачи, которые необходимо выполнять каждый месяц:

1. Заплатите поставщикам или, по крайней мере, запланируйте оплату счетов.

При получении счетов проверьте их на наличие ошибок. Также важно знать условия ваших поставщиков. Например, если ваши поставщики предлагают скидки за раннюю оплату, запланируйте платежи заранее, чтобы воспользоваться ими. В противном случае установите напоминания об оплате, чтобы вовремя оплачивать счета и избежать штрафов за просрочку платежа.

В идеале поставщики должны предлагать 30 дней для оплаты платежей, вы часто можете договориться о более длительных сроках, если у вашей компании мало наличных денег.

2. Отслеживайте бюджеты и отклонения.

Составление бюджетов для различных расходов, мероприятий и проектов не сложно, но придерживаться этих бюджетов может быть сложно. Лучший способ уменьшить отклонения в бюджете — ежемесячно проверять такие вещи, а затем работать над корректирующими действиями.

3. Сделайте резервную копию ваших данных.

Если вы не используете облачное программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое автоматически создает резервные копии ваших данных, обязательно выполняйте резервное копирование финансовых данных вручную не реже одного раза в месяц. Это даст вам уверенность в том, что вы не потеряете свои данные в случае сбоя оборудования или повреждения файла.

Одним из преимуществ ручного резервного копирования ваших данных является то, что оно также позволяет вам вернуться к более ранней версии, если вы удалили что-то, чего не должны были делать. Это также позволяет вам обнаруживать ошибки, которые было бы легче исправить, вернувшись на несколько дней назад и повторно введя данные, а не внося существенные коррективы.

Автоматическое резервное копирование не позволяет вам вернуться к предыдущей версии, но оно позаботится об этой задаче за вас. (Ищете программное обеспечение для бухгалтерского учета? См. наше Руководство по выбору идеального программного обеспечения для бухгалтерского учета для вашего бизнеса.)

Ежегодные бухгалтерские задачи

Эти ежегодные проверки в основном касаются нормативных требований и требований соответствия, а также отчетности о результатах деятельности перед акционерами.

1. Подготовьте финансовые отчеты на конец года.

Ближе к концу года крайне важно оценить годовые финансовые показатели компании и ее текущее финансовое состояние. Это определяется путем подготовки отчетов, включая отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств и баланс.

Эти отчеты готовятся на основе записей, которые ведутся в течение года, и их эффективность зависит от точности этих отчетов.

Оценка производительности и состояния вашей компании необходима для дальнейшего планирования и разработки стратегии, поэтому необходимо убедиться, что представленные данные точны.

2. Заполните аудит и налоговые декларации на конец года.

Закон требует, чтобы после того, как финансовая отчетность была готова, ее проверил независимый внешний аудитор для оценки ее точности и полноты, прежде чем представить объективный аудиторский отчет, который будет использоваться банками, кредиторами, акционерами и государственными учреждениями.

Это должно проводиться каждый год сертифицированными специалистами, и такие независимые аудиты приносят больше пользы вашему бизнесу, чем одни только нормативные требования. Ежегодные аудиты помогают протестировать и оценить различные средства контроля и процедуры и предложить необходимые изменения для повышения эффективности или соответствия отраслевым стандартам.

На основании аудиторского заключения определяются ваши налоговые обязательства. Они должны быть поданы каждый год в марте или апреле, и вам нужно будет заплатить ожидающие суммы в дополнение к квартальным налогам.

Лори Фэрбенкс участвовала в написании и исследовании этой статьи.