Руководство по законам и правилам возмещения миль

• На федеральном уровне работодатели не обязаны возмещать работникам расходы на пробег и транспортные средства, но в некоторых юрисдикциях могут применяться законы штата.
• Компенсация пробега требуется на федеральном уровне, когда невыплата компенсации приведет к снижению чистой заработной платы работника ниже минимальной заработной платы; в противном случае предприятия могут столкнуться с судебными исками и финансовыми санкциями.
• Текущая ставка возмещения расходов IRS составляет 0,625 доллара США, но вам следует использовать программу с фиксированной и переменной ставкой (FAVR), чтобы определить справедливую и эффективную ставку возмещения расходов в зависимости от географического положения.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят установить политику возмещения расходов на километраж и транспортные средства, понесенных сотрудниками при вождении в служебных целях.

Если у вас нет парка транспортных средств компании, а сотрудники ездят на своих транспортных средствах от имени вашего бизнеса — осуществляют доставку, инспектируют рабочие места и собирают расходные материалы — каковы ваши обязательства в отношении расходов на топливо, техническое обслуживание и амортизацию транспортных средств?

Существуют как юридические требования, так и деловые соображения, которые следует учитывать при определении того, нужна ли вам политика возмещения расходов на пробег и как она должна выглядеть. В этом руководстве объясняются основы возмещения расходов на пробег и способы разработки политики справедливого и эффективного возмещения расходов вашим сотрудникам.

Что такое компенсация пробега?

Возмещение пробега — это когда работодатели предлагают работникам компенсацию расходов, связанных с вождением от имени бизнеса. Эти расходы могут включать расходы на топливо, техническое обслуживание и амортизацию транспортного средства.

Возмещение за пробег обычно устанавливается в размере ставки за милю — обычно ниже 1 доллара за милю. Некоторые компании предпочитают устанавливать ежемесячную фиксированную ставку для возмещения расходов, когда сотрудники регулярно используют свои автомобили для целей компании. Однако такой подход может привести к переплате сотрудникам за километраж, что может привести к дополнительным налогам.

Управление политикой возмещения пробега означает понимание минимальных обязательств как в соответствии с федеральным законодательством, так и законодательством штата, а также то, как установить эффективную ставку, которая справедливо возмещает расходы сотрудников без увеличения их компенсации и уплаты налога на заработную плату и подоходного налога как для работодателя, так и для работника.

Пробег — это одна из многих статей расходов, которые вы должны контролировать, чтобы максимизировать налоговые поступления и оптимизировать денежный поток. Вот другие деловые расходы, которые вам нужно отслеживать.

Как работает закон о возмещении пробега?

При разработке политики возмещения расходов на пробег необходимо учитывать два юридических момента: трудовое право и налоговое право.

Трудовое право, связанное с компенсацией пробега

На федеральном уровне работодатели не обязаны возмещать работникам расходы на километраж, когда работники используют личные транспортные средства для целей компании. Тем не менее, все работодатели на федеральном уровне обязаны возмещать работникам любые расходы, связанные с работой, в определенной степени. Когда невыплата сотрудникам компенсации, в том числе за пробег и транспортные расходы, приводит к тому, что чистая заработная плата работника падает ниже федерального минимума, работодатели могут быть открыты для судебных исков и юридических санкций, связанных с невыплатой минимальной заработной платы.

«Что касается трудового законодательства, вы обязаны возмещать расходы сотрудников», — сказала Даниэль Лэки, главный юрисконсульт Motus. «Вы хотите убедиться, что вы возмещаете им достаточно, чтобы покрыть их расходы».

В некоторых штатах, включая Калифорнию, Иллинойс и Массачусетс, работодатели обязаны возмещать работникам расходы на пробег и транспортные средства, связанные с работой.

Налоговое законодательство, связанное с возмещением пробега

Возмещение миль не облагается налогом для работодателей и независимых подрядчиков. Кроме того, он не считается доходом работника и, следовательно, не подлежит налогообложению. (Читать соответствующую статью: Налоговые вычеты, которые вы должны принять, и некоторые сумасшедшие, которых следует избегать)

Однако, если работодатель возмещает работнику сверх реальных расходов на вождение автомобиля в служебных целях, часть возмещения может считаться компенсацией и подлежит налогообложению.

