Получить инсайдерскую информацию в Google Workspace

• Google Workspace — это набор инструментов для повышения производительности и совместной работы, которые ранее существовали под эгидой Google Apps и G Suite.
• Знакомые элементы Google Workspace включают Gmail, Google Calendar, Google Chat и Google Docs.
• Расширенные функции Google Workspace включают цифровую интерактивную доску, панель бизнес-аналитики и различные интеграции.
• Эта статья предназначена для предпринимателей и профессионалов, которые хотят изучить инструменты для совместной работы и повышения производительности в Google Workspace.

За последние 16 лет Google Workspace превратился из набора настольных утилит, существовавшего до появления смартфонов, в многоплатформенный пакет для повышения производительности. Используя глобальный набор центров обработки данных Google, Google Workspace предоставляет быстрые и надежные средства связи и бизнес-инструменты.

После ребрендинга своего прежнего воплощения G Suite в 2020 году сегодняшняя рабочая область включает в себя все, от обработки текстов и электронных таблиц до облачного хранилища и инструментов для создания форм. Отдельные пользователи и лидеры рынка, такие как PwC, Colgate-Palmolive и Nielsen, используют Google Workspace.

Даже если вы ежедневно используете Google Workspace, вы можете не знать о некоторых его приложениях и функциях. Мы собрали шесть лучших советов по Google Workspace как для начинающих, так и для опытных пользователей, чтобы вы могли максимально эффективно использовать этот мощный инструмент.

1. Попробуйте бизнес-панель Google Workspace.

Панель инструментов Google Workspace Work Insights предоставляет анализ рабочих моделей, совместной работы и развертывания в режиме реального времени. Для тех, кто управляет группой людей, Work Insights предлагает массу информации об использовании Google Workspace членами команды.

Диаграммы Work Insights могут показать, как часто люди используют Gmail, Календарь, Документы, Презентации и другие приложения. Проверьте, как часто все используют весь пакет и насколько эффективно они используют инструменты Google Workspace. (Связанный контент: Лучшие новые функции Gmail для бизнеса)

2. Проверьте активность в Google Docs, Sheets и Slides.

Большинство опытных пользователей Google Workspace уже знают, что вы можете легко сотрудничать с помощью инструментов повышения производительности Google, включая Документы, Таблицы и Презентации. Оставляйте комментарии, вводите текст в файлы с правами редактирования и общайтесь с членами команды в режиме реального времени.

Также можно увидеть, когда люди в последний раз проверяли документ, чтобы внести дополнительные изменения или утвердить содержимое в Документах, Таблицах и Презентациях. Это полезно для определения того, были ли завершены запрошенные правки, что было изменено и кто вносил последние изменения.

3. Объедините данные из одного Google Sheet в другой.

Для людей, которые знают, как производить вычисления в Google Таблицах и запускать свои электронные таблицы как гуру, вы знаете, что можно извлекать данные из диапазона ячеек в другой Google Таблице, используя функцию =IMPORTRANGE. Эта функция может извлекать данные из других документов или разных вкладок в том же файле.

=IMPORTRANGE может сообщить об ошибке #REF при первом запуске, если связанная электронная таблица не имеет прав доступа. Как только разрешение предоставлено, оно должно работать без проблем.

4. Используйте Jamboard Google Workspace для мозгового штурма.

Jamboard – это цифровая доска, на которой вы можете писать, обсуждая идеи. Оно доступно всем, кто использует Google Workspace. В меню Google Apps найдите параметр Jamboard. Создайте Jam, а затем поделитесь им с другими людьми или отредактируйте его с любого устройства с соответствующими учетными данными для входа. Вы даже можете представить свой Jam во время видеовызова Google Meet.

Каждая доска поддерживает виртуальные стикеры, разноцветные ручки, фотографии и наклейки, файлы на Диске и даже выделение объектов.

Несмотря на все усилия Google, пакет бизнес-приложений Microsoft Office по-прежнему является более популярной платформой для видеоконференций и собраний.

5. Smart Compose работает в Google Workspace.

Google часто экспериментирует с новыми функциями и приложениями в потребительском пространстве, которые в конечном итоге попадают в Google Workspace. Одним из примеров этого является Smart Compose. Smart Compose сначала появился в ныне несуществующем приложении Google Inbox, а затем перекочевал в Gmail. Smart Compose теперь работает в Документах, Презентациях, Таблицах и Рисунки.

Когда вы начинаете писать и набираете фразу типа «Хотите встретиться на следующей неделе?» будет отображаться предлагаемая фраза. Если вы наберете «Хотите встретиться в следующий раз…», Gmail автоматически предложит «неделя».

Чтобы использовать предложение, нажмите клавишу Tab. Машинное обучение повышает точность и релевантность прогнозируемого текста по мере того, как вы используете его чаще.

Машинное обучение также лежит в основе Google Analytics — возможно, лучшего способа отслеживать трафик веб-сайта и его происхождение.

6. Используйте живые субтитры и перевод в Google Slides.

Еще одна функция, которая может помочь во время бизнес-презентации с помощью Google Meet, — это включение живых английских или переведенных субтитров. Во время презентации группе говорите в микрофон, а Meet набирает ваши слова, чтобы текст отображался на слайде.

Субтитры могут быть на английском или одном из четырех европейских языков, включая испанский и немецкий, для многоязычных или многонациональных конференций.

Хотя скрытые субтитры уже некоторое время присутствуют в различных приложениях Google Workspace, служба живого перевода дебютировала в январе 2022 года.

Если вы используете Календарь Google, прочитайте нашу статью, в которой изложены 10 советов и приемов Календаря Google, чтобы использовать этот мощный инструмент планирования в полной мере.

Что такое Google Workspace?

Google Workspace включает в себя все приложения Google для повышения производительности — Календарь, Таблицы, Документы, Google Chat, Gmail, Календарь, Диск и другие — и добавляет более глубокий уровень делового сотрудничества и общения. Рабочая область похожа на Microsoft 365 тем, что представляет собой интегрированный набор приложений.

Gmail – центральный элемент Google Workspace, а Google Chat – его средство связи. С экрана Gmail легко получить доступ к другим приложениям через вкладки и окна. Например, откройте документ Google из Gmail и создайте комнату чата Google, чтобы несколько участников могли обсуждать изменения и дальнейшие действия.

Возможно, вы используете Google Ads для привлечения новых клиентов. Чтобы оптимизировать Google Ads, ориентируйтесь на определенную аудиторию и создавайте веб-сайты, оптимизированные для SEO.

Кто может использовать Google Workspace?

Любой, у кого есть учетная запись Gmail, может использовать Workspace, но чтобы получить доступ к функциям Workspace бизнес-уровня, таким как настраиваемые домены электронной почты, дополнительное хранилище и маркетинговые инструменты, вам потребуется платная подписка на Workspace.

Сколько стоит Google Workspace?

Используйте базовые функции Google Workspace бесплатно. Если вы предприниматель или владелец малого бизнеса, который хотел бы воспользоваться некоторыми функциями бизнес-уровня Google Workspace, рассмотрите индивидуальный план Google Workspace за 9,99 долларов США в месяц. Индивидуальный план Workspace включает расширенные функции Google Meet, видеовстречи, услуги интеллектуального бронирования, фирменные электронные письма и преимущества электронного маркетинга.

Для других организаций рассмотрите один из бизнес-планов Google Workspace по цене от 6 до 18 долларов в месяц. Существуют также индивидуальные корпоративные цены для широких потребностей.

Джон Брэндон участвовал в написании и исследовании этой статьи.