«С налоговой стороны, если вы возмещаете расходы, это считается освобождением от налогов как для работодателя, так и для работника», — сказал Лэки. «Если вы платите больше, чем стоимость возмещения, это считается компенсацией и облагается налогом».

Некоторые работодатели предпочитают предлагать фиксированные ставки возмещения расходов на километраж, чтобы убедиться, что они соблюдают применимое трудовое законодательство. Однако этот подход может иметь неприятные последствия, если фиксированные ставки слишком высоки, что приводит к налогообложению дохода для работника и налогообложению заработной платы для работодателя.

Рекомендации по ставкам возмещения пробега

Каждый год IRS устанавливает ставку возмещения расходов на пробег. По состоянию на июль 2022 года стандартная ставка за километраж составляет 0,625 доллара за милю. Для поездок в 2022 году, которые происходили с января по июль, ставка составляла 0,585 доллара за милю. Многие работодатели возмещают работникам расходы по этой ставке, но сумма IRS является средней по стране, основанной на данных за предыдущий год. Это более полезно для целей налогового вычета, чем для установления реальной ставки возмещения расходов для ваших сотрудников.

При разработке политики возмещения расходов на пробег важно учитывать, что стоимость топлива значительно различается в зависимости от географического положения.

«Вычисление географических затрат для каждого водителя важно», — сказал Лэки. «Ваш собственный класс транспортного средства, стоимость вождения этого автомобиля, в котором вы живете, исходя из стоимости топлива и стоимости амортизации… приближает вас к чему-то точному».

«Ставка IRS — это ставка, которую вы можете использовать для вычета (пробегов в качестве независимого подрядчика)», — добавила она. «Некоторые люди используют его в качестве ставки возмещения, и вокруг него существует концепция безопасной гавани, но он неэффективен для большинства предприятий и не зависит от географического положения».

Лэки рекомендовал использовать программу фиксированной и переменной ставки (FAVR), чтобы определить подходящую ставку возмещения расходов на пробег для вашего бизнеса. Метод FAVR учитывает постоянные затраты, такие как страховые взносы, лицензионные и регистрационные сборы, налоги и амортизация. Он также включает в себя любые переменные расходы, такие как топливо, масло, техническое обслуживание и износ шин. Каждая из этих затрат оценивается на основе географических данных.

Возмещение миль находится на стыке трудового законодательства и налогового законодательства. На федеральном уровне вы обязаны возмещать работникам расходы на километраж, если невыполнение этого требования приведет к снижению их заработной платы ниже минимальной заработной платы. Также могут применяться дополнительные соображения состояния.

Должен ли работодатель выплачивать работникам компенсацию за пробег?

В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) нет федерального требования к работодателям возмещать работникам расходы за пробег, накопленный во время вождения в служебных целях. Тем не менее, могут существовать требования штата по возмещению расходов на километраж, поэтому владельцы бизнеса должны ознакомиться с законодательством штата и проконсультироваться с юрисконсультом, чтобы определить, обязаны ли они возмещать расходы своим сотрудникам.

Опять же, работодатели должны возмещать работникам расходы на километраж, если невыполнение этого требования снизит их чистую заработную плату ниже минимальной заработной платы. Это правило распространяется на бизнес любого размера. В зависимости от законодательства штата недоплата работникам может быть незаконной, независимо от их заработной платы или окладов, и всегда незаконно платить работникам меньше минимальной заработной платы.

В контексте возмещения расходов на километраж, добавил Лэки, «минимальная заработная плата рассчитывается как чистая заработная плата сотрудников за вычетом расходов, которые они могут понести для необходимого бизнеса».

Однако существуют ограничения на то, что работодатели должны возмещать. По словам Лэки, стандартом по закону являются «разумно необходимые расходы» для выполнения должностных обязанностей. Например, если сотрудник решает водить Ferrari для доставки пиццы, работодатель не несет ответственности за огромные расходы на топливо, техническое обслуживание и амортизацию такого автомобиля. Вместо этого ставки возмещения за пробег могут быть основаны на более часто используемом автомобиле для описания работы, таком как четырехдверный седан.

«Компания не обязана возмещать вам стоимость этой конкретной машины, — сказал Лэки, — но разумно необходимые расходы».

Программное обеспечение для отслеживания расходов помогает владельцам бизнеса отслеживать расходы и управлять ими с течением времени, позволяя вам оставаться в рамках своего бюджета и тратить деньги более стратегически. Ознакомьтесь с лучшими трекерами расходов, чтобы найти тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям.

Каковы ставки возмещения миль в 2022 году?

Текущая ставка вычета миль IRS по состоянию на июль 2022 года составляет 0,625 доллара за милю. Это означает, что работодатели и независимые подрядчики по закону имеют право вычитать эту сумму из своих налогов при возмещении работникам расходов за пробег, накопленный за время вождения в целях компании.

Эта ставка выросла на 6,5 цента по сравнению с 2021 годом, когда ставка вычета составляла 0,56 цента за милю. IRS использует средние данные по стране для определения своих годовых ставок. Для более точного отображения местных расходов на вождение рассмотрите возможность использования программы FAVR и сотрудничества с третьей стороной для разработки ставки, которая отражает реальные расходы, которые несут ваши водители.

Подача налоговой декларации в качестве владельца бизнеса может быть сложной задачей, но правильное программное обеспечение может сделать этот процесс намного менее болезненным. Ознакомьтесь с нашими руководствами по лучшему онлайн-программному обеспечению для налогообложения и высоко оцененному программному обеспечению для бухгалтерского учета.

Как вы управляете политикой возмещения миль?

Установить и управлять политикой возмещения расходов на мили может быть сложно, но есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы упростить этот процесс.

1. Соберите соответствующие данные на основе географии.

Географические данные решают все. Понимание типичных затрат на вождение в вашем регионе может помочь вам определить справедливую ставку, которая покроет расходы на сотрудников в соответствии с требованиями закона без чрезмерной оплаты труда персонала и дополнительных налогов.

2. Отслеживайте пробег и стоимость автомобиля по водителю.

Отслеживание пробега и стоимости автомобиля для каждого водителя дает более точную картину индивидуальных расходов. Возмещение на основе индивидуальных водителей, а не продление фиксированной ставки на ежемесячной основе, может помочь вам управлять затратами на возмещение и избежать дополнительных налогов.

3. Используйте автоматизированные решения для отслеживания пробега.

Некоторое программное обеспечение, такое как приложение Motus для возмещения пробега, может устранить завышение пробега водителями и упростить документирование возмещения пробега.

«Работодатели часто просят сотрудников отслеживать мили вручную… мы обнаружили, что количество миль, отслеживаемых с помощью автоматического сбора по сравнению с ручным, на 20% меньше», — сказал Лэки. Она добавила, что «люди не обязательно лгут или пытаются обмануть систему», а часто просто округляют до ближайшего километра.

Использование системы управления автопарком GPS — отличный способ эффективно управлять всеми аспектами вашей команды водителей, включая отслеживание и возмещение пробега. Эти инструменты в режиме реального времени предоставляют данные об использовании топлива сотрудниками, времени простоя и пройденном расстоянии, чтобы помочь вам найти возможности для снижения затрат на топливо и повышения общей эффективности вашего автопарка. Узнайте больше в нашем обзоре лучшего программного обеспечения и систем управления парком GPS.

4. Четко изложите свою политику.

Сотрудники должны четко понимать вашу ставку возмещения и политику, в том числе, когда расходы будут возмещаться и кому они должны отправлять отчеты о расходах. Программное обеспечение может автоматизировать часть процесса, автоматически отправляя отчеты о пробеге руководителям для утверждения. Также четко укажите способ возмещения расходов – например, будет ли он добавляться к зарплате работника каждый цикл? Или это будет отдельный депозит?

Выбор правильной услуги по расчету заработной платы для вашего бизнеса поможет сделать процесс возмещения и оплаты труда сотрудников простым, быстрым и эффективным. Ознакомьтесь с нашим выбором лучшего программного обеспечения для расчета заработной платы.

Компенсация пробега и трудовое законодательство

Используя данные для определения оптимальной ставки и используя программное обеспечение для отслеживания действий ваших водителей, вы можете установить эффективную и подходящую политику возмещения расходов на пробег. Это позволит вам соблюдать юридические требования, не нанося ущерба прибыли вашей компании. Узнайте больше о трудовом законодательстве, которое необходимо знать для вашего бизнеса.

Джоселин Поллок внесла свой вклад в написание этой статьи. Источник интервью были проведены для предыдущей версии этой статьи.